Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф «Кол. листов» и «Формат», в которых соответственно указывают число томов и вид носителя данных.
Рекомендуется вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных от других организаций копий ДМ.
К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от числа томов, на которых он размещен.
ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ (формы 5, 5а, 56, 5в и их заполнение по приложению 9).
Дубликаты ДМ
Дубликаты ДМ изготавливает предприятие—держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ.
Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии- держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника.
Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем).
При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, восстанавливать на предприятии—держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.
Учет копий
Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.
На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ.
Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий.
Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам ме выдают.
Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ (форма 4а приложения 9) или по абонентским карточкам (формы 6, 6а приложения 9). Допускается оформлять выдачу копий по распискам (форма 7 приложения 9).
Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям «ли по изделиям.
Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ
Пришедшие в непригодность подлинники ДМ должны быть восстановлены.
Восстановление подлинника ДМ осуществляют путем перезаписи ДМ.
Восстановление оформляют соответствующим актом, в котором указывают:
обозначение ДМ, подлежащего восстановлению;
причину, по которой ДМ признан непригодным;
архивное обозначение МНЗ, на котором записан подлинник ДМ, подлежащий восстановлению;
архивное обозначение МНЗ, с которого производят восстановление ДМ;
архивное обозначение МНЗ, на который записывают восстановленный подлинник ДМ;
дату восстановления и др.
При восстановлении подлинника ДМ:
заполняют соответствующие атрибуты ИПХ;
делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, на котором был расположен восстанавливаемый документ.
Восстановленный подлинник ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.
ПРАВИЛА ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ
Изменения в ДМ следует вносить в соответствии с требованиями ГОСТ 2.503, ГОСТ 2.505, ГОСТ 19.603, ГОСТ 24.401 и настоящего стандарта.
Извещение об изменении (извещение) выполняют в визуально воспринимаемом виде. Содержание изменения может быть выполнено на МН.
Изменение ДМ можно осуществлять путем замены документа в целом или его фрагмента.
При замене документа в целом изменяемый документ аннулируют. Измененному ДМ присваивают новый инвентарный номер.
Новый инвентарный номер можно образовать из старого, например добавлением к нему через дефис порядкового номера замены: 1347 — старый инвентарный номер, 1347-1 — новый инвентарный номер.
При замене фрагмента ДМ изменения могут быть внесены путем перезаписи изменяемого фрагмента ДМ, при этом инвентарный номер ДМ не изменяют.
Изменения в копии ДМ, выполненные в визуально, воспринимаемом виде, вносят автоматизированным способом или вручную.
При замене документа в целом, в извещении, в графе сСодержание изменения» указывают вид носителя данных, например: документ АБВГ.Х...Х, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ АБВГ.Х...Х, изм. 2 на МЛ.
При замене занимающего отдельный том фрагмента документа, в извещении, в графе «Содержание изменения» указывают номер тома, например: документ АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 1 на МЛ аннулировать и заменить на документ' АБВГ.Х...Х, том 2, изм. 2 на МЛ.
Допускается в графе «Содержание изменения» указывать срок хранения аннулированного ДМ либо давать указание об его уничтожении.
Если содержание изменения выполнено на МН, данный МНЗ прикладывают к извещению, в котором указывают, что информация об изменении представлена в приложении к извещению. При этом содержание изменения на МН должно быть выполнено в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ДМ, и сопровождаться ведомостью МНЗ.
Содержание изменения, выполненное на МН, хранят и учитывают по правилам, установленным данным стандартом для ДМ и МНЗ.
Все извещения подлежат учету в книге регистрации извещений об изменении (форма 8 приложения 9).
Допускается использовать форму книги регистрации извещений об изменении, установленную в ГОСТ 2.503.
Если содержание изменения выполнено на МН, то в книге регистрации извещений, в графе «Примечание» указывают вид носителя данных, на котором оно выполнено.
Изменения в ДМ вносит СТД или подразделение, выполняющее работы с МНЗ.
Сведения о внесении изменений в ДМ заносят в карточку учета ДМ, где проставляют инвентарный номер ДМ в соответствии с п. 11.4.
При наличии аутентичных копий и вторичных документов в графе «Содержание изменения» рекомендуется приводить соответствующие указания об их изменении.
ДМ аннулируют на основании извещения в следующих случаях:
при внесении изменений;
при прекращении применяемости.
При аннулировании ДМ заполняют соответствующие атрибуты ИПХ, делают отметки в инвентарной книге учета ДМ, карточке учета ДМ и в ведомости МНЗ, в которой присутствуют данные об аннулируемом ДМ.
