Міністерства й інші центральні органи виконавчої влади, які брали участь у створенні галузевих СФД, на початку поточного року видають розпорядчі документи щодо організації роботи підприємств, установ та організацій, документи яких замікрофільмовано та прийнято на державний облік і довгострокове зберігання, стосовно ведення СФД, зокрема внесення змін до мікрофільмів СФД, і надають інформацію з цього питання у Департамент СФД Укрдержархіву.
Спеціальна установа СФД складає графік виконання робіт щодо ведення СФД спеціальною установою СФД та надсилає його на погодження до Департаменту СФД Укрдержархіву. Форму графіка виконання робіт щодо ведення СФД спеціальною установою СФД наведено в додатку А.
Департамент СФД Укрдержархіву погоджує графік виконання робіт щодо ведення СФД спеціальною установою СФД та повертає його до спеціальної установи СФД.
Спеціальна установа СФД
інформує органи влади Автономної Республіки Крим, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, які брали участь у створенні обласних (регіональних) СФД, щодо потреби виконання роботи стосовно ведення СФД, зокрема внесення змін до мікрофільмів СФД, і надсилає їм витяги з графіка виконання робіт щодо ведення СФД спеціальною установою СФД;
подає постачальникам документів запити щодо потреби внесення змін до мікрофільмів СФД і планованого обсягу робіт.
Органи влади Автономної Республіки Крим, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування, які брали участь у створенні обласних (регіональних) СФД, видають розпорядчі документи щодо організування роботи підприємств, установ та організацій, документи яких замікрофільмовано та прийнято на державний облік і довгострокове зберігання, стосовно внесення змін до мікрофільмів СФД, і надають інформацію з цього питання до спеціальних установ СФД.
Огляд документації, закладеної до страхового фонду документації, щодо наявності змін
Щорічно, отримавши від міністерства чи іншого центрального органу виконавчої влади, органу влади Автономної Республіки Крим, місцевого органу виконавчої влади, органу місцевого самоврядування розпорядчий документ щодо організування роботи стосовно внесення змін до мікрофільмів СФД, постачальник документів утворює комісію, яка разом із представником державного замовника з оборонного замовлення (далі — представник замовника)1) виконують огляд документації, закладеної до СФД, щодо наявності змін, внесених після закладання документації до СФД.
Огляду підлягає закладена до СФД документація в повному обсязі.
Комісія оглядає документацію кожного виду на продукцію (об’єкт), аналізує обсяг та характер внесених змін і складає акти, у яких фіксує висновки щодо потреби внесення змін до мікрофільмів СФД й обсягу повторного мікрофільмування чинної документації. Форму акта наведено в додатку Б.
На кожен вид документації складають окремий акт, який має бути погоджено з представником замовника і затверджено керівником підприємства.
Акти на всі види документації на продукцію (об’єкт) складають, погоджують і затверджують одночасно.
Кожен акт складають у двох (трьох — за наявності представника замовника на підприємстві) примірниках і надають по одному примірнику
до Департаменту СФД Укрдержархіву;
представникові замовника на підприємстві.
Останній примірник акта залишають у постачальника документів.
Якщо внаслідок внесення змін до документації на продукцію (об’єкт) зі складу замікрофіль- мованого комплекту документації вилучають документи (без замінення чи із заміненням на інші), кадри мікрофільму СФД з їхніми мікрозображеннями підлягають анулюванню.
У цьому разі постачальник документів повинен скласти перелік документів, кадри з мікрозображеннями яких підлягають анулюванню (далі — перелік), до якого долучають вилучені зі складу комплекту документації на продукцію (об’єкт) і/або замінені документи.
Форму переліку документів, кадри з мікрозображеннями яких підлягають анулюванню, наведено в додатку В.
Порядок запису документів у переліку має відповідати порядку запису в комплектувальному документі СФД, складеному для попереднього мікрофільмування.
Запис документів, кадри мікрофільму СФД із мікрозображеннями, які підлягають анулюванню або повторному (додатковому) мікрофільмуванню, для кожного нового рулону починають із нового аркуша.
Планування робіт щодо внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації
Департамент СФД Укрдержархіву, отримавши акт із висновком про відповідність мікрофільмів СФД чинній документації, направляє його до належної бази зберігання СФД для обліку та зберігання його в установленому порядку відповідно до розділу 7.
