Документація у сфері зовнішньої торгівлі. Формуляр-зразок

Ця площа виділена для внесення додаткової інформації, яка не може бути вписана у вищенаведені графи. Площа цієї графи і точне місце межової лінії визначаються у кожному окремому випадку згідно з потре­бами.

Окрім підпису чи іншого доказу автентичності, в цю графу може бути внесена інформація про місце підписання або засвідчення автентич­ності документа, дата тощо.

ДОДАТОК А

(обов'язковий)

Формуляр-зразок торгового документа

УДК 651.5:658.6 T54

Ключові слова: форма торгового документа, принципи проектуван­ня форм торгових документів, формуляр-зразок торгового документ

аДОТУ 3239-95
(ISO 8439:1990)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ

ДОКУМЕНТАЦИЯ

В СФЕРЕ ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ

Формуляр-образец

Издание официальное

ГОССТАНДАРТ УКРАИНЫ
КиевПРЕДИСЛОВИЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Украинским научно-исследовательским институтом стандартизации, сертификации и информатики Госстан­дарта Украины (УкрНИИССИ)

2. УТВЕРДЖЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Госстандарта Украины от 27октября 1995 г. № 351

3. Этот стандарт соответствует международным стандартам

ISO 8439:1990 «Форма документа. Основная схема» («Forms design — basic layout»),разделы 2—6, и ISO 6422:1985 «Правила разметки торговых документов» («Layout key for trade documents»), разделы 1,7, приложение A

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5. РАЗРАБОТЧИКИ: Я. Юзькив, канд. техн, наук, В. Грушко, 7’. Бондаренко

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен,
тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения
Госстандарта УкраиныСОДЕРЖАНИЕ

С.

1. Область применения 1

2. Нормативные ссылки 1

3. Определения... 2

4. Форматы, поля и рабочая площадь 2

5. Разметка рабочей площади 2

6. Принципы проектирования форм документов 3

7. Реквизиты формуляра-образца... 5

Приложение А Формуляр-образец торгового документа 8ДСТУ 3239-95 (ISO 8439:1990)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ

ДОКУМЕНТАЦИЯ В СФЕРЕ ВНЕШНЕЙ ТОРГОВЛИ
Формуляр-образец

ДОКУМЕНТАЦІЯ У СФЕРІ ЗОВНІШНЬОЇ ТОРГІВЛІ
Формуляр-зразс’к

DOCUMENTATION IN THE SPHERE OF FOREIGH TRADE
Layout key

Введен к действие 1996—07—01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Этот стандарт устанавливает форматы, рабочие площади и правила разметки формуляров-образцов документов, которые используются в сфе­ре внешней торговли, производства и распределения материальных ценно­стей, предназначенных для экспорта, независимо от того, выполнены эти документы вручную, напечатаны с помощью механических и автоматиче­ских средств или средств копирования.

Стандарт предназначен для использования при проектировании унифицированных серий форм внешнеторговых документов с целью облег­чения составления документов и поиска необходимой информации.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

8. этом стандарте есть ссылки на:

• ГОСТ 6.10.5—87 УСД. Требования к построению формуляра- образца.

• ГОСТ 9327—60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы.

3. Издание официальноеОПРЕДЕЛЕНИЯ

   1. Основной интервал по горизонтали—интервал между строками, равный 4,233 мм (1/6 дюйма).

   2. Основной интервал по вертикали — интервал между осевыми линиями смежных знаков, равный 2,54 мм (1/10 дюйма).

   3. Графа — площадь, используемая для определенной группы ил категории данных.

   4. Форма — носитель данных, предназначенный для занесения записи данных.

   5. Рабочая площадь — выделенная площадь, на которую можно вносить информацию для дальнейшего воспроизведения или передачи.

   6. Издатель документа — организация, предприятие или лицо, которые создали и подписали этот документ (или заверили иным образом) и взяла тем самым на себя ответственность за его содержание.

   7. Поле—расстояние между краем листа формы и началом рабочей площади.

4. ФОРМАТЫ ПОЛЯ И РАБОЧАЯ ПЛОЩАДЬ

Основными в этом стандарте считаются форматы А4 (210*297) и A5L (148*210), которые определены ГОСТ 9327, и соответствующие размеры полей и рабочих площадей:

• левое поле (для прошивания) 20 мм + 1,0 мм

• верхнее поле (для скрепления) 10 мм ± 1,0 мм

• рабочая площадь для формата А4 183 мм*28О мм — рабочая площадь для формата А5 131 мм*183 мм.

Примечание. Запись формата с буквой L означает, что большая сторона листа бумаги является параллельной направлению чтения или написания.

Если обмен документами осуществляется между партнерами, к рые пользуются разными форматами бумаги, необходимо следить, чтила информация вмещалась в рабочую площадь, общую для этих форматов.

5. РАЗМЕТКА РАБОЧЕЙ ПЛОЩАДИ

   1. Для облегчения составления стандартизованных форм докумен­тов рекомендуется размечать рабочую площадь вертикальными и горизон­тальными линиями, которые образуют конструкционную сетку.

Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки оп­ределяется техническими характеристиками печатающих устройств.

Расстоя н ие между вертикальными линиями конструкционной сетки равно 2,54 мм (основной интервал по вертикали).

