МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
РЕПРОГРАФИЯ. МИКРОГРАФИЯ
ОБОЗНАЧЕНИЕ
МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ
ТИПОВЫЕ СТРУКТУРЫ ОБОЗНАЧЕНИЙ И УСЛОВИЯ
ИХ ПРИМЕНЕНИЯ
Издание официальное
БЗ 2-2002
ИПК ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ
Москва
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Репрография. Микрография
ОБОЗНАЧЕНИЕ МИКРОФОРМ И МИКРОФИЛЬМОВ
ГОСТ
Типовые структуры обозначений и условия их применения
13.1.207-86
ОКСТУ 0013
Дата введения 01.01.88
Настоящий стандарт распространяется на системы обозначений микроформ и микрофильмов, разрабатываемые предприятиями и организациями при создании фондов документации на микроформах.
Стандарт не распространяется на системы обозначения микроформ:
предназначенных для преобразования в микроформы другого типа посредством резки, монтажа или другим способом;
предназначенных для преобразования в оптические, перфорационные и другие системы кодирования, используемые в механизированных и автоматизированных поисковых устройствах.
Стандарт устанавливает типовые структуры обозначения микроформ и микрофильмов и условия применения их в зависимости от характера микрофильмируемой документации и специфики ее использования.
Обозначения микроформам и микрофильмам присваивают с целью их идентификации, учета, организации хранения и поиска в фонде предприятия (организации).
Пояснения к терминам, используемым в стандарте, приведены в приложении.
(Измененная редакция, Изм. № 1, 2).
ТИПОВЫЕ СТРУКТУРЫ ОБОЗНАЧЕНИЙ И УСЛОВИЯ
ИХ ПРИМЕНЕНИЯ
Системы обозначения микроформ и микрофильмов необходимо разрабатывать на основе типовых структур, установленных настоящим стандартом.
Устанавливают три типовые структуры обозначений: 1, 2, 3. Для массива (фонда) документации, подлежащей микрофильмированию, выбирают структуру обозначения, совокупность условий применения которой соответствует принципам формирования массива микрофильмов и его использования.
Издание официальное ★
Перепечатка воспрещена
© Издательство стандартов, 1986 © ИПК Издательство стандартов, 2002
Типовая структура 1: обозначение микроформы
Порядковый номер микроформы в составе микрофильма1
Порядковый номер2 документа (комплекта документов)3
Обозначение микрофильма идентично порядковому номеру документа.
Условия применения:
микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;
отсутствует необходимость в непосредственном (без применения каких-либо вспомогательных средств) доступе к микрофильмам массива по обозначениям документов.
Типовая структура 2:
обозначение микроформы
Порядковый номер микроформы в составе микрофильма***
Обозначение документа
Обозначение микрофильма идентично обозначению документа.
Условия применения:
микрофильмы состоят из одной или нескольких микроформ каждый;
все микрофильмируемые документы имеют обозначения однородной структуры;
необходим непосредственный доступ к микрофильмам массива по обозначениям документов.
Типовая структура 3:
обозначение микроформы идентично порядковому номеру, присваемому ей при изготовлении;
обозначение микрофильма*4
Координаты*5 или порядковый номер кадра с изображением документа (1-го листа документа)
Порядковый номер микроформы
Условия применения: на каждой микроформе размещают несколько микрофильмов документов.
Типовые структуры 1 и 3 следует применять совместно, если массив комплектуют микрофильмами, состоящими из одной или нескольких микроформ, и микроформами, содержащими по нескольку микрофильмов. При этом необходимо применять единую последовательность нумерации для документов (по структуре 1) и микроформ (по структуре 3).
При использовании типовых структур 1 и 3 как раздельно, так и совместно присвоенные порядковые номера микрофильмируемым документам и изготавливаемым микроформам следует регистрировать с целью исключения возможности присвоения одного и того же обозначения двум и более документам или микроформам.
(Введен дополнительно, Изм. № 2)
2. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМАМ ОБОЗНАЧЕНИЯ МИКРОФОРМ
И МИКРОФИЛЬМОВ
Обозначения должны содержать минимально необходимое количество знаков и знаковых групп, достаточное для идентификации микроформ и микрофильмов в фонде предприятия (организации).
Допускается введение в состав обозначений, образуемых на основе типовых структур, установленных данным стандартом, в качестве первой знаковой группы:
индекса (кода) ведомственной принадлежности предприятия;
индекса (кода) предприятия;
индекса (кода) вида микрофильмируемого документа;
двух последних цифр года изготовления микроформы.