У разі отримання акта з висновком про невідповідність мікрофільмів СФД чинній документації Департамент СФД Укрдержархіву направляє цей акт до належної спеціальної установи СФД для організування робіт щодо внесення змін до мікрофільмів СФД.
Спеціальна установа СФД, отримавши акт,
укладає з постачальником документів договір на виконання робіт щодо внесення змін до мікрофільмів СФД;
запитує дозвіл у Департаменті СФД Укрдержархіву щодо отримання потрібних мікрофільмів СФД.
Департамент СФД Укрдержархіву надає розпорядження відповідній базі зберігання СФД щодо надання спеціальній установі СФД мікрофільмів СФД для внесення змін.
Бази зберігання СФД виконують розпорядження Департаменту СФД Укрдержархіву.
Підготування документації для мікрофільмування та надання її до спеціальних установ страхового фонду документації України
Постачальник документів готує та відправляє комплект документів чи окремі документи на повторне мікрофільмування згідно з ДСТУ 33.105, ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107, ДСТУ 33.109, ДСТУ 33.112, ДСТУ 33.115 тощо залежно від виду документації.
Постачальник документів комплектує партію документації для повторного (додаткового) мікрофільмування з урахуванням змісту й компоновки мікрофільму СФД, до якого треба внести зміну (див. розділ 5).
У разі повторного мікрофільмування комплекту документації постачальник документів повинен скласти новий комплектувальний документ СФД згідно з ДСТУ 33.105, ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107, ДСТУ 33.109, ДСТУ 33.110, ДСТУ 33.112, ДСТУ 33.115 (залежно від виду документації), на титульному аркуші якого треба зробити позначку «Повторно у зв'язку з внесенням змін».
До комплектувального документа СФД заносять нові документи, долучені до цього комплекту документації, незалежно від того, чи було їх замікрофільмовано у складі документації на іншу продукцію (об'єкт), зазначаючи в колонці «Наявна» познаку мікрофільму, який містить мікрозображення цих документів.
Якщо повторному мікрофільмуванню підлягає документація на складову частину продукції (об’єкта) чи окремі документи, постачальник документів повинен внести зміни в комплектувальний документ СФД, складений під час закладання документації до СФД, і подати його разом із партією документів на мікрофільмування. Комплектувальним документом на партію документації є супровідний перелік згідно з ДСТУ 33.105, ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107, ДСТУ 33.109 та/або ДСТУ 33.112 залежно від виду документації.
До супровідного переліку на партію документації заносять та направляють на мікрофільмування долучені до комплекту документації нові документи й документи, до яких внесено зміни.
Для документів, до яких внесено зміни, у колонці «Примітка» зазначають номери змінених аркушів.
Комплект документації на продукцію (об’єкт) чи його складову частину, який відправляють на повторне мікрофільмування, має містити такі документи:
супровідний перелік на партію документів;
комплектувальний документ СФД:
перелік документів, кадри з мікрозображеннями яких підлягають анулюванню.
Мікрофільмування документації для внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації
Спеціальна установа СФД, отримавши комплект документації для повторного та/або додаткового мікрофільмування для внесення змін до мікрофільмів СФД, виконує роботи згідно з наведеним нижче порядком.
Проводить вхідне контролювання документації, поданої на повторне мікрофільмування, щодо її комплектності та придатності до мікрофільмування відповідно до вимог ДСТУ 33.105, ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107, ДСТУ 33.109, ДСТУ 33.112, ДСТУ 33.115 тощо залежно від виду документації у строк, який не перевищує 10 днів із моменту отримання документації.
У разі непридатності документації для виготовлення з неї документів СФД складають відповідний акт (у довільній формі) та повідомляють про це постачальника документів.
Якщо постачальник документів приймає рішення самостійно готувати до мікрофільмування документацію, надіслану на повторне мікрофільмування, її повертають постачальнику документів.
У разі визначення виконавцем підготування документації спеціальної установи СФД постачальник документів і спеціальна установа СФД укладають договір про підготування документації для виготовлення з неї документів СФД та виконують роботи згідно з договором.
У разі придатності документації для виготовлення з неї документів СФД спеціальна установа СФД у строк, передбачений договором, виконує повторне (додаткове) мікрофільмування поданої документації відповідно до вимог нормативних документів комплексу «Страховий фонд документації» та постачає документи СФД на базу зберігання СФД в установленому порядку разом із переліками й актами.
По закінченню мікрофільмування повертає постачальнику документів замікрофільмовану документацію згідно з ДСТУ 33.105, ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107, ДСТУ 33.109, ДСТУ 33.112, ДСТУ 33.115 тощо залежно від виду документації.
Внесення змін до мікрофільмів страхового фонду документації
Залежно від обсягу повторно замікрофільмованої документації зміну до мікрофільму СФД вносять відповідно до розділу 6.
Внесення змін до Державного реєстру документів страхового фонду документації України
Після внесення змін до мікрофільмів СФД необхідно також внести зміни до Державного реєстру документів страхового фонду документації України. Бази зберігання СФД надають інформацію щодо цього до Департаменту СФД Укрдержархіву в строк, який не повинен перевищувати 10 днів від дати прийняття на довгострокове зберігання мікрофільмів СФД зі змінами.
Департамент СФД Укрдержархіву за поданням баз зберігання СФД вносить зміни до Державного реєстру документів страхового фонду документації України в установленому порядку.
СПОСОБИ ВНЕСЕННЯ ЗМІН ДО МІКРОФІЛЬМІВ СТРАХОВОГО ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ
Зміни до мікрофільму СФД вносять одним із таких способів:
заміненням мікрофільму СФД повністю або його частин (рулонів, кадрів) новим мікрофільмом СФД (рулонами, кадрами), виготовленим повторним мікрофільмуванням документів, до яких внесено зміни;
анулюванням рулонів (кадрів);
додаванням рулонів (кадрів).
Спосіб внесення змін до мікрофільмів СФД залежить від кількості кадрів, які підлягають заміненню.
Замінення мікрофільму страхового фонду документації або його частини (рулонів, кадрів) новим мікрофільмом страхового фонду документації (рулонами, кадрами), виготовленим повторним мікрофільмуванням документів, до яких внесено зміни
Повторному мікрофільмуванню підлягає комплект замікрофільмованої документації повністю або його частина.
Комплект документації повністю повторно мікрофільмують у разі внесення змін до документації всіх видів із замікрофільмованого раніше комплекту.
Документацію, замікрофільмовану в конкретному рулоні, повністю повторно мікрофільмують у разі внесення змін у документи, кількість аркушів яких становить понад ЗО % від загальної кількості аркушів цієї документації.
Повторному мікрофільмуванню підлягають документи з внесеними змінами повністю.
Якщо кількість кадрів, які підлягають заміненню, становить менше ніж ЗО % від загальної кількості кадрів рулону, для внесення зміни до мікрофільму СФД виготовляють поправку та з’єднують її з рулоном у будь-який спосіб, офіційно прийнятий у державній системі СФД. Кадри рулону, які замінюють, підлягають анулюванню. У центрі кадру, який анулюють, просікають отвір діаметром від 2 мм до 3 мм.
Якщо кількість кадрів, які підлягають заміненню, становить ЗО % чи більше від загальної кількості кадрів рулону мікрофільму СФД (далі — рулону), а також, якщо кадр із мікрозображенням документа, до якого внесено зміну, розташовано в поправці, рулон підлягає заміненню новим рулоном. Замінюваний рулон анулюють в установленому в державній системі СФД порядку.
Кадр мікрофільму СФД, який містить мікрозображення кількох документів, анулюють, якщо хоча б один документ зазнав змін. У такому разі всі документи, замікрофільмовані в цьому кадрі, підлягають повторному мікрофільмуванню.
Документація, яка підлягає повторному мікрофільмуванню, за комплектністю, фізичним станом й оформленням, залежно від її виду має відповідати вимогам ДСТУ 33.105, ДСТУ 33.106, ДСТУ 33.107, ДСТУ 33.109, ДСТУ 33.110, ДСТУ 33.112, ДСТУ 33.115 тощо.
Анулювання кадрів (рулонів)
Якщо зміна правдника полягає у вилученні документа чи кількох документів із комплекту документації, зміну до мікрофільму СФД вносять анулюванням відповідних кадрів або рулонів.
До комплектувального документа СФД вносять відповідні зміни:
