На каждом фотоснимке должно быть указано: обозначение документа, номер листа (страницы), номер рисунка.
5 Комплектование и отправка документов на микрофильмировани
Основанием для подготовки, отправки документов на мик- рофильтлирование является выписка из "Плана представления доку- ментов на микрофильмирование , утвержденного департаментом от-
-4J tl (J • •
5.2 Документы, представляемые предприятием-изготовителем изделия при отправке документации на микрофильмирование:
ведомость комплекта (ВК) - определяет полный комплект документов на изделие и является основным комплектовочным документом при подготовке и отправке документации на микрофильмирование, при изготовлении микрофильмов и получении с них копий документов страхового фонда, а также при передаче микрофильмов страховогоф
дхь-и и чэициоц J ’цд^Р^-янйІ^’аш howbcqI вхвр и чэицроц |-гори ф*янц
онда на хранение (ОСТ .92-4064),сопроводительный перечень - комплектовочный сопроводитель ный документ, содержащий перечень находящихся в партии документов, отправляемых на микрофильгд’рование и их возврате. При отправке всей документации на изделие одной партией сопроводительный перечень допускается не'составлять;
акт, подтверждающий комплектность партии документов;
. - сопроводительное письмо.
Требования по комплектованию и отправке НДС на микрофильмирование должны соответствовать ГХТ В 33.202.
Ведомость комплекта
ВК составляют отдельно на конструкторскую и технологическую документацию: ' .
ведомость комплекта конструкторских документов (ВККЛ) - для комплекта конструкторских документов на изделие;
ведомость комплекта технологических документов (В'КТД) - для комплекта технологических документов на изделие.
ВККД (ВКТД) составляется по ОСТ 92-4064.
Основные требования по разработке, заполнению и отправке ВККД (ВКТЛ). ’
При разработке ГК каждое обозначение документа следует записывать отдельной позицией и в порядке возрастания обозначений.
Формы ВККД (ВКТД) приведены в приложениях А, Б, В.
В графах БК указывают:
в графе "Номер строки" - номера строк ведомости;
в графе "Обозначение документа" - обозначение конструктор-
с
[Йнв.№подл.| Подпись и дата |ЕЬамен іпр.К|ИидД&дубл. [~ Подпись » Дата
кого (технологического) документа б соответствии с основной надписью или обозначение НДС;в графе "Наименование документа" - наименование документа Е соответствии с основной надписью на этом документе;
в графе "Количество листов по форматам" - количество листов в документе по форматам;
в графе "Всего листов" - общее количество листов, на которых выполнен документ;
в графе "В т.ч. листов" - количество листов в документе с соответствующим грифом - н/с, дсп, с, сс;
в графе "Номер микрофильма новый" - номера микрофильмов, в которых замикрофильмированы перечисленные в ВК документы. Графу заполняет предприятие-изготовитель, составившее ВК, после окончания микрофильмирования всех партий документации, кроме последней. На последнюю партию документации графу заполняет техническая лаборатория;
в графе "Номер микрофильма имеющийся" - предприятие-изготовитель указывает номера микрофильмов, в которых ранее была зэ- ыикрофильмирована данная документация;
” ~'те ге "Л пи.’ течение" игос^авля-'т*
) для документов с грифом "с" или "сс" - инвентарные номера
) для заимствованной документацію: - предприятие-держатель подлинников.
С первой партией документов, поставляемых на микрофильмирование, направляется один экземпляр копии ВККд (ЗКГД) для использования при работе с документами на микрофильмирующем предприятии, с последней партией - подлинник ВК.3 случае, если одновременно направляются несколько
БК, то каждая ВК должна быть укомплектована технической документацией в полном объеме, независимо от того, применены ли одни и те же документы в этих ЗК.
Подлинник ВК, подписанным руковод:телеи микрофильмирующего предприятия (на титульном листе), ’дкрофпльмируется ис последней партией документов возвращается предприятию.
Сопроводительный перечень
Формы первого и последующих листов, сопроводттельного перечня (СП) приведены соответственно в приложениях Г и Л.
3 графах СП указывают:
в графе "Номер строки" - номера строк перечня;
в графе "Обозначение документа" - обозначение конструктор-
с
и £
кого(технологического) документа в соответствии с основной надписью ил: обозначение НЛО;в графе "Наименование документа" - наименование документа в соответствии с основной надписью на этом документе;
в графе "Количество листов по форматам" - количество листов в документе по форматам;
в графе "Всего лістов" - общее количество листов, на которых выполнен документ;
в
I
X
ф
2
аз
а.
в графе "Номер микрофильма новый” - номер микрофильма, присвоенный при микрофильмировании данной документации;
в графе "Номер ьдкрофилыла имеющийся" - предприятие-пзго- товитель указывает номера микрофильмов, в которых ранее была
з амикрофильмирована данная документация;
в графе "Примечание" проставляют:
X) для. документов с грифом "с" или "сс" - инвентарные номер.
для заимствованной документации - предприятие-держатель- подлинников.
СП заполняют черной тулью или машинописью на кальке или белой бумаге, на листах формата АЗ по ГОСТ 2.301.
При составлении СП каждое обозначение документа следу записывать отдельной позицией и в порядке возрастания обозначений.
На документы, имеющие гриф секретности ("с", "сс"), составляют отдельны:! СП.
