Страница 7: ДСТУ 4423-2:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 2. Настанови (61951)

З появою нових технологій для зберігання електронних документів протягом тривалішого часу можуть бути використані й інші методи.

Щоб службові документи та пов’язані з ними метадані залишалися доступними і придатними для користування протягом всього періоду їх зберігання, процеси розробляння всіх систем мають охоплювати формулювання стратегій зберігання вилучених з документаційних систем електрон­них документів та пов’язаних з ними метаданих.

Службові документи, які через певний час мають бути знищені, слід зберігати, враховуючи настанову про регулярне знищування цих документів після закінчення строку зберігання (наприк­лад, щорічно).

Якщо службові документи передають до посередника, що надає послуги зберігання за межами організації, або до зовнішньої архівної установи, або на постійне зберігання, або з інших причин, між зберігачем(-ами) та стороною, що передає службові документи, укладають угоду, що формально задокументовує тривалі зобов'язання зберігати документи та відповідно ними керувати, забезпечуючи їхнє зберігання, передавання на постійне зберігання або вилучання для знищування та доступність.

Фізичне знищування службових документів здійснюють методами, що відповідають рівню конфіденційності. Організація може зберігати результати перевіряння, що документують всі випадки знищування службових документів. Також може бути необхідною згода відповідних по­вноважних органів. Знищування може здійснювати третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи. Для будь-яких випадків знищування документів третьою стороною необхідна на­явність сертифікатів.

Національний відхил

Фізичне знищування службових документів здійснюють відповідно до нормативно-правових актів. У передбачених цими актами випадках фізичне знищування службових документів погоджують з відповідною архівною установою. Організація повинна зберігати задокументовані свідчення про всі випадки знищування службових документів. Знищування може здійснювати також третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження.

Службові документи в електронній формі можна знищувати шляхом переформатування або перезаписування за гарантії, що переформатуванням ці документи не можна відновити. Наяв­ності інструкцій щодо знищування службових документів недостатньо для того, щоб забезпечити знищування всіх системних посилань до даних, долучених до програмного забезпечення системи. Резервні копії, що містять покоління даних системи, також треба переформатувати або пере- записати перед тим, як завершити ефективне знищування інформації на електронних носіях. Ефективною альтернативою є фізичне знищування носія інформації, особливо якщо знищуван­ня, переформатування або перезаписування або неприйнятні, або є небезпечними для знищу­вання цифрової інформації (наприклад, інформація, що зберігається на носії WORM [Write Once Read Many]).

Таке передавання прав власності або контролю за документами іншій організації може містити:

1. обов’язки, пов’язані з керуванням службовими документами,

2. передавання у регіон з дешевшою робочою силою або організації-підряднику,

3. передавання до сховища, або

4. передавання до архіву.

Ключовим елементом у зв’язку з передаванням прав власності на службові документи є визначання звітності за них. У цьому контексті виникають такі питання:

1. Чи була встановлена операційна та адміністративна необхідність передавання службо­вих документів з дотриманням відповідних повноважень?

2. Чи вирішені питання повноважень та звітності?

3. Чи взято до уваги вплив на службові документи організації, що передає службові документи?

4. Чи виконано поточні правові, політичні та регулятивні зобов’язання?

Якщо передають електронні документи, треба розглянути такі питання:

1. сумісність апаратного та програмного забезпечення;

2. метадані (контрольна та залежна від контексту інформація);

3. документація про бази даних (технічна інформація про обробляння даних та структуру даних);

4. ліцензійні угоди;

5. стандарти.

У таких випадках, коли документи передають з-під контролю або власності організації (наприклад, у випадку приватизації державних організацій), може знадобитися дозвіл уповнова­женої архівної установи. Коли державні документи, що містять особисту інформацію, повинні передаватися організаціям з іншим правовим статусом, треба враховувати ряд чинників (особливо у тих випадках, де треба застосовувати вимоги до свободи інформації та законодавство про дотримання таємниці приватного життя). За цих обставин мають бути забезпечені вимоги до зберігання службових документів, захисту особистої інформації та послідовного забезпечуван­ня доступу.

5. ВІДСТЕЖУВАННЯ ТА ЗДІЙСНЮВАННЯ ПЕРЕВІРЯННЯ

   1. Загальні засади

Відстежування та перевіряння документаційних систем здійснюють з таких причин:

1. щоб забезпечити відповідність запровадженим в організації нормам;

2. щоб забезпечити, що службові документи, за потреби, будуть прийняті в суді як свідчення;

3. щоб поліпшити діяльність організації.

У процесі нормальної ділової діяльності організації регулярно документують подробиці її звичайної діяльності та зберігають службові документи в документаційних системах.

Відстежування допомагає забезпечити тривалу юридичну підзвітність документаційних систем. Процеси відстежування документально оформлюють, щоб засвідчити узгодженість з процедурами та нормами політики, прийнятими в організації.

Вимогам такої корпоративної звітності найкраще відповідають систематичні програми відсте­жування, розроблені та спроектовані відповідно до чинних правил та інструкцій.

Якнайкраще здійснювати нагляд за відповідністю може кваліфікований працівник, самостійно доповідаючи вищому керівництву. Найприйнятніше, щоб це виконувала особа, яка розробляє або впроваджує системи відстежування, або особа, яка відповідає за керування службовими документами.

Відстежування треба здійснювати регулярно через проміжки часу, узгоджені та визначені політикою організації щодо керування документаційними процесами.

Правильне розробляння будь-якої документаційної системи потребує наявності свідчень про: а) розуміння організацією характеру своїх службових документів,

Ь) турботи організації про свої службові документи та забезпечування їх збереженості, с) процесів і технології діяльності та їх належного реалізування.

