Орган по аккредитации должен разработать процедуры подбора, обучения и официального утверждения экспертов по аккредитации и технических экспертов, участвующих в процессе аккредитации.
Орган по аккредитации должен идентифицировать специфические области, в которых каждый эксперт по аккредитации и технический эксперт продемонстрировал свою компетентность.
Орган по аккредитации должен удостовериться, что эксперты по аккредитации, а в уместных случаях технические эксперты:
знакомы с процедурами, критериями аккредитации и другими уместными требованиями;
получили подготовку, необходимую эксперту по аккредитации;
имеют всесторонние знания соответствующих процедур оценки;
способны эффективно обмениваться информацией, письменно или устно, на требуемых языках и
обладают соответствующими личными качествами.
Примечание — Рекомендации относительно личных качеств можно найти в ИСО 19011 [3].
Мониторинг
Орган по аккредитации должен обеспечить удовлетворительное функционирование процесса принятия решения по оценке и аккредитации путем разработки процедур мониторинга деятельности и компетентности вовлеченного персонала. В частности, орган по аккредитации должен анализировать функционирование и компетентность своего персонала для того, чтобы определить потребности обучения.
Орган по аккредитации должен осуществлять мониторинг (путем наблюдения за рабочими местами или использования других способов, например проверки отчетов по оценке, обратной связи от ООС и взаимного текущего контроля экспертов по аккредитации), чтобы квалифицировать работу экспертов по аккредитации и рекомендовать подходящие последующие действия по улучшению работы. Работу каждого эксперта по аккредитации следует наблюдать на рабочем месте регулярно, обычно каждые три года, за исключением очевидного подтверждающего доказательства его компетентности.
Записи по персоналу
Орган по аккредитации должен вести записи о квалификации, обучении, опыте и компетентности каждого специалиста, причастного к процессу аккредитации. Записи об обучении, опыте и мониторинге следует постоянно обновлять.
Орган по аккредитации должен поддерживать обновленные записи, относящиеся к экспертам по аккредитации и техническим экспертам, содержащие, по меньшей мере, следующее:
имя, фамилию и адрес;
занимаемую должность, а для внешних экспертов по аккредитации и технических экспертов должность, занимаемую в организациях, где они работают;
квалификации по образованию и профессиональный статус;
опыт работы;
обучение в системе менеджмента, деятельность по оценке соответствия;
компетентность для специальных задач оценки;
д) опыт в области оценки ООС и результаты регулярного мониторинга работы.
7 Процесс аккредитации
Критерии аккредитации и информация
Общими критериями для аккредитации ООС должны быть критерии, установленные в соответствующих нормативных документах, например международных стандартах и руководствах по работе ООО.
Орган по аккредитации должен обеспечить доступность для общественности и обновление через адекватные интервалы времени следующей информации:
подробной информации о своем процессе и аккредитации, включая соглашения по выдаче и сохранению аккредитации, расширению или сокращению области аккредитации, приостановке и отмене действия аккредитации;
документа (или ссылки на документ), содержащего требования к аккредитации, включая технические требования, специфические для каждой области аккредитации, в тех случаях, когда это применимо;
общей информации о платежах, имеющих отношение к аккредитации;
описания прав и обязательств ООС;
информации об аккредитованных ООС согласно указанной в 8.2.1;
информации о процедурах регистрации и рассмотрения жалоб (претензий) и апелляций;
д) информации о полномочиях, которыми обладает аккредитация;
h) описания своих прав и обязанностей;
І) общей информации о средствах, с помощью которых орган по аккредитации получает финансовую поддержку;
информации о своей деятельности и заявленных ограничениях, в пределах которых работает орган по аккредитации;
информации о родственных организациях в соответствии с требованиями 4.3.7, если они применимы.
Заявка на аккредитацию
Орган по аккредитации должен потребовать надлежащим образом от уполномоченного представителя ООС — кандидата на аккредитацию подачу официальной заявки, содержащей:
общую характеристику ООС, включая корпоративнуюорганизацию, наименование, адрес, официальный статус, людские и технические ресурсы;
общую информацию, касающуюся ООС, например область деятельности, взаимоотношения внутри корпоративной организации (при наличии таковой) и адреса всех физических мест, которые должны быть охвачены областью аккредитации;
четко определенную заявленную область аккредитации;
согласие выполнять требования, установленные для аккредитованной организации, и другие обязательства ООС в соответствии с 8.1.
Орган по аккредитации должен потребовать от ООС — кандидата на аккредитацию предоставить, по меньшей мере, следующую информацию, необходимую для аккредитации, до начала процесса оценки:
описание услуг по оценке соответствия, которые предоставляет ООС, и перечень стандартов, методов или процедур, в отношении которых ООС запрашивает аккредитацию, включая пределы способности в тех случаях, когда это применимо;
копию (на бумаге или в электронном виде) Руководства по качеству ООС и соответствующие документы и отчеты, например информацию об участии в проверках квалификации согласно 7.15 в случае, когда это применимо.
Орган по аккредитации должен анализировать на адекватность информацию, предоставляемую органом по оценке соответствия.
Анализ ресурсов
Орган по аккредитации обязан анализировать свою способность проводить оценку ООС — кандидата на аккредитацию на основе своей политики, компетенции и наличия подходящих экспертов по аккредитации и технических экспертов.
Анализ должен также включать в себя проверку способности органа по аккредитации проводить первичную оценку в обусловленное время.
Оценка по субподрядам
Как правило, орган по аккредитации должен проводить оценку, на которой основывается принятие решения об аккредитации. Орган по аккредитации не должен передавать процесс принятия решений субподрядчику. Если орган по аккредитации заключает контракт с субподрядчиком на проведение работ, то он должен иметь политику, предусматривающую возможность заключения субподряда. Должно быть подготовлено правильно документированное соглашение, охватывающее договоренности, включая вопросы конфиденциальности и конфликта интересов.
Примечание — Заключение контрактов с привлекаемыми экспертами по аккредитации и техническими экспертами не следует рассматривать как субподряд.
Орган по аккредитации должен:
брать на себя полную ответственность за все оценки по субподрядам и быть компетентным в принятии решений;
нести свою ответственность за выдачу, сохранение, приостановку или отмену действия аккредитации, расширение или сокращение области аккредитации;
обеспечить выполнение условия о том, что орган, которому выдан субподряд на оценку, и привлеченный им персонал являются компетентными и соответствуют требованиям настоящего стандарта, любым положениям и руководящим указаниям органа по аккредитации, выдающего субподряды;
получить письменное согласие ООС на проведение работ конкретным субподрядчиком.
Орган по аккредитации должен составить перечень организаций-субподрядчиков, с которыми он взаимодействует, а также располагать средствами для оценивания и текущего контроля их компетентности и регистрации результатов.
Подготовка к оценке
Перед начальной оценкой возможно по согласованию с ООС предварительное посещение. Результатом этого посещения может быть идентификация недостатков в системе ООС — кандидата на аккредитацию или его компетентности. Орган по аккредитации должен установить четкие правила и проявить необходимую осторожность, чтобы не допустить консультирования во время такой деятельности.
Орган по аккредитации должен официально назначить экспертную группу, состоящую из ведущего эксперта по аккредитации и достаточного числа экспертов по аккредитации и/или технических экспертов в каждой специфической области. При подборе экспертной группы орган по аккредитации должен обеспечить рассмотрение каждой назначаемой кандидатуры. В частности, эта группа в целом должна иметь:
подходящие знания в заявленной области аккредитации;
квалификацию, достаточную для того, чтобы дать надежную оценку компетентности ООС при работе в пределах области аккредитации.
Орган по аккредитации должен обеспечить беспристрастную и непредвзятую работу членов экспертной группы. В частности, члены экспертной группы:
не должны консультировать ООС, что может подорвать доверие к процессу аккредитации и принятию решения, и
в соответствии с положениями 6.1.4 до оценки должны проинформировать орган по аккредитации о любой существовавшей, существующей или предполагаемой связи или конкурирующей позиции между ними или их организацией и ООС, подлежащим оценке.
Орган по аккредитации должен заранее сообщить ООС фамилии членов экспертной группы и наименование организации, в которой они работают, чтобы ООС мог возразить против назначения конкретного эксперта. Орган по аккредитации должен иметь свою политику для подобных ситуаций.
Орган по аккредитации должен четко сформулировать задание экспертной группе. Задача экспертной группы — проанализировать документы, полученные от ООС, и провести оценку на месте.
Орган по аккредитации должен разработать процедуры отбора образцов (в подходящих случаях), если область аккредитации ООС включает в себя набор специальных услуг по оценке соответствия. В соответствии с этим порядком действий экспертной группе должна быть предоставлена возможность наблюдать за испытаниями представительного числа образцов, чтобы правильно оценить компетентность ООС.
При первичной оценке в дополнение к посещению основного (главного) офиса должны быть предусмотрены визиты во все другие места расположения ООС, в которых осуществляется хотя бы один из ключевых видов деятельности, входящих в область аккредитации.
Примечание — Ключевыми видами деятельности являются формулирование политики, разработка процессов и/или процедур и, возможно, анализ контрактов, планирование работ по оценке соответствия, анализ со стороны руководства, утверждение и принятие решений по результатам оценки соответствия.
При инспекционном контроле и повторной аккредитации в случае, когда ООС осуществляет деятельность на разных территориях, орган по аккредитации должен подготовить процедуры выбора мест проведения оценки. Все места расположения ООС, в которыхосуществляются ключевые виды деятельности, должны быть подвергнуты оценке в определенные сроки.
Орган по аккредитации должен согласовать вместе с ООС и назначенной экспертной группой дату и программу оценки. Однако на органе по аккредитации лежит ответственность за рассмотрение даты, которая установлена в соответствии с планом инспекционного контроля и повторной аккредитации.
Орган по аккредитации должен обеспечить получение экспертной группой соответствующих документов, имеющих отношение к ООС, в том числе предыдущих отчетов по оценкам.
Экспертиза документов и записей
Экспертная группа должна анализировать соответствующие документы и записи (проводить экспертизу), представленные ООС (согласнотребованиям 7.2.1 и 7.2.2) для оценки его системы (по документам) на соответствие определенным стандартам и другим требованиям аккредитации.
Орган по аккредитации исходя из несоответствий, выявленных во время экспертизы документов и записей, может принять решение не продолжать оценку на месте. В таких случаях необходимо письменно сообщить в ООС о всех обнаруженных несоответствиях.
Оценка на месте
Экспертная группа должна начать оценку на месте со вступительного совещания, на котором должны быть четко определены цель оценки и критерии аккредитации, подтверждены программа и область оценки.
Экспертная группа должна проводить оценку ООС в тех местах расположения ООС, в которых осуществляются ключевые виды деятельности. В случае, когда это уместно, она должна присутствовать в качестве свидетеля также в других местах, где работает ООС, с целью собрать объективные доказательства того, что ООС является компетентным в заявленной области аккредитации и удовлетворяет требованиям соответствующих стандартов и другим требованиям к аккредитации.
Экспертная группа должна засвидетельствовать функционирование представительного числа штатных специалистов ООС, чтобы быть уверенной в компетентности ООС во всей области аккредитации.
Анализ полученных данных и отчет по оценке
Экспертная группа должна проанализировать всю информацию и данные, собранные входе рассмотрения документов и отчетов и оценки на рабочих местах. Этот анализ должен быть достаточным, чтобы позволить экспертной группе установить степень компетентности и соответствия ООС требованиям аккредитации. Экспертная группа может представить в ООС свои наблюдения в целях улучшения его деятельности. Однако консультирование при этом не допускается.
Если экспертная группа не может прийти к заключению по собранным данным, ей следует обратиться в орган по аккредитации за разъяснением.
Процедуры регистрации данных в органе по аккредитации должны обеспечивать выполнение следующих требований:
