---

Для большой организации положение секретаря может рассматриваться как обучение на должность будущего руководителя группы по анализу проекта.

7.4.2 Особые квалификационные требования

При выборе секретаря необходимо учесть следующие факторы:

- предыдущее участие в деятельности по анализу проектов;

- техническое обучение и опыт аналогичной работы;

- хорошая осведомленность о проекте в целом;

- участие в аналогичных проектах;

- неучастие в проектировании и разработке продукции или рассматриваемого процесса.

7.4.3 Обязанности и ответственность

Секретарь, под управлением руководителя группы, должен участвовать в управлении формальным анализом проекта. Обязанности и ответственность секретаря должны включать:

- формирование повестки дня;

- сбор и распределение входных данных между участниками анализа;

- организацию, сбор и распределение ответов по всем запросам и/или назначениям;

- ведение протоколов;

- помощь руководителю в подготовке отчетов о совещаниях;

- помощь руководителю в разработке плана мероприятий и рекомендаций.

7.5 Специалисты

Специалисты, участвующие в анализе проекта, должны быть подобраны в соответствии с видом продукции, целями и типом анализа проекта.

Группы анализа проекта должны включать специалистов, обладающих знаниями и опытом в различных областях. Состав участников должен охватывать в совокупности достаточно широкую и детализированную область знаний, необходимую для анализа всех аспектов продукции. Необходимо проявлять осторожность при определении размера группы. Опыт показал, что группа менее двенадцати человек работает наиболее эффективно.

Для работы на соответствующих стадиях жизненного цикла продукции в группе должны быть представлены специалисты в области безопасности, безотказности, ремонтопригодности, технического обслуживания, технического контроля, качества, технологии машиностроения, производства, внешних воздействий, правовых вопросов, рекламы, маркетинга и т.д.

7.6 Проектировщики и разработчики

Специалистам, участвующим в разработке продукции или процесса, маркетинге и продажах, должны быть направлены вопросы. В официальных совещаниях по анализу проекта должны участвовать специалисты, работающие по проекту. Число участников группы анализа проекта ограничено и не все специалисты могут принимать участие в совещаниях. Поэтому участники могут быть приглашены только на совещания, на которых разбираются вопросы, относящиеся к их предметной области. Однако все потенциальные участники должны получить повестку дня и любую часть комплекта документов и данных, необходимых и уместных для экспертизы.

8 Планирование и график работ

8.1 Введение

Анализ проекта должен проводиться отдельно от анализа планирования и графика. Они должны дополнять друг друга. Анализ проекта не должен проводиться менеджером проекта. Следовательно, руководитель должен консультироваться с менеджером проекта для согласования необходимых действий по анализу проекта с действиями по проекту.

8.2 Распределение времени

Анализ проекта должен проводиться каждый раз при принятии основополагающих решений, которые могут быть дорогостоящими, трудоемкими или трудно изменяемыми. Любые изменения, основанные на анализе проекта, могут быть сделаны при небольших изменениях в графике или стоимости работ. Изменение стоимости, графика и других характеристик проекта принимаются с большей готовностью, если перед началом финансирования главных этапов проекта проводился анализ проекта.

8.3 График

Руководитель должен учитывать условия и ограничения, вызванные спецификой проекта, для оптимизации календарного плана проведения его формальных анализов. Необходимо определить оптимальную последовательность действий для получения максимальных результатов от потраченного на анализ времени.

Иногда выгодно дополнительно провести специальный анализ проекта после предварительного для того, чтобы учесть:

- достоверность результатов, получаемых из единственного источника;

- обязательства по закупаемым материалам и инструментам длительного пользования;

- выбор и технические требования к капитальному оборудованию или материальным средствам по проекту.

Типовой график (период проведения анализа стадий жизненного цикла) представлен в таблице 2.

Некоторые этапы анализа проекта зависят от структуры организации не менее, чем от продукции или процессов. Не для всех организаций или проектов необходимо проведение всех типов анализа проекта.

