|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
9.5.3 |
Словниковий контроль Зауважено, що це допоміжний засіб до схем класифікації та індексації |
4.2.3 |
Словник |
|
4.2.3.1 |
Словниковий контроль — перелік санкціонованих заголовків Описано перелік санкціонованих заголовків |
||
|
4.2.3.2 |
Тезаурус Подано опис тезауруса |
||
|
4.3.4.2 |
Словниковий контроль Обумовлено рівні словникового контролю, необхідні в різних ситуаціях |
||
|
9.5.4 |
Індексування Висловлено заувагу щодо можливості ручного або автоматичного індексування та надано посилання на міжнародний стандарт |
4.3.4.3 |
Індексування Зазначено мету та засоби індексування. Подано перелік джерел позначення індексів |
|
9.5.5 |
Розміщування номерів та індексів Описано значення індексів для ідентифікації документів |
— |
Немає додаткових настанов |
|
9.6 |
Зберігання та обробляння Викладено засади зберігання документів у стані, придатному для користування |
4.3.7 |
Зберігання |
|
4.3.7.1 |
Рішення про зберігання службових документів Роз’яснено підстави для прийняття рішень про зберігання службових документів та використання аналізування ризиків. Описано чинники, які беруть до уваги під час вибору умов зберігання та обробляння документів |
||
|
4.3.7.2 |
Критерії оцінювання сховища Описано чинники, які беруть до уваги під час вибору сховища |
||
|
4.3.7.3 |
Зберігання у цифровому форматі Описано додаткові чинники, які беруть до уваги під час зберігання у цифровому форматі |
||
|
9.7 |
Доступ Доступ пов’язано з регулятивними вимо- гами та пояснено необхідність регулювання доступу. Визначено вимоги до контролювання доступу |
4.2.5 |
Схеми класифікації рівнів доступу та безпеки Визначено схему рівнів доступу та безпеки |
|
4.2.5.2 |
Розробляння класифікації рівнів безпеки та доступу Описано причини обмеженого доступу. Подано перелік джерел інформації про вимоги до забезпечування безпеки та доступу до службових документів. Пояснено необхідність створювання засад для визначання категорій працівників, рівнів доступу до документів та впроваджування контролю доступу та дотримання безпеки |
||
|
4.3.5 |
Класифікування рівнів доступу та безпеки Описано етапи, необхідні для впроваджування схеми класифікації рівнів доступу та безпеки і підкреслено необхідність постійного відстежування та контролювання |
||
Продовження таблиці А.1
|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента І короткий опис |
|
|
|
4.3.8 |
Користування службовими документами та контроль за їх обігом і виконанням Пояснено необхідність контролю за використанням та взаємозв'язок історії використання і забезпечення збереженості службових документів |
|
9.6 |
Контроль руху службових документів та користування ними |
4.3.8 |
Користування службовими документами та контроль за їх обігом та виконанням Зазначено основу для керування використанням службових документів шляхом контролю. Пояснено, як контроль може сприяти забезпеченню збереженості службових документів та показувати приклади використання службових документів Підкреслено необхідність систем контролю для виявляння місцезнаходження службових документів та відстежування їх використання |
|
9.8.1 |
Загальні засади Встановлено причини проведення контролю |
||
|
9.8.2 |
Контроль строків виконання дій зі службовими документами Визначено підстави для контролю строків виконання дій зі службовими документами |
||
|
9.8.3 |
Контроль за місцезнаходженням службового документа Встановлено підстави для контролю за місцезнаходженням службового документа |
||
|
9.9 |
Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано виконання рішень про передавання службових документів до іншого сховища або під інший контроль або вилучання їх для знищування. Встановлено принципи, яких треба дотримуватися під час знищування службових документів |
4.3.9 |
Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано процеси передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування |
|
4.3.9.2 |
Тривале зберігання Обов'язки та стратегії для тривалого зберігання |
||
|
4.3.9.3 |
Фізичне знищування Описано процеси фізичного знищування службових документів |
||
|
4.3.9.4 |
Передавання прав контролю за службовими документами або права власності на них Роз’яснено обставини, за яких може відбутися передавання прав контролю або власності. Описано питання звітності та контролю, яких треба дотримуватися |
||
|
9.10 |
Документальне оформлювання керування документаційними процесами Наголошено на вимозі документування та наявності повноважень для всіх процесів керування документаційними процесами |
4.2.4 |
Номенклатура справ Підкреслено необхідність формальної номенклатури справ |
|
4.2.4.3 |
Визначання строків зберігання службових документів Розглянуто номенклатуру справ та точно визначені строки передавання службових документів до архіву або вилучання для знищування |
||
|
4.3.2 |
Долучання службових документів Згадано про формальну номенклатуру справ |
||
Кінець таблиці А.1
|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
10 |
Відстежуваня та здійснювання перевіряння Викладено вимоги |
5 |
Відстежування та здійснювання перевіряння |
|
5.1 |
Загальні засади Встановлено причини, переваги та обов'язки програм відстежування |
||
|
5.2 |
Перевіряння відповідності Підкреслено необхідність показати, що доку- ментаційна система функціонує належним чином |
||
|
5.3 |
Сила доказовості Описано необхідність забезпечування того, щоб службові документи були прийняті судами |
||
|
5.4 |
Відстежування продуктивності праці Згадано про необхідність встановити рівні продуктивності праці під час оцінювання продуктивності системи |
||
|
11 |
Навчання Викладено вимоги |
6 |
Навчання |
|
6.1 |
Вступ Викладено цілі навчальних програм |
||
|
6.2 |
Вимоги до навчальних програм Описано засоби створення навчальних програм |
||
|
6.3 |
Персонал, який треба навчати Зазначено категорії персоналу |
||
|
6.4 |
Навчання фахівців з керування документа- ційними процесами У загальних рисах викладено ознаки фахово- навченого штату |
||
|
6.4.2 |
Методи навчання Подано методи навчання |
||
|
6.5 |
Оцінювання та переглядання навчання Визначено методи та переваги |
||
ДОДАТОК В
ПОРІВНЯННЯ СТРУКТУРНИХ ЕЛЕМЕНТІВ ISO 15489-2 ТА ISO 15489-1
Цей додаток містить перелік структурних елементів згідно з ISO 15489-2 та відповідні їм розділи і пункти, наведені в ISO 15489-1.
У кінці таблиці В.1 наведено структурні елементи згідно з ISO 15489-1, до яких додаткові настанови ISO 15489-2 відсутні.
Таблиця В.1 — Порівняння ISO 15489-2 та ISO 15489-1
|
ISO 15489-2 (Настанови) |
ISO 15489-1 (Основні положення) |
||
|
№ розділу або пункту |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ розділу або пункту |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
1 |
Сфера застосування |
1 |
Сфера застосування |
|
2 |
Політика та обов’язки |
6 |
Політика та обов’язки |
|
2.1 |
Вступ Підкреслено, що настанови поширюються на визначені та встановлені типи обов'язків |
6.1 |
Загальні засади Встановлено необхідність політики щодо керування документаційними процесами |
|
2.2 |
Положення політики з керування доку- ментаційними процесами Описано функції, взаємозв'язки з іншими документами та забезпечення |
6.2 |
Політика Визначено цілі та взаємозв'язки між діяльністю та вимогами регулятивного середовища |
|
2.3 |
Обов’язки |
6.3 |
Обов’язки Надано визначання та встановлювання відповідальності за політику |
|
2.3.1 |
Цілі визначання обов’язків та повноважень Зазначено цілі та обсяг ділових правил, потрібних для визначання обов'язків розпорядників документами |
||
|
2.3.2 |
Повноваження та обов’язки в межах організації Встановлено обов'язки різних категорій персоналу щодо керування документацій- ними процесами |
||
|
3 |
Стратегія, розробляння та впроваджування |
8.4 |
Методологія розробляння та впроваджування документаційних систем |
|
3.1 |
Вступ |
||
|
Зазначено, що у розділі 3 ґрунтовніше |
|||
|
викладено тільки положення підрозділу 8.4 |
|||
|
3.2 |
Розробляння та впроваджування документаційної системи |
||
|
Підкреслено відповідність між пунктами підрозділу 8.4 та назвами етапів у підрозділі 3.2 |
|||
|
3.2.2, Етап А |
Попереднє дослідження Ґрунтовніше викладено мету етапу та його зв’язок з Іншими етапами |
8.4 а) |
Попереднє дослідження |
|
3.2.3, Етап В |
Аналізування ділової діяльності Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
8.4 Ь) |
Аналізування ділової діяльності |
|
3.2.4, Етап С |
Встановляння вимог до службових документів Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
8.4 с) |
Встановляння вимог до службових документів |
|
ISO 15489-2 (Настанови) |
ISO 15489-1 (Основні положення) |
|||
|
№ розділу або пункту |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ розділу або пункту |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
|
3,2.5, Етап D |
Оцінювання наявних систем Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
8.4 d) |
Оцінювання наявних систем |
|
|
3.2.6, Етап Е |
Визначання стратегії виконання вимог до службових документів Зазначено чинники, що впливають на стратегію, описано можливі стратегії та можливу документацію |
8.4 е) |
Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів |
|
|
3.2.7, Етап F |
Розробляння документаційної системи Пояснено взаємозв’язок між етапом F та іншими етапами і подано список можливої документації |
8.4 f) |
Розробляння документаційної системи |
|
|
3.2.8, Етап G |
Впроваджування документаційної системи Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
8.4 g) |
Впроваджування документаційної системи |
|
|
3.2.9, Етап Н |
Аналізування після впровадження системи Перелічено дії, які треба виконати, та описано переваги |
8.4 h) |
Аналізування після впровадження системи |
|
|
4 |
Документаційні процеси та їх контролювання |
9 |
Керування документаційними процесами та їх контролювання |
|
|
4.1 |
Вступ Структура керування документаційними процесами та Настанови |
— |
Немає еквівалента |
|
|
4.2 |
Засоби |
|
Див також 9.10 Документальне оформлювання керування документаційними процесами Підкреслено необхідність документувати керування документаційними процесами |
|
|
4.2.1 |
Основні засоби Подано перелік засобів, використовуваних під час керування документаційними процесами та відбору, описаних у Настановах (класифікація напрямків ділової діяльності, номенклатура справ, схеми класифікації рівнів доступу та безпеки, тезаурус та глосарій термінів) |
|||
|
4.2.2 |
Класифікування напрямків ділової діяльності Наголошено на тому, що номенклатуру справ розробляють на підставі схеми класифікації напрямків діяльності |
9.5 |
Класифікування |
|
|
9.5.1 |
Класифікування напрямків ділової діяльності Зазначено переваги класифікування напрямків діяльності |
|||
|
4.2.2.2 |
Класифікування напрямків ділової діяльності організації Описано аналізування для забезпечування класифікування напрямків ділової діяльності організації та методи розробляння і схеми Див. також 8.3 ((Розробляння та впроваджування документаційних систем» |
9.5.2 |
Системи класифікації Визначено основу та необхідний рівень класифікації |
|
|
4.2.3 |
Словник |
9.5.3 |
Словниковий контроль Визначено мету словникового контролю |
|
|
4.2.3.1 |
Словниковий контроль — перелік санкціонованих заголовків Описано перелік санкціонованих заголовків |
|||