СП присваивают порядковые номера в пределах одного изделия и вида документа.
Подлинник и копия СП направляются на микрофильмирование с каждой партией документов.
Если в одной партии высылаются документы нескольких изделий и разных видов (конструкторская, технологическая, проектная и ШГ), то СП составляется раздельно по каждому изделию и виду документа.
После микрофильмирования каждой партии документов техническая лаборатория заполняет графу "Номер микрофильма новый' з СП. Подлинник СП подписывает начальник отраслевого центра микрофильмирования, после чего техническая лаборатория высылает его предприятию-изготовителю вместе с замикрофильмированной партией документов.a: 7 72-5175-96
Акт, подтверждающий комплектность партии документов
К каждому комплекту или партии документов прилагается акт в одном экземпляре, подтверждэщий полноту комплектности и соответствие документов требованиям микрофильмирования по физическому состоянию и качеству графического исполнения.
Форма акта приведена в приложении Е.
Акт микрофильмируется вместе с документами.
Сопроводительное письмо
Документы, представляемые на микрофильмирование, высылаются с сопроводительным письмом. Письмо подписывает руководство предприятия. Форма сопроводительного письма приведена в приложении Н.
Оформление сопроводительного письма осуществляется UHOfnpy[/J
в соответствии с требованиями "Инструкций'по обеспечению режима секротпеоти...
Акт об окончании микрофильмирования
Окончание микрофильмирования комплекта документов на конкретное изделие оформляется актом по форме, приведенной в приложении И.
Акт составляет предприятие, представившее документацию, на основании возвращенной ВК с соответствующими отметками в них о проведенном микрофильмировании и в 10-дневныи срок направляет в техлабораторию по микрофильмированию.
В акт должны быть внесены номера микрофильмов, указанные в ВК, акт микрофильмируется в составе документации на изделие.
При отправке партии документов, состоящей из несколь
ких посылок, в первую вкладывают сопроводительное письмо. На по- o&ry owpcr&ns сылке указывают исходящий номер сопроводительного письмаУи его гриф секретности. На остальных посылках этой партии делают надпись "К исх. ноцеру” по ГОСЛрВ 33.301 и указывают гриф секретности д&УУ О'?>г>/>сге£л'сг
Документы при отправке на микрофильмирование должны быть уложены в посылки по ГОСЛрВ 33.301, чтобы исключалась возможность их смещения и смятия при пересылке.
Оформление, адресование посылки и отправка должны ис-
к
<м
■ EX
г
ф
Работы, связанные с подготовкой, отправкой и пересылкой грифованных документов, должны проводиться в соответствии с
ґpi
требованиями Инструкции по обеспечению режима секретности..-. .
У ДК 002.53:623:006.354 ’ Т 001
|
Ключевые слова: микрофильмирование, страховой фонд документации, документы, ведомость комплекта конструкторских (технологических) документов, сопроводительный перечень, предприятия-изготовители изделия.Инв. №подл. |
Подпись и дата |
Взамен 1шв.Н|Инв.№ дубл. |
Подпись и дата |
|
|
|
.. ..... L-. |
|
Приложение А
(обязательное)
Форма титульного листа ведомости комплекта
СОГЛАСОВАНО
Представитель заказчика
подпись Ф.И.О
z 2 19 г.
УТВЕРедАЮ
Руководитель предприятия (Главный конструктор) (Главный технолог)
предприятия-ИЗ ГОТО вителя
подпись Ф.И.О
".2 19
Дополн. графы по ГОСТ 2.Ю4
ОСТ 92-5175-96
ведомость
комплекта конструкторской (технологической)
документации, поставляемой на,микрофильмирование
Изделия (составной части)
индекс, наименование изделия
обозначение ведомости
Подпись начальника отраслевого Подписи руководителей служб,
центра микрофильмирования подготовивших ведомость комплект
|
аИнв. № подл. |
Подпись и дата |
Взамен ши.і*|Пнв.М‘дуби. |
Подпись II д-IT!» |
|
|
|
.. , L . |
|
|
Приложение Б « |
fX 5с О) с 2 с О 6- Е С |
Обозначение документа |
Наименование документа |
Количество листов по форматам |
Всего листов |
В т.ч. листов |
Номер микрофильма |
Примечание |
|||||||||||||||||||||||||||||||||
|
А4 |
/13 |
V2 |
AI |
АО |
|
|
н/с |
ДСП |
с |
сс |
новый |
имею- ■ щийся |
|||||||||||||||||||||||||||||
|
I. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
130 |
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
2. |
60 |
70 |
|
|
|
- |
|
|
|
|
|
|
|
40 |
40 |
45 |
|||||||||||||||||||||||||
|
Доп о л н. графы по ГОСТ 2.Ю4 < |
3. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||
|
4 * |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
5. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
• |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
• |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
• |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
• |
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
• |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
• (L. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||
|
Со< |
ставил |
|
|
|
|
Наим |
енс |
>ва |
НИ( |
Э 1 |
ІЗД |
ел |
ИЯ |
|
пк |
лоис |
ІТТГ |
Ш!1 |
Q Rif |
Литера |
J |
ІИСІ |
Листов |
||||||||||||||||||
|
Проверил |
|
|
|
и документа |
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||
