Страница 4: ДСТУ ISO 19011:2003. Настанови щодо здійснення аудитів систем управління якістю і (або) екологічного управління (62835)

У багатьох випадках, наприклад, для внутрішніх аудитів у малій організації, попередня на­рада може передбачати лише повідомлення про проведення аудиту і роз’яснення характеру аудиту.

Для інших видів аудитів нарада має бути офіційною і належним чином запротокольована. На попередній нараді під головуванням керівника групи з аудиту треба розглянути, за необхі­дності, такі питання:

1. представлення учасників з окресленням їхніх ролей;

2. підтвердження цілей, сфери та критеріїв аудиту;

3. підтвердження графіка проведення аудиту та інших відповідних домовленостей з об'єктом аудиту щодо, наприклад, дати та години заключної наради, будь-яких проміжних нарад за уча­стю групи з аудиту та керівництва об'єкта аудиту, а також будь-яких останніх змін;

4. методи і методики, які використовуватимуть під час проведення аудиту, а також доведен­ня до відома об’єкта аудиту, що доказ аудиту базуватиметься лише на частині наявної інфор­мації і тому для аудита є характерним елемент невизначеності;

5. підтвердження офіційних способів обміну інформацією між групою з аудиту і об'єктом аудиту;

6. підтвердження вибору мови, яку використовуватимуть під час аудиту;

д) підтвердження того, що під час аудиту об’єкт аудиту отримуватиме всю інформацію про хід виконання аудиту;

8. підтвердження наявності ресурсів і забезпеченості умовами роботи, потрібних групі з аудиту;

9. підтвердження того, що є предметом конфіденційності;

10. підтвердження відповідних дій, пов’язаних з охороною праці, аварійними ситуаціями та особистою безпекою для групи з аудиту;

11. підтвердження наявності, ролей та особистостей будь-яких супроводжувальних осіб;

І) метод звітування, включаючи градацію невідповідностей;

т) інформацію про умови, за яких аудит може бути припинений;

п) інформацію про порядок подання апеляцій стосовно проведення аудиту чи його висновків.

Залежно від сфери та складності аудиту під час аудиту може виникнути необхідність в офі­ційному обміні інформацією як між членами групи з аудиту, так і з об’єктом аудиту.

Групі з аудиту треба періодично проводити наради для обміну інформацією, оцінювання ходу виконання аудиту І перерозподілу, у разі потреби, робочих завдань між членами групи з аудиту.

Під час аудиту керівнику групи з аудиту треба періодично інформувати об’єкт аудиту і, за не­обхідності, замовника аудиту про хід виконання аудиту та будь-які проблеми. Про зібрані під час аудиту докази, які свідчать про безпосередній та значний ризик (наприклад, пов’язаний з безпе­кою, навколишнім середовищем або якістю), треба невідкладно повідомити об'єкт аудиту і, за не­обхідності, замовника аудиту. Питання поза сферою аудиту, що викликають будь-яку стурбованість, треба нотувати і доповідати про них керівнику групи з аудиту для можливого інформування замов­ника аудиту і об'єкта аудиту.

У разі, коли наявний доказ аудиту свідчить про неможливість досягнення цілей аудиту, кері­внику групи з аудиту треба доповісти про причини цього замовнику аудиту і об'єкту аудиту для ви­значання відповідної дії. Такою дією може бути повторне підтвердження чи змінення плану ауди­ту, зміни у цілях аудиту чи сфері аудиту або припинення аудиту.

Замовнику аудиту і, за необхідності, об’єкту аудиту треба аналізувати та схвалювати будь-яку потребу у внесенні змін до сфери аудиту, яка може ставати очевидною під час здійснення ауди­торської діяльності на місцях.

Супроводжувальні особи і спостерігачі можуть супроводжувати групу з аудиту, але вони не входять до її складу. Вони не повинні впливати на проведення аудиту або втручатися в нього.

Супроводжувальним особам, призначеним об’єктом аудиту, треба сприяти роботі групи з аудиту і діяти за вказівкою керівника групи з аудиту. Супроводжувальні особи можуть бути відповідальними за:

1. встановлювання контактів і часу для опитування;

2. підготування відвідувань конкретних місць організації або організації в цілому;

3. ознайомлення членів групи з аудиту з правилами охорони праці та особистої безпеки і їх дотримання;

4. засвідчення результатів аудиту від імені об’єкта аудиту;

5. надання пояснень чи допомоги у збиранні Інформації.

