йШ/
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
СОЮЗА ССР
СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ
ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ
НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ
ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ И ОБРАЩЕНИЯ
ГОСТ 28388—89
И
15 коп. БЗ 12—89/967
здание официальноеГОСУДАРСТВЕННЫй"кОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ
КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ
Москв
а
У
Группа П85
ДК 681.327.6:006.354ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
С
ГОСТ
28388—89
истемы обработки информацииПорядок выполнения и обращения
Information processing systems.
Documents on magnetic media.
Order of realization and circulation ЮКСТУ 4002
Дата введения 01.01.91
Настоящий стандарт распространяется на конструкторские, программные, технологические и другие проектные документы, выполняемые на магнитных носителях данных (МН).
Стандарт устанавливает независимые от конкретного способа обмена и обработки требования к выполнению документов на магнитных носителях (ДМ), а также общие правила учета, хранения, внесения изменений и обращения ДМ.
Документы на МН микрофильмированию не подлежат.
Термины, используемые в стандарте, и пояснения к ним приведены в приложении 1.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
ДМ выполняют и включают в комплект документов в соответствии с настоящим стандартом и стандартами ЕСКД, ЕСПД, •ЕСТД и КС АС.
Для документирования используют следующие виды МН: магнитные ленты;
магнитные диски;
гибкие магнитные диски.
Объектами управления данными при выполнении ДМ яв- .ляются файлы (наборы данных). ДМ выполняют в виде одного или нескольких файлов. Структура, разметка файлов, форматы и •содержание меток по:
ГОСТ 25752 — для магнитных лент шириной 12,7 мм;
ГОСТ 28104 — для магнитных лент шириной 3,81 мм;
^Издание официадьное.^~.;, '•Ar
Перепечатка воспрещена
Г
© Издательство стандартов, 1990
Примечания:
Не установленную нормативно-техническими документами (НТД) структуру и разметку файлов описывают в инструкции по применению ДМ (приложение 2) или дают в ней (или других документах комплекта документации) ссылку на соответствующий документ.
При необходимости допускается выполнение документов на МН без меток.
Документ в зависимости от его объема и емкости МН может быть записан на одном или нескольких томах.
Несколько документов могут быть записаны на одном томе.
ДМ, располагаемые на одном томе МН, записывают с одинаковой плотностью записи.
При записи одного ДМ на нескольких томах использут один и тот же вид и тип МН, а также одинаковую плотность записи для всех томов, на которых размещен ДМ.
При необходимости допускается выполнять документ на носителях данных разного вида, например, сплошной текст на МН, а рисунки — на бумаге.
Каждый ДМ сопровождается информационно-поисковой характеристикой (ИПХ) в соответствии с разд. 4.
Подлинные подписи лиц, ответственных за разработку, изготовление, согласование и утверждение ДМ, проставляют в удостоверяющем листе (УД), который выполняют в соответствии с разд. 6.
Допускается указанные выше подписи проставлять в листе утверждения (ДУ), предусмотренном стандартами ЕСКД и ЕСПД.
Каждый магнитный носитель с записанными документами (МНЗ) должен иметь этикетку по ГОСТ 2'7781.
Примеры оформления этикетки, ее заполнения и расположения на МН приведены в приложении 3.
На каждый МНЗ выполняют сопроводительный документ — ведомость МНЗ в соответствии с разд. 7.
Все находящиеся на хранении и в обращении на предприятии ДМ подлежат учету. Учет, хранение, размножение, внесение изменений в ДМ осуществляет служба технической документации (СТД) в соответствии с разд. 8—11 и приложением 4.
МНЗ должны подвергаться профилактическому контролю для определения сохранности информации на МН согласно приложению 5.
Условия хранения МН и МНЗ должны соответствовать нормам, установленным в соответствующих нормативных документах для конкретных видов и типов МН.
Технические и программно-информационные средства, применяемые для выполнения и обращения ДМ, должны быть приняты в эксплуатацию и поверяться в соответствии с их экс-плуатационной документацией, а МН должны пройти входной контроль. Поверку и входной контроль проводят в установленном на предприятии порядке.
Передачу ДМ потребителю осуществляют в виде дубликатов (копий) согласно приложению 6.
ДОКУМЕНТЫ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ
В ПРОЦЕССЕ ОБРАЩЕНИЯ
По характеру использования в процессе обращения ДМ подразделяют на оригинал, подлинник, дубликат, копию (табл. 1).
Таблица 1
|
Характер использования ДМ |
Определение |
Код |
|
ДМ-оригинал |
ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта и предназначенный для изготовления с него подлинника. Допускается оригинал использовать в качестве подлинника |
— |
|
ДМ-подлинник |
ДМ, выполненный, оформленный и удостоверенный подлинными подписями по правилам данного стандарта, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является подлинником. Подлинник используют для изготовления дубликатов и копий. |
п |
|
ДМ-дубликат |
ДМ, идентичный или аутентичный подлиннику, о котором имеется указание, что этот экземпляр ДМ является дубликатом. Дубликат используют для изготовления копий и (или) восстановления подлинника |
Д |
|
ДМ-копия |
ДМ, идентичный или аутентичный дубликату (подлиннику). Копии используют для непосредственного применения в процессах управления, проектирования, управления вычислительным процессом в ЭВМ, изготовления, контроля, эксплуатации, ремонта и т. п. Копия может использоваться для изготовления, копий |
к |
ДМ могут быть первичными и вторичными. Из одного или нескольких первичных ДМ могут быть получены различные вторичные документы на разных видах носителей данных (приложение 7).
НАИМЕНОВАНИЕ И ОБОЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ
ДМ присваивают наименование и обозначение в соответствии с системой документации (ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД, КС АС и т. п.), к которой он отнесен. В обозначении ДМ код вида носителя данных не указывают.
Если ДМ разбит на части, то каждой части присваивают обозначение по правилам той системы документации, к которой относится документ. Если эти правила не установлены, то для1 каждой части, начиная со второй, к обозначению документа добавляют порядковый номер (начиная с единицы), при этом, если обозначение документа оканчивается цифрой, то порядковый номер отделяют от обозначения точкой, например: АБВГ.ХХХХХХ, ХХХВП; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХВП1;
АБВГ.ХХХХХХ.ХХХД 1.1; К50241 .ХХХХХ. 1.
Если один документ размещен на нескольких носителях данных разного вида (например, текстовая часть документа на. МН, а рисунки и схемы—на бумаге), то его следует оформлять- как документ, разбитый на части. Части документа, записанные- на МН, следует оформлять и обозначать в соответствии с настоящим стандартом.
ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
ИПХ ДМ — это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл. 2.
Таблица 2
|
Наименование |
Пояснение |
||
|
группы атрибутов |
атрибута |
||
|
1. Описание документа |
Обозначение документа Наименование документа Тема Класс документа Вид документа Первичное применение Инвентарный (регистрационный) номер Литера Восстановление |
Тематика документа Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т. п.) Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл. 1) Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ Номер регистрации ДМ в службе хранения Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2-103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102 Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления |
|
Продолжение табл. 2
|
Наименование |
Пояснение |
||
|
группы атрибутов |
атрибута |
||
|
|
Аннотация Использование документа |
Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе Указываются технические и программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ |
|
|
2. Даты и время |
Дата и время копирования документа Дата создания Дата утверждения Дата приема в службу хранения Дата аннулирования, срок действия Дата утверждения Дата снятия ограничений |
Текущая дата и время суток выполнения и получения конкретного экземпляра ДМ Дата создания (разработки) ДМ Дата утверждения ДМ Дата постановки ДМ на учет в службе хранения Даты, после которых документ считается недействительным Дата, после которой документ уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при сохранении ИПХ Дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте «Классификация защиты» |
|
|
3. Изменения |
Обозначение извещения об изменении Номер изменения документа Инвентарный номер за мененного подлинника Редакция (версия) |
Обозначение документа, согласно которому производят изменение указанного в нем ДМ Очередной порядковый номер изменения, вносимого в ДМ Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ Порядковый номер редакции (версии) ДМ |
|
|
4. Создатели |
Автор Организация-разработчик Изготовитель Владелец |
Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание Организация, создающая ДМ, издающая его от своего имени, т. е. являющаяся разработчиком (автором) документа Лицо (лица), ответственное (ые) за изготовление и контроль ДМ Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ) |
|
|
5. Информа ция пользователя |
Информация об авторском праве Даты авторского права |
Организация, к которой переходят авторские права Дата, связанная с авторским правой |
|
Продолжение табл. 2
|
Наименование |
Пояснение |
|
|
группы атрибутов |
атрибута |
|
|
|
Список рассылки |
Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный (ые) список (и) |
|
6. Внешние ссылки |
Ссылки на другие документы Ссылка на первичный документ Ссылка на замененный документ |
Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым Указывают обозначение первичного ДМ (только для вторичного ДМ) Обозначение документа, замененного данным ДМ |
|
7. Хранение и поиск |
Идентификатор (ы) файла (ов) Ссылка на расположение документа Ссылка на документ Ссылка на файл копии |
Идентификатор (ы) файла (ов), которым (и) записан ДМ Архивное обозначение МНЗ, идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения Архивное обозначение МНЗ документа, с которого получен данный экземпляр ДМ Местоположение копии ДМ (может состоять из двух полей: первое — содержит комментарии пользователя, второе — определяет местоположение ДМ) |
|
8. Защита |
Санкционирование Классификация защиты Право доступа Признак кодирования |
Указывают лицо или организацию, разрешающую доступ к ДМ Классификация защиты, назначаемая владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и другие требования- Указывают право доступа к ДМ Указывают, кодируют весь ДМ или его часть |
|
9. Характеристики содержания |
Объем информации документа Контрольные характеристики данного документа Контрольные характеристики первичного документа |
Указывают количество 8-битных байтов или количество блоков записей Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и (или) другие контрольные характеристики Контрольная сумма первичного ДМ и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ) |
