Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять

Обліковий документ, що містить перелік заголовків до текстів документів у справі із зазначенням порядкових номерів документів, їхніх індексів, дат, номерів аркушів

Запис, що містить відомості про кількість аркушів, особливості їх нумерування та фізичний стан документів у справі

Період обов’язкового зберігання документів без обумовлення граничних календарних дат, визначений унаслідок виконання експертизи їхньої цінності

Систематизований список видів документів з нормативними вказівками щодо стро­ків зберігання документів

Обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання

Цифрова і (або) абетково-цифрова познака справи у номенклатурі справ, яку фіксують на обкладинці справи.

ги заверительная надпись дела [16]

en retention period [20]

ru сроки хранения документов [15]

en records schedule [20]

ru перечень документов co сроками хранения [5]

en filing system [3], storage plan [20] ru номенклатура дел [5]

ru индекс дела [5]

5 АРХІВНА СПРАВА

Документ, що припинив виконувати функцію, задля якої був створений, але зберігається або підлягає зберіганню з огляду на його цінність для особи, суспільства чи держави, а також для власника, зокрема і як рухоме майно

Інформаційні та інші характеристики доку­мента. що зумовлюють його значимість для особи, суспільства, держави

Визначання на підставі чинних засад і кри­теріїв культурної цінності документів

В

ru особенно ценный документ [15]

изначена експертизою категорія цінності архівного документа, інформація якого має культурне та інше суспільне значення

Визначена експертизою категорія цінност

і

архівного документа, який містить особливо важливу інформацію про державу, суспіль­ство та її видатних представників і (або) особливу характеристику окремих зовнішніх ознак документа

Сукупність архівних документів, які зберіга­ються в Україні або відповідно до міжнарод­них угод підлягають передаванню Україні, відображають історію духовного і матеріаль­ного життя Українського та інших народів, мають культурну цінність, є надбанням україн­ської нації, визнані такими відповідною ек­спертизою і зареєстровані в передбаченому законом порядку

Установа чи її структурний підрозділ, що організує і забезпечує відбирання, нагромад­жування архівних документів, їх облік, збері­гання, користування ними

Архів або інша установа, яка керує і (або) виконує науково-дослідну й інформаційну діяльність в архівній справі

Архів, створений і фінансований державою

Архів, що перебуває у приватній власності

Сукупність архівних документів, що є влас­ність однієї чи кількох юридичних або фізич­них осіб

Встановлений для архіву склад документів, що мають зберігатися в ньому

ги уникальный документ [15]

en archives [20], record office [20] ги архив [5]

ru архивное учреждение [2]

en state archives [18]

ru государственный архив [2]

ru профиль архива [5]

Спеціально обладнане приміщення, призна­чене для зберігання архівних документів

Юридична чи фізична особа, в результаті діяльності якої утворилася сукупність доку­ментів. з якої сформовано архівний фонд

Сукупність архівних документів, сформована архівною установою на підставі зв’язку між документами і (або) їх створювачами

Архівний фонд, фондоутворювачем(-ами) якого є одна чи декілька юридичних осіб

Архівний фонд офіційного чи особового походження, що є сукупністю цілісних комп­лексів архівних документів, утворених декіль­кома фондоутворювачами, які мали гене­тичні, історичні або логічні зв’язки

Архівний фонд офіційного чи особового походження, утворений із розрізнених доку­ментів об’єднуванням за однією або декіль­кома ознаками

Розрізнені документи, не сформовані в справи

Визначання фондової належності архів­них документів та створювання архівних Фондів, надавання їм назв, визначання меж

Юридична чи фізична особа, у тимчасовому або постійному володінні якої перебуває архівний фонд

Систематичне поповнювання Національно­го архівного фонду України цінними для сус­

ел archive depository [3]

ru архивохранилище [5]

en provenance [3]

ru фондообразователь [5]

en archive group [18], fond [18] ru архивный фонд [5]

ru архивный фонд личного происхождения [5]

en collective record group [3]

ru объединенный архивный фонд [5]

en collection [3], manuscript group [3]

ru архивная коллекция [5]

ru россыпь документов [15]

ru фондирование документов [15]

пільства архівними документами та вилучан­ня з нього документів, що втратили свою культурну цінність

5.1.25 комплектування архіву

Систематичне поповнювання архіву архівни­ми документами відповідно до його профілю

еп ги

acquisition [18]

комплектование архива [5]

5.1.26 зона комплектування архіву

Територія певної адміністративно-територі­альної одиниці і (або) сфера життєдіяльності суспільства, де перебувають юридичні і фізичні особи, на які поширюються повнова­ження архіву відповідно до його профілю та рангу

5.1.27 джерела комплектування архіву

Юридичні або фізичні особи, які є утворюва­чами чи власниками документів НАФ України. що підлягають передаванню до архіву в обо­в’язковому порядку або на підставі угоди.

en sources of acquisition [3]

ги источник комплектования [5]

5.2 Забезпечування збереженості та облік архівних документів

Одна з основних функцій архіву, спрямова­на на створювання та підтримування опти­мальних умов і режимів зберігання архівних документів

en preservation [20]

ru обеспечение сохранности документов [5

]

С

ги режим хранения архивных документов [5]

творювання і підтримування оптимальних умов зберігання архівних документів, їх консервації, реставрації, біозахисту

Сукупність температурно-вологісних, світло­вих та санітарно-гігієнічних умов, створюва­них в архівосховищі, реалізація контрольно- охоронних заходів в архіві, щоб забезпечи­ти збереженість архівних документів та ви­конання цих умов і заходів

Відновлювання початкових або наближених до початкових властивостей та зовнішніх оз­нак пошкоджених чи зруйнованих архівних документів

Забезпечення збереженості архівних доку­ментів за допомогою режиму зберігання, ме­тодів реставрації та стабілізації документі

в

en dimensional stability [20] ru стабилизация текста [15]

Захист архівних документів від пошкоджень методами обробляння їхньої матеріальної основи, що уповільнює її старіння

ел ru

security copy [18]

страховая копия архивного документа [5

]

Сукупність страхових копій архівних доку­ментів

en security fond [18]

ru страховой фонд архивных документов [5

]

Сукупність копій архівних документів, призначених для користування замість ори­гіналі

в

Забезпечення збереженості архівних доку­ментів та раціональної розміщеності їх в ар­хівосховищі

en custody [20], storage [20]

ru хранение архивных документов [5

]

Постійне зберігання архівних документів за кошти держави

ru государственное хранение архивных доку­ментов [5

]

Зберігання архівних документів до передан- ня на державне зберігання або до знищення

Довічне зберігання архівних документів

Зберігання в архіві документів із збережен­ням права власності на них за депонентом на підставі угоди між ним та архівом

Документ з установленим строком зберігання, після закінчення якого його можна знищити

Комплекс контрольно-охоронних заходів, що

ru постоянное хранение документов [5]

ru депозитарное хранение документов [5]

ru документ постоянного хранения [5]

en ephemera [18]

ru документ временного хранения [5]

en archival control [3]

ru учет архивных документов [5]