Рекомендуемое

ПРОФИЛАКТИЧЕСКИЙ КОНТРОЛЬ

  1. Магнитотека обеспечивает:

проведение профилактического контроля сохранности информации на МНЗ;

контроль за истечением срока хранения МН и в связи с этим организацию необходимых работ по сохранению ДМ.

  1. Указанные работы фиксируют в журнале проверок и регламентных работ.

Журнал может содержать следующие графы:

' архивное обозначение МНЗ;

даты проверок;

фамилии исполнителей;

отметки о проведенных работах и их результатах и др.

  1. При проведении профилактического контроля считывают информацию с МНЗ, подсчитывают контрольные характеристики ДМ и сравнением их с кон­трольными характеристиками, указанными в ИПХ ДМ и (или) в ведомости МНЗ.

В случае отрицательного результата профилактического контроля предприя­тие-владелец тома решает вопрос о необходимости восстановления конкретного ДМ, находящегося на данном томе.

По результату профилактического контроля устанавливают очередной срок его проведения.

  1. Профилактический контроль МНЗ рекомендуется проводить через каждые 6 мес, начиная со дня поступления МНЗ в магнитотеку.

В технически обоснованных случаях срок проведения профилактических ра­бот может быть изменен.

ПРИЛОЖЕНИЕ 6

Рекомендуемое

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДУБЛИКАТОВ (КОПИЙ) ДОКУМЕНТОВ
НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ ПОТРЕБИТЕЛЮ

  1. ДМ передают потребителю в виде дубликатов (копий) на МН или по ка­налам связи.

  2. Вид МН и условия передачи устанавливают в соглашении между пере­дающим и принимающим предприятиями.

  3. Передачу ДМ осуществляют:

на МН предприятия, передающего документы;

на МН предприятия, принимающего документы;

на транспортных МН, т. е. принимающее предприятие переписывает доку­менты с переданных МНЗ на свои МН и возвращает переданные МНЗ пере­дающему предприятию.

  1. Каждый передаваемый МНЗ должен иметь этикетку и ведомость МНЗ.

  2. Передачу ДМ оформляют приемосдаточным актом и (или) по описи (форма 9 приложения 9) или протоколом приема-передачи по каналу связи.

  3. При передаче ДМ (МНЗ) делают соответствующие отметки в учетных документах.

  4. Передача ДМ потребителю может быть произведена в виде идентичных или аутентичных дубликатов (копий) ДМ как на магнитных, так и немагнитных носителях данных, что должно быть установлено в соглашении между пред­приятиями.

  5. В соглашении между передающим и принимающим ДМ предприятиями оговаривают условия, на которых разрешается его тиражирование (например, для внутреннего использования, для поставок в составе эксплуатационной доку­ментации, разрешено тиражирование ограниченного числа экземпляров, тира­жированию не подлежит и др.).

  6. Условия и порядок передачи программно-информационных средств для получения вторичных документов или преобразования ДМ в визуальную форму (если на них есть ссылка в комплекте документов) оговаривают особо.

ПРИЛОЖЕНИЕ 7

Рекомендуемое

ОСОБЕННОСТИ ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ
НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ,
ВЫПОЛНЕННЫХ ПО ЕСКД

  1. В результате автоматизированного проектирования изделия может быть получен ДМ, содержащий данные об изделии, необходимые для изготовления и (или) контроля, и (или) эксплуатации, и (или) ремонта изделия. Из такого ДМ посредством обработки с помощью программно-информационных средств могут быть получены один или несколько конструкторских документов различного со­держания, вторичных по отношению к данному ДМ.

Вторичные документы могут быть выполнены на носителях данных разного вида (магнитные, перфоносители, бумага, микроформы и др.).

  1. Обозначение и наименование вторичным документам присваивают в со­ответствии с ГОСТ 2.201, ГОСТ 2.102, ГОСТ 2.123 и разд. 3 настоящего стан­дарта.

  2. Вторичные документы записывают в спецификацию и в ведомость экс­плуатационных документов в соответствии с ГОСТ 2.108, ГОСТ 2.601 и разд. 5 настоящего стандарта.

Допускается записывать вторичные документы в ведомость документов на носителях данных (ВН), которой присваивают обозначение по ГОСТ 2.201 и код вида документа ВН.

ВН записывают в спецификацию в раздел «Документация» после всех до­кументов, предусмотренных в ГОСТ 2.102.

ВН составляют по форме 10 приложения 9 на листах формата А4 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. При выполнении ВН в виде машинограмм на листах формата АЗ можно размещать рядом две формы ВН. Основную надпись вы­полняют по ГОСТ 2.104 или ГОСТ 2.004.

Запись документов в ВН производят в порядке возрастания присвоенных обозначений.

  1. При выполнении вторичного ДМ в его ИПХ в группе атрибутов «Внеш­ние ссылки» указывают обозначение первичного (ых) ДМ, с которого получен данный вторичный ДМ. Кроме того, могут быть указаны дополнительные сведе­ния, необходимые для однозначной связи с первичным ДМ, например, иденти­фикатор файла, содержащего первичный ДМ, порядковый номер изменения и (или) контрольная характеристика первичного ДМ.

  2. На вторичных документах, выполненных в виде машинограмм, указывают следующие атрибуты:

обозначение УД, если документы включены в УД;

обозначение, порядковый номер изменения и контрольные характеристики первичного документа (документов), с которого получена машинограмма, дата изготовления машинограммы и, при необходимости, другие атрибуты, характе­ризующие состояние первичного документа. При наличии указанных атрибутов подлинные подписи на машинограммах не проставляют.

Атрибуты размещают на первом листе над основной надписью (для листов •формата А4) или слева от нее (для листов формата АЗ и более).

При наличии титульного листа обозначение и номер изменения первичного документа, с которого получен данный документ, размещают в поле 5 (по ГОСТ 2.105) под обозначением документа.

  1. Для организации учета и обращения вторичных документов на носителях данных, которые выпускает предприятие-изготовитель для изготовления изде­лий (например, ДМ или документы на перфоносителях) допускается эти доку­менты включать в ВН (ВН, ВН1, ВН2 и т. д.). Эту ВН выпускает предприятие- изготовитель с обозначением изделия, для которого эти документы предназна­чены. При этом возможны следующие варианты включения указанной ведомости в спецификацию:

  1. предприятие—разработчик изделия записывает ВН в подлинник специфи­кации, при этом в графе «Примечание» против обозначения соответствующей ВН •указывают «для АБВГ», где АБВГ — код организации изготовителя, разработав­шей данную ВН.

Такая запись означает, что подлинник ВН и подлинники включенных в нее документов разрабатывает, хранит и сопровождает организация, код которой указан в графе «Примечание» спецификации;

  1. предприятие—изготовитель изделия вносит ВН в копии спецификации толь­ко на данном предприятии. В подлинники и дубликаты спецификации эти ВН не включают, предприятию-держателю подлинника не высылают и не сообщают о введении их в копии спецификации.

Вторичные документы, включенные в эти ВН, допускается не подписывать (не выпускать УД), если в графах основной надписи ВН указаны фамилия и подпись лица, их изготовившего, и дата изготовления.

Допускается в такие ВН вносить инструкцию по применению указанных в ВН документов и другие документы. Инструкцию записывают в первой строке ВН, а в графе «Примечание» указывают форматы этих документов.

Возможны другие варианты учета вторичных документов, определяемые структурой конкретного производства и СТД.ПРИЛОЖЕНИЕ 8

Рекомендуемое

НОРМОКОНТРОЛЬ

  1. В условиях выпуска документов автоматизированным способом, в том чис­ле и на МН, нормоконтроль следует перенести с завершающего этапа разра­ботки документации на этапы разработки, настройки и приема в эксплуатацию» программно-информационных средств для автоматизированного выпуска доку­ментации.

  2. На этих этапах нормоконтролер проверяет (участвует в разработке, на­стройке, приеме в эксплуатацию):

  1. соответствие форм документов (первичных и вторичных), которые могут быть использованы в визуальном виде, требованиям НТД;

  2. соблюдение в программно-информационных средствах автоматизации про­ектирования конкретных видов продукции норм и требований, установленных в- НТД для данного вида продукции;

  3. использование установленных ограничительных номенклатур на комплек­тующие изделия, материалы, размеры, профили и т. п.;

  4. соответствие программно-информационных средств редактирования тек­стовой документации требованиям стандартов на правила выполнения текстовых документов и другие.

  1. Нормоконтролер несет ответственность за соблюдение в программно-ин­формационных средствах автоматизации проектирования и выпуска документа­ции требований НТД наравне с разработчиками.

  2. Документы, выполненные с помощью программно-информационных средств,, принятых по п. 2, как правило, нормоконтролю не подвергают.

  3. В случаях, когда ДМ получен с помощью программно-информационных средств, не переданных в эксплуатацию, или, при необходимости, нормоконтроля' документа на завершающем этапе его разработки, на нормоконтроль могут быть- предъявлены:

документ, отображающий содержание ДМ в визуально воспринимаемом виде- (если возможно его получение);

вторичные документы, предусмотренные инструкцией по применению ДМ,, или их фрагменты.

  1. МНЗ с оригиналом (подлинником) документа нормоконтролю не под­лежит.

По требованию нормоконтролера может быть произведено чтение ДМ с по­лучением его контрольных характеристик и сравнением их с характеристиками^ указанными в ИПХ ДМ и (или) ведомости МНЗ.ПРИЛОЖЕНИЕ 9

Рекомендуемое

ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3—9) и форму ведомости до­кументов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтомати- зированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных •и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ при­ведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на ко­торых размещены копии ДМ (форма 5, графы «Архивное обозначение МНЗ, КК, К»), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2

(

ВЕДОМОСТЬ МНЗ Зав. №

Архивное обозначение)

Лист

Продолж. на листе

Плотность записи

На носителе занято


Владелец

-Идентификатор тома № тома/кол. томов

Код системы

Дата создания МНЗ



Инв. № подл.

Обозначение документа

Наименование документа

Изм.

Идентифи­катор файла

Контроль­ная харак­теристика

Приме­чание








Изготовил


Личная подпись


Расшифровка подписи



При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется .вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на кото­ром он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Форма 3

Инвентарная книга учета МН и МНЗ

Инв. № і

Заводской номер

Тип и ем- ■ кость МН

СЗ р. X

сц. я

1 Архивное обозначение

МНЗ

МН поступил

МН выдан

Спи­сано

При­меча­ние

От­куда и дата

Фамилия И ПОДИ. приняв­шего

Куда и дата

Фамилия и подп. получа­теля














Заполнение инвентарной книги учета МН И МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе «Дата хранения» — окончание гарантийного срока хранения МН;

Мн в графе «МН поступил» — дату поступления и организацию, поставившую в графе «МН выдан» — дату выдачи и куда выдан МН;

в графе «Списано» — обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 4

Карточка учета МНЗ (лицевая сторона первого листа)

(Код пред­приятия)

Лист

Тип МН


(Архивное обозначение)

Продолж. на листе

Длина, емкость МН


Зав. №


Вид МН| ІИнв. №|

Срок хранения


№ акта, дата списания (

Дата со­здания

Идентификатор тома

Код системы

Плот­ность записи







Форма 4а




Карточка учета МНЗ (оборотная сторона первого и последующих листов)