Обозначения микроформ размещают на:
микроформах;
коробках, непрозрачных конвертах и других средствах защиты и упаковки микроформ;
учетных формах;
картотечных ящиках, кассетах, разделителях и других средствах, применяемых для хранения и систематизации микроформ.
(Измененная редакция, Изм. № 2)
Обозначения на микроформах размещают на:
рулонном микрофильме — по ГОСТ 13.1.104и ГОСТ 13.1.202;
микрофише — в поле заголовка по ГОСТ 13.1.105и ГОСТ 13.1.202;
микрофильме в отрезке — по ГОСТ 13.1.202;
кадровой апертурной карте — по ГОСТ 13.1.109.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
Обозначения на микрофишах и апертурных картах должны читаться невооруженным глазом.
Обозначения микрофильмов должны фиксироваться на носителях, предназначенных для их учета и поиска.ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное
Пояснения к терминам, используемым в настоящем стандарте
|
Термин |
Пояснение |
|
Обозначение |
Процесс выделения какого-либо объекта (предмета, понятия и т. п.) при помощи знака (или совокупности знаков), знак (или совокупность знаков), присвоенный (присвоенная) объекту с целью выделения его из множества других объектов |
|
Структура обозначения |
Схема, определяющая состав, расположение и назначение знаков или знаковых групп, входящих в обозначение, без конкретизации номенклатуры используемых знаков и их количества |
|
Микроформа |
Рассматриваемый как отдельный физический объект-носитель микроизображения (микрофиша, рулон микрофильма, апертурная карта и т. п.) |
|
Микрофильм |
Микроформа (часть микроформы, несколько микроформ), содержащая (содержащие) изображение документа (комплекта документов) |
|
Система обозначения |
Совокупность принципов, норм, правил и технологических процессов, обеспечивающих организацию работ по присвоению обозначений |
|
(Измененная редакция, |
Изм. № 1). |
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Министерством оборонной промышленности СССР
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 27.02.86 № 425
Изменение № 1 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 4 от 21.10.93)
За принятие проголосовали:
|
Наименование государства |
Наименование национального органа по стандартизации |
|
Украина Республика Белоруссия Российская Федерация |
Госстандарт Украины Госстандарт Белоруссии Госстандарт России |
Изменение № 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 14 от 12.11.98)
За принятие проголосовали:
Н
Наименование государства
Азербайджанская Республика Республика Армения Республика Беларусь Киргизская Республика Республика Молдова Российская Федерация Республика Таджикистан Туркменистан
Республика Узбекистан Украина
аименование национального органаАзгосстандарт
Армгосстандарт
Госстандарт Беларуси
Киргизстандарт
Молдовастандарт
Госстандарт России
Таджикгосстандарт
Главная государственная инспекция
Туркменистана
Узгосстандарт
Госстандарт Украины
ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ
ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
|
Обозначение НТД, на который дана ссылка |
Номер пункта |
|
2.4 |
|
|
2.4 |
|
|
2.4 |
|
|
2.4 |
ИЗДАНИЕ (июнь 2002 г.) с Изменениями № 1, 2, принятыми в апреле 1995 г., марте 1999 г. (ИУС 7-95, 5-99)Редактор ТС. Шеко
Технический редактор В.Н. Прусакова
Корректор В.Е. Нестерова
Компьютерная верстка В.ИГрищенко
Изд. лиц. №02354 от 14.07.2000 Подписано в печать 09.07.2002. Усл. печ. л. 0,93.
Уч.-изд. л. 0,45. Тираж 167 экз. С 6349. Зак. 586.
ИПК Издательство стандартов, 107076 Москва, Колодезный пер., 14.
http: //www.standards.ru e-mail: [email protected]
Набрано в Издательстве на ПЭВМ
Филиал ИПК Издательство стандартов — тип. "Московский печатник", 103062 Москва, Лялин пер., 6.
Плр № 080102
1 Если количество микроформ в составе микрофильма не подлежит изменению, к обозначению микроформы через дробь следует добавлять число, обозначающее количество микроформ в составе микрофильма.
*4 Для рулонных микрофильмов следует применять, если их изготовляют на аппаратах, имеющих нумераторы кадров.
*5 Координаты — обозначение строки и номер столбца кадров.
2 Нумерация должна отражать очередность поступления документов (комплектов документов) на микрофильмирование .
3 Далее по тексту — документы.
