Страница 7: ДСТУ ISO 14004:2006. Системи екологічного управління. Загальні настанови щодо принципів, систем та засобів забезпечення (62929)

1. визначання потреб працівників у навчанні;

2. розробляння плану навчання стосовно встановлених потреб у навчанні;

3. перевіряння відповідності вимогам системи екологічного управління щодо підготування персоналу;

4. готування цільових груп працівників;

5. документування та моніторинг отриманої підготовленості;

6. оцінювання отриманої підготовленості порівняно до встановлених потреб та вимог щодо навчання.

Практична допомога - Компетентність, підготовленість і обізнаність

Н Нижче наведено приклади видів екологічного навчання, які може забезпечити організація

4.4.3 Інформування

Загальні настанови - Інформування

Організація має розробити, запровадити та підтримувати методики щодо внутрішнього та зо­внішнього інформування про її екологічну політику, діяльність або про подання іншої інформації, зважаючи на власні потреби та потреби зацікавлених сторін. Зацікавленими сторонами можуть бу­ти, наприклад, сусідні організації, неурядові організації, замовники, підрядники, постачальники, інвестори, аварійні служби та регуляторні органи.

Цілі такого інформування та вигоди від нього:

1. продемонструвати зобов'язання та зусилля організації щодо поліпшування екологічних характеристик, а також наслідків таких зусиль;

2. підвищувати рівень обізнаності та заохочення до діалогу щодо екологічної політики орга­нізації, її екологічних характеристик та інших важливих досягнень;

3. отримувати запитання, запити або інші вхідні дані, розглядати їх та реагувати на них;

4. сприяти постійному поліпшуванню екологічних характеристик.

Обмін інформацією між різними організаційними рівнями та функційними підрозділами в межах організації є вирішальним чинником дієвого функціювання системи екологічного управлін­ня. Наприклад, обмін інформацією є важливим для вирішення проблем, координації дій, контролю виконання планів дій та для подальшого вдосконалення системи екологічного управління. Подан­ня доречної інформації працівникам організації сприяє заохочуванню працівників та визнанню зу­силь організації щодо поліпшування своїх екологічних характеристик. Це може допомогти праців­никам виконувати свої обов'язки, а організації - досягти своїх екологічних цілей і виконати свої екологічні завдання. В організації має бути процес підтримування зворотного зв'язку із залучен­ням усіх організаційних рівнів для отримання від працівників пропозицій і стурбованостей і реа­гування на них. Часто буває важливим дати інформацію іншим робітникам, що діють за доручен­ням організації, як наприклад, підрядникам і постачальникам. Треба інформувати весь належний персонал у межах організації про результати моніторингу системи екологічного управління, ауди­ту та аналізування з боку керівництва.

Серед різноманітних методів внутрішнього інформування придатними є, наприклад, ведення протоколів зборів, вивішування оголошень на дошках оголошень, випуск внутрішніх інформацій­них бюлетенів, використовування скриньок для пропозицій/раціоналізаторських пропозицій, ве­дення веб-сторінок, застосування електронної пошти, проведення нарад та спільних комісій.

Інформування зовнішніх зацікавлених сторін може бути важливим і дієвим інструментом екологічного управління. Упереджувальні методи можуть підвищити дієвість зовнішнього інфор­мування. Організація має розглянути потенційні витрати та вигоди від різних підходів до розроб­ляння плану інформування відповідно до своїх конкретних умов. Організація має також вирішити, чи інформувати зовнішні зацікавлені сторони про свої екологічні аспекти, у тому числі ті, що сто­суються її ланцюга постачання та виробництва.

Щонайменше організація має розробити, запровадити та підтримувати методики щодо отри­мання та документування доречних повідомлень від зовнішніх сторін та реагування на них. Для організації може бути корисним також задокументувати свою методику щодо зовнішнього інфор­мування.

Яким би не було рішення щодо зовнішнього інформування на упереджувальній основі, це рішення треба запротоколювати. В організації має бути процес інформування зовнішніх зацікав­лених сторін на випадок надзвичайних ситуацій або аварій, які могли б впливати на ці сторони або стосуватися їх.

Є різноманітні методи зовнішнього інформування, які можуть сприяти розумінню та визнан­ню зусиль організації у сфері екологічного управління, а також спілкуванню із зацікавленими сто­ронами. Приклади таких методів - неформальні дискусії, дні «відкритих дверей» організації, фо­кус-групи, діалог з громадськістю, участь у громадських заходах, ведення веб-сторінок, електрон­на пошта, прес-релізи, рекламні акції та періодичні бюлетені, річні (або інші періодичні) звіти таДСТУ ISO 14004:2006

«гарячі» телефонні лінії.

Практична допомога - Внутрішнє та зовнішнє інформування

Приклади передаваної інформації:

1. загальна інформація про організацію;

2. заяви керівництва, якщо доречно;

3. екологічна політика, екологічні цілі та завдання;

4. процеси екологічного управління (зокрема залучення працівників і зацікавлених сторін);

5. зобов'язання організації щодо постійного поліпшування та щодо запобігання забрудню­ванню;

6. інформація, пов'язана з екологічними аспектами продукції та послуг, надавана, наприклад, за допомогою екологічних марковань і декларацій;

7. інформація щодо екологічних характеристик організації, охоплюючи тенденції (напри­клад, зменшення відходів, розширена відповідальність за продукцію, показники минулої діяльнос­ті);

8. інформація про дотримання організацією відповідності правовим та іншим вимогам, які вона зобов'язується виконувати, а також про коригувальні дії, виконані щодо встановлених випад­ків невідповідностей;

9. додаткова інформація у звітах типу глосаріїв;

10. фінансова інформація, як наприклад, заощадження коштів в екологічних проектах або ін­вестиції в екологічні проекти;

11. к) можливі стратегії щодо поліпшування екологічних характеристик організації;

12. інформація, пов'язана з екологічними інцидентами;

13. джерела докладнішої інформації, наприклад, контактна(-і) особа(-и) або веб-сторінки.

