Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять

Документ, створений фізичною особою поза службовою діяльністю або який міститься в її приватному зібранні

en documentation [20] ru документация [15]

en accumulation [18]

ru документальный фонд [5]

ru личный документ [5]

en personal papers [20]

ru документ личного происхождения [5]

Документ, зміст якого — мовна інформація, зафіксована будь-яким типом письма або певною системою звукозаписування

Текстовий документ, зміст якого зафіксовано за допомогою письмових знаків

Письмовий документ, знаки змісту якого зафіксовано друкувальними пристроями

Документ, зміст якого зафіксовано у вигляді точного, зменшеного, збільшеного або формалізованого відображення зовнішніх характеристик реального чи уявного об’єкта за допомогою малювання, креслення, графі­ки, фотографії, кінематографії, відеозапису

Зображувальний документ, зміст якого зафіксовано у вигляді малюнка або кресле­ника лініями, штрихами, світлотінню

Документ, зміст якого представлено у вигляді зображення і (або) запису звуку, для фіксу­вання і (або) відтворювання яких застосову­ють відповідну апаратуру

Документ, зміст якого зафіксовано за допо­могою кінематографічних засобів і представ­лено у вигляді послідовно розташованих фо­тографічних зображень

Документ, зміст якого зафіксовано за допо­могою фотографічних засобів у вигляді окре­мих фотозображень

Документ, зміст якого зафіксовано будь-якою системою звукозаписування

Документ, зміст якого зафіксовано засобами відеозаписування

en textual record [18] ru текстовой документ [5]

ru письменный документ [5]

en manuscript [20]

ru рукописный документ [5]

en iconographic record [18]

ru изобразительный документ [5]

ru графический документ [5]

en audio-visual document [20]

ru аудиовизуальный документ [5]

en motion picture [18], cinematographic film [20]

ru кинодокумент [5]

en photo [20], photographic record [20] ru фотодокумент [5]

en phonotape [3], sound recording [18] ru фонодокумент [5]

en videotape [20]

ru видеодокумент [13]

3.33 електронний документ

Документ, який створюють та використовують тільки в межах комп’ютерної системи

en electronic record [20]

ru электронный документ [10]

3.34 справа en file [20]

Документ або сукупність документів, що ru дело [5] стосуються одного питання чи напряму діяль­ності установи або особи і зберігаються в окремій теці (палітурці).

4 ДІЛОВОДСТВО

Створювання службових документів, змістом яких є управлінська інформація

Вимоги та норми, що регламентують порядок створювання службових документів

Інформація, зафіксована в службовому доку­менті для його ідентифікування, організуван­ня обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Примітка. Реквізит може відбивати зуніфікований процес оформлювання службового документа

Зміст письмового службового документа, що є його головним реквізитом

Реквізит службового документа, який свідчить про відповідальність особи за його зміст та є єдиний чи один з реквізитів, що надають документові юридичної сили

Реквізит службового документа, який свідчить про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є автори документа, з його змістом

en creation of records [19]

ru правила документирования [5]

ru реквизит документа [5]

ru оформление документа [5]

ru текст официального документа [5]

en autograph [3], countersign [3] ru подпись [5]

ru гриф согласования [5]

Реквізит службового документа, який свідчить про його затвердження посадовою особою або іншим нормативним документом

Реквізит службового документа, який свідчить про час створення і (або) підписан­ня, затвердження, прийняття, зареєструван- ня службового документа

Реквізит службового документа, що є корот­кий виклад сутності змісту документа

Реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом

Реквізит службового документа у вигляді напису, в якому посадова особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконан­ня документа

Модель побудови Формуляра службового документа, що встановлює сферу його зас­тосовування, формат, розміри берегів, вимо­ги до побудови конструкційної сітки та рекві­зити.

Примітка. Конструкційну сітку — вертикальну та горизон­тальну розмітку його робочої площі, де фіксують документ- ну інформацію, створюють щоб полегшити складання зуніФікованої Форми документа

Стандартний формуляр (службового) доку­мента, встановлений відповідно до функцій- ної призначеності (службового) документа в певній сфері діяльності чи галузі

Зуніфікована Форма (службового) докумен­та з надрукованою постійною інформацією реквізитів і наявним місцем для фіксування їх змінної інформації

ги гриф утверждения [5]

en date [19]

ги дата официального документа [5]

en title [19]

ги заголовок официального документа [5]

ги виза официального документа [5]

ru резолюция документа [5]

ги формуляр документа [5]

en form [18]

ги формуляр-образец документа [5]

ru унифицированная форма документа [5]

en blank [3], form [18]

ru бланк документа [5]

Бланк службового документа, що дає змогу визначити установу-створювача документа

Сукупність взаємопов’язаних службових документів, застосовуваних у певній сфері діяльності чи галузі

Система документації, у якій всі документи створено за однаковими правилами

Система документації, що забезпечує вико­нання функцій управління

Підсистема управлінської документації, що забезпечує виконування організаційної та розпорядчої функцій управління

Комплекс заходів, спрямованих на здійсню­вання процесів створювання та функціюван- ня службових документів

ги бланк организации [12]

ги система документации [5]

ru унифицированная система документа­ции [5]

ru управленческая документация [15]

ru организационно-распорядительная доку­ментация [5]

en records management [19]

ru управление документацией [10

]

4.2 Організування роботи зі службовими документами

4

Організування документообігу. Формування справ, зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності ус­танови.

Примітка. До організування роботи зі службовими доку­ментами належать: приймання, реєстрування, розгляд до­кументів, опрацьовування та надсилання вихідних доку­ментів. контроль виконання документів, складання номен­клатур і Формування справ, готування справ до зберігання та користування

Рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання

Сумарна кількість вхідних документів і ство­рених установою за певний період

Службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі

ru организация работы с документами [5]

en movement of records [19] ru документооборот [5]

ru объем документооборота [5]

en out-letter [3]

ru исходящий документ [5]

.2.5 відпуск документа

Копія вихідного документа, що залишається у адресанта