---

• видаляють із нього інформацію про вилучені документи, зазначаючи поряд у дужках (Зміна № ,

акт № );

• на титульному аркуші в рядку «познака ВК» виконують позначку «Внесено зміну № , акт № »

і коригують рядки «До документації внесено зміни станом на » та «Разом подано в комплекті »,

зазначаючи поряд із новими даними в дужках (Зміна № , акт № ).

Кадри з мікрозображенням аркушів комплектувального документа СФД, до яких внесено зміни, може бути розташовано в поправці до першого рулону мікрофільму, якщо довжина рулону разом із поправкою задовольнить вимоги нормативних документів комплексу «Страховий фонд документації» щодо максимально дозволеної довжини рулону.

Якщо приєднання поправки до рулону призводить до перевищення максимально дозволеної до­вжини рулону, потрібно виготовити новий додатковий рулон як додаткову складову частину наявного мікрофільму СФД. У новому рулоні має бути розташовано мікрозображення всіх аркушів комплекту­вального документа СФД повністю. Новому рулону надають познаки згідно з ДСТУ 33.104.

Кадри рулону, які замінюють, анулюють. У центрі кадру, який анулюють, просікають отвір діаметром від 2 мм до 3 мм.

• вносять до нього інформацію про документи, долучені до комплекту документації;

• на титульному аркуші в рядку «познака ВК» виконують позначку «Внесено зміну № , акт № »

і коригують рядки «До документації внесено зміни станом на » та «Разом подано в комплекті »,

зазначаючи поряд із новими даними в дужках (Зміна № , акт № ).

Постачальник документів надає інформацію про належність нового об'єкта будівництва до комп­лексу об’єктів будівництва, документацію на який закладено до СФД, під час надання акта про відпо­відність мікрофільмів СФД чинній документації (далі — акт).

Комплектувальний документ СФД на новий об’єкт будівництва також має містити інформацію про належність нового об’єкта будівництва до комплексу об’єктів будівництва, документацію на який закладено до СФД.

7. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ ТА ЗБЕРІГАННЯ АКТІВ ПРО ВІДПОВІДНІСТЬ МІКРОФІЛЬМІВ СТРАХОВОГО ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ ЧИННІЙ ДОКУМЕНТАЦІЇ

   1. Департамент СФД Укрдержархіву

• аналізує надісланий акт та копіює його;

• пересилає оригінал акта базам зберігання СФД (у разі відповідності мікрофільмів СФД чинній документації) або спеціальним установам СФД (за потреби внесення змін до мікрофільмів СФД);

• зберігає копії актів.

• копіюють його;

• інформацію про акти вносять до електронної бази даних щодо ведення СФД у спеціальній уста­нові СФД (зазначають назву та/або познаку виробу (об’єкта), дату складання актів, прізвище виконав­ця, який вносив інформацію, та дату внесення інформації) і роблять позначку про отримання актів у картці обліку документації (прізвище виконавця, підпис, дата отримання);

• оригінали актів надсилають базам зберігання СФД разом із переліками (за наявності) й доку­ментами СФД, у які внесено зміни;

• зберігають копії актів разом із супровідними листами в справі, передбаченій номенклатурою справ спеціальної установи.

• опрацьовують отримані акти й замінюють ними наявні акти у складі комплектувальних доку­ментів до відповідного комплекту документації на виріб (об’єкт).

Примітка. Наявні акти, після замінення їх новими, підлягають знищенню згідно з чинним законодавством;

• за дорученням Департаменту СФД Укрдержархіву інформацію про акти вносять у Державний реєстр документів страхового фонду документації України. У разі надходження нового акта інформація про наявний акт залишається в Державному реєстрі документів страхового фонду документації України;

• вносять інформацію до електронної бази даних щодо ведення СФД спеціальними установами СФД;

• зберігають акти й переліки (за наявності) разом із комплектувальними документами СФД на відповідний виріб (об’єкт) до надходження нових актів.

7. ЗВІТНІСТЬ

   1. Постачальник документів звітує перед вищим органом, якому його підпорядковано (міністер­ства й інші центральні органи виконавчої влади, органи влади Автономної Республіки Крим, місцеві органи виконавчої влади, органи місцевого самоврядування тощо)

• про результати огляду документації, закладеної до СФД, на наявність змін, внесених до неї після останнього її мікрофільмування;

• про виконання робіт із внесення змін до мікрофільмів СФД.

Порядок звітування встановлюють за взаємною згодою сторін.

Форми звітів про виконання робіт щодо створення, формування, ведення та використання СФД наведено в ДСТУ 33.201, ДСТУ 33.202, ДСТУ 33.203, ДСТУ 33.204, ДСТУ 33.207 відповідно до при- значеності СФД.

ДОДАТОК А
(обов’язковий)

ФОРМА ГРАФІКА ВИКОНАННЯ РОБІТ

ЩОДО ВЕДЕННЯ СТРАХОВОГО ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ
СПЕЦІАЛЬНОЮ УСТАНОВОЮ СТРАХОВОГО
ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Назва спеціальної установи СФД

ГРАФІК
на 201_ р.
Виконання робіт щодо ведення страхового фонду документації

Керівник спеціальної установи СФД Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО

Заступник керівника Державного департаменту СФД
Державної архівної служби України

Підпис

Ініціали, прізвище

201_р.

