ИПХ также может содержать сведения о структуре документа, наборах символов и др.
Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие- разработчик ДМ, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов).
Атрибуты ИПХ могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или вручную.
ПРАВИЛА ВКЛЮЧЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ НА МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЯХ ДАННЫХ В СОСТАВ КОМПЛЕКТА ДОКУМЕНТОВ ПО ЕСКД, ЕСПД, ЕСТД
Конструкторские и программные ДМ записывают в спецификацию, а технологические ДМ — в ведомость технологических документов (ВТД) в те разделы, к которым они относятся, в порядке, принятом для спецификации и ВТД. В графе «Примечание» указывают код вида носителя данных (МЛ — для магнитной ленты, МД — для магнитного диска, ГЛАД — для гибкого магнитного диска).
При записи технологических ДМ в маршрутную карту, карту технологического процесса и т. п. обозначение ДМ указывают в графе «Обозначение документа».
Идентификатор файла, которым записан ДМ, допускается указывать в спецификации и ВТД в графе «Обозначение» под обозначением ДМ в следующей строке.
Если ДМ разбит на части, то каждую часть записывают в отдельной строке.
При включении ДМ в состав документации допускается выполнять и включать в спецификацию и ВТД инструкцию по применению ДМ (см. приложение 2).
Эксплуатационные ДМ записывают в ведомость эксплуатационных документов в соответствии с правилами, установленными конкретной системой документации, и с учетом следующих дополнений:
в графе «Обозначение» под обозначением ДМ в следующей строке допускается указывать идентификатор, которым записан документ;
в графе «Местонахождение» или «Примечание» рекомендуется указывать код вида носителя данных (по п. 5.1) и идентификатор тома (или его условное наименование), указанный на этикетке тома, где расположен ДМ. Эту информацию в ведомость эксплуатационных документов вносит изготовитель ДМ.
Особенности включения ДМ в состав комплекта документов, выполненных по ЕСКД, приведены в приложении 7, нормоконтроль — в приложении 8.
ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ УДОСТОВЕРЯЮЩЕГО ЛИСТА
УД может использоваться для подписания одного документа, нескольких документов, комплекта документов, включенных в спецификацию, ВТД или ведомость технического (эскизного) проекта.
Если УД выполнен на один ДМ, то ему присваивают обозначение этого ДМ с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХХ.ХХХЭЗ-УД; АБВГ.ХХХХХ-01 13 01-УД- К.ХХХХХ.ХХХХХ-УД).
Если УД выпускают на комплект документов включенных в спецификацию или ведомость технического (эскизного) проекта, то ему присваивают обозначение спецификации или ведомости технического (эскизного) проекта с добавлением через дефис кода УД (например: АБВГ.ХХХХХ-01-УД; АБВГ.ХХХХХХ.ХХХ-УД).
Если УД выпускают на комплект технологических документов, то ему присваивают обозначение этого комплекта по ГОСТ 3.1201 с добавлением через дефис кода УД (например: К0Ю02.ХХХХХ-УД).
При выполнении УД на несколько ДМ ему присваивают обозначение одного из этих ДМ (как правило, наименьшее) с добавлением через дефис кода УД.
Для ДМ, разбитых на части, допускается УД выполнять на ДМ в целом, или на каждую часть ДМ (несколько частей).
Обозначение УД должно быть указано в ИПХ в группе атрибутов «Внешние ссылки».
УД входит в комплект подлинников документов.
УД записывают после документа, к которому он выполнен, при этом в графе «Примечание» указывают: «размножать по особому указанию».
Если УД выполнен на комплект документов, включенных в спецификацию, то его записывают в спецификацию первым.
Если на документ или комплект документов выпускают ЛУ и УД, то в спецификацию вначале записывают ЛУ, а затем УД.
УД выполняют по форме 1 на листах формата А4, А5 по ГОСТ 2.301 или ГОСТ 2.004. Основную надпись и поля выполняют в соответствии с той системой документации, в рамках которой выпускают УД.
