Страница 2: ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення / Государственная унифицированная система документации. Основные положения (61944)

Разом з проектом УФД повинна бути подана така документація:

• інструкції (вказівки) щодо заповнення УФД;

• пояснювальна записка до проекту УФД, оформлена згідно з ДСТУ 1.2;

• копія технічного завдання на розроблення УФД;

• зведення відгуків на проект УФД, оформлене згідно з ДСТУ 1.2;

• оригінали документів про погодження остаточної редакції проекту УФД;

• еталон УФД на магнітних носіях даних.

Під час затвердження уніфікованої форми документа визначають дату надання чинності з урахуванням часу на виконання підготовчих заходів щодо її впровадження,

Актуалізований еталон ДКУД передається до Держстандарту України в терміни, визна­чені інструкцією з ведення ДКУД.

4. 5. Видання та розповсюдження бланків форм документів

      1. Після реєстрації уніфіковані форми документів підлягають виданню та розповсюд­женню. Порядок забезпечення міністерств (відомств), підприємств, організацій, установ усіх форм власності бланками та копіями уніфікованих форм документів на магнітних носіях ви­значає розробник УСД з урахуванням вимог чинного законодавства.

      2. Вимоги до виготовлення бланків УФД викладені у ДСТУ «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови».

   6. Порядок розроблення галузевих УФД та форм документів підприємств

      1. Порядок розроблення галузевих УФД та форм документів підприємств визначає відповідне міністерство (відомство) або керівництво підприємства, беручи за основу порядок розроблення державних УФД згідно з вимогами 6.2—6.5 цього ДСТУ.

      2. Галузеві УФД (форми документів підприємств) не повинні дублювати міжвідомчі форми.

      3. Галузеві (відомчі) УФД (форми документів підприємств) затверджує та реєструє відповідне міністерство (відомство, підприємство).

      4. Після затвердження та реєстрації галузеві УФД та форми документів підприємств обов'язкові до використання на всіх підприємствах, підпорядкованих цьому міністерству, або на цьому підприємстві.

      5. Видання та розповсюдження бланків та копій галузевих УФД (форм документів підприємств) здійснює відповідне міністерство (підприємство).

5. ВЕДЕННЯ ТА ВПРОВАДЖЕННЯ УНІФІКОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦІЇ

   1. До ведення уніфікованих систем документації входять перевіряння, перегляд, скасування, внесення змін та доповнень до уніфікованих форм документів, інструкцій щодо їхнього заповнення та нормативних документів у складі УСД, які здійснюють згідно з вимогами ДСТУ 1.2.

   2. Впровадження та застосування уніфікованих систем документації забезпечують міністер­ства (відомства) України, підприємства, організації, установи всіх форм власності.

   3. Порядок впровадження уніфікованих систем документації визначають розробники УСД.

6. ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ

   1. Зміну уніфікованої форми документа розробляють у разі заміни, вилучення або внесен­ня нових вимог до уніфікованої форми документа.

   2. Розроблення, погодження, подання на затвердження, затвердження і реєстрацію зміни до уніфікованої форми документа здійснюють з урахуванням вимог розділу 6 цього стандарту.

   3. Погодження проекту зміни до УФД повинно бути підтверджено підписами керівників (заступників керівників) погоджувальних організацій на проекті зміни.

   4. Погоджений проект зміни до державної уніфікованої форми документа подається роз­робникові УСД у двох примірниках на затвердження.

   5. Розробник УСД за необхідності організує експертизу проекту зміни у місячний термін.

   6. Затверджені зміни до УФД підлягають реєстрації та розповсюдженню згідно з вимогами 6.4, 6.5 цього стандарту.

7. ПОРЯДОК СКАСУВАННЯ УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ

   1. Скасування державної уніфікованої форми документа здійснює розробник УСД у разі припинення управлінського процесу, регламентованого цією формою, або у разі розроблення замість неї іншої уніфікованої форми документа.

   2. Розробник УСД подає відомості щодо скасованих УФД до ДНДІІМЕ в терміни, визначені інструкцією з ведення ДКУД.

8. ФІНАНСУВАННЯ РОБІТ З РОЗРОБЛЕННЯ ТА ВЕДЕННЯ УНІФІКОВАНИХ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦІЇ

   1. Фінансування робіт з розроблення та ведення уніфікованих систем документації здійснюється за рахунок держбюджету і забезпечується розробниками УСД.

   2. Фінансування розроблення та ведення галузевих уніфікованих форм документів забез­печують міністерства (відомства) України.

Фінансування, розроблення та ведення уніфікованих форм документів підприємств забезпечується підприємствами за рахунок власних коштів.У

01.140.30

Ключові слова: державна уніфікована система документації, уніфікована форма докумен­та, метод уніфікації документації.ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ

Государственная унифицированная система документации і

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Издание официальное

Киев
ГОССТАНДАРТ УКРАИНЫ
2000ПРЕДИСЛОВИЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным научно-исследовательским институтом информа­тизации и моделирования экономики и частным предприятием «Научно-производственный центр»

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Госстандарта Украины от 29 сентября 1999 г. № 237

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ (с отменой в Украине ГОСТ 6.10.1-88)

4. РАЗРАБОТЧИКИ: Ю. В. Василенко, д-р экон, наук (руководитель разработки), Т. М. Гречушкина, А. И. Дешко, канд. техн, наук, А. Е. Спивак, канд. экон, наук, И. И. Репин, канд. техн, наук

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен,
тиражирован и распространен в качестве официального издания
без разрешения Госстандарта УкраиныСОДЕРЖАНИЕ

с.

1. Область применения 1

2. Нормативные ссылки 1

3. Определения 2

4. Общие положения 2

5. Методы унификации документации 4

6. Порядок разработки унифицированных форм документов 5

7. Ведение и внедрение унифицированных систем документации 6

8. Порядок внесения изменений в унифицированные формы документов 7

9. Порядок отмены унифицированных форм документов 7

Финансирование работ по разработке и ведению унифицированных систем документации.. 7ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

ДЕРЖАВНА
УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ

THE STATE UNIFIED
DOCUMENTATION SYSTEM

THE BASIC PRINCIPLES

Дата введения 2000-07-01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт предназначен для использования министерствами (ведомствами), предприятиями, организациями всех форм собственности для упорядочения информацион­ных документопотоков. Обеспечение условий для автоматизированной обработки информа­ции с соблюдением принципов перехода к безбумажному документообороту не является объектом настоящего стандарта.

Стандарт определяет общие положения по унификации управленческой документации и правила разработки, согласования, утверждения, регистрации и ведения унифицирован­ных форм документов (УФД) в составе государственной унифицированной системы докумен­тации (ГУСД).

Требования настоящего стандарта распространяются на министерства (ведомства), предприятия, организации всех форм собственности.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте приведены ссылки на следующие стандарты:

ДСТУ 1.2-93 Государственная система стандартизации Украины. Порядок разработки государственных стандартов

ДСТУ 2732-94 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ДСТУ 3844-99 Государственная унифицированная система документации. Формуляр-об­разец. Требования к построению

КНД 50-054-95 Правила построения и написания наименований'Объектов в классифи­каторах технико-экономической и социальной информации

ДК 010-98 Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД).

3. Издание официальноеОПРЕДЕЛЕНИЯ

   1. Документ — оформленный в установленном порядке материальный объект, содержа­щий в зафиксированном виде информацию и имеющий в соответствии с действующим законо­дательством юридическую силу (ДСТУ 2732).

   2. Унифицированная форма документа; УФД — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с задачами, решаемыми в данной сфере деятельности, и размещенных по опре­деленным правилам на носителе информации.

   3. Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности {ДК 010).

   4. Унифицированная система документации; УСД — созданная по единым правилам и требованиям система документации, содержащая информацию, необходимую для управления в данной сфере деятельности (ДК 010).

   5. Государственная унифицированная система документации; ДУСД — предназна­ченная для организации осуществления процессов создания и внедрения унифицированной управленческой документации система, обеспечивающая функционирование государственных органов исполнительной власти, предприятий, организаций, учреждений, а также их взаимо­действие с физическими и юридическими лицами всех форм собственности.

   6. Официальный документ — документ, созданный организацией или должностным ли­цом и оформленный в установленном порядке (ДСТУ 2732).

   7. Копия (документа) — документ, точно воспроизводящий информацию другого доку­мента и все его внешние признаки или часть их (ДСТУ 2732).

   8. Подлинник официального документа — первый или единственный экземпляр офици­ального документа (ДСТУ 2732).

   9. Дубликат документа — повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника (ДСТУ 2732).

   10. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая об­ласти применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732).

   11. Бланк (официального) документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (ДСТУ 2732).

   12. Государственная регистрация унифицированной формы документа — присвое­ние утвержденной унифицированной форме документа кода по ДК 010 «Государственный клас­сификатор управленческой документации» (ДКУД).

   13. Внедрение унифицированной системы документации — проведение комплекса мероприятий по обеспечению применения УСД в определенной сфере деятельности.

   14. Ведение унифицированной системы документации — поддержание УСД в досто­верном состоянии.

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. Целью создания ДУСД является:

3. — формирование системы управленческой документации, обеспечивающей функциони­рование государственных органов власти и управления, предприятий, организаций и учреж­дений;ОПРЕДЕЛЕНИЯ

   1. Документ — оформленный в установленном порядке материальный объект, содержа­щий в зафиксированном виде информацию и имеющий в соответствии с действующим законо­дательством юридическую силу (ДСТУ 2732),

   2. Унифицированная форма документа; УФД —совокупность реквизитов, установленных в соответствии с задачами, решаемыми в данной сфере деятельности, и размещенных по опре­деленным правилам на носителе информации.

   3. Система документации — совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности (ДК 010).

   4. Унифицированная система документации; УСД — созданная по единым правилам и требованиям система документации, содержащая информацию, необходимую для управления в данной сфере деятельности (ДК 010).

   5. Государственная унифицированная система документации; ДУСД — предназна­ченная для организации осуществления процессов создания и внедрения унифицированной управленческой документации система, обеспечивающая функционирование государственных органов исполнительной власти, предприятий, организаций, учреждений, а также их взаимо­действие с физическими и юридическими лицами всех форм собственности.

   6. Официальный документ — документ, созданный организацией или должностным ли­цом и оформленный в установленном порядке (ДСТУ 2732).

   7. Копия (документа) — документ, точно воспроизводящий информацию другого доку­мента и все его внешние признаки или часть их (ДСТУ 2732).

   8. Подлинник официального документа — первый или единственный экземпляр офици­ального документа (ДСТУ 2732).

   9. Дубликат документа — повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника (ДСТУ 2732).

   10. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая об­ласть применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732).

   11. Бланк (официального) документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (ДСТУ 2732).

   12. Государственная регистрация унифицированной формы документа — присвое­ние утвержденной унифицированной форме документа кода по ДК 010 «Государственный клас­сификатор управленческой документации» (ДКУД).

   13. Внедрение унифицированной системы документации — проведение комплекса мероприятий по обеспечению применения УСД в определенной сфере деятельности.

   14. Ведение унифицированной системы документации — поддержание УСД в досто­верном состоянии.

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. Целью создания ДУСД является: