НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ПРАВИЛА ОПИСУВАННЯ
АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
(ISAD (G):1999, NEQ)
Д
БЗ № 2-2004/80
СТУ 4331:2004Видання офіційне
Київ
ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ
2005
ПЕРЕДМОВА
РОЗРОБЛЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства Державного комітету архівів України
РОЗРОБНИКИ: Л. Драгомірова; С. Лозова; Н. Христова, канд. іст. наук (керівник розробки)
ОРГАНІЗАЦІЯ-ЗАМОВНИК: Державний комітет архівів України
З ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 17 серпня 2004 р. № 181
Стандарт відповідає ISAD (G):1999 General international standard archival description (Загальний міжнародний стандарт архівного описування)
Ступінь відповідності — нееквівалентний (NEQ)
Переклад з англійської (еп)
УВЕДЕНО ВПЕРШЕ
Право власності на цей документ належить державі.
Відтворювати, тиражувати І розповсюджувати його повністю чи частково
на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено.
Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України
Держспожиастандарт України, 2005
ЗМІСТ
с.
Національний вступ IV
Сфера застосування 1
Нормативні посилання 1
Терміни та визначення понять 1
Загальні положення 2
Багаторівневе архівне описування 4
Правила архівного описування 4НАЦІОНАЛЬНИЙ ВСТУП
Цей стандарт розроблено на базі міжнародного стандарту ISAD (G): 1999 General international standard archival description (Загальний міжнародний стандарт архівного описування).
Технічний комітет, відповідальний за міжнародний стандаарт, — ТК 46 ІСА.
Технічний комітет, відповідальний за цей стандарт, — ТК 144 «Інформація та документація».
Цей стандарт перероблено відносно МС з метою дотримання вимог національних нормативних актів і конкретних норм, які склалися і стали традиційними в теорії і практиці описування архівних документів в Україні.
До стандарту внесено такі редакційні зміни:
змінено назву стандарту на «Правила описування архівних документів»;
долучено національний вступ до стандарту;
змінено нумерацію розділів стандарту, наведено нумерацію відповідно до вимог ДСТУ 1.5-2003 і ДСТУ 1.7-2001;
змінено зміст, структуру стандарту, послідовність розміщення елементів описування;
назву кожного елемента описування супроводжує правило його наповнення, без зазначення мети, як це є в МС;
для кращого розуміння положень правил до кожного з них долучено національні приклади;
долучено додатковий елемент описання «Носій(-Ї) інформації одиниці описування» (6.1.6);
у межах зони 6.2 «Зона історичної інформації» і зони 6.3 «Зона змісту і структури» змінено порядок розташування елементів описання з метою дотримання логічного зв’язку у структурі описання у цілому.ДСТУ 4331:2004
НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ПРАВИЛА ОПИСУВАННЯ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ
ПРАВИЛА ОПИСАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
RULES FOR ARCHIVAL DESCRIPTION
Чинний ВІД 2005-07-01
СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ
Цей стандарт установлює загальні правила описування архівних документів у процесі укладання довідників і баз даних: регламентує загальну структуру описової статті, визначає групи елементів архівного описання, їх загальний склад, наповнення відповідним змістом та форму його розкриття, регламентує принципи багаторівневого описування і структуру багаторівневого описування відповідно до організації описуваних документів.
Стандарт застосовують для описування всіх документів, незалежно від способів фіксації та зчитування їхньої інформації, а також виду їхніх носіїв.
Вимоги цього стандарту є обов’язкові для всіх державних архівних установ та архівних установ територіальних громад. Для архівних установ, заснованих на приватній формі власності, вимоги цього стандарту поширюються на документи Національного архівного фонду України (НАФ), що підлягають передаванню на державне зберігання на правах державної власності і зберігаються в цих архівних установах тимчасово. Для архівних установ, заснованих на приватній формі власності, та громадян, власників приватних архівних зібрань, що постійно зберігають документи НАФ за правом власності на них, вимоги стандарту — рекомендовані.
НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ
У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:
ДСТУ 1.0:2003 Національна стандартизація. Основні положення
ДСТУ 1.2:2003 Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів
ДСТУ 1.5:2003 Національна стандартизація. Правила побудови, викладання, оформлювання та вимоги до змісту нормативних документів
ДСТУ 1.7:2001 Національна стандартизація. Правила і методи прийняття та застосування міжнародних і регіональних стандартів
ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять
ДСТУ ISO 3166-1-2000 Codes for the representation of names of countries (Коди назв країн)
ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення
ДК 01-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).
З ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ
У цьому стандарті використано терміни та відповідні визначення понять згідно з ДСТУ 2732.
Нижче подано терміни, додатково використані у цьому стандарті, та визначення позначених ними понять.
Видання офіційне
архівне описування або описування архівних документів
Процес створювання й організування вторинної архівної інформації аналітико-синтетичним опрацюванням первинної архівної інформації та отриманих з інших джерел відомостей про документи (від фондоутворювача, з облікових та інших архівних документів цього та інших архівів, від фахівців-екс- пертів і (або) літератури з відповідних галузей знань тощо)
архівне описання
Структурована вторинна архівна інформація, що є результатом архівного описування, поданим у вигляді описової статті архівного довідника
вторинна архівна інформація
Інформація, отримана з архівних, облікових документів та інших джерел, врегульованих описуванням
інтелектуальний доступ до архівних документів
Можливість отримання первинної і вторинної архівної інформації через довідковий апарат архіву
носій документно!' інформації
Матеріальний об’єкт, основною функцією якого є зберігання та передавання документно') інформації
одиниця описування
Група документів або окремий документ, що розглядається як ціле і є об'єктом окремого описування
первинна архівна інформація
Документна інформація
правовий доступ до архівних документів
Сукупність правових норм, що визначають режим доступу, порядок отримання дозволу на допуск до інформації з обмеженим доступом
утворювач одиниці описування
Юридична чи фізична особа, в процесі діяльності якої сформовано одиницю описування
фізичний доступ до архівних документів
Можливість отримання первинної архівної інформації через ознайомлення з оригіналами та копіями документа.
4 ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Цей стандарт установлює загальні правила описування документів Національного архівного фонду для подальшого багатоаспектного використовування одноразово створеної вторинної архівної інформації без повторного звернення до архівних документів та інтегрування описань в єдину інформаційну систему.
Встановлена цим стандартом структура описання складається з 7 інформаційних зон:
ідентифікації;
історичної інформації (контексту);
змісту і структури;
умов доступу та користування;
інформації про споріднені документи;
приміток;
авторської інформації.
У межах інформаційних зон послідовно розміщено групи елементів описання.
Зона ідентифікації містить групу елементів описання, які дають змогу ототожнити одиницю описування, виокремити її з числа інших: пошукові дані, заголовок, крайні дати, кількісні показники, характеристики носіїв інформації.
Зона історичної інформації (контексту) містить групу елементів описання, які дають змогу ідентифікувати утворювача одиниці описування, визначити ступінь автентичності і достовірності первинної архівної інформації та достовірність тлумачення цієї інформації: історична або біографічна довідка про утворювача(-ів), історія формування та зберігання документів утворювачем (подальшим власником), джерело і форми надходження їх до архіву.
Зона змісту і структури містить групу елементів, які дають змогу визначити внутрішню організацію одиниці описування, а також її реальну та потенційну цінність: принципи систематизації, зміст, відомості про експертизу цінності, перспективи поповнення складу.
Зона умов доступу та користування містить групу елементів описання, що визначають порядок правового, фізичного та інтелектуального доступу до одиниці описування: правові підстави, що регулюють режим доступу, умови відтворення (копіювання) документів одиниці описування; фізичні характеристики та особливості форми запису документної інформації, що впливають на можливість користування; склад довідкового апарату до одиниці описування, порядок користування ним.
Зона інформації про споріднені документи містить групу елементів описання, які дають змогу користувачеві визначити джерела спорідненої інформації: наявність і місцеперебування оригіналів, якщо документи одиниці описування подані у копіях, наявність копій страхового фонду і фонду користування, наявність копій документів одиниці описування в інших архівах; наявність у цьому самому фонді, інших фондах цього самого архіву або інших архівах документів, споріднених із документами одиниці описування походженням або тематично; відомості про оприліоднення документної інформації.
Зона приміток містить групу елементів описання із спеціальною інформацією, що не може бути віднесена до жодної з попередніх зон. Склад і зміст елементів описання зумовлює профіль архіву, а також специфіка видового складу і документної інформації одиниці описування.
Зона авторської інформації містить групу елементів описання, що пояснюють та обґрунтовують достовірність вторинної архівної інформації та обрану методику описування, а також ідентифікують укладача описання: джерела інформації, нормативні документи та методичні посібники, використані під час описування; прізвище і посаду укладача та дату(-и) проведення описування.
До узагальненої назви кожної групи елементів описання подають правило щодо порядку і ступеня розкриття їхнього змісту, а також приклади застосовування та виконання правила. Якщо форма запису елемента підлягає обов’язковій уніфікації, це зазначають у тексті правила. В усіх інших випадках елементи описання записують у довільній текстовій формі сучасною українською мовою без вживання складних синтаксичних конструкцій та неконкретних формулювань. Назви видів документів, установ, адміністративно-територіальних одиниць, географічних об’єктів, найменування осіб, юридичні, побутові та інші терміни записують так, як вони зафіксовані у документах. Усі відомості, встановлені безпосередньо укладачем описання, беруть у квадратні дужки; до відомостей, у достовірності яких є сумнів, долучають знак питання. Елементи описання можна подавати у скороченій формі за загальноприйнятими нормами. Довільно утворювати скорочення не дозволено.
Кожен рівень описання потребує певного набору елементів. Конкретний склад елементів на кожному рівні визначають типом архівного довідника та видом інформаційно-пошукової системи (традиційної чи автоматизованої), а також номінально-жанровими та формальними ознаками документів одиниці описування і ступенем їхньої інформативності (ступенем цінності). Для описування можна використовувати всі елементи або їхні комбінації, але обов’язковими є елементи зони ідентифікації, що застосовують для міжнародного обміну інформацією.
Джерелом інформації для виконання правила описування є безпосередньо документи одиниці описування, а також інші документи цього самого фонду, інших фондів цього самого архіву, інших архівів; облікові документи, довідковий апарат архіву, інші довідники енциклопедичного та інформаційно-пошукового характеру, наукові видання та безпосередні консультації науковців, експертів і фахівців у відповідній галузі.
Стандарт містить загальні положення та правила архівного описування усіх видів і різновидів архівних документів. Конкретну методику описування (набір елементів для кожної зони описування, специфіку запису тощо) окремих видів архівних документів (мап, креслень, наукових, літературних та нотних рукописів, малюнків, аудіовізуальних, електронних документів тощо) визначають у спеціальних посібниках.БАГАТОРІВНЕВЕ АРХІВНЕ ОПИСУВАННЯ
На етапі науково-технічного опрацьовування описують документи архівного фонду послідовно на кожному його структурному рівні за обраною схемою систематизації. Ці рівні визначають структурою чи функціями фондоутворювача —• установи, ступенем і характером висвітлення у документах життя і діяльності фондоутворювача — особи, видовим складом, тематикою або хронологічними межами утворення документів.
Одиницею описування є такі групи документів:
