ДСТУ 1.12:2004 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
Національна стандартизація
ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ СПРАВ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ
Видання офіційне
Київ
ДЕРЖСПОЖИВСТАНДАРТ УКРАЇНИ 2004
ДСТУ 1.12:2004
ПЕРЕДМОВА
1РОЗРОБЛЕНО: Державне підприємство «Український науково-дослідний і навчальний центрпроблем стандартизації, сертифікації та якості» Держспоживстандарту України (ДП «УкрНДНЦ»)
РОЗРОБНИКИ: Т. Невожай; В. Тетера, канд. фіз.-мат. наук; Я. Юзьків, канд. техн. наук (керівник розробки)
- ПРИЙНЯТО ТА НАДАНО ЧИННОСТІ: наказ Держспоживстандарту України від 31 березня 2004 р.N 59
- УВЕДЕНО ВПЕРШЕ (зі скасуванням КНД 50-038-95)
ДСТУ 1.12:2004
ЗМІСТ
С
- Сфера застосування1
- Нормативні застосування1
- Терміни та визначення понять2
- Загальні положення2
- Склад справи нормативного документа2
- Оформлення справи нормативного документа3
- Правила зберігання справи нормативного документа3
- Порядок внесення у справу нормативного документа змін та поправок до НД4
- Використання справи нормативного документа4
Додаток А Форма опису справи нормативного документа5
Додаток Б Форма обкладинки справи нормативного документа6
Додаток В Форма сторінки інвентарної книги 6
Додаток Г Форма картки обліку справи нормативного документа7
Додаток Д Форми штампів 7
Додаток Е Бібліографія 7
ДСТУ 1.12:2004 НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ
НАЦІОНАЛЬНА СТАНДАРТИЗАЦІЯ
ПРАВИЛА ВЕДЕННЯ СПРАВ НОРМАТИВНИХ ДОКУМЕНТІВ
НАЦИОНАЛЬНАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ
ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ДЕЛ НОРМАТИВНЬІХ ДОКУМЕНТОВ
NATIONAL STANDARDIZATION
RULES FOR NORMATIVE DOCUMENTS KEEPING
Чинний від 2004-10-01
1СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ
Цей стандарт установлює правила формування, оформлення, зберігання та ведення справ довгострокового зберігання стандартів, кодексів усталеної практики (настанов, правил), державних класифікаторів, змін до них (далі — НД) та застосування цих справ у системі Центрального органу виконавчої влади у сфері стандартизації (далі — Держспоживстандарт України).
2НОРМАТИВНІ ПОСИЛАННЯ
У цьому стандарті є посилання на такі нормативні документи:
ДСТУ 1.2:2003 Національна стандартизація. Правила розроблення національних нормативних документів
ДСТУ 1.6:2004 Національна стандартизація. Правила реєстрації нормативних документів
ДСТУ 1.7:2001 Національна стандартизація. Правила і методи прийняття та застосування міжнародних і регіональних стандартів
ДСТУ 1.9:1) Національна стандартизація. Правила розроблення та впровадження міждержавних стандартів
ДСТУ 1.10:1) Національна стандартизація. Державні класифікатори соціально-економічної інформації. Основні положення, правила розроблення, ведення та скасування
ДСТУ 1.11:2004 Національна стандартизація. Правила проведення експертизи проектів національних нормативних документів
ДСТУ 2732-94 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення
ГОСТ 7.50-90 Консервация документов. Общие требования (Консервація документів. Загальні вимоги)
ГОСТ 17914-72 Обложки для длительньїх сроков хранения. Технические условия (Обкладинки для довгострокового зберігання. Технічні умови).
1) На розгляді.
Видання офіційне
ДСТУ 1.12:2004
3ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ
У цьому стандарті використано терміни, установлені в ДСТУ 2732.
4ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
- На кожний нормативний документ потрібно сформувати справу довгострокового зберігання(далі — справа НД).
- У справі НД мають бути документи, підготовлені під час розроблення, погодження, затвердження, реєстрації, видання та застосування розроблених і переглянутих НД, а також документи про зміни до них.
До справи НД долучають усі листи із запитами, заувагами або пропозиціями, які стосуються будь-яких аспектів НД (змісту, положень, практики застосування, редакційних змін тощо) та які надійшли з часу затвердження (перегляду) стандарту.
4.2.1Розробник подає до Державного підприємства «Український науково-дослідний і нав-чальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (далі — УкрНДНЦ) на експертизудокументи, створені під час розроблення та погодження:
- національних стандартів та настанов — згідно з ДСТУ 1.2;
- міждержавних НД — згідно з ДСТУ 1.9;
- класифікаторів — згідно з ДСТУ 1.10;
- національних НД, якими приймають міжнародні та регіональні стандарти, — згідно з ДСТУ 1.7;
- стандартів організацій, стандартів наукових, науково-технічних товариств чи спілок, громадських організацій та зміни до них — згідно з ДСТУ 1.6.
Документи має складати розробник у папку разом з описом справи проекту НД.
- Поекспертовані документи разом з висновком експерта передають для підготовленнясправи проекту НД до подання на прийняття або реєстрацію нормативного документа згідно з описом (додаток А, пункти 1—21).
- Після прийняття та реєстрації нормативного документа його справу оформлюють згідноз вимогами розділів 5 і 6.
4.3У разі потреби копії документів виконують будь-яким способом репрографії.
5СКЛАД СПРАВИ НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА
- У складі справи проекту НД згідно з ДСТУ 1.2 мають бути документи 1—14 відповідно дододатка А.
- За потреби до справи НД долучають лист центрального органу виконавчої влади, сферидіяльності якого стосується НД, щодо згоди на скасування чинності в Україні НД, на заміну якогорозроблено відповідний проект, якщо цю згоду не зазначено в листі погодження.
- Висновок експерта долучають до справи проекту після експертизи НД згідно з ДСТУ 1.11.
- У складі справи проекту міждержавного НД, розробленого організаціями України, додатководо документів, зазначених у 5.1 цього стандарту, згідно з ДСТУ 1.9 мають бути документи 15—21 відповідно до додатка А.
- До справи проекту національного НД, яким прийнято міжнародний стандарт, згідно з ДСТУ 1.7долучають:
- копію оригіналу міжнародного стандарту (за потреби);
- переклад українською мовою міжнародного стандарту.
Примітка. У справі цього НД мають бути документи, зазначені у 5.1, за винятком тих, які стосуються першої редакції проекту.
5.6У складі справи проекту класифікатора згідно з ДСТУ 1.10 крім документів, зазначениху 5.1 цього стандарту, мають бути такі документи:
- методика розроблення класифікатора (якщо її оформлюють окремим документом);
- настанова користувачу;
- копія інформаційної бази даних та програмного забезпечення на машинному носієві.
ДСТУ 1.12:2004
5.7У справі проекту стандарту, розробленого іншими державами-учасницями Євроазійськоїорганізації зі стандартизації (далі — EASC) і підготовленого до прийняття в Україні, мають бутитакі документи:
- міждержавний стандарт, підготовлений згідно з ДСТУ 1.9 до видання в Україні;
- висновки (бюлетені голосування щодо позиції України під час голосування з урахуваннямвисновків і пропозицій центральних органів виконавчої влади, технічних комітетів стандартизації(ТК), головних організацій стандартизації та інших зацікавлених організацій).
- Після затвердження НД до справи долучають документи 22—24 відповідно до додатка А.
- До справи НД після надання чинності долучають такі документи (чи їх копії):
- листи із запитами, пропозиціями чи заувагами, які стосуються будь-яких аспектів змісту, положень чи застосування НД;
- зміни;
- поправки;
- висновки за результатами перевіряння;
- перевидані примірники НД;
- переглянутий НД.
- У справі стандарту організації, стандарту наукового, науково-технічного товариства чиспілки, громадської організації мають бути документи згідно з ДСТУ 1.6.
- Примірник стандарту в галузі будівництва, прийнятий Держбудом України та зареєстрова-ний в УкрНДНЦ, зберігають у фонді справ НД разом з копією наказу про його прийняття в Україні.
6ОФОРМЛЕННЯ СПРАВИ НОРМАТИВНОГОДОКУМЕНТА
6.1Документи справи НД вставляють в обкладинку для довгострокового зберігання, виконану згідно з ГОСТ 17914.
Лицьову сторінку обкладинки справи НД оформлюють згідно з додатком Б.
6.2У справі НД документи розміщують у послідовності згідно з розділом 5 цього документапісля перевірки наявності зазначених документів.
У кожну обкладинку справи НД вставляють не більше 250 арк. Якщо обсяг документів справи НД перевищує 250 арк., складають другий і наступні томи.
- Кожен аркуш документів справи НД має бути понумеровано. Кількість аркушів кожного документа зазначають в описі.
- У кожний том справи НД після обкладинки подають внутрішній опис. У внутрішньому описіпершого тому подають зміст усіх томів, а в кожному наступному — лише зміст конкретного тому.
- Якщо документи, що внесено до справи НД, стосуються кількох НД, то їх оригінали подають у справу НД, який зазначено у цих документах першим.
У справи інших НД вставляють копії цих документів.
7ПРАВИЛА ЗБЕРІГАННЯ СПРАВИ НОРМАТИВНОГОДОКУМЕНТА
- Усі справи НД, прийняті на зберігання у фонд справ НД, реєструють в інвентарній книзізгідно з додатком В.
- Кожній справі НД треба надати один інвентарний номер незалежно від кількості томів справи.
- Справу скасованого НД вилучають із чинного фонду справ НД. На обкладинці справискасованого НД, яку зберігають у фонді, ставлять штамп «Анульовано» із зазначенням дати анулювання реєстрації та наказу про скасування НД.
ДСТУ 1.12:2004
7.4Для реєстрації користувачів, що отримали справи НД у тимчасове користування у фондісправ НД, треба вести картку обліку.
Форму картки обліку справи НД подано у додатку Г.
- Інформацію про НД в обсязі, наведеному в додатку В, можна зберігати на носіях інформації, придатних для машинного (комп'ютерного) оброблення.
- Справи НД треба зберігати на стелажах у вертикальному положенні.
- Режим зберігання справи НД має відповідати вимогам ГОСТ 7.50.
- Нормативні документи з обмежувальними грифами зберігають згідно з чинною «Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [1].
- Термін зберігання справи НД визначається терміном чинності нормативного документавідповідно до чинного «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначеннямтермінів зберігання документів» [2]. Після закінчення строку чинності НД справу НД зберігають5 років, а потім знищують згідно з порядком, установленим вищезазначеним Переліком.
8ПОРЯДОК ВНЕСЕННЯ У СПРАВУ НОРМАТИВНОГОДОКУМЕНТА ЗМІН ТА ПОПРАВОК ДО НД
- Якщо зроблено зміну до НД, то працівник, відповідальний за ведення фонду справ НД,долучає цю зміну разом із супровідними документами у справу НД у послідовності згідно з розділом 5, а до опису справи НД вносить відповідне доповнення.
- Тексти поправок до НД після опублікування в інформаційних покажчиках «Стандарти»Держспоживстандарту України, листи від користувачів стандартів щодо помилок, зауваг, пропозицій до виданих НД з візою експерта відповідного напрямку діяльності долучають у справу НД.
- Усі долучені до справи документи вносять до опису справи згідно з термінами їх надходження.
- На лицьовій сторінці обкладинки справи НД у правому нижньому куті ставлять відповідний штамп згідно з додатком Д.
9ВИКОРИСТАННЯ СПРАВИ НОРМАТИВНОГОДОКУМЕНТА
- Справи НД можна видавати фахівцям Держспоживстандарту України та УкрНДНЦ у тимчасове користування у приміщенні фонду справ НД.
- Із змістом справ ознайомлюють розробників стандартів та членів технічних комітетів стандартизації під час перевіряння та перегляду НД.
- Видавати оригінали справ НД або їхні частини у постійне або тимчасове користування замежами приміщення фонду заборонено.
- Використання справ НД з обмежувальними грифами здійснюють відповідно до «Інстукціїпро порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальнихносіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» [1].
ДСТУ 1.12:2004
Додаток А
(обов’язковий)
ФОРМА ОПИСУ СПРАВИ НОРМАТИВНОГО ДОКУМЕНТА
- Технічне завдання
- Звіт про науково-дослідну роботу (якщо виконували)
- Перша редакція проекту НД
- Остаточна редакція проекту НД (у двох примірниках, один з яких — оригінал)
- Текст остаточної (погодженої) редакції проекту НД на носієві інформації, придатному длямашинного (комп'ютерного) читання
- Пояснювальна записка (до першої та остаточної редакцій проекту)
- Звід відгуків до всіх редакцій проекту НД
- Оригінали листів-відгуків чи їх копії, якщо у листах подано відгук на кілька проектів
- Оригінали документів, що засвідчують погодження проекту НД
- Аркуш ухвалення НД
- Протокол (або витяг з протоколу) засідання ТК або науково-технічної ради організації-роз-робника
- Протокол погоджувальної наради (якщо відбулася)
- Ухвала науково-технічної комісії (якщо її винесено)
- Висновок експерта до проекту НД
- Проект ГОСТ
- Пояснювальна записка до остаточної редакції проекту ГОСТ (російською мовою)
- Тотожний переклад міжнародного або регіонального НД, якщо його впроваджено як національний НД
- Звід відгуків на проект НД за результатами його розгляду національними органами стандартизації держав-учасниць EASC
- Примірник проекту НД, зредагований видавництвом стандартів Росії
- Листи про погодження остаточної редакції проекту ГОСТ країнами-учасницями EASC абобюлетені голосування національних органів стандартизації
- Копії листів про розсилання на погодження проекту до країн-учасниць EASC та листів нагадування (якщо останні подано)
- Витяг з наказу про прийняття НД
- Текст прийнятого НД (з підписом автора після редагування)
- НД, виданий друком
- Інші документи.