Перейти до вмісту
ДНАОП — нормативні документи з охорони праці
ГОСТ 28388-89
/ 7

прием, учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических доку- йентов (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на носителях данных различного вида;

учет извещений об изменении;

учет применяемости и изменения применяемости технических документов;

учет МН и МНЗ, содержащих учтенную документацию;

хранение технических документов на носителях данных различного вида;

внесение изменений в техническую документацию на основании извещений об изменении или организацию этой работы;

выполнение работ по обеспечению сохранности ДМ, обработке ИПХ ДМ при хранении и обращении;

компоновку ДМ и ИПХ ДМ на МН, получение ведомостей с архивных МНЗ;

выдачу справок о состоянии обращения и применяемости технических до­кументов;

размножение (тиражирование) технических документов на носителях дан­ных различного вида;

комплектование технической документации после размножения;

осуществление переплетно-брошюровочных работ;

обеспечение внешних и внутренних абонентов технической документацией на носителях данных различного вида;

внедрение и сопровождение средств автоматизации (информационно-поиско­вых систем, баз данных и т. п.) при проведении работ;

передачу технических документов с применением средств телеобработки » передачи данных.

  1. Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт. 6.

СТД может включать службы:

планово-диспетчерскую;

технологическую;

ремонта оборудования;

типографских и копировально-множительных работ;

обработки технической документации;

автоматизированную службу технической документации.

  1. Планово-диспетчерская служба выполняет работу по планированию » диспетчированию всех видов работ по номенклатуре СТД и входящих в нее- служб, составление планово-экономической и финансово-бухгалтерской отчет­ности и т. п.

  2. Технологическая служба осуществляет контроль за соблюдением тех­нологических процессов изготовления документов на носителях данных различ­ного вида, обеспечивает внедрение прогрессивной технологии и оборудования,, представляет проекты и технические решения, организует работу по реконструк­ции производственных участков СТД, монтажу и демонтажу оборудования.

  3. Служба ремонта оборудования обеспечивает работоспособность техни­ческих средств, применяемых на производственных участках СТД.

  4. Служба типографских и копировально-монтажных работ обеспечивает- размножение и тиражирование технической документации средствами репро­графии и оперативной полиграфии.

В ее состав могут входить службы:

оперативного размножения технической документации;

типографских и переплетно-брошюровочных работ;

микрографии и репрографии.

Служба оперативного размножения технической документации может вклю­чать электрографический, светокопировальный, реперфорационный и другие ко­пировально-множительные участки, а также машинописное бюро.

Служба типографских и переплетно-бршюровочных работ может включать, производственные участки, обеспечивающие полный цикл редакционно-издатель­ского и полиграфического производства.

Служба микрографии и репрографии может включать микрографический, ре­прографический участки и фотолабораторию.

  1. Служба обработки технической документации (СОТД) обеспечиваег учет, хранение, изменение и обращение технической документации на носителях: данных различного вида.

В ее состав могут входить службы:

учета и передачи документации;

изменения документации;

формирования, обращения и хранения документации.

Работу в указанных службах рекомендуется вести с применением средств; и методов механизации и автоматизации.

Служба учета и передачи документации может включать следующие участ­ки:

учета технической документации;

комплектования и рассылки технической документации;обработки запросов на техническую документацию;

контроля за выполнением сроков прохождения документации.

Служба изменения документации может включать участки внесения изме­нений в подлинники и копии документов.

Служба формирования, обращения и хранения документации может вклю­чать следующие участки:

приема, комплектования и хранения подлинников технической документа­ции;

учета, хранения и выдачи копий технической документации;

подготовки технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда документации на микроформах.

  1. В состав автоматизированной службы технической документации ‘(АСТД) могут входить:

магнитотека;

служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации;

служба обеспечения функционирования банка данных по технической доку­ментации (БДТД).

    1. Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие устанавливает предприятие.

  2. Автоматизированная служба технической документации

    1. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документа­ции, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве само­стоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.

АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.

  1. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение все­го комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Ор­ганизация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в после­дующих разделах данного приложения.

  2. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации.

    1. Служба может включать:

группу по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения документации;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, ■обеспечивающих процесс обработки и обращения документации на МН;

группу по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных мето­дов обработки документации.

  1. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

внедрение автоматизированных методов обработки и передачи документа­ции на носителях данных различного вида с помощью технических средств вы­числительной техники;

выполнение работ, связанных с совершенствованием средств и методов об­работки документации на носителях данных различного вида;

разработка и отладка прикладного программного обеспечения для обра­ботки документации, внедрение и сопровождение программных средств на про­изводственных участках СТД;

разработка НТД по применению и эксплуатации автоматизированной техно­логии в СТД;

организация обучения персонала СТД принципам работы, связанным с вне­дрением новой техники;

проведение (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-кон­структорских работ в области применения новых способов документирования

.Структура служби технической документации

сгд

Пла ново - диспетчерская
службе.


Технологическая
служба


Сйужби
ремонта
оиорудования




Автоматизированная служба технической документации (АСТД)


Служба типографских и копировально- множитель - ных работ

Служба обработки технической
документации (СОТД

)

Служби оперативного размножения технической иокументи- ции

Служба типографс­ких и лереп- летно' брошю­ровочных ри ~ бот

с лужйа макрос ри - фии и реп­рографии

учета и переди чи доку мен ~ тации



ГОСТ 28388—89 С. 23


Черт.

  1. 6Служба обеспечения функционирования БДТД

    1. Служба может включать:

администратора БДТД;

группу информационно-справочного обеспечения БДТД;

группу по формированию и сопровождению БДТД;

группу корректировки БДТД.

  1. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:

ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;

обеспечение сохранности БДТД;

организацию работы пользователей БДТД;

формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением тех­нической документации.

. 3. Магнитотека

  1. Магнитотека — систематизированное хранилище ДМ, имеющее справоч­но-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.

Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование- технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.

  1. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на­резных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе,, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ. конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе- записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть за­писаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.

  2. В магнитотеке хранят:

магнитные носители данных с записанными на них документами;

документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;

магнитные носители данных без записи.

  1. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по- учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МНЗ, ведомостей МНЗ,. ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:

подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ, хранят на разных томах;

содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;

аннулированных ДМ;

МН без записи.

  1. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок, хранения которого не истек к моменту записи.

  2. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.

  3. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и про­граммными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и> перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, воз­можны различные варианты организации магнитотеки.

  4. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, ус­тановленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и норматив­ными документами на условия хранения МН.

4. Порядок приема документов на магнитных носителях данных
в службу технической документации

  1. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требова­ниями данного стандарта, передают в СТД.

Вместе с ДМ передают:

ведомость МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;

УД или (и) ЛУ; ♦

инструкцию по применению ДМ (при необходимости);

другие сведения в соответствии с требованиями, установленными предприя­тием.

Например, информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, испол­нителях, рассылке.

Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных пред­приятием.

  1. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводи­тельных документов выполняют следующие работы:

проверяют наличие установленных подписей, дат и виз;

проверяют комплектность документации в соответствии с документами, в ^которых перечислены сдаваемые ДМ;

обеспечивают в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и ко­пий ДМ. Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.

  1. Если при проведении входного контроля получен отрицательный резуль­тат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить.

  2. При положительном результате входного контроля изготовляют и кон­тролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ < магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.

Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, под­писанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.

Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.

  1. В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных до­кументов, выполняют следующие работы:

заполняют инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МНЗ, ин­вентарную книгу учета документов, карточку учета ДМ;

помещают в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с ориги­нала, и ведомости МНЗ, полученные с МНЗ магнитотеки;

дополняют ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;

возвращают разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме ДМ в магнитотеку.

  1. Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:

извещение об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверж­дение;

измененный ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по пра­вилам сдачи ДМ;

ведомость МНЗ, на котором записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.

При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приве­денному в пп. 4.2—4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений.ПРИЛОЖЕНИЕ 5

Побачили розбіжність з офіційним текстом?

Повідомити про неточність

Напишіть, що саме розходиться з офіційною публікацією. Код документа вкажіть у повідомленні — так ми швидше знайдемо потрібне місце.

Перейти до форми зворотного зв'язку

Дивіться також

Весь розділ →