Допускается аннулирование ДМ не переписывать в архив аннулированных документов, оставляя их на прежнем МНЗ до перекомпоновки находящегося на нем состава документов
.ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Справочное
ТЕРМИНЫ И ПОЯСНЕНИЯ
|
Термин |
Пояснение |
|
1. Атрибут Attribute |
Элемент данных, который выражает определенную характеристику документа и имеет имя и значение (ИСО 8613/1) |
|
2. Аутентичные документы Authentic documents |
Документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных, и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме |
|
3. Вторичный документ Secondary document |
Документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида (виды документов по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201). Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида |
|
4. Идентичные документы Identical documents |
Документы одинаковые по содержанию, которые выполнены в одинаковых форматах и кодах и, как правило, на одном и том же виде носителя данных |
|
По ГОСТ 6.10.1 Документ какого-либо вида, полученный в результате разработки (проектирования), который может быть использован как исходный для получения с помощью программно-информационных средств документов другого вида (вторичных документов). Виды документов—по ГОСТ 2.102, ГОСТ 3.1102, ГОСТ 19.101, ГОСТ 34.201 |
|
7. Том Volume |
Съемная физическая единица запоминающей среды (например катушка с магнитной лентой, гибкий магнитный диск) |
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое
ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ НА НОСИТЕЛЯХ
ДАННЫХ. ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ
Инструкция по применению является руководством для пользователя ДМ по использованию ДМ в конкретных процессах.
Если сведения по применению ДМ приведены в других документах комплекта документов, то инструкцию не выполняют.
Инструкции присваивают обозначение по правилам, установленным конкретной системой документации для документов вида «Инструкция..
Инструкцию записывают в спецификацию в раздел «Документация», а в ВТД-в раздел «Изделие».
Обозначение инструкции по применению ДМ или документа, ее заменяющего, указывают в ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки».
Инструкцию выполняют на листах формата А4 по правилам оформления текстовых документов той системы документации, в которой оформляется комплект документов.
Инструкция в общем случае содержит следующие разделы:
назначение ДМ;
идентификация ДМ;
структура данных ДМ;
применение ДМ;
внесение изменений;
вторичные документы.
В зависимости от особенностей ДМ допускается объединять или исключать отдельные разделы, вводить новые разделы.
В разделе «Назначение ДМ» указывают область применения ДМ.
В разделе «Идентификация ДМ» проводят структуру имен файлов, содержащих ДМ, и может быть указана связь между идентификатором файла и обозначением документа (если она имеется).
В разделе «Структура данных ДМ» описывают синтаксис и семантику представления данных в ДМ или приводят ссылки на соответствующие документы (стандарты, инструкции и т. п.), в которых эти сведения указаны.
В разделе «Применение ДМ» излагают правила применения ДМ для конкретных процессов, указывают технические и программные средства, необходимые для применения ДМ.
В разделе «Внесение изменений» указывают устанавливаемый порядок внесения изменений в ДМ для тех случаев, когда эти изменения должен вводить в ДМ непосредственно потребитель документа на основе передаваемых отдельно содержаний этих изменений. В разделе указывают перечень необходимых технических средств и приводят ссылки на программно-информационные средства, которыми следует пользоваться при реализации процедуры внесения изменений.
В разделе «Вторичные документы» указывают возможный состав вторичных документов, которые могут быть получены дополнительно на основе ДМ. Здесь же приводят требования к техническим средствам и ссылки на программноинформационные средства, с применением которых эти документы могут быть получены.ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Рекомендуемое
ПРИМЕРЫ ОФОРМЛЕНИЯ И РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭТИКЕТКИ
Этикетка состоит из двух частей.
В первой части этикетки указывают обязательную информацию, во второй части — дополнительную информацию.
Информацию обязательной части рекомендуется размещать в две строки.
Если на первичной упаковке МН недостаточно места для размещения рядом двух частей, то вторую часть размещают на имеющемся свободном месте.
Число граф и строк второй части определяется количеством информации, которую необходимо указать, и наличием места на первичной упаковке для ее размещения.
Во второй части этикетки могут быть указаны сведения, необходимые для организации учета, хранения и обращения МНЗ на предприятии.
Пример оформления этикетки с обязательными сведениями и варианты их размещения приведены на черт. 1.
Форма этикетки при наличии дополнительных сведений приведена на черт. 2.
а
|
ч Владелец |
Идентификатор тома LAYOUT |
Дата |
|
АБВГ |
120689 |
|
|
№ Т/Кол.Т |
Условное наименование |
|
|
02/05 |
Изделие А |
|
|
LAYOUT АБВГ |
120689 |
|
Изделие А |
02/05 |
Примеры расположения этикетки на различных МН приведены на черт.
Расположение этикетки на катушках с магнитной лентой
шириной 12,7 мм и длиной 732 и 366 м
Расположение этикетки на кассетах с магнитной лентой шириной 3,81 мм
Расположение этикетки на защитной упаковке гибкого магнитного диска
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое
СЛУЖБА ТЕХНИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОБРАЩЕНИЕ
ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ
Служба технической документации
СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных (магнитных, бумажных, микроформах и т. д.).
СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции:
