09.07.02 – дата складання Списку;
ВК ОД – відомість комплекту облікової документації.
7.6 Вимоги до супровідного переліку
СП складають у разі відправлення НПД кількома партіями або кількох комплектів документації однією партією.
Складання СП виконує постачальник документів за формами, що наведені у Ж.1, Ж.2, Ж.3.
Заповнення форми СП виконують відповідно до порядку запису:
розділів, наведених у 6.2;
комплектів документації з дослідження та робочої документації, наведених у 6.3.
СП складають до кожної партії НПД і надають йому номер відповідно до порядкового номера партії.
СП надають познаку, яку складають з познаки ВК НПД згідно з 7.4.11, та порядкового номера СП.
Приклад
382-902.1-СП1,
де 382 – порядковий номер за Реєстром;
902 – охоронний номер об'єкта архітектури та містобудування за Реєстром;
1 – номер об'єкта у комплексі;
СП1 – супровідний перелік за порядковим номером.
8.1 НПД та ОД повинна бути виконана на однорідній паперовій основі – папері письмовому згідно з ГОСТ 18510, папері друкарському згідно з ГОСТ 9095, папері креслярському згідно з ГОСТ 597, папері креслярському прозорому згідно з ГОСТ 20363, кальці паперовій натуральній згідно з ГОСТ 892, фотокальці, фотопапері та інших матеріалах, призначених для фіксування алфавітно-цифрової або графічної інформації.
Графічне виконання НПД та ОД повинно відповідати вимогам ГОСТ 13.1.002,
ГОСТ 2.004.
НПД та ОД поставляють до підприємства СФД як зброшурованою, так і у вигляді окремих аркушів.
Подана документація не повинна мати дефектів:
фізичного стану;
виконання графіки і тексту;
внесення змін;
оформлення.
8.4.1 Дефекти фізичного стану:
відсутність частини документа внаслідок обриву;
надриви та потерті згини, які ускладнюють читання змісту документа;
відломи та тріщини на фотокальці і фотопапері;
непрозорі накладки на цифрах, буквах, елементах графіки;
прим'ятості, підчищення, забруднення (клейові або жирові плями, залиті тушшю або чорнилом фрагменти документа тощо), які утруднюють розуміння змісту зображень;
наявність фону в електрографічних документах, який знижує контрастність зображення або ускладнює його читання.
8.4.2 Дефекти виконання графіки і тексту:
нерозбірливе написання окремих цифр і букв, наприклад: 1 і 7, 3 і 8, 5 і 6, 9 і 0, 8 і в,
4 і ч тощо;
переривчасті розмірні і виносні лінії, які ускладнюють розуміння, до якого фрагмента кресленика стосується розмір;
перекреслення знаків абетково-цифрової інформації лініями графічного зображення;
різноконтрастне виконання документа (поєднання контрастного і малоконтрастного зображень на одному аркуші);
виконання графіки, тексту і знаків водянистою, кольоровою тушшю або тією, що осипається після висихання, а також кольоровим чорнилом.
8.4.3 Дефекти внесення змін:
відсутність номера повідомлення і (або) літери зміни в основному написі документа;
пошкодження основи документа у разі проведення змін методом підчищення;
сліди не повністю видаленого тексту і (або) графічного зображення, забруднення (помарки), які ускладнюють читання документа.
8.4.4 Дефекти оформлення:
відсутність прізвищ і підписів осіб, які розробили, перевірили та затвердили даний документ;
відсутність підпису особи, яка здійснила нормоконтролювання;
відсутність прізвищ і підписів осіб, які відповідають за відновлення документа;
відсутність познаки документа або порядкового номера аркуша;
невідповідність фактичної кількості аркушів тій, яка зазначена в основному написі документа;
відсутність фотодокументів, на які є посилання у текстових документах;
відсутність у фотодокументах посилань на познаку документа, номера ілюстрації, номера сторінки тексту, що наочно пояснює цей фотодокумент.
8.5 Постачальник документів відновлює документацію з наявністю дефектів за 8.4.1 – 8.4.4 згідно з:
ГОСТ 2.501 для правдників та копій документів;
ГОСТ 2.502 для дублікатів документів;
ГОСТ 2.503 для документів з внесеними змінами.
8.6 Факт відновлення документа підписують відповідальні особи. Напис, що підтверджує правильність відновлення документа, виконують тушшю або машинописним засобом на полі для підшивання документа.
Приклад
Відновлено
Відповідальний виконавець: підпис, прізвище, дата
Правильно: підпис, прізвище, дата.
8.7 У разі неможливості відновлення окремих документів НПД та ОД на об'єкти архітектури та містобудування, які мають дефекти і не відповідають повною мірою вимогам нормативних документів системи «Репрография. Микрография» (Репрографія. Мікрографія), постачальник документів виконує напис «Знижена читаність» у графі «Примітка» комплектувального документа.
Підприємство СФД виконує цей напис у вигляді трафарету на полі для підшивки або вільному полі самого документа під час виготовлення документа СФД.
З документів НПД та ОД, які мають дефекти, виготовляють документи СФД за умови забезпечення читаності, вилучення можливості втрати або викривлення інформації графічних і текстових елементів у репродукованих копіях (дублікатах) документів СФД згідно з вимогами ГОСТ 13.1.003.
Подають документи НПД та ОД зі зниженою читаністю для виготовлення документів СФД і повноформатних копій (дублікатів) документів СФД за згодою між підприємством СФД і постачальником документів, які оформлюють актом.
8.10 На НПД та ОД, у документах яких не існує дефектів, складають акт про відповідність комплектів НПД та комплекту ОД вимогам мікрофільмування.
На НПД та ОД, у документах яких існують дефекти, складають акт фактичного стану комплектів НПД (комплекту ОД), що подають на мікрофільмування.
Акти складає постачальник документів згідно з додатками И, К, Л.
З документів НПД та ОД, які мають дефекти, виготовляють документи СФД, використовуючи символи згідно з ГОСТ 13.1.202.
Виготовляють документи СФД з архівних матеріалів, зокрема й іконографічних, незалежно від їх фактичного стану.
Фотодокументи, що входять до складу НПД та ОД, подають у чорно-білому або кольоровому зображенні з матовою поверхнею розміром не меншим ніж 13 см х 18 см.
Кожний фотознімок повинен мати познаку, номер сторінки (аркуша) і номер ілюстрації документа.
8.15 З кольорових документів, які входять до складу НПД та ОД, виготовляють документи СФД у:
чорно-білому зображенні, якщо колір має додатковий образотворчий фактор;
кольоровому зображенні, якщо багата гама кольорових відтінків визначає велику художню цінність об'єкта архітектури.
Рішення щодо виготовлення документів СФД з кольоровим або чорно-білим зображенням приймає постачальник документів.
9.1 Відправляють НПД та ОД однією або кількома партіями залежно від обсягу документації. Час між відправленнями попередньої і наступної партій документації не повинен перевищувати 30 календарних днів.
Аркуші або кресленики, які входять до одного комплекту, недопустимо розділяти між партіями.
9.2 Партію НПД складають з однієї або кількох посилок, які відправляють до підприємства СФД одночасно. Кожній посилці у партії надають порядковий номер.
Маса кожної посилки не повинна перевищувати норм, встановлених чинними нормативними документами системи зв'язку.
9.3 До кожної партії НПД прикладають супровідний лист, в якому зазначають кількість посилок у партії та додають правдник і зброшуровану копію СП.
СП вкладають у першу посилку партії, на якій постачальник документів проставляє порядковий номер 1, познаку вихідного номера супровідного листа і дату відправлення. На інших посилках указують «До вих. №...» і дату відправлення.
До кожного комплекту НПД та комплекту ОД, які відправляють у даній партії, додають правдник і зброшуровану копію ВК НПД або ВК ОД.
Для партії НПД та ОД, що відправляють однією посилкою, супровідним документом є ВК НПД або ВК ОД.
Документи вкладають у посилки відповідно до порядку зростання запису номерів у супровідних документах.
Підприємство СФД після завершення виготовлення документів СФД повертає постачальнику документів НПД та ОД у його тарі партіями такого самого складу, як і під час одержання її для виготовлення. До партії НПД та ОД прикладають правдники комплектувальних документів із заповненням графи «Познака документа СФД. Нова».
Копію комплектувального документа залишають на підприємстві СФД.
Копії комплектувальних документів виконують на аркушах формату А4, передбачивши поля для підшивки. Заповнення інформації здійснюють з обох сторін аркуша за умови забезпечення читаності документа.
До першої партії НПД та ОД, яка надходить до підприємства СФД, додають акт про відповідність комплектів НПД (комплекту ОД) вимогам мікрофільмування або акт фактичного стану комплектів НПД (комплекту ОД), що подають на мікрофільмування.
Акт є обов'язковою складовою документа СФД.
9.10 Перед відправленням до підприємства СФД, НПД та ОД перевіряють щодо:
наявності всіх документів, внесених до комплектувального документа;
повноти змін, внесених до НПД та ОД;
відповідності підготовленої НПД та ОД вимогам ГОСТ 13.1.002;
відповідності тари для транспортування НПД та ОД вимогам ГОСТ 21140.
9.11 Вид тари і упаковки НПД та ОД повинні забезпечувати цілісність аркушів документації під час її транспортування.
9.12 До підприємства СФД відправляють:
- графічну, текстову НПД та ОД, виконану на аркушах формату А4, A3, та фотографічні документи (позитиви, негативи), які зберігають у конвертах, – у картонних папках з твердою обкладинкою. Папки укладають до поліетиленових пакетів і запаюють. Розміри папок повинні забезпечувати пересилання документів у розгорнутому вигляді;
- НПД та ОД, виконану на аркушах формату більшому ніж A3, – у тубусах. Документація повинна бути згорнута на скалках діаметром не меншим ніж 35 мм, обмотана поліетиленовою плівкою, яку перев'язують шпагатом.
Розміри посилок повинні бути не більшими ніж 450 мм х 450 мм х 450 мм або діаметром не більшим ніж 150 мм і довжиною не більшою ніж 1200 мм.
9.13 Доставку НПД та ОД здійснюють засобами підприємств зв'язку, а також транспортом постачальника документів або підприємства СФД за умови забезпечення захисту від ушкоджень та несанкціонованого доступу до інформації.
Аркуші за формами Д.2, Д.3, Д.4, Е.2, Е.3, Ж.1, Ж.2, Ж.3 підписують фахівці спеціалізованої організації, яка є постачальником документів, титульні аркуші за формами Д.1, Е.1 і перший аркуш СП за формою Ж.1 затверджує її керівник.
На документацію обмеженого доступу складають окремі комплектувальні документи, яким надають гриф обмеженого доступу.
10.3 На титульних аркушах за формами Д.1, Е.1 зазначають познаку ВК НПД або ВК ОД, назву відокремленого об'єкта архітектури, архітектурного комплексу, об'єкта у комплексі, дату, охоронний номер і номер у комплексі, порядковий номер у Реєстрі або Списку, місцеперебування згідно з офіційною документацією.
Для щойно виявлених об'єктів архітектури та містобудування, які не мають охоронного номера, у цій графі виконують напис «Список», проставляють дату його складання.
У рядку «Назва розділу НПД» надають назву розділу відповідно до 6.2.
У рядку «Познака комплекту НПД» надають познаку комплекту НПД, присвоєну розробником документації відповідно до системи, що діє в організації, і наведене у штампі основного напису документа.
У рядку «Усього подано у комплекті ___ фізичних аркушів, ___ аркушів формату А4» указують кількість фізичних аркушів та аркушів, приведених до формату А 4.
У рядку «Постачальник документів» надають назву спеціалізованої організації-розробника НПД або ОД.
У рядку «Адреса» вказують повну адресу спеціалізованої організації, яка є постачальником документів.
У правому верхньому куті титульного аркуша, за необхідності, зазначають гриф обмеженого доступу.
10.4 На перших аркушах СП, ВК НПД та ВК ОД за формами Д.2, Е.2 та Ж.1 зазначають:
у рядку «Місце напису (штампа) підприємства СФД про виконану роботу» – назву підприємства СФД або проставляють його штамп, особисті підписи осіб, відповідальних за виготовлення документів СФД, розшифрування підписів і дату виконання роботи;
у рядку «Постачальник документів» – назву спеціалізованої організації, яка є постачальником НПД або ОД;
- у рядку «Дата відправлення та вихідний номер листа, печатка» – дату відправлення партії НПД, вихідний номер супровідного листа; проставляють печатку організації, що поставляє НПД.
10.5 У ВК НПД, ВК ОД та СП за формами Д.2, Д.3, Д.4, Е.2, Е.З, Ж.1, Ж.2, Ж.3 зазначають:
а) у графі «Номер позиції» – порядковий номер позиції документа;
б) у графі «Номер посилки» – порядковий номер посилки у даній партії, в яку вкладено вказану документацію;
в) у графі «Назва облікового документа» – за порядковим номером позиції назву облікового документа;
г) у графі «Назва розділу НПД» – назву розділу НПД згідно з 6.2, до якого віднесена підготовлена до відправлення документація;