Під час аудиту відповідним відбором треба збирати інформацію згідно з цілями, сферою та критеріями аудиту, включаючи інформацію щодо зв'язків між функціями, видами діяльності та про­

цесами і перевіряти її. Лише інформація, яку можна перевірити, може бути доказом аудиту. Тре­ба реєструвати доказ аудиту.

Доказ аудиту базується на частині наявної інформації. Тому для аудиту є характерним еле­мент невизначеності, і тим, хто діє за висновками аудиту, треба це усвідомлювати.

На рисунку 3 подано загальний опис процесу аудиту від збирання інформації до подання вис­новків аудиту.

Методи збирання інформації містять:

• опитування;

• спостереження за діяльністю;

• аналізування документів.

Доказ аудиту

Рисунок 3 — Загальний опис процесу аудиту від збирання інформації до подання висновків аудиту

Практична допомога. Джерела інформації

Вибрані джерела інформації можуть різнитися залежно від сфери та складності аудиту і мо­жуть містити:

1. опитування працівників та інших осіб;

2. спостереження за діяльністю, виробничим середовищем та умовами;

3. документи, такі, як політика, цілі, плани, методики, стандарти, інструкції, ліцензії та доз­воли, технічні умови, креслення, контракти і замовлення;

4. протоколи, такі, як протоколи контролю, протоколи нарад, звіти про аудит, протоколи за програмами моніторингу і результати вимірювання;

5. зведені дані, результати аналізування і показники діяльності;

6. інформацію про програми об’єкта аудиту щодо відбирання зразків і про методики з управ­ління процесами відбирання зразків та вимірювання;

д) повідомлення з інших джерел, наприклад, зворотний зв’язок із замовниками, іншу відпо­відну інформацію від зовнішніх сторін та рейтинг постачальників;

8. комп’ютерні бази даних і веб-сайти.

Практична допомога. Опитування

Опитування є одним із важливих засобів збирання інформації і його треба проводити у спосіб, прийнятний для ситуації та особи, яку опитують. Проте аудитору треба враховувати, що: а) опитування треба проводити з особами відповідних рівнів та функціональних обов'язків у межах сфери аудиту;

8. опитування слід проводити у звичайний робочий час і, якщо можливо, на робочому місці особи, яку опитують;

9. до початку та під час опитування треба докладати всіх зусиль для створення невимуше­ної атмосфери для особи, яку опитують;

10. треба пояснювати причину опитування та необхідність ведення будь-яких записів;

11. опитування може починатися з прохання до осіб розповісти про свою роботу;

12. треба уникати запитань, що впливають на відповідь (тобто навідних запитань);

д) результати опитування треба підсумовувати та переглядати за участю особи, яку опиту­вали;

h) треба подякувати особам, яких опитували, за їхню участь та співпрацю.

Для підготування даних аудиту треба оцінити доказ аудиту за критеріями аудиту. Дані ауди­ту можуть вказувати або на відповідність, або на невідповідність критеріям аудиту. Якщо це пе­редбачено цілями аудиту, то за даними аудиту можна визначати можливість для поліпшення.

Для аналізування даних аудиту групі з аудиту треба, у разі потреби, збиратися на відповід­них стадіях здійснення аудиту.

Відповідність критеріям аудиту треба підсумовувати із зазначенням місць, функцій або про­цесів, аудит яких було проведено. Якщо це передбачено планом аудиту, конкретні дані аудиту про відповідність та їхні лідтверджувальні докази треба також реєструвати.

Невідповідності та їхні лідтверджувальні докази аудиту треба реєструвати. Невідповідності можуть бути зазначені за градацією. їх треба аналізувати за участю об'єкта аудиту для отриман­ня визнання того, що доказ аудиту є правильним і невідповідності є зрозумілими. Треба доклада­ти всіх зусиль для узгодження думок стосовно доказу аудиту і (або) даних аудиту, а всі розбіжності треба реєструвати.

Групі з аудиту треба перед заключною нарадою провести нараду з тим, щоб:

1. проаналізувати зібрані під час аудиту дані аудиту та будь-яку іншу відповідну інформацію на відповідність цілям аудиту;дійти згоди щодо висновків аудиту, враховуючи притаманну процесу аудиту невизначеність;

2. підготувати рекомендації, якщо це передбачено цілями аудиту;

3. обговорити подальші дії після аудиту, якщо це передбачено планом аудиту.

