---

5 ЗДІЙСНЕННЯ ПЕРЕВІРКИ (АУДИТУ)

5.1 Організація перевірки

5.1.1 Обсяг перевірки

Клієнт приймає остаточне рішення щодо того, які елементи системи якості, дільниці та види адміністративної діяльності підлягають перевірці у встановлені строки. У цьому йому допомагає головний аудитор. Якщо це доцільно, то під час визначення обсягу перевірки можна проконсультуватися з перевірюваною організацією.

Під час визначення обсягу й глибини перевірки слід виходити з конкретних потреб клієнта в інформації.

Стандарти чи документи, яким має відповідати система якості перевіюваної організації повинні визначатися клієнтом.

Повинні бути отримані достатні об'єктивні докази застосування системи якості та її ефективності в перевірюваній організації.

Ресурси, що надаються для перевірки, повинні бути достатні для здійснення перевірки в повному обсязі та з належною глибиною.

5.1.2 Періодичність перевірок якості.

Необхідність здійснення перевірок якості встановлюється клієнтом з урахуванням установлених чи нормативних вимог та будь-яких інших чинників. Типовими обставинами, які беруться до уваги під час прийняття рішення щодо періодичності перевірок якості, є суттєві зміни в управлінні, організації, політиці ;у сфері якості, методах або технології, що можуть впливати на систему якості, а також результати попередніх перевірок. У самій організації з метою вдосконалення управління чи поліпшення показників діяльності можуть регулярно проводитися внутрішні перевірки якості.

5.1.3 Попередній аналіз опису системи якості, яка функціонує в перевірюваній організації .

Перш ніж планувати проведення перевірок якості, аудитор повинен проаналізувати відповідність прийнятого перевірюваною організацією документально оформленого опису методик системи якості (наприклад, настанови з якості чи аналогічного документа) вимогам до неї.

Якщо такий аналіз покаже, що описана перевірюваною організацією система не дозволяє виконати необхідні вимоги, то подальше розгортання робіт перевірки повинно бути призупинено до вирішення всіх питань, що виникли з точки зору задоволеності клієнта, аудитора, а можливо й перевірюваної організації.

5.2 Підготовка до здійснення перевірки

5.2.1 План перевірки

План перевірки приймається клієнтом і доводиться до аудиторів та перевірюваної організації.

План перевірки повинен бути гнучким і допускати зміни в розставленні акцентів залежно від зібраної під час перевірки інформації, а, крім того, дозволяти ефективно використовувати ресурси. У плані перевірки зазначають:

- завдання й обсяг перевірки;

- особи, які безпосередньо відповідають за визначення завдань і обсягів перевірки;

- документи, на які даються нормативні посилання (наприклад, застосовуваний стандарт з систем якості і чинна в перевірюваній організації настанова з якості);

- склад аудиторської групи;

- мова, що використовується під час перевірки;

- дата й місце проведення перевірки;

- підрозділи організації, які підлягають перевірці;

- приблизні строки й тривалість проведення кожного виду робіт у межах перевірки;

- графік нарад, які мають бути проведені з керівництвом перевірюваної організації;

- вимоги конфіденційності:

- дані про розсилання звіту та очікувана дата його випуску.

За наявності в перевірюваній організації будь-яких заперечень щодо плану перевірки, вони негайно доводяться до відома головного аудитора. Головний аудитор і перевірювана організація, у разі потреби із залученням клієнта, розглядають ці зауваження й усувають їх до початку перевірки.

Конкретні деталі плану перевірки доводяться до перевірюваної організації тільки під час перевірки, якщо їх передчасне розголошення перешкоджає збиранню об'єктивних доказів.

5.2.2 Розподіл обов'язків між членами аудиторської групи

Кожному аудитору повинна доручатися перевірка конкретних елементів системи якості чи функціональних підрозділів. Розподіл обов'язків повинен здійснюватися головним аудитором за погодження з членами групи.

5.2.3 Робочі документи

До складу документів, які полегшають аудитору проведення перевірки, документальне оформлення її результатів і складання звіту, можуть входити:

- переліки контрольних питань, які використовують для оцінювання елементів системи якості (як правило, їх готує аудитор, який відповідає за перевірку даного конкретного елементу);

- форми реєстрації спостережень під час перевірки;

- форми для документування допоміжних доказів, які підтверджують висновки аудиторів.

Робочі документи повинні бути складені таким чином, щоб вони не обмежували можливості проведення додаткових перевірок або досліджень, необхідність в яких може виникати у зв'язку із зібраною під час перевірки інформацією.

Організація, яка здійснює перевірку, повинна забезпечити належне збереження робочих документів, які містять відомості конфіденційного характеру чи інформацію, що є власністю.

5.3 Проведення перевірки

5.3.1 Попередня нарада, яка починає перевірку

Метою цієї наради є:

- представлення членів аудиторської групи вищому керівництву перевірюваної організації;

- огляд обсягу і завдань перевірки;

- коротке ознайомлення з методами перевірки й застосовуваними методиками;

- налагодження офіційних контактів між аудиторською групою та представниками перевірюваної організації;

- підтвердження наявності потрібних аудиторській групі ресурсів і устаткування;

- узгодження дат і часу проведення підсумкової наради й проміжних нарад аудиторської групи з вищим керівництвом перевірюваної організації;

- уточнення всіх неясних питань плану перевірки.

5.3.2 Огляд

5.3.2.1 Збирання доказів

Збирання доказів повинно проводитися шляхом опитувань, аналізу документів і спостереження за діяльністю відповідних дільниць і за створеними на них робочими умовами.

Ознаки, які вказують на можливі невідповідності і вважаються суттєвими, фіксуються навіть тоді, коли вони не охоплені переліком контрольних питань, і підлягають дослідженню. Зібрані під час опитувань відомості підлягають перевірці шляхом зіставлення з аналогічними відомостями, одержаними з інших незалежних джерел, наприклад, під час безпосередніх спостережень, вимірювань або реєстрації даних.

Під час перевірки головний аудитор може після ухвалення клієнтом і за погодження з перевірюваною організацією вносити корективи у розподіл обов'язків між членами групи та до плану перевірки, якщо це сприяє оптимальному вирішенню поставлених завдань.

Якщо головний аудитор зробить висновок про неможливість виконання поставлених під час перевірки завдань, то про причини цього він повинен повідомити клієнта та перевірювану організацію.

5.3.2.2 Спостереження під час перевірки

Усі спостереження, зроблені під час перевірки, підлягають документальному оформленню. Після проведення всіх видів перевірки аудиторська група повинна проаналізувати всі зроблені спостереження і вирішити, які з них слід подати як невідповідності. Після цього вона повинна забезпечити їх документування в чіткій та стислій формі з наданням доказів. У формулюваннях невідповідностей повинні зазначатися конкретні вимоги стандарту чи інших документів, на підставі яких проводилася перевірка якості. Ці матеріали повинні бути розглянуті головним аудитором спільно з відповідальним керівником перевірюваної організації. Керівництво перевірюваної організації повинно підтвердити всі виявлені факти невідповідності.

5.3.3 Підсумкова нарада з представниками перевірюваної організації

Наприкінці перевірки, до складання звіту про неї, аудиторська група повинна провести нараду з вищим керівництвом перевірюваної організації та особами, які відповідають за окремі функції. Головною метою цієї наради є ознайомлення вищого керівництва даної організації із спостереженнями, що зроблені під час перевірки, у формі, яка дозволяє чітко подати її результати.

Під час подання результатів спостережень головний аудитор повинен виходити з їх значущості.

Головний аудитор повинен подати висновки аудиторської групи щодо прийнятності системи якості з погляду виконання поставлених у сфері якості завдань.

Повинен вестися протокол підсумкової наради.

Примітка. На прохання перевірюваної організації аудитор повинен також надати їй рекомендації щодо вдосконалення чинної в ній системи якості. Ці рекомендації не є обов'язковими для перевірюваної організації. Остання сама має право визначити обсяг необхідних заходів, а також способи та засоби поліпшення системи якості.

5.4 Документи перевірки

5.4.1 Складання звіту про перевірку

Звіт про перевірку складається під керівництвом головного аудитора, який відповідає за його точність та повноту.

5.4.2 Зміст звіту

У звіті про перевірку повинні бути достовірно відбиті як загальні умови, так і зміст перевірки. Повинна бути зазначена дата його складання і він має бути підписаний головним аудитором. Звіт повинен, за можливості, містити такі відомості:

- обсяг і завдання перевірки;

- докладний план перевірки, склад аудиторської групи, перелік представників перевірюваної організації та повне її найменування;

- найменування документів, на відповідність до яких здійснювалася перевірка якості (стандарт з систем якості, чинна в перевірюваній організації настанова з якості, тощо);

- виявлені невідповідності;

- думку аудиторської групи про ступінь відповідності чинної в перевірюваній організації системи якості застосовуваному до неї стандарту з систем якості і відповідній документації;

- прийнятність системи з погляду вирішення завдань у сфері якості;

- перелік організацій, до яких потрібно надсилати звіт аудиторської групи.

За період часу між підсумковою нарадою і виходом звіту будь-яка інформація про перевірки може надаватися тільки головним аудитором.

5.4.3 Розсилання

Головний аудитор повинен направити клієнту звіт про перевірку. Надання копії цього звіту про перевірку вищому керівництву перевірюваної організації входить до обов'язків клієнта.

Будь-які додаткові отримувачі цього звіту визначаються за погодження перевірюваною організацією. Організація, яка здійснює перевірку, і клієнт повинні забезпечити належне збереження звітів про перевірку, які містять відомості конфіденційного характеру або інформацію, що є власністю.

Звіт про перевірку повинен випускатися в найстисліші строки. У разі неможливості його випуску в погоджені строки клієнту і перевірюваній організації повинно бути повідомлено про причини затримки і встановлено нову дату випуску.

5.4.4 Зберігання зареєстрованих даних

Документи перевірки якості повинні зберігатися згідно з домовленістю між клієнтом, організацією, яка здійснює перевірку, та перевірюваною організацією з урахуванням нормативних вимог.

6 ЗАВЕРШЕННЯ ПЕРЕВІРКИ (АУДИТУ)

Після надання клієнту звіту про перевірку якості перевірка вважається завершеною.

7 НАСТУПНІ КОРИГУВАЛЬНІ ДІЇ

Перевірювана організація відповідає за визначення і організацію виконання коригувальних дій, необхідних для усунення невідповідності чи причини, що її викликала. Аудитор несе відповідальність тільки за встановлення невідповідності.

Коригувальні дії та наступні додаткові перевірки якості повинні здійснюватися в погодженні між клієнтом та перевірюваною організацією строки з урахуванням рекомендацій організації, яка здійснювала перевірку.

Примітка. Організація, яка здійснює перевірку, повинна інформувати клієнта про хід виконання коригувальних дій і наступних додаткових перевірок. Після перевірки результатів коригувальних дій організація, яка здійснює перевірку, може підготувати додатковий звіт і розіслати його в порядку, аналогічному тому, в якому розсилався первісний звіт про перевірку.

ДОДАТОК А

(довідковий)

Бібліографія

1. ДСТУ ISO 9000-1-95 Стандарти з управління якістю та забезпечення якості. Частина 1. Настанови щодо вибору та застосування.

2. ДСТУ ISO 9001-95 Системи якості. Модель забезпечення якості в процесі проектування, розроблення, виробництва, монтажу та обслуговування.

3. ДСТУ ISO 9002-95 Системи якості. Модель забезпечення якості в процесі виробництва, монтажу та обслуговування.

4. ДСТУ ISO 9003-95 Системи якості. Модель забезпечення якості в процесі контролю готової продукції та її випробувань.

5. ДСТУ ISO 9004-1-95 Управління якістю та елементи системи якості. Частина1. Настанови.

УДК 658.56.006.354 03.120.10 Т59

Ключові слова: перевірка (аудит), аудитор, перевірювана організація, план перевірки, звіт про перевірку.

Введено: «ИМЦ» ( г. Киев, ул. М. Кривоноса, 2а; т/ф. 249-34-04 )