Настанови щодо здійснення аудитів систем управління якістю і (або) екологічного управління

Групі з аудиту і відповідальному за управління програмою аудиту не треба розголошувати зміст документів, будь-якої іншої отриманої під час аудиту інформації або зміст звіту про аудит будь-якій іншій стороні без чітко висловленої згоди з боку замовника аудиту і, за необхідності, об’єк­та аудиту, якщо тільки це не передбачено законодавством. Якщо вимагається розголосити зміст документа стосовно аудиту, про це треба негайно повідомити замовника аудиту і об'єкт аудиту.

У висновках аудиту можна вказати, у разі потреби, на необхідність у коригувальних, запобіж­них чи поліпшувальних діях. Такі дії не вважають частиною аудиту і їх зазвичай визначає та реа­лізує об'єкт аудиту протягом погодженого терміну. Об’єкт аудиту має інформувати замовника ауди­ту про стан виконання цих дій.

Треба перевіряти виконання і результативність коригувальних дій. Це перевіряння може бути частиною наступного аудиту.

Програма аудиту може передбачати подальші дії членів групи з аудиту, які додають цінності завдяки використовуванню їхнього досвіду. У цих випадках треба подбати про забезпечення не­залежності під час наступної аудиторської діяльності.

7 КОМПЕТЕНТНІСТЬ ТА ОЦІНЮВАННЯ АУДИТОРІВ

Довіра до процесу аудиту та впевненість у ньому залежить від компетентності персоналу, який проводить аудит. Ця компетентність базується на доведенні;

• особистих якостей, описаних у 7.2;

• здатності застосовувати знання та вміння, описані у 7.3, отримані завдяки освіті, досвіду роботи, аудиторській підготовленості і досвіду проведення аудитів, описаних в 7,4.

Поняття компетентності аудитора проілюстровано на рисунку 4. Деякі знання та вміння, опи­сані в 7.3, є загальними для аудиторів систем управління якістю та екологічного управління, а де­які — специфічні для аудиторів конкретної спеціалізації.

Аудитор набуває, підтримує і поліпшує свою компетентність постійним підвищенням квалі­фікації і регулярною участю в аудитах (див. 7.5).

Процес оцінювання аудиторів і керівників груп з аудиту описаний в 7.6

.

Особисті якості (7.2)

Освіта Досвід Аудиторська Досвід

роботи підготовленість проведення аудитів (7.4)

Компетентність

Рисунок 4 — Поняття компетентності

Аудиторам треба мати особисті якості, що дають їм змогу діяти відповідно до принципів здійснення аудиту, описаних у розділі 4.

Аудитору треба бути:

1. етичним, тобто справедливим, правдивим, щирим, відвертим та увічливим;

2. неупередженим, тобто готовим до розгляду альтернативних ідей або точок зору;

3. дипломатичним, тобто тактовним у ставленні до людей;

4. спостережливим, тобто активно знайомитися з навколишнім оточенням і видами діяльності;

5. сприйнятливим, тобто інстинктивно відчувати ситуації і бути здатним розуміти їх;

6. різнобічним, тобто здатним легко адаптуватися до різних ситуацій;

д) наполегливим, тобто настирливим, цілеспрямованим;

8. рішучим, тобто своєчасно робити висновки на основі логічного мислення та аналізування;

9. впевненим у собі, тобто діяти та працювати незалежно під час співпраці з іншими людьми.

7.3 Знання та вміння

Аудиторам треба мати знання та вміння у сферах, що наведені нижче.

1. Принципи, методики та способи аудиту: щоб аудитор був у змозі застосовувати належні з них до різних аудитів і забезпечувати послідовне та систематичне проведення аудитів. Аудитор має бути здатний;

• застосовувати принципи, методики та способи аудиту;

• результативно планувати та організовувати роботу;

• проводити аудит за погодженим графіком;

• визначати пріоритети та зосереджувати зусилля на суттєвих питаннях;

• збирати інформацію результативним опитуванням, слуханням, спостереженням і аналізу­ванням документів, протоколів і даних;

• розуміти відповідність та наслідки використовування методів відбирання інформації під час проведення аудиту;

• перевіряти точність зібраної інформації;

• підтверджувати достатність та відповідність доказу аудиту для підтримування даних і вис­новків аудиту;

• оцінювати ті чинники, які можуть впливати на надійність даних та висновків аудиту;

• використовувати робочі документи для реєстрування аудиторської діяльності;

• складати звіти про аудит;

• забезпечувати конфіденційність інформації та її захист;

• результативно спілкуватися за допомогою власного знання мови або через перекладача.

2. Документи на систему управління і документи, на які є посилання: щоб аудитор був у змозі осягнути сферу аудиту і застосовувати критерії аудиту. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• застосування систем управління у різних організаціях;

• взаємодії між складовими системи управління;

• стандартів на систему управління якістю чи екологічного управління, застосовних методик або інших документів на систему управління, використовуваних як критерії аудиту;

• встановлювання відмінності між документами, на які є посилання, та їх пріоритетності;

• застосування документів, на які є посилання, у різних ситуаціях аудиту;

• інформаційних систем та технології надання дозволу на застосування, захисту, розсилан­ня документів, даних, протоколів та управління ними.

3. Організаційні аспекти: щоб аудитор був у змозі осягнути умови, в яких функціонує органі­зація. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• розміру, структури, функцій організації та її зв’язків;

• основних бізнес-процесів і пов’язаної з ними термінології;

• культурних та соціальних звичаїв об'єкта аудиту.

4. Застосовні закони, регламенти та інші вимоги, що відповідають спеціалізації: щоб аудитор був у змозі зрозуміти та застосувати вимоги, що є застосовними в організації, аудит якої прово­дять. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• місцевих, регіональних та національних зводів правил, законів і регламентів;

• контрактів та угод;

• міжнародних договорів та конвенцій;

• інших вимог, які організація бере до виконання.

Керівникам груп з аудиту треба мати додаткові знання та вміння щодо керівництва аудиту для сприяння ефективному та результативному проведенню аудиту. Керівник групи з аудиту має бути здатний:

• планувати аудит і забезпечувати результативне використовування ресурсів під час аудиту;

• представляти групу з аудиту під час спілкування з замовником аудиту та об’єктом аудиту;

• організовувати та спрямовувати роботу членів групи з аудиту;

• здійснювати керування та нагляд за діяльністю аудиторів-стажистів;

• забезпечувати формування висновків аудиту групою з аудиту;

• попереджати та розв’язувати конфлікти;

• складати та оформляти звіт про аудит.

Аудиторам системи управління якістю треба мати знання та вміння у сферах, що наведені нижче.

1. Методи та способи, пов’язані з якістю: щоб аудитор був у змозі перевіряти системи управ­ління якістю і готувати відповідні дані аудиту та висновки аудиту. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• термінології у сфері якості;

• принципів управління якістю та їх застосування;

• методів управління якістю та їх застосування (наприклад, статистичний контроль процесів, аналізування характеру та наслідків відмов тощо).

2. Процеси і продукція, включаючи послуги: щоб аудитор був у змозі осягнути технологічні аспекти, для яких проводять аудит. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• термінології предметної галузі;

• технічних характеристик процесів та продукції, у т. ч. послуг;

• процесів та практичної діяльності у конкретній галузі.

7.3.4 Специфічні знання та вміння аудиторів системи екологічного управління

Аудиторам системи екологічного управління треба мати знання та вміння у сферах, що на­ведені нижче.

1. Методи та способи, пов’язані з екологічним управлінням; щоб аудитор був у змозі перевіря­ти системи екологічного управління і готувати відповідні дані аудиту та висновки аудиту. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• термінології у сфері навколишнього середовища;

• принципів екологічного управління та їх застосування;

• методів екологічного управління (наприклад, оцінювання екологічного аспекту/впливу, ком­плексне оцінювання життєвого циклу, оцінювання екологічних характеристик тощо).

2. Екологія та технологія: щоб аудитор був у змозі осягнути фундаментальні зв’язки між людсь­кою діяльністю та навколишнім середовищем. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• впливу людської діяльності на навколишнє середовище;

• взаємодії екосистем;

• складових навколишнього середовища (наприклад, повітря, води, фунту);

• управління природними ресурсами (наприклад, викопним паливом, водою, флорою і фауною);

• загальних методів охорони навколишнього середовища.

3. Технічні та екологічні аспекти функціонування: щоб аудитор був у змозі осягнути взаємов­плив діяльності, продукції, робіт та послуг об'єкта аудиту і навколишнього середовища. У цій сфері треба мати знання та вміння щодо:

• термінології предметної галузі;

• екологічних аспектів та впливів;

• методів оцінювання значущості екологічних аспектів;

• критичних характеристик процесів функціонування, продукції та послуг;

• засобів моніторингу та вимірювання;

• технології запобігання забрудненню.

Аудиторам треба мати освіту, досвід, аудиторську підготовленість і досвід проведення аудитів, як описано нижче.

1. їм треба пройти навчання, достатнє для набуття знань та вмінь, описаних у 7.3.

2. їм треба мати досвід роботи, який сприяє підвищенню знань та вмінь, описаних у 7.3.3 і 7.3.4. Цей досвід може бути отриманий на посаді за технічною, управлінською чи фаховою спеціальністю, і пов’язаній з прийняттям рішень, вирішенням проблем та спілкуванням з іншим управлінським пер­соналом, фахівцями, колегами, замовниками і (або) іншими зацікавленими сторонами.

Частину досвіду роботи треба набути на посаді, на якій виконувана діяльність сприяє розвитку знань та вмінь:

— у сфері управління якістю — для аудиторів системи управління якістю;

— у сфері екологічного управління — для аудиторів системи екологічного управління.

3. їм треба пройти аудиторське підготування, яке сприяє розвитку знань та вмінь, описаних у 7.3.1, а також у 7.3.3 і 7.3.4. Таке підготування може забезпечити організація, в якій працює осо­ба, або стороння організація.

4. їм треба набути досвід проведення аудитів у межах аудиторської діяльності, описаної в розділі 6. Цей досвід треба набувати під керівництвом та наглядом аудитора з компетентністю керівника групи з аудиту тієї самої спеціалізації.

Примітка. Ступінь керування та нагляду (тут і далі в 7.4.2, 7.4.3 і таблиці 1), потрібні під час аудиту, визначають відпо­відальний за програму аудиту і керівник групи з аудиту. Це не означає здійснення постійного нагляду та не вимагає обов’яз­кового призначення будь-кого виключно для виконання цього завдання.

Керівнику групи з аудиту треба набути додатковий досвід з проведення аудитів з тим, щоб розви­нути знання та вміння, описані в 7.3.2. Цей додатковий досвід треба набувати, виконуючи обов’язки керівника групи з аудиту під керівництвом та наглядом іншого аудитора, який має компетентність керівника групи з аудиту.

Якщо аудитори системи управління якістю або аудитори системи екологічного управління бажають стати аудиторами за другою спеціалізацією, їм треба:

1. пройти підготування та набути досвід роботи, необхідні для оволодіння знаннями та вміння­ми за другою спеціалізацією;

2. провести аудити, що охоплюють систему управління за другою спеціалізацією, під керівниц­твом та наглядом аудитора з компетентністю керівника групи з аудиту за другою спеціалізацією.

Керівник групи з аудиту за однією спеціалізацією, щоб бути керівником групи з аудиту за дру­гою спеціалізацією, має відповідати вищенаведеним вимогам.

Організації треба встановити рівні освіти, досвіду роботи, аудиторської підготовленості та дос­віду проведення аудитів, потрібні аудитору для набуття необхідних за програмою аудиту знань та вмінь, застосовуючи кроки 1 і 2 процесу оцінювання, описаного у 7.6.2.