Страница 3: ДСТУ 4423-2:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови (61951)

Після завершення етапу Н організація матиме:

а) розроблену та прийняту методологію об’єктивного оцінювання документаційної системи, Ь) задокументовані діяльність системи і процес розробляння, та

с) поданий керівництву звіт про результати та рекомендації.

Оскільки робочі процеси та документаційні системи змінюються, треба періодично вживати заходів, описаних на етапах С—Н, як показано на рис.1.

4 ДОКУМЕНТАЦІЙНІ ПРОЦЕСИ ТА ЇХ КОНТРОЛЮВАННЯ

ISO 15489-1 надає рекомендації щодо здійснювання операцій з керування документаційни- ми процесами. Операції описано в лінійній послідовності. На практиці такої послідовності не дотримують. Окремі операції можуть відбуватися одночасно. Певні операції залежать від наявних засобів, послідовно використовуваних у процесах, описаних нижче.

Лінійну послідовність традиційно використовують для описання операцій з керування доку- ментаційними процесами, які стосуються документів, де інформація записана на паперовому носієві, тому що ці операції можна відокремити і часто вони розділені різними проміжками часу. В системах електронної документації рішення щодо долучання та класифікування, рівня доступу та строків зберігання зазвичай приймають на рівні створення документа, таким чином, ці про­цеси, з одного боку, більш видимі, а з іншого боку — одночасні. Звичайно, таке може бути і в документаційній системі з паперовим носієм.

Як правило, метадані про службові документи, притаманні документаційним системам з паперовим носієм, достатні, і в цьому може пересвідчитися будь-який користувач. У документа- ційних системах, де інформація записана на паперовому носієві, не потрібно точно встановлю­вати структуру, оскільки вона очевидна для користувача. Зміст службового документа можна шир­ше розкрити, використавши додаткові індекси. Контекст документа визначається низкою складних чинників, охоплюючи впроваджування системного контролю, але його також можна зрозуміти з фізичного місцезнаходження документа та розміщення стосовно інших документів. Системи електронної документації не мають таких метаданих і, щоб зробити ці метадані точними, треба застосовувати певні методи для долучання службових документів до системи. Системи електрон­ної документації, що забезпечують долучання службових документів, потребують конфігурації, яка б нагадувала про заповнювання необхідних для метаданих полів, або такої конфігурації, яка б створювала такі метадані автоматично. Сукупність метаданих, застосовуваних до електронних документів, більша, ніж метадані, що необхідні для документів, де інформація записана на папе­ровому носієві, оскільки в електронних системах всі елементи описання документа мають бути точно зазначені. Це залежить від попередньо розроблених правил, що визначають службові до­кументи, які треба долучити, та системи класифікації для такого визначення та доступу.

Цей розділ спрямовано не стільки на дотримування переліку операцій згідно з ISO 15489-1, скільки на рекомендації щодо впроваджування, визначаючи:

1. засоби, потрібні для різних операцій керування документаційними процесами, та їхнє розробляння,

2. чинники, що впливають на характер операцій керування документаційними процесами або визначають його в різних організаціях і на різних правових засадах, та

3. процеси, де використовують ці документи.

Основні засоби, використовувані під час керування документаційними процесами:

1. схема класифікації, розроблена згідно з напрямками діяльності організації,

2. номенклатура справ та

3. схема класифікації рівнів безпеки та доступу.

Організації можуть застосовувати додаткові специфічні засоби керування документаційними процесами:

1. тезаурус термінів, що застосовують в першу чергу, та

2. словник термінів або інший словниковий контроль.

Крім того, є інші засоби, неспецифічні для керування документаційними процесами, але вони можуть застосовуватися під час керування документаційними процесами:

1. аналізування регулятивної структури;

2. аналізування ризиків у діловій діяльності;

3. повноваження для делегування обов’язків в організації;

4. реєстр працівників та дозволів для користувачів системи.

Сфера застосування цього стандарту не поширюється на розробляння документів згідно з позиціями переліку а)—d).

4.2.2 Класифікування напрямків ділової діяльності

Система класифікації, пов’язана з діловими функціями, може забезпечити систематизова­ну структуру для керування документаційними процесами. Аналізування з метою розробляння класифікації напрямків діяльності визначає всі напрямки діяльності організації та їхнє місце у структурі її повноважень, декларованих або переданих, чи мету. Остаточно розроблена форма класифікування відображає функції, напрямки діяльності та операції організації. Це відображення можна використати для розробляння схеми класифікації службових документів та тезауруса, правил надання заголовків документам та їх індексування, визначання строків зберігання доку­ментів та класифікування доступу.

Системи класифікації надають організації інструмент, щоб:

1. організувати, описати та логічно поєднати свої службові документи,

2. поєднати і розділити міжгалузеві документи як внутрішні, так і зовнішні для організації, та с) надати, за потреби, можливості удосконаленого доступу, пошуку, користування та класи­фікування їхніх службових документів.

Підтримана такими засобами, як словниковий контроль, система класифікації забезпечує уніфікацію у наданні заголовків службовим документам та їх описуванні, що полегшує пошук службових документів і користування ними. Крім полегшення доступу та користування, систе­ми класифікації можна використати для забезпечення керування документаційними процесами, наприклад, зберігання та захисту, а також строків зберігання та передавання службових доку­ментів до архіву або вилучання їх для знищування.

Системи класифікації можуть відображати просту або складну структуру організації, для якої вони розроблені. Організації треба визначити рівень контролю класифікування, необхідний для реалізації цілей її діяльності, що базується на організаційних структурах, характері діяльності, звітності та застосовуваних технологіях.

Схему класифікації напрямків діяльності можна розробити, використовуючи методологію, описану в пунктах 3.2.2 та 3.2.3,

Проведення аналізування напрямків діяльності охоплює визначання та аналізування:

1. цілі та стратегії організації,

2. функцій організації, що забезпечують досягнення цих цілей та реалізацію стратегії,

3. напрямків діяльності організації, відповідно до її функцій,

4. робочих процесів, необхідних для виконання профільної діяльності та операцій,

5. всіх складових етапів, які містить операція,

6. всіх дій, які містить кожний складовий етап,

д) груп поточних дій в кожній операції, та

h) наявних службових документів в організації.

Результати аналізування можуть бути подані у вигляді ієрархії напрямків діяльності, яку, за потреби, доповнюють послідовним відображенням робочих процесів.

Системи класифікації можуть базуватися на аналізуванні робочих процесів, щоб службові документи та опис їх метаданих точно відображали ті процеси, які їх створили.

Структура системи класифікації зазвичай ієрархічна і відображає аналітичний процес таким чином:

1. Перший рівень зазвичай відображає ділову функцію.

2. Другий рівень базується на діях, що реалізують цю функцію.

3. Третій та інші послідовні рівні є подальшою деталізацією напрямку діяльності або гру­пи дій, здійснюваних у межах кожного напрямку.

Рівень деталізації системи класифікації організація обирає на свій розсуд, і він відображає складність функцій, здійснюваних в організації. Наприклад, ієрархія для персоналу може бути встановлена така:

1. Керування людськими ресурсами

   1. Визначання надбавок до заробітної плати

   2. Встановляння умов роботи

      1. Призначання

      2. Навчання

      3. Догляд за дітьми

      4. Гнучкий графік роботи

   3. Обчислювання відпусток

      1. Накопичування

      2. Право на допомогу

      3. Свята

   4. Набирання працівників

   5. Визначання розміру заробітної плати

      1. Відраховування

      2. Понаднормбва робота

      3. Винагорода

      4. Пенсія за віком

Системи класифікації забезпечують чітке визначання функцій та напрямків діяльності органі­зації. Вони не можуть завжди визначати кожну відому змінну величину, але можуть визначити певні групи. Наприклад, такі нагадування, як [Визначається періодом часу] або [Визначається клієнтом] можна використати в інструкції до схеми класифікації для диференціації рівнів кори­стування. Засоби, використовувані у подальшому (наприклад, покажчики), необхідні для пере­ліку кожної змінної величини, застосовної в організації.

