---

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ДІЛОВОДСТВО
Й АРХІВНА СПРАВА

Терміни та визначення понять

ДСТУ 2732:2004

В

БЗ № 3 - 2003/52

идання офіційн

е

Київ
ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ
2005

о:

їПЕРЕДМОВА

1. ВНЕСЕНО: Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) Державного комітету архівів України

ВНЕСЕНО: Державний комітет архівів України

РОЗРОБНИКИ: О. Загорецька; Л. Драгомірова; Л. Кузнецова; С. Кулешов, д-р іст. наук (керівник розробки); С. Лозова; А. Маньковський, канд. екон. наук; Н. Христова, канд. іст. наук; А. Шурубура, канд. хім. наук

2. ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 28 травня 2004 р. № 97

З НА ЗАМІНУ: ДСТУ 2732-94

Право власності на цей документ належить державі.
Відтворювати, тиражувати і розповсюджувати його повністю чи частково
на будь-яких носіях інформації без офіційного дозволу заборонено.

Стосовно врегулювання прав власності треба звертатися до Держспоживстандарту України.

Держспоживстандарт України, 2005

ЗМІСТ

с.

Вступ IV

1. Сфера застосування 1

2. Загальні пояснення 1

3. Загальні поняття 2

4. Діловодство 6

   1. Документування управлінської інформації 6

   2. Організація роботи зі службовими документами 8

5. Архівна справа 10

   1. Складники та формування Національного архівного фонду України 10

   2. Забезпечування збереженості та облік архівних документів.. 13

   3. Науково-інформаційна діяльність архіву 16

Додаток А Абетковий покажчик українських термінів - 19

Додаток Б Абетковий покажчик англійських термінів 24

Додаток В Абетковий покажчик російських термінів 26

Додаток Г Юридичні терміни, використані у визначеннях понять стандарту ЗО

Додаток Д Бібліографія 31ВСТУП

Цей стандарт розроблено на заміну ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення, щоб сформулювати однозначно встановлені терміни та визначення понять діло­водства й архівної справи, відбити в його змісті сучасну спеціальну лексику цих галузей знань, узгодити її зі змістом інших національних та міжнародних стандартів у сфері інформації та до­кументації. З іншого боку, до стандарту внесено тільки основні лексичні одиниці, пов’язані з теорією та технологією діловодства й архівної справи, а визначення понять ґрунтується пере­важно на традиційному їх розумінні і водночас виходить тільки з потреб практичної роботи в за­значених сферах діяльності. У стандарті немає термінів, що належать до інших галузей знань, зокрема інформатики (наприклад, поняття процесів електронного документування та електрон­ного документообігу), комплексу наук документально-комунікаційного циклу в цілому (наприклад, з класифікування та типологізування документів) чи галузей спеціального документознавства (на­приклад, що стосуються науково-технічної, картографічної, гідрометеорологічної та інших систем документації).

Усі терміни, похідні від терміна «документ», розглядають як неопубліковані документи (тобто такі, що не є видання, їхні частини чи інші види тиражованих друком документів для їх масово­го розповсюджування), оскільки саме вони є головні об’єкти діловодства й архівної справи. Термін «установа» у визначеннях понять стандарту прийнято як умовну познаку органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності.ДСТУ 2732:2004

НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ

ДІЛОВОДСТВО
Й АРХІВНА СПРАВА

Терміни та визначення понять

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
И АРХИВНОЕ ДЕЛО
Термины и определения понятий

RECORDS MANAGEMENT
AND AFFAIRS ARCHIVAL
Terms and definitions

Чинний від 2005-07-01

1. СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

   1. Цей стандарт установлює терміни та визначення понять у сфері діловодства й архівної справи.

   2. Терміни, встановлені цим стандартом, треба застосовувати в усіх видах нормативних документів стосовно діловодства й архівної справи, а також для робіт зі стандартування. Для наукової, навчально-методичної та публіцистичної літератури терміни цього стандарту — реко­мендовані.

   3. Положення стандарту чинні для застосовування в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб’єктів господарювання, що діють в Україні, а також технічних комітетів стандартизації, науково-техніч­них та інженерних товариств.