В УД указывают обозначения ДМ, которые он удостоверяет, фамилии лиц, разработавших, изготовивших, согласовавших и утвердивших соотвествующий документ. В УД проставляют подписи лиц, фамилии которых в нем указаны, и дату подписания. Подпись лица, разработавшего ДМ, является обязательной.
Если один ДМ разработан и (или) согласован несколькими лицами, то их фамилии, подписи и даты подписания проставляют в соответствующих графах «Разработал» и «Согласовано», а обозначение документа указывают в графе «Обозначение» один раз.
Если несколько ДМ разработаны, изготовлены, согласованы и утверждены одними и теми же лицами, то фамилии и подписи этих лиц и даты подписания проставляют один раз на группу документов. Группы документов должны быть отделены разделительной чертой.
В состав документов, перечисленных в УД, кроме ДМ, допускается включать другие документы, выполненные автоматизированным способом (в том числе визуальные). При этом в данных документах не проставляют подписи лиц, их разработавших, проверивших, согласовавших, утвердивших, и нормоконтролера, а над или рядом с основной надписью указывают обозначение УД, в котором перечислены эти документы.
При некомплектной сдаче документов в службу технической документации в УД не указывают те ДМ, которые в данный момент не передаются, а при доукомплектовании вводят продолжение УД, в котором указывают эти ДМ. При этом изменение общего числа листов УД производят на основании извещения об изменении УД.
При полной замене какого-либо ДМ (кроме восстановления подлинника) его вновь вносят в УД аналогично п. 6.8.
УД учитывают и хранят по правилам, установленным для ЛУ.
В графах УД указывают:
в графе «Обозначение» — обозначение документов (документа), на которые распространяется УД;
в графе «Разработал» — фамилии и подписи лиц (лица), разработавших документ (группу документов), указанный в графе «Обозначение», и несущих ответственность за правильность технического решения в этих документах (исходных данных), и дату подписания;
в графе «Изготовил» — фамилию и подпись лица, изготовившего (получение и контроль) оригинал документа (группу документов) на носителе данных для передачи в СТД, и дату подписания;
в графе «Согласовано» — предприятие или подразделение, согласующее документ (группу документов), указанный в графе «Обозначение», фамилию и подпись лица, согласовавшего документ (группу документов), дату подписания;
в графе «Утвердил» — фамилию и подпись лица, утвердившего документ (группу документов), и дату подписания.
Для включенных в УД документов в визуальной форме, выполненных автоматизированным способом, допускается проставлять подпись лица, ответственного за нормоконтроль этого документа на поле подшивки УД, рядом с обозначением документа, при этом в самом документе подпись нормоконтролера не проставляют.
Допускается изменять размер граф в зависимости от конкретного способа выполнения УД.
Форма 1
Удостоверяющий лист
|
Обозначение |
Риз расо m а л |
Изготовил |
Согласовано |
Утвердил |
|||
|
(Обозначение одного документа) |
(Фамилия) |
(Фамилия) |
|
(Фамилия) |
(Фамилия) |
||
|
(Подпись) |
(Подпись) |
(Подпись) |
(Подпись) |
||||
|
(Дата) |
(Дата) |
(Дата) |
(Дата) |
||||
|
(Обозначение одного документа) |
(Фамилия) |
(Фамилия) |
|
(Фамилия) |
(Фамилия) |
||
|
(Подпись) |
(Подпись) |
(Подпись) |
(Подпись) |
||||
|
(Дата) |
(Дата) |
(Дата) |
(Дата) |
||||
|
• |
• |
• |
• |
— |
|||
|
|
|
|
|
|
|
||
|
( Обозначения нескольких, документов) |
(Ра мил и я) |
(Фамилия? |
|
(Фамилия) |
(Фамилия) |
||
|
(Подпись) |
(Подпись) |
'Подпись) |
(Подпись) |
||||
|
(Дата) |
(Др та) |
(Дота) |
(Дата) |
||||
|
7'7 |
- 23 |
23 , |
_23 _ |
23 |
23 |
||
І85
Основная надпись па ГОСТ 2.1П1/ или ГОСТ 3.1ЮЗ
(длани Of (Ф(), 03, ОС), или ГОСТ 2. ОО1/-, или
ГОСТ Ю. Юб, или по другой системе докумен-
тации, в которой вьтускают Д М
ВЕДОМОСТЬ МАГНИТНОГО НОСИТЕЛЯ С ЗАПИСЬЮ
ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ
Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав комплекта документов.Ведомость МНЗ содержит сведения о МН, составе и расположении документов, записанных на МН.
Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или АЗ по ГОСТ 2.004 и ГОСТ 2.301 по форме 2 приложения 9.
В ведомости МНЗ могут быть указаны следующие сведения о томе:
архивное обозначение МНЗ или (и) заводской номер МН, на котором записаны документы:
владелец (лицо, подразделение, организация);
идентификатор тома;
номер тома, число томов;
код системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или использованная емкость магнитного диска и др.
В графах ведомости МНЗ указывают следующие сведения о составе и расположении документов на МН:
обозначение и наименование документа;
инвентарный номер подлинника ДМ;
номер изменения ДМ;
идентификатор файла;
контрольную характеристику документа.
Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т. п., соответственно увеличивая число граф.
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ МАГНИТНЫХ НОСИТЕЛЕЙ
МНЗ хранят в службе хранения ДМ — магнитотеке (см. приложение 4). Магнитные носители без записи также могут храниться в магнитотеке.
Магнитные носители без записи
При приеме в магнитотеку МН проверяют состояния упаковки и наличие сопроводительной документации.
Каждому принятому на хранение МН присваивают инвентарный номер. Рекомендуется МН хранить раздельно по видам носителей данных в порядке возрастания инвентарных номеров.
МН регистрируют в книге регистрации и учета МН и МНЗ (форма 3 и ее заполнение по приложению 9). Для каждого вида МН рекомендуется вести отдельную книгу.
М а г н и т н ы е носители с записанными документами
Все МНЗ, поступившие на хранение в магнитотеку, подлежат учету.
В книге регистрации и учета МН и МНЗ (см. форму 3 приложения 9), напротив соответствующего инвентарного и заводского номеров МН в графе «Архивное обозначение МНЗ» проставляют обозначение, присвоенное службой хранения данному МНЗ.
Структура архивного обозначения МНЗ определяется системой построения магнитотеки. Например, архивное обозначение МНЗ может включать: код вида документа (подлинник — П, копия — К и др.), код вида МН (см. п. 5.1), поисковый адрес МНЗ в магнитотеке и другие поисковые признаки.
МНЗ учитывают по карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 46 и их заполнение по приложению 9).
Карточку учета оформляют на каждый МНЗ. Если один документ записан на нескольких томах, то на каждый том также оформляют отдельную карточку учета.
Все МНЗ хранят в соответствии с принятой на предприятии структурой магнитотеки. Хранение может быть организовано по возрастанию архивных обозначений МНЗ или по другим поисковым признакам.
Рекомендуется хранить МНЗ раздельно по видам носителей данных.
Для обеспечения надежной сохранности рекомендуется МНЗ, содержащие подлинники, дубликаты и копии, хранить отдельно, например, в разных шкафах, помещениях.
Срок хранения МНЗ устанавливает предприятие-владелец тома исходя из гарантийных сроков хранения и эксплуатации предусмотренных НТД для конкретного вида МН (при условии соблюдения требований по хранению и эксплуатации). По истечении срока хранения МНЗ определяют необходимость восстановления ДМ, содержащихся на данном МНЗ, или устанавливают новый срок хранения МНЗ с указанием его в карточке учета МНЗ.
Ведомости МНЗ хранят в магнитотеке в папках (альбомах) в соответствии с системой учета, хранения и поиска, принятой на предприятии.
УЧЕТ ПОДЛИННИКОВ, ДУБЛИКАТОВ, КОПИЙ
Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые наі хранение, подлежат учету.
Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2.501, приложение 3.