ДОДАТОК Б
(обов’язковий)

ФОРМА АКТА ПРО ВІДПОВІДНІСТЬ МІКРОФІЛЬМІВ
СТРАХОВОГО ФОНДУ ДОКУМЕНТАЦІЇ

ЧИННІЙ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Б.1 Форма першого аркуша акта про відповідність мікрофільмів СФД чинній документації

ЗАТВЕРДЖУЮ

Керівник підприємства-постачальника Назва спеціальної установи СФД

^{7 м} документів

Підпис Ініціали, прізвище

МП 201 р.

АКТ
№

Про відповідність мікрофільмів СФД чинній документації

Комісія в складі:

голови комісії

членів комісії

яка діє на підставі наказу від№провела огляд документації для перевірення відповідності мікрофільмів СФД чинній документації на

Вид документації Назва та/або познака продукції (об'єкта)

Комісія встановила, що документація на

Вид документації

Назва та/або познака продукції (об’єкта)
зміни, внесені після останнього її

Містить або не містить мікрофільмування, виконаного

Дата останнього мікрофільмуванняБ.2 Форма другого аркуша акта про відповідність мікрофільмів СФД чинній документації

Висновки комісії

1. документація на

Вид документації

Назва та/або познака продукції (об’єкта)

мікрофільмуванню

Підлягає або не підлягає У повному обсязі або частково

2. Документацію має бути подано на мікрофільмування

Термін подання документації на мікрофільмування

3. Відомості про перелік документації, яка підлягає мікрофільмуванню

Голова комісії

Члени комісії:

ПОГОДЖЕНО²’

Представник замовника

Підпис Ініціали, прізвищеДОДАТОК В
(обов'язковий)

ФОРМА ПЕРЕЛІКУ ДОКУМЕНТІВ, КАДРИ З МІКРОЗОБРАЖЕННЯМИ
ЯКИХ ПІДЛЯГАЮТЬ АНУЛЮВАННЮ

Гриф обмеження доступу

Прим. Ns,

Постачальник документів

Дата відправлення та вихідний номер листа

297

Підпис

Ініціали, прізвище

Познака документа

Склав

Затвердив

а

Назва документа

ПОГОДЖЕНО

Представник замовника

Перелік № документів, кадри

мікрофільму СФД із мікрозображеннями яких підлягають анулюванню

см

Кількість аркушів за форматами

нова

наявна

х 1Q:= 120

Познака виробу (об’єкта)

Формат АЗ згідно з ГОСТ 2.301

420

Кількість аркушів за грифом обмеження доступу

Познака мікрофільму

Назва виробу (об’єкта)

Кількість аркушів за грифом обмеження доступу

297

Кількість аркушів за форматами

нова

наявна

Перелік №

Познака виробу (об’єкта)

Формат АЗ згідно з ГОСТ 2.301

420

ю см

Познака документа

Познака мікрофільму

Назва документа

Примітка

Склав

ся

12x10 = 1

Арк.

ДОДАТОК Г
(довідковий)

БІБЛІОГРАФІЯ

1. Про страховий фонд документації України : Закон України від 22 березня 2001 р. № 2332-ІІІ [із змін.] // Відом. Верховної Ради України. — 2001. — № 20. — Ст. 101.

2. Про затвердження Положення про Державну архівну службу України : Указ Президента України від 06 квітня 2011 р. № 407/2011 Н Офіц. вісн. України. — 2011. — № 28. —С. 62.

З Про затвердження Положення про Державний департамент страхового фонду документації: наказ Державної архівної служби України від 25 липня 2011 р. № 11 : [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://www.sfd.archives.gov.ua/Pologen.html/— Назва з екрана (27.08.2013).

4. Про делегування повноважень Державному департаменту страхового фонду документації: на­каз Державної архівної служби України від 09 вересня 2011 р. № 55 : [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://sfd.archives.gov.ua/Pologen.html/ — Назва з екрана (27.08.2013).

5. Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання галузевого стра­хового фонду документації: постанова Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 319 [із змін.]: [Електронний ресурс]. — Режим доступу : http://search.ligazakon.ua/l_doc2.nsf/link1/RP020319.html/ — Назва з екрана (27.08.2013).

6. Про затвердження Положення про порядок формування, ведення та використання обласного (регіонального) страхового фонду документації: постанова Кабінету Міністрів України від 13 берез­ня 2002 р. № 320 [із змін.] : [Електронний ресурс]. — Режим доступу : http://zakon1.rada.gov.ua/laws/ show/320-2002-n. — Назва з екрана (27.08.2013).

7. Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру документів страхового фонду доку­ментації : постанова Кабінету Міністрів України від 16 травня 2002 р. № 642 [із змін.] : [Електрон­ний ресурс]. — Режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/642-2002-n. — Назва з екрана (27.08.2013).

8. Про державне оборонне замовлення: Закон України від 03 березня 1999 р. № 464-XIV [із змін.] // ВВР України. — 2011. — № 6. — С. 101.

9. Про затвердження Положення про представництва державних замовників з оборонного за­мовлення на підприємствах, в установах і організаціях : постанова Кабінету Міністрів України від 21 жовтня 2009 р. № 1107 [із змін.]: [Електронний ресурс]. — Режим доступу : http://zakon4.rada.gov. ua/laws/show/1107-2009-n. — Назва з екрана (27.08.2013).