Практична допомога. Висновки аудиту

Висновки аудиту можуть висвітлювати такі аспекти:

1. ступінь відповідності системи управління критеріям аудиту;

2. фактичне впровадження, підтримування та поліпшення системи управління;

3. здатність процесу аналізування з боку керівництва забезпечувати постійну придатність, відповідність, результативність та постійне поліпшення системи управління.

За висновками аудиту можна надавати рекомендації стосовно поліпшень, ділових зв'язків, сертифікації/реєстрації або подальшої аудиторської діяльності, якщо це передбачено цілями аудиту.

6.5.7 Проведення заключної наради

Заключну нараду треба проводити під головуванням керівника групи з аудиту для представ­лення даних аудиту та висновків аудиту таким чином, щоб їх зрозумів та підтвердив об’єкт ауди­ту, і, якщо необхідно, для погодження терміну, в який об'єкт аудиту подає план коригувальних та запобіжних дій. На заключній нараді мають бути представники об'єкта аудиту, а також на неї мо­жуть бути запрошені представники замовника аудиту та інших сторін. Якщо необхідно, керівнику групи з аудиту треба повідомити об'єкт аудиту про ситуації під час аудиту, які можуть послабити довіру до висновків аудиту.

У багатьох випадках, наприклад, для внутрішніх аудитів у малих організаціях, заключна на­рада може передбачати лише повідомлення про дані та висновки аудиту.

В інших ситуаціях заключну нараду треба проводити офіційно і протоколювати з реєструван­ням присутніх.

Усі розбіжності щодо даних аудиту і (або) висновків аудиту між групою з аудиту і об’єктом ауди­ту треба обговорити і, за можливості, погодити. У разі їхнього непогодження треба внести в про­токол точки зору обох сторін.

Треба подати рекомендації щодо поліпшення, якщо це передбачено цілями аудиту. У цьому випадку треба підкреслити, що рекомендації не носять обов'язкового характеру.

6.6 Підготування, схвалення та розсилання звіту про аудит

Відповідальним за підготування звіту про аудит та за його зміст має бути керівник групи з аудиту.

У звіті про аудит треба забезпечити повний, точний, стислий та чіткий опис проведеного ауди­ту і включити або навести посилання на:

1. цілі аудиту;

2. сферу аудиту, зокрема ідентифікацію організаційних та функціональних підрозділів або процесів, аудит яких здійснено, а також термін проведення аудиту;

3. ідентифікацію замовника аудиту;

4. ідентифікацію керівника групи з аудиту та її членів;

5. дати і місця проведення аудиту;

6. критерії аудиту;

д) дані аудиту;

8. висновки аудиту.

У звіті про аудит можливо також, за необхідності, включити або навести посилання на:

8. план аудиту;

9. перелік представників об’єкта аудиту;

10. підсумок процесу аудиту, у т. ч. невизначеність і (або) будь-які перешкоди, що мали місце, які могли б послабити достовірність висновків аудиту;

1. підтвердження того, що цілі аудиту були реалізовані в межах сфери аудиту відповідно до плану аудиту;

13. будь-які елементи, які не були охоплені, хоча вони й передбачені сферою аудиту;

14. будь-які неузгоджені розбіжності між групою з аудиту і об’єктом аудиту;

15. рекомендації щодо поліпшення, якщо це передбачено цілями аудиту;

16. погоджені плани щодо подальших дій, за необхідності;

17. підтвердження конфіденційності змісту;

г) перелік адресатів для розсилання звіту про аудит.

6.6.2 Схвалення та розсилання звіту про аудит

Звіт про аудит треба підготувати протягом погодженого терміну. Якщо це неможливо, про при­чини затримки треба повідомити замовника аудиту з подальшим погодженням нового терміну.

Звіт про аудит треба датувати, проаналізувати та схвалити згідно з методиками програми аудиту.

Схвалений звіт про аудит треба розіслати одержувачам, зазначеним замовником аудиту.

Звіт про аудит є власністю замовника аудиту. Членам групи з аудиту та всім одержувачам звіту треба дотримувати та забезпечувати конфіденційність звіту.

Аудит є завершеним, коли виконано всі роботи за планом аудиту і розіслано схвалений звіт про аудит.

Документи стосовно аудиту треба зберігати або знищити за згодою сторін-учасниць і відпо­відно до методик програми аудиту і застосовних законодавчих, регламентувальних та контракт­них вимог.