ГОСТ 7.68-95. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Фоно- и видеодокументы. Общие технические требования к архивному хранению (68376)

ГОСТ 7.68—95

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ,
БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ

ФОНО- И ВИДЕОДОКУМЕНТЫ

ОБЩИЕ ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Издание официальное

БЗ 1—94/16

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
МинскПредисловие

1 РАЗРАБОТАН Всероссийским научно-исследовательским цент­ром технической документации (РНИЦКД) Государственной архи­вной службы, ТК 191 “Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело”

ВНЕСЕН Госстандартом России

2 ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 7—95 от 26 апреля 1995 г.)

За принятие проголосовали:

3 Постановлением Комитета Российской Федерации по стандар­тизации, метрологии и сертификации от 18 октября 1995 г. № 544 межгосударственный стандарт ГОСТ 7.68—95 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 июля 1996 г.

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

© ИПК Издательство стандартов, 1996

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официаль­ного издания на территории Российской Федерации без разрешения Госстандарта России

Содержание

1. Область применения 1

2. Нормативные ссылки 2

3. Общие положения 2

4. Оценка технического состояния документов 3

5. Реставрационная и консервационно-профилактическая обра­ботка документов 3

6. Требования к упаковке документов 4

7. Режим хранения документов 5

8. Контроль технического состояния документов 6

9. Использование документов 9

10. Меры безопасности . . 10

Приложение А Форма акта технического состояния фонодоку­мента 11

Приложение Б Форма акта технического состояния видеодоку­мента 12

Приложение В Требования к зданиям и помещениям для хра­нения документов и их размещению 14МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ФОНО- И ВИДЕОДОКУМЕНТЫ

Общие технические требования к архивному хранению

System of standards on information, librarianship and publishing.

Phono- and videodocuments.
General technical requirements for archive storage

Дата введения 1996—07—01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает требования к архивному хранению следующих типов документов:

• оригиналов-фонодокументов на магнитной ленте шириной 6,25 мм;

• оригиналов-видеодоку ментов на магнитной ленте шириной 8; 12,7; 19,05; 25,4 и 50,8 мм;

• оригиналов магнитной перезаписи звуковой информации (на 25 и 16 мм лентах) к кинофильмам;

.— фонодокументов на грампластинках;

• страховых копий на магнитной ленте и металлических граморигиналах.

Стандарт не распространяется на фонодокументы, изготовленные методом фотографической записи, с помощью механической записи на полом восковом цилиндре, а также на копии фонда пользования.

Правила государственного хранения фонодокументов, изготовлен­ных методом фотографической записи, должны соответствовать требованиям ГОСТ 7.65.

Настоящий стандарт распространяется на все документы государ­ственной части Архивного фонда, находящихся на государственном и ведомственном хранении.

Издание официальное

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 7.65—92 Система стандартов по информации, библиотеч­ному и издательскому делу. Кинодокументы, фотодокументы на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 1908—88 Е Бумага конденсаторная. Общие технические условия

ГОСТ 4097—78 Коробки для кинопленок, магнитных лент и фильмовых материалов. Технические условия

ГОСТ 7933—89 Е Картон коробочный. Технические условия

ГОСТ 8433—81 Вещества вспомогательные ОП-7 и ОП-Ю. Технические условия

ГОСТ 9421—80 Картон тарный плоский склеенный. Технические условия

ГОСТ 10354—82 Пленка полиэтиленовая. Технические условия

ГОСТ 12796—93 Сердечники для намотки магнитной ленты шириной 6,30 мм. Технические условия

ГОСТ 20283—89 Е Бумага обложечная. Технические условия

3. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. В целях обеспечения сохранности фоно- и видеодокументов, подлежащих государственному хранению, следует, проводить:

оценку технического состояния документов, их реставрацию и консервацию, упаковывание, поддержание нормативного режима хранения, контроль технического состояния документов, подготовку документов к использованию.

• очистке от пыли и перемотке — фоно- и видеодокументы на магнитной ленте;

• очистке от загрязнений — фонодокументы на грампластинках и металлических граморигиналах;

• акклиматизации в заданных температурно-влажностных усло­виях;

4. упаковыванию.ОЦЕНКА ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ

   1. Документы перед размещением в хранилище должны быть подвергнуты оценке технического состояния.

   2. Оригиналы документов и страховые копии должны проходить оценку технического состояния в срок не более 3 мес с момента приема документов на хранение.

   3. При оценке технического состояния устанавливаются соответствие технических характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния, сопровождающих документы.

Примечание — В отдельных случаях акт технического состояния может быть составлен в процессе проведения оценки при приеме документов на хранение (см. приложения А, Б).

4. 4. По результатам оценки соответствующие данные вносят в акт технического состояния и определяют комплекс работ по реставрации документа.