Розробники систем класифікації мають дотримуватись таких положень:

1. Термінологія системи має базуватися на її ділових функціях та напрямках діяльності, а не на назвах підрозділів організації.

2. Системи специфічні для кожної організації та забезпечують послідовний і стандартизо­ваний шлях комунікації через підрозділи організації, використовуючи ту саму інформацію для виконання взаємопов'язаних функцій.

3. Вони ієрархічні, рух у них має відбуватися від найзагальнішого до найспецифічнішого поняття, тобто від загальної функції до специфічної дії, наприклад: Фінанси Аудит Зовнішній.

4. Вони містять точні терміни, використовувані в організації.

5. Вони містять великі групи та підгрупи, що охоплюють всі ділові функції та напрямки діяль­ності, які треба документувати.

6. Вони містять окремі групи.

д) їх розробляють, консультуючись з авторами службових документів.

h) Вони відображають зміни, які вносяться, щоб схема відповідала сучасним вимогам і відоб­ражала зміни у функціях та напрямках діяльності організації.

Перелік санкціонованих тематичних заголовків — це список термінів, взятих із термінів згідно зі схемою класифікації. Значення терміна не визначають і не показують зв’язки між термінами. Перелік дозволяє контролювати термінологію, використовувану для назв службових документів, встановлянням термінів, прийнятних для організації та використовуваних в її звичайній мові, контролюючи вживання синонімів, омонімів, скорочень та акронімів.

Тезаурус розробляють згідно з умовами і процедурами, задокументованими в ISO 2788.

Тезаурус — це контрольований список термінів, пов’язаних між собою семантичними, ієрар­хічними, асоціативними та іншими логічними зв’язками. Цей засіб застосовують як посібник для визначання термінів у разі класифікування конкретних службових документів.

У тезаурусі значення терміна точно визначено та показано ієрархічні зв’язки з іншими термі­нами. Тезаурус надає достатньо описів, щоб дозволити користувачам термінів, які не треба ви­користовувати, до санкціонованої термінології, прийнятої організацією. Крім того, щоб авто­матизувати керування іншими документаційними процесами, тезаурус можна пов’язати з такими засобами, як номенклатура справ або схеми класифікації доступу.

Найефективніше визначити, які службові документи долучати до документаційних систем та як довго їх зберігати, тоді, коли систематично це здійснюють згідно із законами та інструкція­ми (які можуть бути специфічними для певної країни, для різних видів документації або сфер діяльності, або пов’язаними з певними об'єктами).

Засоби для прийняття таких рішень можуть охоплювати інструкції, що ідентифікують служ­бові документи, які треба знищувати або долучати до документаційних систем, формально прий­няті переліки класів документів, строків зберігання та відповідних дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, що підлягають ухваленню зовнішньою повноважною установою, — номенклатуру справ. У деяких країнах повноваження з передавання службових документів до архіву та вилучання їх для знищування можуть встановлювати постійне зберігання як в самій організації, так і в окремій архівній установі.

Національний відхил

З метою прийняття таких рішень централізовано уповноважені архівні установи розробляють переліки видів служ­бових документів зі строками їх зберігання, що затверджують у порядку, визначеному нормативно-правовими актами. На підставі цих переліків в організації розроблюють номенклатуру справ — обов'язковий для кожної організації систе­матизований і проіндексований список назв службових документів (назв справ, що їх містять) із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатуру справ погоджують з уповноваженою архівною установою. Остаточне рішення щодо переда­вання службових документів до архіву організації або вилучання їх для знищування приймають в організації в резуль­таті експертизи цінності цих документів (див. 2.3.1 е); 4.2.4.3 е). Дії щодо передавання службових документів до архіву організації виписано в інструкції з діловодства організації і визначено на підставі правил роботи архівів.