2. ЗАГАЛЬНІ ПОЯСНЕННЯ

   1. Для кожного поняття встановлено один, а в окремих випадках — два застандартовані терміни (наприклад, діловодство та справочинство). Проте, використовуючи застандартовані терміни, у межах одного документа треба вживати лише один із термінів-синонімів.

   2. Застандартовані терміни та скорочення надруковано прямим напівгрубим шрифтом. Не дозволені для вживання терміни надруковано світлим курсивом з познакою (Нд).

   3. Частину терміна у круглих дужках, подану прямим напівгрубим шрифтом, можна не вжи­вати, якщо це не призводить до неоднозначного прочитання положень і вимог нормативного документа.

   4. Усі наявні в терміностатті короткі форми терміна (утворювані випусканням частини тер­міна у круглих дужках, ініціальні абревіатури та поєднання ініціальних абревіатур з іншими сло­вами багатослівного терміна) в абеткових покажчиках розміщено окремими рядками.

Видання офіційне

В абетковому покажчику ці терміни подано окремо із зазначенням номера тієї самої тер­міностатті.

Сукупність процесів, що забезпечують Д£Ь кументування управлінської інформації та організування роботи зі службовими доку­ментами

Галузь життєдіяльності суспільства, що охоп­лює правові, наукові, технологічні, еконо­мічні та інші питання діяльності архівних установ і громадян, пов’язані з відбиранням, накопичуванням, обліком, зберіганням архів­них документів, користуванням ними та вико­ристовуванням їхньої інформації

Інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі.

Примітка. Запис інформації повинен відповідати характе­ристикам певного жанру чи номіналу. Жанрові характери­стики запису інформації — це функційні та структурно- композиційні ознаки певного жанру твору літератури чи мистецтва (роман, монографія, хронікально-документаль-

еп records management [19] ru делопроизводство [5]

en archival affairs [3], archive(s) administration [18]

ru архивное дело [5]

en document [3], record [20] ru документ [5]

н

en content [19]

ий фільм тощо). Номінальні характеристики запису інформації — це функційні та структурно-композиційні ознаки певного виду задокументованої службової чи осо­бистої інформації (наказ, акт, протокол, лист, щоденник тощо)

Інформація в документі, потреба, зафіксува­ти яку — основна мета його створення

Уся інформація документа (зміст, відбитки печаток, штампів, реєстраційні номери, резо­люції, підписи, інші реквізити та службові познаки, а також маргіналії, філіграні, еле­менти бланка та захисту)

Одноосібний або колективний створювач змісту документа

Матеріальний об’єкт, основна функція яко­го — зберігати та передавати документну ін­формацію

Сукупність матеріалів носія документної інформації та її запису

Характеристики носія документної інфор­мації (конструкція, формат, складові мате­ріали, стан збереженості, наявність додатко­вих об’єктів та оздоби), елементів художньо­го оформлення і захисту, стану збереженості матеріалів запису інформації

Документ, що містить точне знакове відтво­рення змісту чи документної інформації іншо­го документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак

Документ, який створила або отримала уста­нова (чи інший суб’єкт господарювання) в процесі діяльності

Властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для

вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції

Примірник службового документа, що пер­шим набуває юридичної сили

Повторно оформлений службовий документ для використовування, замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу

Копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили

Колія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу

en original document [20]

ru подлинник (официального) документа [5]

en duplicate [20]

ru дубликат документа [5]

ru незаверенная копия [15]

en office сору [3], vidimus [3]

ru заверенная копия документа [5]

3.17 витяг (зі службового документа)

Засвідчена копія частини тексту службово­го документа

en certified extract [3]

ru выписка из документа [15]

Сукупність службових документів, об’єднаних за ознакою належності до певної галузі, сфе­ри, напряму діяльності, установи чи її підроз­ділу

Фонд службових документів, який установа накопичила внаслідок діяльності, склад і про­цес формування якого визначають норма­тивні документи

Документ, що посвідчує особу власника, його права, обов’язки, суспільний стан, а також може містити біографічні і (або) інші відо­мості про нього