ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
Державна
уніфікована система документації
ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ
Д
БЗ № 8-99/81
СТУ 3843-99Видання офіційн
е
Київ
ДЕРЖСТАНДАРТ УКРАЇНИ
gooo
ПЕРЕДМОВА
РОЗРОБЛЕНО І ВНЕСЕНО Державним науково-дослідним інститутом інформатизації і моделювання економіки та приватним підприємством «Науково-виробничий центр»
ЗАТВЕРДЖЕНО І ВВЕДЕНО В ДІЮ наказом Держстандарту України від 29 вересня 1999 р. № 237
З ВВЕДЕНО ВПЕРШЕ (із скасуванням в Україні ГОСТ 6.10.1-88)
РОЗРОБНИКИ: Ю. В. Василенко, д-р екон. наук (керівник розробки), Т. М. Гречушкіна, А. І. Дешко, канд. техн, наук, А. Є. Слівак, канд. екон. наук, І. і. Репін, канд. техн, наук
© Держстандарт України, 2000
Цей стандарт не може бути повністю чи частково відтворений, тиражований
і розповсюджений як офіційне видання без дозволу Держстандарту України
ЗМІСТ
с.
Галузь використання 1
Нормативні посилання . 1
Визначення 2
Загальні положення 2
Методи уніфікації документації 4
Порядок розроблення уніфікованих форм документів 4
Ведення та впровадження уніфікованих систем документації 6
Порядок внесення змін до уніфікованих форм документів 6
Порядок скасування уніфікованих форм документів 7
Фінансування робіт з розроблення та ведення уніфікованих систем документації 7ДСТУ 3843-99
ДЕРЖАВНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
ДЕРЖАВНА
УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ
ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ
ГОСУДАРСТВЕННАЯ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
THE STATE UNIFIED
DOCUMENTATION SYSTEM
THE BASIC PRINCIPLES
Чинний від 2000-07-01
ГАЛУЗЬ ВИКОРИСТАННЯ
Цей стандарт призначено для використання міністерствами (відомствами), підприємствами, організаціями усіх форм власності з метою впорядкування інформаційних документопо- токів. Забезпечення умов для автоматизованого оброблення інформації з додержанням принципів переходу до безпаперового документообігу не є об’єктом цього стандарту.
Стандарт визначає загальні положення з уніфікації управлінської документації та правила розроблення, узгодження, затвердження, реєстрації та ведення уніфікованих форм документів (УФД) у складі державної уніфікованої системи документації (ДУСД).
Вимоги цього стандарту поширюються на міністерства (відомства), підприємства, організації усіх форм власності.
НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ
У цьому стандарті є посилання на такі стандарти:
ДСТУ 1.2-93 Державна система стандартизації України. Порядок розроблення державних стандартів
ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення
ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови
КНД 50-054-95 Правила побудови та написання назв об’єктів у класифікаторах техніко- економічної та соціальної інформації
ДК 010-98 Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД).
Видання офіційне
З ВИЗНАЧЕННЯ
Документ — оформлений згідно з установленим порядком матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (згідно З ДСТУ 2732).
Уніфікована форма документа; УФД — сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, вирішуваних у певній галузі діяльності, і розміщених за певними правилами на носії інформації.
Система документації — сукупність взаємозв’язаних документів, використовуваних у певній сфері діяльності (ДК 010).
Уніфікована система документації; УСД — створена за єдиними правилами та вимогами система документації, що містить інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності (згідно з ДК 010).
Державна уніфікована система документації; ДУСД — призначена для організації здійснення процесів створення і впровадження уніфікованої управлінської документації система, що забезпечує функціонування державних органів виконавчої влади, підприємств, організацій, установ, а також їхню взаємодію з фізичними та юридичними особами усіх форм власності,
Офіційний документ —документ, створений організацією або посадовою особою і відповідно оформлений (ДСТУ 2732).
Копія (документа) — документ, який точно відтворює інформацію іншого документа, а також усі його зовнішні ознаки чи частину їх (ДСТУ 2732).
Оригінал офіційного документа — перший або єдиний примірник офіційного документа (ДСТУ 2732).
Дублікат документа —повторний примірник офіційного документа, який має юридичну силу оригіналу (ДСТУ 2732).
Формуляр-зразок — модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри полів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732).
. Бланк (офіційного) документа — стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа і місцем, відведеним для змінної (ДСТУ 2732).
Державна реєстрація уніфікованої форми документа — надання затвердженій уніфікованій формі документа коду за ДК 010 «Державний класифікатор управлінської документації» (ДКУД).
Впровадження уніфікованої системи документації — проведення комплексу заходів, що забезпечують застосування УСД у певній сфері діяльності.
Ведення уніфікованої системи документації — підтримання УСД у достовірному стані.
ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
Метою створення ДУСД є:
формування системи управлінської документації, що забезпечує функціонування державних органів влади і управління, підприємств, організацій та установ;
реалізація єдиної технічної політики у сфері уніфікації управлінської документації;
створення умов для організації взаємодії юридичних осіб різних форм власності на основі використання УФД;
впорядкування Інформаційних потоків між органами державної влади і управління та юридичними І фізичними особами незалежно від форм власності.
Основними завданнями створення ДУСД є:
встановлення єдиних вимог до порядку розроблення, затвердження, реєстрації, ведення та впровадження УФД;
визначення та встановлення раціонального складу форм документів, а також сукупності взаємозв’язаних техніко-економічних та соціальних показників, що містяться в цих формах.
ДУСД має у своєму складі:
уніфіковані системи документації, які формують за предметно-функціональним підходом, з метою розв’язання основних завдань державного управління;
державні стандарти України та нормативні документи розробників УСД, в яких встановлюються загальні вимоги до побудови УСД та реалізації процесів розроблення, затвердження, реєстрації, впровадження та ведення УФД;
міністерства (відомства), підприємства, організації і установи, що організують та здійснюють роботи з уніфікації документації.
Склад уніфікованих систем документації, що належать до державної уніфікованої системи документації, визначає перелік класів управлінської документації, встановлених у ДК 010.
Розроблення, впровадження та ведення уніфікованої системи документації відповідного функціонального призначення організовує та забезпечує визначене міністерство або відомство (далі — розробник УСД).
Розробник УСД визначає перелік організацій, установ, спеціально створених робочих груп (далі — організацій-розробників УФД), що здійснюють розроблення і вдосконалення окремих уніфікованих форм документів, які входять до складу УСД.
Уніфіковані системи документації складаються з:
нормативних документів розробників УСД, в яких установлюється склад, зміст та порядок проведення робіт з уніфікації управлінських документів, що входять до складу УСД;
уніфікованих форм документів.
Залежно від рівня затвердження уніфіковані форми документів у складі УСД поділяють на такі категорії:
державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів;
галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів;
уніфіковані форми документів підприємств, організацій (надалі — форми документів підприємств).
Уніфіковані форми документів усіх категорій повинні створюватись як на паперовому, так і на магнітному носії (у електронному вигляді).
Уніфіковані форми документів на паперовому носії даних необхідно проектувати на основі формуляра-зразка як машиноорієнтовані, вводячи до них додатково зони машинозчитувальної інформації, яка б містила коди реквізитів документа і інші необхідні дані.
Вимоги до побудови формуляра-зразка встановлюють у ДСТУ 3844 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови».
Загальне і науково-методичне керівництво та координацію робіт із створення та функціонування ДУСД здійснюють Державний комітет статистики України (Держкомстат України) та Міністерство економіки України (Мінекономіки України).
Організацію виконання робіт з розроблення, впровадження та ведення УСД, визначення складу показників, що входять до форм документів відповідного функціонального призначен- няг на різних рівнях управління здійснюють розробники УСД відповідно до функцій, покладених на них Законами України, Постановами Кабінету Міністрів України та іншими нормативними документами.
Загальне і науково-методичне керівництво та координацію робіт з розроблення державних стандартів та нормативних документів у складі ДУСД здійснює Державний комітет стандартизації, метрології та сертифікації України (Держстандарт України).
Міністерства (відомства) України відповідальні за організацію та стан робіт з впровадження та застосування УСД у межах своєї системи (галузі).
Відповідальність за організацію та стан робіт з впровадження та застосування УСД на підприємствах усіх форм власності покладається на керівництво цих підприємств.
Відповідальність за застосування форм документів, що не пройшли реєстрацію за встановленим порядком, покладається на керівників міністерств (відомств), підприємств, організацій.
Науково-методичне керівництво роботами з уніфікації форм документів і контроль за їхнім застосуванням у відповідній галузі здійснюють міністерства (відомства) України.
Науково-методичне керівництво роботами з уніфікації форм документів і контроль за їхнім застосуванням на підприємствах здійснюють керівники або відповідні служби, призначені ними.
Порядок проведення робіт з міжнародного співробітництва у галузі уніфікації та стандартизації форм документів установлюють Держкомстат та Мінекономіки України з урахуванням організаційно-методичних документів міжнародних організацій, що займаються уніфікацією форм документів.
МЕТОДИ УНІФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ
У процесі уніфікації документації застосовують методи змістовної та формальної уніфікації.
Методи змістовної уніфікації спрямовані на:
побудову єдиної моделі документів (формуляра-зразка) для груп однорідних задач;
встановлення обмежуваних номенклатур чинних форм;
створення уніфікованих форм документів;
уніфікацію та стандартизацію назв і значень реквізитів документів та використовуваних показників.
Методи формальної уніфікації спрямовані на:
уніфікацію структур документів;
створення загальних синтаксичних та лінгвістичних правил побудови документів;
уніфікацію методів контролю інформації в документах.
Назви показників техніко-економічної та соціальної інформації, а також реквізитів документів повинні бути побудовані за єдиними вимогами згідно з КНД 50-054.
ПОРЯДОК РОЗРОБЛЕННЯ УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ
Для забезпечення координації й контролю робіт з розробки державних УФД та підго- товлення до їхнього впровадження встановлюють такі стадії виконання робіт:
організація розроблення УФД;
розроблення проекту УФД;
затвердження та державна реєстрація УФД;
тиражування бланків форм документів;
впровадження та ведення УФД.
Організація розроблення УФД
Організація-розробник організує проведення дослідних робіт з вивчення складу показників, які заносять до форм документів відповідного функціонального призначення на різних рівнях управління економікою України.
Технічне завдання на розроблення УФД складають згідно з ДСТУ 1.2. До технічного завдання додають перелік організацій, яким потрібно розсилати проект УФД на відгук, та перелік організацій, з якими потрібно погодити УФД.
Склад організацій, з якими потрібно погодити проект УФД, визначає розробник УСД, до якої входить УФД.
