Страница 4: ДСТУ 4423-1:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення (62443)

д) Впроваджування документаційної системи. Впроваджування документаційної системи треба проводити систематично, використовуючи проектне планування та методики, прийнятні для певної ситуації, враховуючи інтеграцію операцій документаційної системи з робочими процесами і відповідними системами.

h) Аналізування після впровадження системи. Зібрати інформацію про функціювання до­кументаційних систем як суцільного та поточного процесу. Це можна зробити шляхом опитування 10керівного складу та провідних працівників, використовуючи анкети опитування, роблячи огляд сис­теми в дії, перевіряючи посібники із запроваджування процедур, матеріали з навчання та іншу документацію, роблячи вибіркові перевіряння якості службових документів й методів обліковування. Аналізувати та оцінювати функціювання системи, ініціювати та контролювати дії, спрямовані на коригування, встановити режим постійного відстежування і регулярної експертизи.

8.5 Припинення функціювання документаційних систем

Коли документаційна система припиняє функціювати або втрачає повноваження, службові документи до неї більше не долучають, але доступ до них залишається. Службові документи можна вилучити із системи згідно з чинними інструкціями про строки зберігання і передавання службо­вих документів до архіву або вилучення їх для знищування чи згідно із стратегією конвертування та переміщування інформації. Процес припинення функціювання системи треба документально оформити, оскільки це потрібно для дотримання автентичності, достовірності, придатності для ко­ристування та цілісності службових документів, які все ще перебувають у системі, охоплюючи пла­ни конвертування інформації або відображання даних (див. підрозділ 7.2).

9 ДОКУМЕНТАЦІЙНІ ПРОЦЕСИ ТА ЇХ КОНТРОЛЮВАННЯ

Визначання того, які службові документи треба долучати до документаційної системи, базуєть­ся на результатах аналізування вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності та звітності, ризику не долучити службові документи. Залежно від типу організації, правового і соці­ального контексту, в якому вона діє, ці вимоги можуть відрізнятися.

Службові документи створюють і отримують на різноманітних носіях, використовуючи постійно змінювані технології. Первинна характерна ознака службових документів — це їх динамічна при­рода. їх можуть створювати різні автори, їх можна представити різними версіями у різних формат­них, у різні періоди часу.

Коли ділові чи особисті дії зобов’язують організацію або особу діяти, роблять організацію або особу підзвітними чи документують дію, рішення або процес прийняття рішень, їх потрібно долу­чати до документаційної системи у вигляді службових документів та пов’язати з метаданими, що характеризують їх специфічний діловий контекст.

Рішення про те, як довго треба зберігати службові документи в документаційних системах, базуються на оцінюванні вимог регуляторного середовища, вимог ділової діяльності й звітності та ризиків. Попередньо для прийняття таких рішень потрібно залучити підрозділ, що здійснює специ­фічну ділову діяльність, призначену посадову особу, яка керує документаційними процесами, та, за потреби, інших працівників згідно із зовнішньою та внутрішньою політикою та нормами керуван­ня документаційними процесами, вимогами до службових документів, пов’язаними із специфічною діловою діяльністю. Статутні або інші регулятивні вимоги можуть встановлювати мінімальні стро­ки зберігання або підпорядковування рішенню таких повноважних органів, як архів або аудитори. Під час визначання строків зберігання службових документів треба враховувати права і інтереси всіх зацікавлених сторін. Не треба приймати рішення для того, щоб обмежити права доступу.

Процесом зберігання службових документів треба керувати, щоб

1. відповідати поточним та майбутнім потребам ділової діяльності:

1. зберігати інформацію про минулі і нинішні рішення та діяльність як частини корпора­тивної пам’яті для інформаційного забезпечення прийняття рішень та діяльності в теперішньому і в майбутньому часі;

2. зберігати свідчення про минулу та теперішню діяльність для задоволення звітних зобов’язань;

3. ліквідувати систематично і санкціоновано якомога раніше непотрібні службові документи;

4. зберігати контекст службового документа, що зробить можливим для майбутніх корис­тувачів оцінити автентичність та достовірність службових документів, навіть у випадках, коли до- кументаційні системи, в яких вони зберігаються, були закриті або зазнали значних змін;

2. відповідати правовим вимогам, забезпечивши відповідне оформлення документів, розумі­ння та виконання вимог регуляторного середовища, яке застосовується під час керування доку- ментаційними процесами специфічної ділової діяльності, та

3. відповідати поточним і майбутнім потребам внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін:

1. визначати законні та позовні інтереси зацікавлених сторін у зберіганні службових до­кументів довше, ніж це потрібно самій організації. Зацікавлені сторони можуть бути діловими парт­нерами, клієнтами та іншими особами, яких торкаються рішення або дії організацій тощо, яким організація може надавати доступ до своїх службових документів згідно з вимогами звітності, на­приклад, аудитори, регулятивні органи та слідчі органи, архівні установи або дослідники;

2. визначати та оцінювати правові, фінансові, політичні, соціальні або інші позитивні вигоди від зберігання службових документів з метою слугувати інтересам науки і суспільства в цілому, та

3. дотримуватися інструкцій відповідних архівних органів у разі їх придатності.

Національний відхил

3. дотримуванням інструкцій відповідних архівних органів.

До службових документів тривалого зберігання належать такі, що:

• забезпечують свідчення та інформацію про політику і діяльність організації;

• забезпечують свідчення та інформацію про взаємодію організації з клієнтами, яких вона обслуговує;

• документують права й обов'язки фізичних осіб та організацій;

• сприяють формуванню документальної пам’яті організації для наукових, культурних та істо­ричних цілей, та

• містять свідчення та інформацію про діяльність, що представляє інтерес для внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.

9.3 Долучання службових документів до документаційних систем

Метою долучання службових документів до документаційних систем є

• встановлювання взаємозв’язків між службовим документом, автором та службовою потре­бою, що зумовила його створення,

• розміщування службового документа з його взаємозв’язками в документаційній системі, — встановлювання його зв’язків з іншими службовими документами.

Цей процес можна провести через розміщення детальних метаданих, які містять, доповню­ють, пов'язують інформацію про певний службовий документ незалежно від його формату. На стадії розробляння цей процес долучають до процедур документаційної системи. Такі метадані є суттє­вими для відстежування, повноважень, статусу, структури та цілісності службового документа в будь-який момент та подання його зв’язків з іншими службовими документами.

Перелік методів, що забезпечують долучання службових документів, може бути таким:

1. класифікування та індексування, що дають можливість встановити відповідні зв’язки, гру­пування, найменування, забезпечення секретності, дозвіл на користування та пошук, передаван­ня до архіву та вилучання для знищування і виявляння службових документів, життєво важливих для діяльності організації;

2. систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія: фізичний чи елект­ронний, що полегшує наступне користування і одержування довідок;

3. реєстрування, що засвідчує наявність службового документа в документаційній системі;

4. функціювання систем, які в процесі ділової діяльності мають:

1. забезпечувати створення метаданих, що описують діловий контекст;

2. забезпечувати свідчення того, де знаходиться службовий документ;

3. виявляти, яка дія невиконана;

4. виявляти, хто має доступ до службового документа;

5. виявляти, коли цей доступ мав місце, та

6. забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.

У документаційній системі, де застосовують процеси реєстрування:

1. службові документи реєструють, коли долучають їх до документаційної системи;

2. до закінчення реєстрування жоден процес не може впливати на службовий документ.

Основна мета реєстрування — засвідчити, що службовий документ було створено або долу­чено до документаційної системи, а додатковою перевагою є те, що реєстрування полегшує по­шук службових документів. Воно містить запис короткої описової інформації або метаданих про службовий документ та надання службовому документу ідентифікатора — умовної познаки, уні­кальної для цієї системи. Реєстрування формалізує долучення службового документа до докумен­таційної системи.

Службові документи треба реєструвати тільки на одному рівні у межах документаційної сис­теми. В електронному середовищі документаційні системи можна прдектувати так, щоб реєстру­вання службових документів відбувалося автоматично, прозоро для користувача діловою сис­темою, до якої службовий документ долучають, та без втручання фахівця з керування документа- ційними процесами.

Класифікування напрямів ділової діяльності є важливим засобом, що допомагає здійснювати ділову діяльність і здебільшого стосується керування документаційними процесами, охоплюючи:

1. забезпечування зв’язків між окремими службовими документами, що нагромаджуються, для того, щоб забезпечити безперервне документування діяльності;

2. забезпечування уніфікації під час визначання назв службових документів;

3. допомогу в пошуку всіх службових документів, які стосуються певної функції або напряму діяльності;

4. визначання ступенів таємності та доступу для груп службових документів;

5. встановлювання дозволу користувачам на доступ або роботу з певними групами службо­вих документів;

6. розподіл відповідальності за керування певними групами службових документів;

д) поділ службових документів для роботи, та

h) визначання відповідних строків зберігання та дій з передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування.

Системи класифікації відображають діяльність організації і зазвичай будуються на основі ана­лізу цієї діяльності. Системи можна використовувати для забезпечування різноманітних операцій керування документаційними процесами. Організаціям треба визначити ступінь класифікаційного контролю, необхідний для їх діяльності.

Системи класифікації та індекси можуть бути забезпечені словниковим контролем, що відобра­жає спеціальну лексику комплексу службових документів організації. Такий словниковий контроль пояснює вживання специфічних для організації понять або термінів.

Індексування можна робити вручну або автоматично. Воно може відбуватися на різних рівнях групування в документаційній системі.

Настанови з індексування можна знайти у стандарті ISO 5963 Documentation — Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms.

Звичайно застосовують умовні позначки на службових документах, що відрізняються від наз­ви службового документа. Розміщування номерів або індексів звичайно роблять на сукупності служ­бових документів.

Надання індексів пов’язано з проведенням пошуку, де номер чи індекс зазначають «адресу» службового документа. Службовий документ можна знайти, точно вказавши місце його розташу­вання в документаційній системі.

Службові документи зберігають на .носіях, придатних для користування, які забезпечують до­стовірність, автентичність та збереженість так довго, як це потрібно (див. підрозділ 8.2). Питання зберігання, обробляння та збереженості службових документів виникають вже під час їх активно­го функціювання, а не лише тоді, коли вони стають неактивними.

Службові документи потребують таких умов зберігання і процесів обробляння, в яких урахо­вано їхні специфічні фізичні та хімічні властивості. Службові документи тривалої цінності, незалеж­но від формату, потребують якіснішого зберігання та обробляння, щоб забезпечити їхню збере­женість так довго, наскільки це відповідає їхній цінності. Умови зберігання та процеси оброблян­ня проектують таким чином, щоб захистити службові документи від несанкціонованого доступу, втрати або знищування, а також викрадання і стихійного лиха.

Організація повинна розробити політику та інструкції щодо конвертування або переміщуван­ня службових документів з однієї документаційної системи до іншої.

Системи для електронних документів розробляють таким чином, щоб ці документи залиша­лися доступними, автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін у системі. Це може бути переміщування у зв’язку із застосуванням іншого програмного забезпе­чування, відображення у форматах емуляції або інші майбутні способи відображання службових документів. Якщо такі процеси відбуваються, потрібно зберігати свідчення про них, разом із под­робицями будь-яких змін в інформації та форматі службових документів.