формирование системы управленческой документации, обеспечивающей функционирование государственных органов власти и управления, предприятий, организаций и учреждений;
реализация единой технической политики в сфере унификации управленческой документации;
создание условий для организации взаимодействия юридических лиц различных форм собственности на основе использования УФД;
упорядочение информационных потоков между органами государственной власти и управления и юридическими и физическими лицами независимо от форм собственности.
Основными задачами создания ДУСД являются:
установление единых требований к порядку разработки, утверждения, регистрации, ведения и внедрения УФД;
определение и установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимосвязанных технико-экономических и социальных показателей, содержащихся в этих формах.
ДУСД имеет в своем составе:
унифицированные системы документации, формируемые на основе предметнофункционального подхода с целью решения основных задач государственного управления;
государственные стандарты Украины и нормативные документы разработчиков УСД, в которых устанавливаются общие требования к построению УСД и реализации процессов разработки, утверждения, регистрации, внедрения и ведения УФД;
министерства (ведомства), предприятия, организации и учреждения, которые организуют и осуществляют работы по унификации документации.
Состав унифицированных систем документации, входящих в государственную унифицированную систему документации, определяет перечень классов управленческой документации, установленных в ДК 010.
Разработку, внедрение и ведение унифицированной системы документации соответствующего функционального назначения организует и обеспечивает определенное министерство или ведомство (далее — разработчик УСД).
Разработчик УСД определяет перечень организаций, учреждений, специально созданных рабочих групп (далее — организаций-разработчиков УФД), которые осуществляют разработку и совершенствование отдельных унифицированных форм документов, включенных в состав УСД.
t
Унифицированные системы документации состоят из:
нормативных документов разработчиков УСД, в которых устанавливается состав, содержание и порядок проведения работ по унификации управленческих документов, входящих в состав УСД;
унифицированных форм документов.
В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов в составе УСД подразделяются на следующие категории:
государственные (межведомственные) унифицированные формы документов;
отраслевые (ведомственные) унифицированные формы документов;
унифицированные формы документов предприятий, организаций (далее — формы документов предприятий).
Унифицированные формы документов всех категорий должны создаваться как на бумажном, так и на магнитном носителе (в электронном виде).
Унифицированные формы документов на бумажном носителе данных необходимо проектировать на основе формуляра-образца как машинноориентированные, путем введения в них дополнительно зоны машиночитаемой информации, которая содержала бы коды реквизитов документа и другие необходимые данные.
Требования к построению формуляра-образца устанавливаются в ДСТУ «Государственная унифицированная система документации. Формуляр-образец. Требования к построению».
Общее и научно-методическое руководство и координацию работ по созданию и функционированию ДУСД осуществляют Государственный комитет статистики Украины (Госкомстат Украины) и Министерство экономики Украины (Минэкономики Украины).
Организацию выполнения работ по разработке, внедрению и ведению УСД, определение состава показателей, которые включаются в формы документов соответствующего функционального назначения, на разных уровнях управления осуществляют разработчики УСД в соответствии с функциями, возложенными на них законами Украины, Постановлениями Кабинета Министров Украины и другими нормативными документами.
Общее и научно-методическое руководство и координацию работ по разработке государственных стандартов и нормативных документов в составе ДУСД осуществляет Государственный комитет стандартизации, метрологии и сертификации Украины (Госстандарт Украины).
Министерства (ведомства) Украины несут ответственность за организацию и состояние работ по внедрению и применению УСД в пределах своей системы (отрасли).
Ответственность за организацию и состояние работ по внедрению и применению УСД на предприятиях всех форм собственности несет руководство этих предприятий.
Ответственность за применение форм документов, не прошедших регистрацию в установленном порядке, несут руководители министерств (ведомств), предприятий, организаций.
Научно-методическое руководство работами по унификации форм документов и контроль за их применением в соответствующей отрасли осуществляют министерства (ведомства) Украины.
Научно-методическое руководство работами по унификации форм документов и контроль за их применением на предприятиях осуществляют руководители или соответствующие назначенные ими службы.
