Ефективність та дієвість програм навчання керуванню документаційними процесами зростатиме, якщо їх регулярно переглядати та надавати звіти керівництву організації.
Також необхідно оцінювати рівень задоволеності стажерів курсами та іншими видами навчання.
Важливо, щоб оцінення та переглядання навчальних програм супроводжувалися необхідним коригуванням програми, а ті, хто вже пройшов навчання, одержали новітню інформацію.
Під час оцінювання будь-яких порушень звітності доцільно дослідити, який аспект керування документаційними процесами міг бути причиною порушення.
ДОДАТОКA
ПОРІВНЯННЯ ISO 15489-1 TA ISO 15489-2
У ЧАСТИНІ КЕРУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ
У таблиці А.1 наведено зв’язок між двома документами ISO 15489-1 та ISO 15489-2, щоб користувачі могли легко встановити:
а) де в ISO 15489-2 наведено додаткові рекомендації з питань керування документаційними процесами, описаними в ISO 15489-1,
в) конкретний структурний елемент в ISO 15489-1, якого стосується структурний елемент, наведений у ISO 15489-2.
Ця частина ISO 15489 не надає додаткових настанов до кожного розділу або пункту ISO 15489-1.
Таблиця А.1 —Порівняння ISO 15489-1 та ISO 15489-2 у частині керування документаційними
процесами
|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
|||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
|
1 |
Сфера застосування Для ДСТУ ISO 15489-1 |
1 |
Сфера застосування Для Настанов |
|
|
2 |
Нормативні посилання Наведено стандарти, використані у ДСТУ ISO 15489-1 |
— |
Бібліографія Подано список публікацій, на які є посипання у тексті |
|
|
3 |
Терміни та визначення понять |
Немає додаткових термінів або визначень |
||
|
4 |
Переваги керування документаційними процесами |
Немає додаткових настанов |
||
|
5 |
Вимоги регулятивного середовища |
Немає додаткових настанов |
||
|
6 |
Політика та обов’язки |
2 |
Політика та обов’язки |
|
|
6.1 |
Загальні засади Встановлено необхідність політики щодо керування документаційними процесами |
2.1 |
Вступ Підкреслено, що настанови поширюються на визначені та встановлені типи обов’язків |
|
|
6.2 |
Політика Визначено цілі та взаємозв’язок між діяльністю та вимогами регулятивного середовища |
2.2 |
Положення політики з керування документаційними процесами Описано функції, взаємозв’язки з іншими документами та забезпеченням |
|
|
6.3 |
Обов’язки Наведено визначення та встановлювання відповідальності за політику |
2.3 |
Обов’язки |
|
|
2.3.1 |
Цілі визначання обов'язків та повноважень Описано цілі та обсяг ділових правил, потрібних для визначання обов’язків розпорядників документами |
|||
|
2.3.2 |
Повноваження та обов’язки в межах організації' Встановлено обов’язки різних категорій персоналу щодо керування документаційними процесами |
|||
|
7 |
Вимоги до керування документаційними процесами |
— |
Немає додаткових настанов |
|
|
8 |
Розробляння та впроваджування документаційних систем |
Немає подібного заголовка |
||
|
8.1 |
Загальні засади |
Немає додаткових настанов |
||
|
8.2 |
Характеристики документаційних систем |
Немає додаткових настанов |
||
Продовження таблиці А.1
|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
8.3 |
Розробляння та впроваджування документаційних систем |
|
Немає додаткових настанов |
|
8.4 |
Методологія розробляння та впроваджування документаційних систем |
3 |
Стратегія, розробляння та впроваджування |
|
3.1 |
Вступ Зазначено, що у розділі 3 ґрунтовніше викладено тільки положення підрозділу 8.4 |
||
|
3.2 |
Розробляння та впроваджування документаційної системи Зазначено відповідність між номерами підрозділів у підрозділі 8.4 та назвами етапів у підрозділі 3.2 |
||
|
8.4 а) |
Попереднє дослідження |
3.2.2 Етап А |
Попереднє дослідження Ґрунтовніше викладено мету етапу та його зв'язок з іншими етапами |
|
8.4 Ь) |
Аналізування ділової діяльності |
3.2.3 Етап В |
Аналізування ділової діяльності Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
|
8.4 с) |
Встановляння вимог до службових документів |
3.2.4 Етап С |
Встановляння вимог до службових документів Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
|
8.4 d) |
Оцінювання наявних систем |
3.2.5 Етап D |
Оцінювання наявних систем Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
|
8.4 е) |
Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до службових документів |
3.2.6 Етап Е |
Визначання стратегії виконання вимог до службових документів Зазначено чинники, які впливають на стратегію, описано можливі стратегії та можливу документацію |
|
8.4 f) |
Розробляння документаційної системи |
3.2.7 Етап F |
Розробляння документаційної системи Пояснено взаємозв'язок між етапом F та іншими етапами і подано список можливої документації |
|
8.4 g) |
Впроваджування документаційної системи |
3.2.8 Етап G |
Впроваджування документаційної системи Ґрунтовніше викладено мету етапу та подано перелік можливої документації |
|
8.4 h) |
Аналізування після впровадження системи |
3.2.9 Етап Н |
Аналізування після впровадження системи Перелічено дії, які треба виконати, та описано переваги |
|
8.5 |
Припинення функціонування документаційних систем |
— |
Немає додаткових настанов |
|
9 |