Рабочая площадь листа бумаги формата А4 делится на 72 столбца.

Расстояние между горизонтальными линиями конструкционной сетки равно 4,233 мм (основной интервал по горизонтали).

5. ПРИНЦИПЫ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Рабочая площадь делится на графы. Чаще других встречаются такие Чфафы: издатель, справочная информация, адреса.

О.S графа «Адреса» — это площадь для размещения одного или двух адресов.

Примеры

Рисунок 1

Рабочая площадь шириной 183 мм может быть разделена на 8 коло­нок шириной 9 основных интервалов по вертикали, как показано на рисун­ке 1, разделяющие линии пронумерованы от СО до С8.

Рисунок 2

На рисунке 2 как пример приведена верхняя часть формы, в которой находятся такие графы: издатель, справочная информация, адреса.

В этом примере строки, помеченные цифрами от 9 до 17, отведены для графы «Адреса», строка 9 зарезервирована дд_Я заголовка адреса.

В документах, которые пересылаются в конвертах с окнами, строки ю и 17 не заполняются.

Примечание. В правилах ООН разметки формуляра торговых документов исполь­зуются для записи адреса только строки 10—14.

Подробно принципы проектирования форм внешнеторговых доку­ментов проиллюстрированы на примере проектирования формуляра-об­разца ООН (приложение А). Адреса получателя размещены в месте, удоб­ном для использования конверта с окном. Места других реквизитов выбра­ны с учетом пожеланий заинтересованных сторон в процессе проведения консультаций с ними.

Площадь свободного использования в ниж_1НСй части формуляра вы­деляется для занесения специфической информации в каждом отдельном случае.

Размеры амм

2Q ___ Левов поле

СО Cl С2 £3 £4 С5 С6 С? j

~ ппґп'і і4і і Нин 111 ui ігпітгі'пп m itrrrrhnt и і iiri і (ri I IHl ІПТТ

Рисунок 1 — Пример горизонтальной разметки рабочей площади. Колонки и их обозначение. Уменьшение размера, приблизительно 80%.

Размеры в мм

Рисунок 2 — Пример разметки рабочей площади Уменьшение размера, приблизительно 80%.

5. РЕКВИЗИТЫ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА

Ниже перечислены заголовки данных, которые вносятся в сответст- вующие графы формуляра-образца.

Примечание. Допускается для разметки рабочей площади и заполнения реквизитов формуляра-образца использовать ГОСТ 6.10.5—87.

Тип документа, например «СЧЕТ-ФАКТУРА», печатается предва­рительно в правой верхней части формуляра над іраницсй рабочей площа­ди. В приложении А на этом месте напечатано «Формуляр-образец торгового документа».

Эта графа предназначена для записи грузоотправителя и его адреса или, в некоторых случаях, автора документа.

Эта графа предназначена для записи грузополучателя и его адреса. Она расположена с учетом международных почтовых требований таким образом, чтобы при отправке документов почтой можно было пользоваться конвертом с окном.

Примечание. Эта графа вмещает максимум 5 строк при интервале между ними 4,233 мм (1/6 дюйма). Можно разместить 6 строк при интервале между ними 3,175 мм (1/8 дюйма).

Если транспортировка груза осуществляется морем и необходимо заходить в порт «на ордер» за получением приказа о порте выгрузки или погрузки, может понадобиться адрес уведомления. В случае, когда этот адрес не нужен, графа может быть использована для внесения адреса пун­кта поставки груза, если он не совпадает с адресом грузополучателя.

Эта графа зарезервирована для описания транспортировки, вклю­чая указания всех пунктов при транзитной перевозке груза, видов и средств транспорта.

Если другое не указано, под «датой» понимается дата выпуска доку­мента.

Справочный номер — это номер (или обозначение), лучше общий для всего комплекта документов. Он может совпадать с номером заказа, номером счета-фактуры и т. д. В этой графе можно помещать другие даты и номера, как во время оформления документа, так и позже, сторонами, которым передаются документы.

Часто товар отправляется в один адрес, а документы — в другой. В таких случаях графа «Грузополучатель» используется для указания адреса отправки товара, указанной в транспортных документах, а эта графа ис­пользуется для указания адреса отправки документов, таких как СЧЕТА- ФАКТУРЫ (адрес покупателя).

Примечание. Графа рассчитана на 35 знаков на строку с интервалом между знаками 2,54 мм (10 знаков на дюйм). Из-за ограничения окна конверта и наличие свободного пространства между конвертом и вложенным в него документом рекомендуется использовать не более 32 знаков на строку, выравненных по левому полю. Если интервал между знакам»' равен 2,12 мм (12 знаков на дюйм), 35 знаков легко вмещаются в эту графу.

Информация о стране происхождения, стране отправки и стране получателя может понадобиться для статистической обработки и других целей. Если некоторые из этих данных не нужны, эта графа, или свободное место этой графы, могут быть использованы для иных целей, например, для указания номера лицензии.

Незаполненная графа может в таких случаях добавляться к графе «Условия поставки и платежа».

Эта графа может свободно использоваться для указанных целей. В ней обычно указываются время доставки, условия поставки, оплаты, под­робности страхования и другое.