Порядок проведения работ по международному сотрудничеству в области унификации и стандартизации форм документов устанавливают Госкомстат и Минэкономики Украины с учетом организационно-методических документов международных организаций, которые занимаются унификацией форм документов.
МЕТОДЫ УНИФИКАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИИ
При унификации документации применяют методы содержательной и формальной унификации.
Методы содержательной унификации направлены на:
построение единой модели документов (формуляра-образца) для групп однородных задач;
установление ограничиваемых номенклатур действующих форм;
создание унифицированных форм документов;
унификацию и стандартизацию наименований и значений реквизитов документов и используемых показателей.
Методы формальной унификации направлены на:
унификацию структур документов;
создание общих синтаксических и лингвистических правил построения документов;
унификацию методов контроля информации в документах.
Наименования показателей технико-экономической и социальной информации, а также реквизитов документов должны быть построены согласно единым требованиям в соответствии с КНД 50-054.
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Для обеспечения координации и контроля работ по разработке государственных УФД и подготовки к их внедрению устанавливают следующие стадии выполнения работ:
организация разработки УФД;
разработка проекта УФД;
утверждение и государственная регистрация УФД;
тиражирование бланков форм документов;
внедрение и ведение УФД.
Организация разработки УФД
Организация-разработчик организует проведение исследовательских работ по изучению состава показателей, которые вносятся в формы документов соответствующего функционального назначения на разных уровнях управления экономикой Украины.
Техническое задание на разработку УФД составляют в соответствии с ДСТУ 1.2. К техническому заданию прилагают перечень организаций, которым требуется рассылать проект УФД на отзыв, и перечень организаций, с которыми следует согласовать УФД.
Состав организаций, с которыми следует согласовать проект УФД, определяет разработчик УСД, в которую включена УФД.
Разработка проекта УФД
Организация-разработчик готовит проект УФД, инструкции (указания) по их заполнению и обработке и пояснительную записку к проекту согласно требованиям ДСТУ 1.2 и рассылает документы на отзыв организациям в соответствии с техническим заданием.
Организация-разработчик обрабатывает полученные отзывы и составляет сводку отзывов в соответствии с требованиями ДСТУ 1.2. На основании замечаний и предложений, которые содержатся в отзывах, дорабатывают проект УФД, инструкции (указания) и пояснительную записку к нему.
Доработанный проект УФД вместе с инструкциями (указаниями), пояснительной запиской к нему и сводкой отзывов организация-разработчик направляет согласующим организациям в соответствии с перечнем (письмо о согласовании или согласованный проект УФД должен быть подписан руководителем или заместителем руководителя организации).
Организация-разработчик дорабатывает проект УФД и инструкции (указания) с учетом результатов согласования, уточняет пояснительную записку и принимает решение о представлении его на утверждение.
Утверждение и государственная регистрация УФД
Проект УФД утверждает разработчик УСД, к которой относится эта форма.
Проект УФД готовится на государственном языке в двух экземплярах с сопроводительным письмом за подписью руководителя организации-разработчика.
Вместе с проектом УФД должна быть представлена следующая документация:
инструкции (указания) по заполнению УФД;
пояснительная записка к проекту УФД, оформленная в соответствии с ДСТУ 1.2;
копия технического задания на разработку УФД;
сводка отзывов на проект УФД, оформленная в соответствии с ДСТУ 1.2;
оригиналы документов о согласовании окончательной редакции проекта УФД;
эталон УФД на магнитных носителях данных.
Разработчик УСД имеет право проведения экспертизы проекта УФД в срок не более 30 рабочих дней со времени представления. К экспертизе могут быть привлечены научно-исследовательские организации, ученые и специалисты.
При положительных результатах экспертизы разработчик УСД утверждает проект УФД-
Во время утверждения унифицированной формы документа определяют дату введения в действие с учетом времени на выполнение подготовительных мероприятий по ее внедрению.
В случае получения отрицательного результата экспертизы составляется двухсторонний акт между разработчиком УСД и организацией-разработчиком с перечнем доработок и определенными сроками их выполнения.