Керування документаційними процесами та їх контролювання Тільки заголовок |
4 |
Документаційні процеси та їх контролювання |
|
4.1 |
Вступ Пояснено послідовність керування документаційними процесами, відмінності між мета- даними документів, де інформація записана на паперових носіях, та документів у електронних системах, а також побудова розділу 4 у Настановах |
||
|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
|
|
4.2 |
Засоби |
|
4.2.1 |
Основні засоби Подано перелік засобів, використовуваних в операціях керування документа цій ними процесами та відбирання, описаних у Настановах (класифікація напрямків ділової діяльності, номенклатура справ, схеми класифікації рівнів доступу та безпеки, тезаурус та глосарій термінів) |
||
|
4.3 |
Керування документаційними процесами Вступ та перелік процесів |
||
|
9.1 |
Визначання службових документів, що підлягають долучанню до документа- цінної системи Аналізування ризиків щодо долучання, динамічний характер документів та необхідність метаданих |
4.2.4 |
Номенклатура справ Пояснено, що долучання документів треба здійснювати систематично |
|
4.2.4.2 |
Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем Описано, що процес визначання документів для долучання потребує визначання функцій та напрямків ділової діяльності. Зазначено процеси, необхідні для визначання потреби у долучанні. Підкреслено необхідність використання аналізу ризиків для прийняття рішень про долучання документів |
||
|
4.3.6 |
Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування Вказано процеси, необхідні для визначання статусу документів для передавання до архіву або вилучання для знищування на рівні долучання, особливо в електронному середовищі |
||
|
9.2 |
Визначання строків зберігання службових документів Описано чинники, що впливають на строки зберігання, підстави для визна- чання строків зберігання та види документів, що потребують тривалого зберігання |
4.2 |
Засоби |
|
4.2.1 |
Основні засоби Згадано номенклатуру справ |
||
|
4.2.2 |
Класифікування напрямків ділової діяльності Наголошено на тому, що номенклатуру справ розробляють на підставі схеми класифікації напрямків діяльності |
||
|
4.2.4 |
Номенклатура справ Описано номенклатуру справ |
||
|
4.2.4.2 |
Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем Пояснено, що визначання строків зберігання службових документів вимагає визначання функцій та напрямків діяльності. Підкреслено необхідність чітко встановлених строків зберігання |
||
|
4.2.4.3 |
Визначання строків зберігання службових документів Проведено аналізування, необхідне для визначання строків зберігання, з прикладами. Надано опис строків зберігання |
||
Продовження таблиці А.1
|
ISO 15489-1 (Основні положення) |
ISO 15489-2 (Настанови) |
|||
|
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
№ структурного елемента |
Назва структурного елемента і короткий опис |
|
|
|
|
4.3.6 |
Встановляння статусу службових документів для передавання їх на зберігання до архіву або вилучання для знищування Наведено процеси, пов’язані з класифікуванням, основаним на напрямках діяльності, із статусом для передавання до архіву або вилучання їх для знищування, особливо в електронному середовищі |
|
|
4.3.9 |
Передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування Пояснено, як передавати службові документи до архіву або вилучати їх для знищування |
|||
|
9.3 |
Долучання службових документів до документаційних систем Подано перелік цілей та методика |
— |
Див. також 4.2.4.2 Визначання службових документів, які треба долучати до документаційних систем |
|
|
4.3.2 |
Долучання службових документів Описано процеси долучання, наведено приклади документів, які не треба долучати як службові. Описано методи долучання до паперових та електронних документаційних систем та необхідні метадані |
|||
|
9.4 |
Реєстрування Визначено процеси реєстрації та пояснено мету |
4.3.3 |
Реєстрування Деталізовано процес, описано метадані та визначено необхідний мінімум метаданих |
|
|
9.5 |
Класифікування |
3.2.2 |
Етап А. Попереднє дослідження Описано роботу, що передує розроблянню схеми класифікації напрямків ділової діяльності |
|
|
9.5.1 |
Класифікування напрямків ділової діяльності Пояснено використання схеми класифікації напрямків ділової діяльності |
3.2.3 |
Етап В, Аналізування ділової діяльності Пояснено мету аналізування ділової діяльності для розробляння документаційної системи; схему класифікації напрямків діяльності пов’язано з іншими видами документування ділових процесів. Надано перелік засобів, які можна розробити на основі схеми класифікації напрямків ділової діяльності |
|
|
9.5.2 |
Системи класифікації Підкреслено взаємозв’язок з напрямками ділової діяльності |
4.2.1 |
Основні засоби Зазначено основний засіб |
|
|
4.2.2 |
Класифікування напрямків ділової діяльності Пояснено характер та мету схеми класифікації напрямків діяльності |
|||
|
4.2,22 |
Класифікування напрямків ділової діяльності організації Пояснено, як проаналізувати та побудувати ієрархічну структурну схему. Подано перелік питань для настанови щодо розробляння схеми класифікації напрямків діяльності організації |
|||
