---

Форма 4б>

Карточка учета МНЗ (лицевая сторона последующих листов)

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 46) указывают:

в графе «Архивное обозначение» — обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе «Вид МН» — код вида МН (см. п. 5.1 настоящего стандарта);

в графе «Инв. №» — регистрационный номер МН в инвентарной книге учета, МН и МНЗ;

в графах «Тип МН», «Длина, емкость МН», «Зав. №» — соответственно тип,, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе «Срок хранения» — дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе «№ акта, дата списания» — дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе «Дата создания» — дату первой записи на МН;

в графе «Идентификатор тома» — имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе «Код системы» —код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе «Основание» — обозначение документа, на основании которого вы­дают МНЗ;

в графе «Кол. прогон.» — количество обращений к МНЗ при проведении ра­бот, указанных в графе «Вид работы»;

в графе «Примечание» — различные дополнительные данные.

. Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 5а

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Учет копий

Форма 56-

Карточка учета ДМ (лицевая сторона второго и последующих листов)

Форма 5в

Карточка учета ДМ (оборотная сторона второго и последующих листов)

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах «Обозначение» и «Наименование» — соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе «Идентификатор файла» — имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе «Инв. №» — инвентарный номер подлинника (против символа «П»), дубликата (против символа «Д»);

в графе «Дата» — дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе «Вид МН» — код вида МН, на котором выполнен подлинник доку­мента (см. п. 5.1);

в графах «Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К» — соответственно архив­ные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и ко­пия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения запи­сывают друг под другом, а в графах «П, КК, К» указывают номер тома и соот­ветствующее ему ахривное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через» запятую;

в графе «Новый инв. №» — инвентарный номер нового подлинника ДМ, по­лученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, та обозначения этих МНЗ указывают в графах «П, КК, К» в той же строке, в ко­торой записаны сведения о соотвествующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе «Абонейт»— наименование или код абонента;

в графе «Основание и дата» — дату и документ, на основании' которого из- готовили копии ДМ;

в графе «Вид носителя» — вид носителя данных, на котором выполнен до+ кумент (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе «№ документа и дата» — обозначение или номер документа (наря­да, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;

в графе «Списано» — обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе «Примечание» — различные дополнительные данные, например, за­водской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны кар­точки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2, 1.3 и т. д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графе «Архивное обозначение МНЗ, П» — архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

в графе «№ извещения» —номер акта о восстановлении;

в графе «Дата» — дату восстановления;

в графе «Новый инв. №» — Восст. с указанием порядкового номера вос­становления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) произ­водят в две строки:

в первой строке указывают:

в графе «Изм.» — порядковый номер изменения документа;

в графе «№ извещения» — обозначение извещения об изменении;

в графе «Дата» — дату выпуска извещения;

в графе «Новый инв. №» — новый инвентарный номер измененного документа;

в графах «Архивное обозначение МНЗ» — архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

в графах «Архивное обозначение МНЗ» — архивное обозначение МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

в графах «Изменения» — прочерк;

в графе «Новый инв. №» — аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

в графе «Архивное обозначение МНЗ» — архивное обозначение МНЗ, на ко­торый переписан аннулированный документ;

в графах «Изменения» — соответственно номер изменения, обозначение изве­щения и дату выпуска извещения;

в графе «Новый инв. №» — аннул.

Форма 6

А

Лист

бонентская карточка
(лицевая сторона)

Абонентская карточка

«J 5 и 5

м та

Й Ч

Отдел, цех

Должность

Тел.

Таб. №

Фамилия, и., о.

Продолж. на листе

Форма 6а

Абонентская карточка
(оборотная сторона)

Форма 7

Расписка

’■«а выдачу из до 19 г.

Табельный № Отдел, цех

Фамилия, и., о.

Ло лучи л «» 19 г.

личная подпись

Формі 8

Форма 9

Опись №
передаваемых МН с документами (МНЗ)

на

наименование темы, изделия, программы

Приложения:

1. Магнитные носители данных(кол.)

2. Ведомости МНЗ (кол.)

Составил

должность» личная подпись» расшифровка подписи, дата

Форма 10

Ведомость документов на носителях данных

№
сноски

Обозначение

Наименование

Приме­чание

10

85

1. В графе «№ сноски» указывают порядковый номер строки.

В графе «Обозначение» указывают обозначение документа. Под обозначе­нием в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым запи­сан документ.

В графе «Наименование» указывают наименование документа.

В графе «Примечание» указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.

2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу «№ сноски» допускается исключать.

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТЧИКИ

Б. В. Одинцов (руководитель темы); С. С. Борушек (руково­дитель темы); М. Н. Войханский, канд. техн, наук; Ю. И. Гра­чев; М. М. Ефимова; И. Г. Иващенко; С. П. Корнеева; А. А. Мкртумян; А. Н. Наголкин, канд. техн, наук; Ю. С. Объедков; ГВ, А. Шалаев, канд; техн, наук; Б. С. Мендриков; Б. А. Кобу- лов; В. Г. Мартынов

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государ­ственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 20.12.89 № 3903

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