---

2.2. Устанавливаются два вида бланков: бланк для писем и общий бланк для других видов организационно-распорядительных документов.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

2.3. Устанавливаются два формата бланков - А4 и А5 по ГОСТ 9327.

Бланки каждого вида изготовляют на основе углового или продольного расположения реквизитов.

Расположение реквизитов и размеры на бланках приведены в приложении 1.

2.4. На бланках документов реквизиты заголовочной части располагают центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

2.5. Изображение государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организаций, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

2.6. Наименование организации (полное, сокращенное или аббревиатура), вышестоящих органов, а также структурного подразделения должно соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.

2.7. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.

Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.

2.8. На бланках для писем указывают реквизиты: "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке", "Дата", "Индекс", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Код письма по ОКУД", "Код организации по ОКПО".

2.9. На общих бланках указывают реквизиты: "Дата", "Индекс", "Место составления или издания", "Код организации по ОКПО".

2.10. При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2 - ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита "Наименование организации" допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.

2.11. Бланки документов должны иметь поля, мм:

левое - 20;

верхнее - не менее 10;

правое и нижнее - не менее 8.

2.12. Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

2.13. При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

2.14. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

2.15. При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

3. Требования к текстам документов

3.1. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.

3.2. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("были", "находились", "имеете", "владеете"). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.

3.3. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф.

3.4. Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

3.5. В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

3.6. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

3.7. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

3.8. В письмах используют формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Госстандарт СССР считает возможным").

4. Требования к документам, изготовляемым

с помощью печатающих устройств

4.1. Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

4.2. Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

#G1 СОГЛАСОВАНО

1,5

Генеральный директор НПО

1

"Химавтоматика"

2

Л.И. Петров

#G04.3. Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

4.4. Название вида документа печатают прописными буквами.

4.5. Расшифровку подписи в реквизите "подпись" печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

4.6. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 знаков.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

4.7. При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Фамилия исполнителя и номер его телефона", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования", заверительной надписи "Верно", а также слов "СЛУШАЛИ" "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизита "гриф утверждения" и "гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.

4.8. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

4.9. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

4.10. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

#G1Приложение 1

Обязательное

#G0Расположение и размеры реквизитов

Черт. 1

Черт. 2

#G1

#G0Черт. 3

#G1Приложение 2

Справочное

#G0Образцы бланков

#G1 +-------------------------------------------------------------+

¦ --------- ¦

¦ ¦

¦ --------- ¦

¦ ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ +-- --+ ¦

¦ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР ¦ ¦ ¦

¦ ------ ¦

¦ ¦

¦ Всесоюзный ¦

¦ ¦

¦ научно-исследовательский институт ¦

¦ ¦

¦ документоведения и архивного дела ¦

¦ ¦

¦ В Н И И Д А Д ¦

¦ ¦

¦ 101000, Москва, Центр, ул. Мархлевского, 7-а ¦

¦ Тел. 923-00-54 ¦

¦ ¦

¦ -------------------- N ----------------------- ¦

¦ ¦

¦ На N -------------------- от ------------------ ¦

¦ ¦

¦ +-- ¦

¦ ¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ---- ¦

¦ ¦

¦ -- ¦

¦ 497-1000 ¦

¦ ¦

+-------------------------------------------------------------+

#G0Образец бланка для писем

#G1 +-------------------------------------------------------------+

¦ --------- ¦

¦ ¦

¦ --------- ¦

¦ ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ +-- --+ ¦

¦ при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР ¦ ¦ ¦

¦ ------ ¦

¦ ¦

¦ Всесоюзный ¦

¦ ¦

¦ научно-исследовательский институт ¦

¦ ¦

¦ документоведения и архивного дела ¦

¦ ¦

¦ В Н И И Д А Д ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ -------------------- N ----------------------- ¦

¦ ¦

¦ ---------------------------------------------- ¦

¦ ¦

¦ +-- --+ ¦

¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

+-------------------------------------------------------------+

#G0Образец общего бланка

#G1 +-------------------------------------------------------------+

¦ ¦

¦ Отдел 15 Директору ВИЭМС ¦

¦ ЗАЯВЛЕНИЕ Сергееву И.И. ¦

¦ 18.06.90 ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ Прошу Вас освободить меня от должности старшего ¦

¦ инженера отдела 15 в связи с уходом на пенсию. ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ Личная подпись Н.С. Петров ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ ¦

¦ В дело 501-2. Издан приказ от 27.06.90 N 45 ¦

¦ ¦

¦ 28.06.90 В.И. Семенова ¦

¦ ¦

¦ ¦

+-------------------------------------------------------------+

#G0

Образец оформления документа на листе формата А5

#G1

Текст документа сверен по:

официальное издание

Госстандарт России - М: 1992