---

зберігання у цифровому форматі 4.3.7.3

зміст (метадані) 4.3.2

знищування 4.3.9.3

індексування 4.3.4.3

див. також словниковий контроль

керівники виробничих підрозділів 2.3.2 с)

керування ризиками

рішення про долучання 4.2.4.2

зберігання 4.3.7

класифікування див. також ділова діяльність; індексування; схема класифікації рівнів доступу та безпеки; словниковий контроль процеси 4.3.4

контекст (метадані) 4.3.2

контроль див. процеси та контроль

контроль за обігом та виконанням службових документів 4.3.8

контроль, передавання 4.3.9.4

користування

зберігання 4.3.7.1 Ь)

організація 4.3.8

спектр використання 4.2.4.3 d)

метадані долучання 4.3.2

реєстрування 4.3.3

відстежування продуктивності праці 5.4

навчання розділ 6

наявні системи 3.2.5

оцінювання та аналізування 6.5

методи 6.4.2

персонал, який треба навчати 6.3

вимоги до навчальних програм 6.2

фахівці з керування документаційними процесами 6.4

носій див. зберігання

передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування

див. передавання до архіву або вилучання їх для знищування

персонал

див. працівники

повноваження

повноваження та обов’язки 2.3.2

положення політики 2.2

обов’язки, пов’язані зі службовими документами 2.3.2 d)

продуктивність праці, відстежування 5.4

процеси та контроль розділ 4

див. також долучання; передавання до архіву або вилучання для знищування; засоби; реєстрування; зберігання; контроль; використання

процеси керування документаційними процесами та їх контроль

див. процеси та контроль реєстрування 4.3.3

розробляння та впроваджування документаційної системи 3.2

розробники 2.3.2

сила доказовості 5.3

системи вільного пошуку тексту {пошуку повного тексту) 4.3.4.3

системи електронної документації 4.1

долучання 4.3.2

знищування службових документів 4.3.9.3

передавання 4.3.9.4

словниковий контроль 4.2.3

індексування 4.3.4.3

перелік санкціонованих заголовків 4.2.3.1

тезаурус 4.2.3.2

стратегії розділ З

стратегії забезпечування збереженості 4.3.9.2

строки зберігання тривале зберігання 4.3.9.2

визначання строків 4.2.4.3

структура (метадані) 4.3.2

суди, що діють згідно з нормами статутного та загального права (сила доказовості) 5.3

схема класифікації рівнів доступу та безпеки 4.2.5

розробляння 4.2.5.2

процеси 4.3.5

тезаурус 4.2.3.2

тематичні заголовки

санкціоновані 4.2.3,1

індексування 4.3.4.3

унікальні умовні позначення 4.3.3

упорядкування

див. класифікування

фахівці

див. фахівці з керування документаційними процесами

фахівці з керування документаційними процесами

повноваження та обов’язки

навчання

фізичне знищування

2.3.2 Ь)

6.4

4.3.9.З

ДОДАТОК НА (довідковий)

НАЦІОНАЛЬНІ СТАНДАРТИ УКРАЇНИ,
ЗГАРМОНІЗОВАНІ З МІЖНАРОДНИМИ СТАНДАРТАМИ

ДСТУ 4032-2001 (ISO 2788:1986) Інформація та документація. Одномовний тезаурус. Методика розроблення.

ДОДАТОК НБ
(довідковий)

ПЕРЕЛІК НАЦІОНАЛЬНИХ ВІДХИЛІВ ТА ЇХ ПОЯСНЕННЯ

Пункт (підпункт)

4.2.4 Номенклатура справ

Модифікація

Замінити «Засоби для прийняття таких рі­шень можуть містити інструкції, що ідентифі­кують службові документи, які треба знищу­вати або долучати до документаційних си­стем, формально прийняті переліки класів документів, строків зберігання та відповідних дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування, що підлягають ухваленню зовнішньою уповно­важеною установою, — номенклатуру справ. У деяких країнах повноваження з переда­вання службових документів до архіву та ви­лучання їх для знищування можуть встанов­лювати постійне зберігання як в організації, так і в окремій архівній установі».

Пояснення

Заміни зумовлено чинним в Ук­раїні порядком щодо розроблян­ня та функціонування норматив­них документів, які визначають строки зберігання документів

Пункт (підпункт}

Модифікація

Пояснення

на «З метою прийняття таких рішень центра­лізовано уповноважені архівні установи роз­робляють переліки видів службових докумен­тів зі строками їх зберігання, що затверджу­ють у порядку, визначеному нормативно- правовими актами. На підставі цих перелі­ків в організації розроблюють номенклатуру справ — обов’язковий для кожної організації систематизований і проіндексований список назв службових документів (назв справ, що їх містять) із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатуру справ погоджують з уповнова­женою архівною установою. Остаточне рі­шення щодо передавання службових доку­ментів до архіву організації або вилучання їх для знищування приймають в організації в результаті експертизи цінності цих доку­ментів (див. 2.3.1 е); 4.2.4.3 е)). Дії щодо передавання службових документів до архіву організації виписано в інструкції з діловод­ства організації і визначено на підставі пра­вил роботи архівів».

4.3.3 Реєстрування

4,3.9.3 Фізичне знищування

Вилучити речення «Є приклади, коли тра­диційно під час керування документаційними процесами для документаційних систем, де інформація записана на паперовому носієві, реєстрування не застосовують».

Замінити «Фізичне знищування службових документів здійснюють методами, що відпові­дають рівню конфіденційності. Організація може зберігати результати перевіряння, що документують всі випадки знищування служ­бових документів. Також може бути необхід­ною згода відповідних повноважних органів. Знищування може здійснювати третя сто­рона, яку найняли для виконання цієї роботи. Для будь-яких випадків знищування докумен­тів третьою стороною необхідна наявність сертифікатів».

на «Фізичне знищування службових докумен­тів здійснюють відповідно до нормативно- правових актів. У передбачених цими актами випадках фізичне знищування службових до­кументів погоджують з відповідною архівною установою. Організація повинна зберігати за­документовані свідчення про всі випадки зни­щування службових документів. Знищування може здійснювати також третя сторона, яку найняли для виконання цієї роботи і яка має на це відповідні повноваження».

Відповідно до нормативно-пра­вових актів України з організації роботи зі службовими докумен­тами реєстрування цих докумен­тів є обов’язковим процесом у документаційних системах

Фізичне знищування службових документів здійснюють в Україні відповідно до нормативно-пра­вових актів з регулювання орга­нізації роботи зі службовими до­кументами, а збереження задо­кументованих свідчень про всі ви­падки такого знищування є обо­в'язковим

УКНД 35.077.1; 01.140.20

Ключові слова: керування документаційними процесами, службовий документ, доку- ментаційна система, практична настанова, документаційний процес, розробляння, навчання.

Редактор В. Кириленко
Технічний редактор О. Марченко
Коректор О. Ніколаєнко
Верстальник Т. Шишкіна

Підписано до друку 09.07.2007. Формат 60 х 84 1/8.

Ум. друк. арк. 5,58. Зам. 23 & О Ціна договірна.

Відділ редагування нормативних документів ДП «УкрНДНЦ»
03115, м. Київ, вул. Святошинська, 2