Утвержденные УФД подлежат государственной регистрации.
Регистрацию государственных УФД проводит Госкомстат Украины, привлекая для этого Государственный научно-исследовательский институт информатизации и моделирования экономики (ГНИИИМЭ), который осуществляет актуализацию ДК 010.
ГНИИИМЭ присваивает утвержденной УФД код по ДКУД.
Актуализированный эталон ДКУД передается в Госстандарт Украины в сроки, определенные инструкцией по ведению ДКУД.
Издание и распространение бланков форм документов
После регистрации унифицированные формы документов подлежат изданию и распространению. Порядок обеспечения министерств (ведомств), предприятий, организаций, учреждений всех форм собственности бланками и копиями унифицированных форм документов на магнитных носителях определяет разработчик УСД с учетом требований действующего законодательства.
Требования к изготовлению бланков УФД изложены в ДСТУ «Государственная унифицированная система документации. Формуляр-образец. Требования к построению».
Порядок разработки отраслевых УФД и форм документов предприятий
Порядок разработки отраслевых УФД и форм документов предприятий определяет соответствующее министерство (ведомство) или руководство предприятия, взяв за основу порядок разработки государственных УФД в соответствии с требованиями 6.2—6.5 настоящего ДСТУ.
Отраслевые УФД (формы документов предприятий) не должны дублировать межведомственные формы.
Отраслевые (ведомственные) УФД (формы документов предприятий) утверждает и регистрирует соответствующее министерство (ведомство, предприятие).
После утверждения и регистрации отраслевые УФД и формы документов предприятий обязательны для использования на всех предприятиях, подчиненных данному министерству, или на данном предприятии.
Издание и распространение бланков и копий отраслевых УФД (форм документов предприятий) осуществляет соответствующее министерство (предприятие).
ВЕДЕНИЕ И ВНЕДРЕНИЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ
Ведение унифицированных систем документации включает в себя проверку, пересмотр, отмену, внесение изменений и дополнений в унифицированные формы документов, инструкции по их заполнению и нормативные документы в составе УСД и осуществляется в соответствии с требованиями ДСТУ 1.2.
Внедрение и применение унифицированных систем документации обеспечивают министерства (ведомства) Украины, предприятия, организации, учреждения всех форм собственности.
Порядок внедрения унифицированных систем документации определяют разработчики УСД.
ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ
Изменения в унифицированную форму документа разрабатывают в случае замены, исключения или внесения новых требований к унифицированной форме документа.
Разработку, согласование, представление на утверждение и регистрацию изменения в унифицированной форме документа осуществляют с учетом требований раздела 6 настоящего стандарта.
Согласование проекта изменения к УФД должно быть подтверждено подписями руководителей (заместителей руководителей) согласующих организаций на проекте изменения.
Согласованный проект изменения в государственной унифицированной форме документа представляется разработчику УСД в двух экземплярах на утверждение.
Разработчик УСД при необходимости организует экспертизу проекта изменения в месячный срок.
Утвержденные изменения к УФД подлежат регистрации и распространению в соответствии с требованиями 6.4, 6.5 настоящего стандарта.
ПОРЯДОК ОТМЕНЫ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ
Отмену государственной унифицированной формы документа осуществляет разработчик УСД в случае прекращения управленческого процесса, регламентированного настоящей формой, или в случае разработки вместо нее другой унифицированной формы документа.
Разработчик УСД подает сведения об отмененных УФД в ГНИИИМЭ в сроки, определенные инструкцией по ведению ДКУД.
ФИНАНСИРОВАНИЕ РАБОТ ПО РАЗРАБОТКЕ И ВЕДЕНИЮ УНИФИЦИРОВАННЫХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ
Финансирование работ по разработке и ведению унифицированных систем документации осуществляется за счет госбюджета и обеспечивается разработчиками УСД.
Финансирование разработки и ведения отраслевых унифицированных форм документов обеспечивают министерства (ведомства) Украины.