Крім того, фахівцям з документаційних процесів потрібні свідчення, щоб продемонструва­ти тривалу відповідність організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, особ­ливо у той час, коли працював інший персонал.

Принципи усталеної практики у діловодстві мають значення, навіть якщо ніколи не виник­не необхідність надавати електронні документи в суді. Зусилля та ресурси, потрібні для впроваджування усталеної практики матимуть позитивні наслідки для ділової діяльності, неза­лежно від того, позивалась організація чи ні.

Фахівцям з керування документаційними процесами треба усвідомлювати можливість пра­вових проблем, коли службові документи як доказ надають до суду, який діє за нормами статут­ного та загального права. Якщо у процесі судового розгляду виникає сумнів щодо цілісності або автентичності службового документа та через підозру про підроблення, неправомірність, непра­вильне функціювання або несправність системи, то значення або цінність цього документа як доказу може бути втрачена або принаймні зменшена на шкоду справі.

Фахівцям з керування документаційними процесами необхідно мати докази, щоб продемон­струвати і довести відповідність організації законодавству, політиці та процедурам за час існу­вання документаційної системи. Також має бути можливість показати, що система діяла відпо­відно до усталеної практики діяльності організації. Це засвідчать документи відстежування та пе­ревіряння процесів системи.

Відстежування продуктивності праці вимагає від організації встановити обов’язковий рівень продуктивності праці у таких показниках, як кількість та якість процедурних обов’язків та забез­печування захисту та цілісності системи і процесів. Функціювання системи регулярно і відповідно до встановленого порядку порівнюють із цими означеними очікуваннями та вимогами.

5. НАВЧАННЯ

   1. Вступ

В ISO 15489-1 описано необхідність для організації навчання всіх працівників, які створю­ють службові документи або користуються документаційною системою. Цей стандарт описує деякі вимоги до навчальної програми: до персоналу, який треба навчати; до навчання технічних спеціалістів; методів навчання та оцінювання і переглядання навчальних програм.

Навчальна програма має забезпечити розуміння функцій та переваг керування службовими документами в організації. Вона має роз’яснювати політику та містити процедури і процеси в контексті діяльності, що допоможе персоналу зрозуміти, що від нього вимагають. Найефектив­нішою програма буде тоді, коли вона пристосована до потреб певних груп працівників або, у деяких випадках, окремих працівників.

Для організації важливо встановити відповідальність керівника за впроваджування та вико­нання навчальних програм з керування документаційними процесами відповідного рівня та ви­ділити відповідні ресурси для забезпечування реалізації програм.

Щоб організувати повне навчання з керування документаційними процесами або окремих його напрямків, організація може скористатися послугами третьої сторони,

Формальна навчальна програма тільки тоді буде ефективною, коли працівники зможуть побачити, що керівний склад бере активну участь у запроваджуванні політики і процедур, що є складниками програми.

Важливо, щоб весь персонал з будь-яким рівнем відповідальності за службові документи навчався.

До такого персоналу належать:

1. менеджери, охоплюючи старших менеджерів,

2. працівники,

3. підрядники, розробники,

4. волонтери та

5. інший персонал, який має обов’язки створювати або використовувати інформацію служ­бових документів.

Організаціям необхідно забезпечити навчання всіх працівників, зайнятих у процесах, згідно з 2.3.2, щоб вони могли виконувати свої обов’язки.

Навчання фахівців керуванню документаційними процесами описано у 6.4.

Щоб реалізовувати програму керування документаційними процесами та здійснювати такі високотехнологічні процеси, як класифікування, підготовляння номенклатури справ та розроблян­ня документаційної системи, багатьом організаціям треба наймати персонал, що має фахову ква­ліфікацію з керування документаційними процесами або архівної справи. До відповідних техно­логічних навичок також належить розуміння функціювання електронних систем. Необхідно та­кож розуміти характер діяльності, цілі та робочі процеси організації.

Організація може на свій розсуд використати вже навчений штат, що полегшить використання прийнятних зовнішніх навчальних програм іншим персоналом, або найняти навчених і досвідчених підрядників або консультантів.

Методи навчання керуванню документаційними процесами можуть бути такими:

1. долучання цих питань до навчальних програм для працівників організації;

2. навчання в аудиторії для новачків або під час замінювання системи;

3. навчання без відриву від роботи та інструктаж, надані як частина офіційної програми або добре обізнаними працівниками середнього керівного складу чи фахівцями того самого рівня;

4. короткі навчальні заняття або семінари з окремих питань керування документаційними процесами;

5. листівки та буклети з короткими інструкціями «як робити», що описують певні аспекти політики або практики щодо організування роботи зі службовими документами;

6. комп'ютерні презентації, які можуть бути інтерактивними, доступними через корпоративну мережу або поширюватись на машинних носіях;

д) допоміжні тексти, надані комп’ютерною мережею;

h) навчальні курси, організовані навчальними закладами або фаховими організаціями. Вони можуть бути частиною загальної навчальної програми цих організацій і (або) бути розробленими на прохання іншої організації з урахуванням її особливих потреб.

6.5 Оцінювання та переглядання навчання

Оцінювання навчальної програми базується на подальшій успішній роботі працівника з документаційною системою. Це може вимагати оцінювання рівня отриманих знань через опе­раційні перевіряння документаційної системи у підрозділі організації. У програмі також треба передбачити відстежування та документування рівнів навичок працівників порівняно з вимога­ми, зазначеними у навчальній програмі.