Як для внутрішнього, так і для зовнішнього інформування з екологічних питань важливо па­м'ятати, що:

• інформація має бути зрозумілою й адекватно поясненою;

• інформація має бути простежуваною;

• організація має подавати достовірну інформацію про свою діяльність;

• якщо можливо, інформацію треба подавати у впорядкованій і послідовній формі (напри­клад, в однакових одиницях виміру).

4.4.3.3 Процеси інформування

Під час розробляння програми інформування організація має враховувати характер своєї дія­льності та свої розміри, свої суттєві екологічні аспекти, а також потреби зацікавлених сторін. Ор­ганізація має розглянути такі кроки цього процесу:

1. збирання інформації чи наведення довідок, у тому числі у зацікавлених сторін;

2. визначання цільової аудиторії та інформаційних або діалогових потреб;

3. вибирання інформації, що відповідає інтересам цільової аудиторії;

4. приймання рішень щодо інформації, яку надаватимуть цільовій аудиторії;

5. визначання належних методів інформування;

6. оцінювання та періодичне визначання дієвості процесу інформування.

Щоб забезпечити розуміння своєї системи екологічного управління та її результативне фун- кціювання, організація має розробити та підтримувати відповідну документацію. Призначеність такої документації - забезпечувати необхідною інформацією працівників та інших зацікавлених сторін, за необхідності. Треба, щоб документацію накопичували та підтримували у спосіб, який відображає культуру та потреби організації, будували на наявній інформаційній системі та сприя­ли її поліпшуванню. Обсяги документації можуть бути різними для різних організацій, але доку­ментація має описувати систему екологічного управління (див. Практичну допомогу «Документа­ція», наведену нижче).

Організація може звести інформацію як настанову, яка є оглядом чи стислим описом системи екологічного управління і може містити посилання на пов'язану з нею документацію. Необов'язко- 22во, щоб структура розділів настанови системи екологічного управління відповідала структурі ISO 14001 або будь-якого іншого стандарту.

Для дієвого управління своїми основними процесами (тобто пов'язаними з її визначеними суттєвими екологічними аспектами) організація має розробити методику(-и), яка(-і) з належною деталізацією описує(-ють) установлений спосіб виконання кожного процесу. Якщо організація ви­рішує не документувати методику, відповідних працівників необхідно поінформувати через пові­домлення чи навчання про вимоги, які має бути задоволене (див. 4.4.2).

Протоколи, які містять інформацію щодо досягнутих результатів або докази виконаних ро­біт, є частиною документації організації, але зазвичай їх контроль здійснюють у межах інших про­цесів управління (див. 4.5.4).

Контроль документів може бути виконано за допомогою будь-яких носіїв (паперових носіїв, електронних носіїв, фотографій, плакатів), які є корисними, чіткими, легко зрозумілими та досту­пними для осіб, що мають потребу в інформації, яку вони містять. Перевагами документів на елек­тронних носіях є, наприклад, зручність актуалізації, контрольованість доступу та впевненість у тому, що всі користувачі використовують чинні версії документів.

Якщо процеси системи екологічного управління узгоджено з процесами інших систем управ­ління, організація може об'єднати доречну екологічну документацію з документацією цих інших систем управління.

Практична допомога - Документація

Приклади документації:

1. розробені політика, цілі та завдання;

2. опис сфери застосування системи екологічного управління;

3. описи програм і обов'язків;

4. інформація щодо суттєвих екологічних аспектів;

5. методики;

6. інформація про процеси;

7. схеми організаційної структури;

8. внутрішні та зовнішні стандарти;

9. плани дій у надзвичайних ситуаціях на об'єкті;

10. протоколи.

Контроль документів системи екологічного управління важливий для забезпечення:

1. можливості ідентифікування документів стосовно відповідної організації, відділу, функ- ційного підрозділу, виду діяльності або контактної особи;

2. регулярного аналізування, перегляду, за потреби, та затвердження документів (крім про­токолів) уповноваженим персоналом перед їх уведенням у дію;

3. наявності чинних версій відповідних документів на всіх ділянках, де виконують роботи, важливі для дієвого функціювання системи;

4. своєчасного вилучення застарілих документів з усіх місць їх випуску та використання. За деяких обставин, наприклад, для юридичних цілей та/або задля збереження відомостей, можуть зберігати застарілі документи.

Дієво контролювати документи можна:

• розробляючи належний формат документа, що містить однозначну назву, позначення, дати, редакцію, хронологію переглядів та відповідальних за документ;

• доручаючи аналізування та затверджування документів особам з достатніми компетент­ністю та організаційними повноваженнями;

• підтримуючи дієву систему розповсюдження документів.

ДСТУ ISO 14004:2006

4.4.6 Операційний контроль

Загальні положення - Операційний контроль

Організація має застосовувати певні засоби операційного контролю, щоб дотримувати вста­новлені екологічною політикою зобов'язання, досягати свої цілі та виконувати завдання, дотриму­вати застосовні правові вимоги та інші вимоги, які вона зобов'язується виконувати, а також керу­вати своїми суттєвими екологічними аспектами. Для планування результативних та ефективних засобів операційного контролю організація має визначити, де і з якою метою такі засоби контролю потрібні. Також треба встановити типи і рівні засобів контролю відповідно до потреб організації. Вибрані засоби операційного контролю треба підтримувати і періодично оцінювати для забезпе­чення їх постійної дієвості.