5. РЕСТАВРАЦИОННАЯ И КОНСЕРВАЦИОННО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

   1. Реставрационная и консервационно-профилактическая обра­ботка включает следующие виды работ:

для документов на магнитной ленте:

• очистка поверхности от пыли и частиц грязи вручную или на специальном очистительном оборудовании;

• замена пересохших и коробленных склеек;

• перемотка;

• оформление рулонов магнитной ленты защитной магнитной лентой с двух сторон по 2—2,5 м;

для фонодокументов на грампластинках и граморигиналах;

• очиегка от пыли;

• протирка антистатиком;

для граморигиналов:

• электрохимическая очистка;

для видеодокументов:

• чистка поверхности от пыли и грязи, — перемотка.

Намотка фоно- и видеодокументов должна быть ровной, плотной, без выступающих витков и ступеней.

4. 5. Периодичность перемотки и очистки документов на магнитной ленте в профилактических целях — рдин раз в 2—4 года, в зависимости от интенсивности использования документов и условий их хранения.

   6. Грампластинки и граморигиналы перед каждым очередным воспроизведением следует протирать безворсовой тканью, пропитан­ной специальным составом, например, 2%-ным водным раствором вспомогательного вещества ОП-10 по ГОСТ 8433. Перед протиркой ткань следует хорошо отжать.

5. ТРЕБОВАНИЯ К УПАКОВКЕ ДОКУМЕНТОВ

   1. Упаковка фоно- и видеодокументов должна исключать возможность проникания влаги, пыли, попадания на документы световых лучей, защищать от механических повреждений. Упаковка должна препятствовать свободному перемещению документов внутри упаковки.

   2. Фонограммы на магнитной ленте шириной 6,25 мм должны быть намотаны на сердечники по ГОСТ 12796.

   3. Фоно- и видеодокументы на магнитной ленте, принимаемые на хранение, должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354- и в заводскую коробку или помещены в полиэтиленовый футляр (контейнер) с вырезами для этикеток.

   4. Оригиналы магнитной перезаписи к кинофильмам должны быть упакованы в пакеты из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354 и металлические коробки по ГОСТ 4097.

Фонодокументы на грампластинках должны быть упакованы в пакет из полиэтиленовой пленки по ГОСТ 10354 и в бумажный конверт по ГОСТ 20283. Партия грампластинок в соответствии с их 4архивными номерами должна быть помещена в картонные или фанерные коробки.

Маркировку осуществляют нанесением на упаковку краской отличительного цвета необходимых идентификационных данных документа.

4. РЕЖИМ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

   1. Режим хранения документов обеспечивают соблюдением нормативных параметров температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов. Требования к помещениям и размещению документов приведены в приложении В.

   2. В целях адаптации документов к температурно-влажностному режиму хранения документы, перед размещением их в хранилище, необходимо подвергнуть акклиматизации в открытой упаковке при температуре (18±2)°С и относительной влажности воздуха (55±10) %. Продолжительность акклиматизации зависит от начального состояния документов и составляет не менее 3 сут.

   3. Т емпературно-влажностный режим

      1. Фоно- и видеодокументы рекомендуется хранить при температуре от 8 до 18 °С и относительной влажности воздуха от 45 до 65 %.

      2. При хранении документов не допускаются резкие колебания температуры (более 5 °С) и относительной влажности воздуха (более 10 %) в течение одних суток. При нарушении температурно-влаж­ностного режима при транспортировании и обработке документы перед закладкой на хранение необходимо. подвергнуть акклиматиза­ции в соответствии с 7.2 настоящего стандарта.

      3. Контроль и регистрацию температурно-влажностного режима хранения следует осуществлять не реже одного раза в сутки с помощью измерительных приборов, обеспечивающих точность изме­рения температуры 0,5 °С и относительной влажности воздуха 2 %. В хранилище площадью 25 м² должно быть не менее одного комплекта измерительных приборов.

   4. Световой режим

      1. Освещенность помещений хранилищ может быть естествен­ной и искусственной.

      2. Освещение помещений хранилищ осуществляют источниками искусственного света, закрытыми плафонами с гладкой наружной поверхностью.

Не допускается проникание в хранилище, читальные залы и другие помещения архива прямых солнечных лучей. Естественное освещение помещений солнечным светом допускается при условии применения на окнах светорассеивателей.

4. 1. 3. Освещенность шкафов, стеллажей должна быть не менее 20 лк, проходов — 50 лк, рабочих мест — 100 лк.

   2. Санитарно-гигиенический режим

      1. В помещениях хранилищ необходимо не реже одного раза в неделю проводить сухую уборку стеллажного оборудования и упаковок с документами (пылесосом), не реже одного раза в месяц — влажную уборку полов помещений хранилищ.

      2. При входе в хранилище и другие рдбочие помещения • рекомендуется переодеваться в специальную одежду и обувь.

      3. При хранении документов необходимо регулярно следить за состоянием их упаковки. При обнаружении на упаковке повреждений, коррозии, деформаций она подлежит немедленной замене.

5. КОНТРОЛЬ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ ДОКУМЕНТОВ

   1. В целях обеспечения сохранности фоно- и видеодокументов и своевременного выявления возникающих на них дефектов доку­менты следует подвергать периодическому контролю в процессе хранения.

   2. Периодичность контроля технического состояния всех типов документов в процессе хранения устанавливают: