Страница 10: ДСТУ 4423-2:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови (61951)

ISO 15489-2 (Настанови)

ISO 15489-1 (Основні положення)

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

4.2.3.2

Тезаурус

Подано опис тезауруса

—

Див також у розділі 9.5.3 Словниковий контроль

4.2.4

Номенклатура справ

Описано вимогу наявності формальних засобів

9.2

Визначання строків зберігання службових документів

Внесено підстави для визначання строків зберігання та тривалого зберігання

4.2.4.2

Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем

Викладено вимоги до аналізування ділової діяльності та оцінювання ризиків

4.2.4.3

Визначання строків зберігання службових документів

9.10

Документальне оформлювання керу­вання документаційними процесами

Описано номенклатуру справ

4.2.5

Схема класифікації рівнів доступу та безпеки

Викладено вимоги та рівень необхідної складності

9.7

Доступ

Описано регулятивні засади та процеси, що забезпечують доступ

4.25.2

Розробляння класифікації рівнів безпеки та доступу

Викладено вимоги до аналізування регуля­тивних засад функціонування організації, аналізування ділової діяльності та оціню­вання ризиків

4.3

Керування документаційними процесами Зазначено процеси (долучання, реєструван­ня, класифікування, визначання статусу пе­редавання до архіву або вилучання для знищування, класифікування доступу, збе­рігання, користування та встановлювання місцезнаходження, передавання до архіву або вилучання для знищування)

Немає еквівалента

4.3.2

Долучання службових документів

Наведено чинники, що впливають на долу­чання, методи та рівень деталізації

9.1

Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документа- ційної системи

Надано аналіз та підстави для долучання

9.3

Долучання службових документів до документаційних систем

Встановлено мету та методику

4.3.3

Реєстрування

Викладено методи та вимоги до метаданих

9.4

Реєстрування

Пояснено мету

4.3.4

Класифікування

Наведено визначання, етапи процесу та зазначено чинники, що впливають на рівень класифікації

9.5

Класифікування

9.5.1

Класифікування напрямків ділової діяльності

Встановлено переваги класифікування напрямків ділової діяльності

9.5.2

Системи класифікації

Зазначено на основу та необхідний рівень класифікації

ISO 15489-2 (Настанови)

ISO 15489-1 (Основні положення)

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

4.3.4.2

Словниковий контроль

Зазначено чинники, що впливають на рівень контролю

9.5.3

Словниковий контроль

Визначено мету словникового контролю

4.3.4.3

Індексування

Зазначено мету та засоби індексування.

Подано перелік джерел позначання індексів

9.5.4

Індексування

Висловлено заувагу щодо можливості ручного або автоматичного індексування та подано посилання на міжнародний стандарт

4.3.5

Класифікування рівнів доступу та безпеки

Аналізування для встановляння прав досту­пу та відповідальності за обмежування

9.7

Доступ

Описано регулятивні засади та процеси, що забезпечують доступ

4.3.6

Визначання статусу службових документтів для передавання їх на збе­рігання до архіву або вилучання для зни­щування

Описано процеси, необхідні для визначання

9.9

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

Подано перелік видів дій та принципів фізичного знищування документів

4.3.7

Зберігання

9.6

Зберігання та обробляння

Наведено огляд вимог

4.3.7.1

Рішення про зберігання службових документів Описано аналізування ризиків для прийнят­тя рішень щодо умов зберігання та харак­теристики документів, які беруть при цьому до уваги

4.3.7.2

Критерії оцінювання середовища

Наведено чинники, які характеризують схо­вище для належного зберігання службових документів

4.3.7.3

Зберігання у цифровому форматі Описано додаткову стратегію для збері­гання у цифровому форматі

4.3.8

Користування службовими документами та контроль за їх обігом і виконанням Наведено процеси, необхідні для організу- вання користування та контролювання

9.8

Контролювання руху службових документів та користування ними

9.8.1

Загальні засади

Визначено мету документування руху та користування

9.8.2

Контроль строків виконання дій зі службовими документами

Зазначено переваги контролювання руху службових документів під час робочих процесів

9.8.3

Контроль за місцезнаходженням службового документа

Визначено переваги документування фізичного місцезнаходження службових документів та вимоги до нього

4.3.9

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано процеси передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

9.9

Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Описано виконання рішень про переда­вання службових документів до іншого сховища або під інший контроль або вилучання їх для знищування.

Встановлено принципи, яких треба дотри­муватися лід час знищування службових документів

4.3.9.2

Тривале зберігання

Визначено обов'язки та стратегії для тривалого зберігання

ISO 15489-2 (Настанови)

ISO 15489-1 (Основні положення)

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

Ns розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

4.3.9.3

Фізичне знищування

Описано процеси фізичного знищування документів

4.3.9.4

Передавання прав контролю за службовими документами або права власності на них Роз’яснено обставини, за яких може відбу­тися передавання прав контролю або власності.

Описано питання звітності та контролю, яких треба дотримуватися

5

Відстежування та здійснювання перевіряння

10

Відстежування та здійснювання перевіряння

Викладено вимоги

5.1

Загальні засади

Встановлено причини для здійснювання програм відстежування

5.2

Перевіряння відповідності

Пояснено необхідність показати, що доку- ментаційна система функціонує належним чином

5.3

Сила доказовості

Зазначено, що службові документи мають бути прийняті судами

5.4

Відстежування продуктивності праці

Зазначено про необхідність оцінювання продуктивності системи

6

Навчання

11

Навчання

Викладено вимоги

6.1

Вступ

Викладено цілі навчальних програм

6.2

Вимоги до навчальних програм

Описано засоби створення навчальних програм

6.3

Персонал, який треба навчати

Зазначено категорії персоналу

6.4

Навчання фахівців з керування документаційними процесами

Зазначено завдання та навички, необхідні професійно навченому персоналу

6.4.2

Методи навчання

Наведено методи навчання

6.5

Оцінювання та переглядання навчання

Наведено методи та переваги

—

Бібліографія

2

Нормативні посилання

Наведено стандарти, використані в ISO 15489-1

Зауважено, що такі розділи та пункти, ви- кладені у ISO 15489-1, не мають відпо­відників у Настановах

3

Терміни та визначення понять

4

Переваги керування документаційними процесами

ISO 15489-2 (Настанови)

ISO 15489-1 (Основні положення)

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

№ розділу або пункту

Назва структурного елемента і короткий опис

5

Вимоги регулятивного середовища

7

Вимоги до керування документаційними процесами

8

Розробляння та впроваджування документаційних систем

8.1

Загальні засади

8.2

Характеристики документаційних систем

8.3

Розробляння та впроваджування документаційних систем

8.5

Припинення функціонування документаційних систем

9.5.5

Розміщування номерів та індексів