9 Реализация

9.1 Общие положения

Формальный анализ проекта требует четкого планирования, организации и отчетности. Ниже описана структура выполнения анализа проекта. Детали анализа будут зависеть от продукции или процесса и типа анализа проекта.

9.2 Уведомление и повестка дня

Руководитель должен подготовить уведомление и повестку дня для всех членов группы и наблюдателей (супервизоров), достаточном для начала анализа проекта.

Уведомление и повестка дня должны содержать:

- список участников с указанием их функций;

- проектные и расчетные затраты (при необходимости);

- тип и продолжительность анализа проекта;

- раздел проекта, подлежащий анализу (при необходимости);

- темы для обсуждения;

- список специалистов, которые будут представлять проект;

- ссылочные документы и прилагаемые входные данные.

9.3 Входные данные

Уведомление и повестка дня должны сопровождаться входными данными. Эти данные могут включать:

- первоначальные требования потребителя (например, предварительные заказы, технические условия стандартов);

- ожидаемую емкость потребительского спроса, разработанную и подтвержденную на основе анализа рынка и деятельности конкурентов;

- распределение и прогнозирование требований безотказности, ремонтопригодности и работоспособности;

- технические предложения и альтернативные варианты;

- фотографии аналогичной продукции;

- данные о конкурентной продукции;

- оценку стоимости и обоснование ее изменений;

- технические требования и рисунки;

- требования, результаты анализа и отчеты эксплуатационных испытаний;

- отчеты об отказах и неисправностях в эксплуатации;

- данные анализа проверок качества процессов и поставок;

- отчеты об инспекционном контроле.

9.4 Темы

9.4.1 Общие положения

Темы обсуждения должны быть определены исходя из типа анализа проекта, его целей и области применения, а также особенностей продукции.

Поэтому настоящий стандарт не устанавливает универсальную повестку дня. Однако руководящие принципы и примеры типичных тем анализа проекта представлены в подпунктах 9.4.2-9.4.10 и в таблице 3. Эти примеры не должны ограничивать область деятельности по анализу проекта.

9.4.2 Технические требования

Необходимо рассмотреть добровольные и обязательные технические требования на всех уровнях, например, требования предприятия, министерства обороны, национальных нормативно-правовых актов, национальных и международных кодексов и стандартов. Противоречия между техническими и обязательными требованиями (их интерпретации) решаются исходя из вида выполняемых работ и требований безопасности.

9.4.3 Безопасность персонала

Необходимо рассмотреть безопасность любого лица, контактирующего с продукцией или процессом, включая производственный и транспортный персонал, пользователей и третьих лиц.

9.4.4 Имущественный ущерб

Должны быть рассмотрены последствия влияния неисправностей на продукцию и окружающее имущество.

9.4.5 Человеческий фактор

Продукция или процесс должны быть исследованы на предмет их приспособления к нуждам и потребностям пользователей.

9.4.6 Безотказность

Необходимо обратить внимание на нормативы, оценки и требования для каждого продукта и компонента и для альтернативных проектов. Должны быть предприняты все разумные усилия во избежание отрицательного воздействия на будущие продажи того, что продукция работает с неполной нагрузкой или не удовлетворяет ожидания потребителя в течение срока службы.

9.4.7 Ремонтопригодность

Стратегия или концепция технического обслуживания и ремонта каждого элемента и системы в целом должны быть исследованы, запланированы и применены с самого начала. Эта стратегия должна учитывать наличие деятельности по техническому обслуживанию и ремонту у поставщика, а также доходность этой деятельности. Ремонтопригодность, как и безотказность, должны быть разработаны так, чтобы к ним ничего нельзя было прибавить.

9.4.8 Работоспособность

Бывают случаи, когда продукция должна обслуживаться немедленно, например, возникает необходимость в резервном освещении или энергетической системе. Должны быть приняты компромиссные решения между большим числом отключений электричества короткой продолжительности и меньшим числом отключений электричества большой продолжительности. Должны быть учтены также ремонтопригодность и безотказность.

9.4.9 Внешние воздействующие факторы

Продукция должна быть способной переносить воздействие пыли, высокой температуры, холода, вибрации, коррозии, плесневых грибков, транспортировки и других естественных и воздействующих факторов (в том числе человека), которым она может подвергаться с большой вероятностью. Своевременная идентификация слабых сторон продукции поможет проектировщикам при планировании. Дополнительно должно быть исследовано воздействие продукции на окружающую среду. Должны также быть исследованы показатели безотказной работы и сопротивления внешним воздействующим факторам.

9.4.10 Стоимость

Факторы технико-экономического анализа, критичные для продукции, должны быть исследованы на стадии предварительного анализа проекта. Анализ проекта, начиная с его начальной стадии, может способствовать экономии средств путем определения требований к затратам.

9.5 Проведение совещаний по формальному анализу проекта

9.5.1 Ориентация

Если члены группы ранее не участвовали в анализе проекта, проведение совещания (сессии) должно быть ориентировано на разъяснение общих целей, стратегии и практики. Если подобные предварительные разъяснения необходимы только для нескольких членов группы, то они могут проводиться до сбора всех членов группы.

9.5.2 Общие правила

Должны быть представлены вопросы о том, что необходимо рассматривать, а не о том, почему что-то не рассматривается. Вопросов, которые предполагают осуждение, следует избегать.

Члены группы не должны стесняться задавать вопросы своим коллегам, равным по положению. Они не должны чувствовать возможную личную ответственность за заданные вопросы.

9.5.3 Вводные комментарии

Вводные комментарии должны устанавливать конструктивный тон и микроклимат в коллективе группы. Руководитель должен проанализировать цели совещания и связать их с общими целями и процедурами процесса анализа проекта. Руководитель должен подчеркивать необходимость задавать вопросы и избегать отрицательных и персонально направленных комментариев.

9.5.4 Представления

Персонал проекта и другие члены группы разработки продукции должны представить для обсуждения детали проекта.

9.5.5 Анализ

Руководитель должен обеспечивать систематическое проведение представления данных и процесса опроса.

Аналитический процесс состоит из конструктивных вопросов и ответов. Нельзя допускать уничижительные вопросы или ответы или категорический отказ в обсуждении темы. Вопросы должны задаваться в виде запроса информации или вопросов относительно причин принятия решений по проектированию и разработке.

Сложные вопросы могут быть представлены руководителю заранее для прогнозирования и анализа реакции на вопрос при их обсуждении.

Всякий раз, при необходимости, члены группы должны быть уверены, что все вопросы поняты, запрошены все необходимые исследования, выраженные мнения в процессе анализа не обсуждают особенности личности, способность или честность опрашиваемого. Все члены группы под руководством председателя должны способствовать тому, чтобы процесс анализа проекта не становился соревнованием индивидуальностей. Члены группы должны всегда помнить, что они выступают в роли консультантов и что их главная цель состоит в том, чтобы помочь лицам, ответственным за разработку продукции, в достижении оптимального результата.

Процесс анализа проекта не должен включать в себя одобрение или неодобрение продукции или процесса.

9.5.6 Действия плана мероприятий

Всякий раз, когда требуется дополнительное действие, должны быть определены: Ф.И.О. назначенного лица, поставленная задача и дата ответа.

9.5.7 Рекомендации

Все рекомендации должны быть подробно описаны и соотнесены с первоначальным обсуждением. Причины, вызвавшие рекомендации, должны быть зарегистрированы везде, где возможно.

9.5.8 Отклоненные пункты плана мероприятий и рекомендации

Для пунктов плана мероприятий, выявленных на предыдущих сессиях, но не завершенных, и для отклоненных рекомендаций должны быть объяснены и задокументированы причины невыполнения или отклонения.

9.5.9 Протоколы заседаний

Секретарь несет ответственность за ведение записей по важным вопросам и ответам, пунктам плана мероприятий и рекомендациям. Необходимо избегать дословных записей, а также записей комментариев и вопросов, не приписываемых конкретным лицам. Должна быть зарегистрирована информация, достаточная для подготовки отчета требуемой степени детализации.