Функции, рабочие процессы и процедуры должны быть определены и надлежащим образом документированы и датированы, если это необходимо. Организация должна четко определить различные типы документов, устанавливающих и регламентирующих функции, эффективные рабочие процессы и процедуры, а также процедуры контроля.
Наличие документации на систему управления окружающей средой помогает работникам осознать то, что необходимо для достижения экологических целей организации, и обеспечивает возможность оценивания системы и экологических характеристик.
Характер документации может отличаться в зависимости от масштаба деятельности и сложности структуры организации. Там, где элементы системы управления окружающей средой интегрированы в общую систему управления организацией, экологическая документация должна быть объединена с существующей документацией. Для простоты пользования организация может принять решение о представлении документации в форме сводки или в кратком изложении для:
- сопоставления экологической политики, целей и задач;
- описания способов достижения - экологических целей и задач;
- документирования основных функций, ответственности и методик;
- указания правил поиска смежной документации, а также для описания других элементов системы управления, где это целесообразно;
- предоставления доказательств того, что элементы системы управления окружающей средой, пригодные для организации, внедрены.
Такое краткое изложение или сводка могут также быть справочником для внедрения и поддержания на надлежащем уровне системы управления окружающей средой.
При рассмотрении документации системы управления окружающей средой необходимо дать ответ на следующие вопросы:
1 Каким образом методики управления окружающей средой идентифицируются, документируются, распространяются и пересматриваются ?
2 Внедрен ли процесс разработки и актуализации документации системы управления окружающей средой ?
3 Каким образом документация системы управления окружающей средой согласована, где это целесообразно, с другой существующей в организации документацией ?
4 Каким образом обеспечивается доступ работников к документации, необходимой для выполнения ими должностных обязанностей ?
|
Практическая помощь. Документация системы управления окружающей средой Документы могут помещаться на любом носителе. Они должны быть полезными и понятными. Вся документация должна быть датированной (с указанием даты пересмотра), легко идентифицироваться, быть систематизированной и сохраняться в течение установленного срока. Организация должна обеспечить выполнение следующих, требований: - документы должны быть идентифицированы относительно определенной организации, отдела, функции, вида деятельности и/или ответственного лица или лица для контактов; - документы должны периодически проверяться, пересматриваться, когда это необходимо, и утверждаться уполномоченным персоналом до их выпуска в пользование; - действующие редакции соответствующих документов должны быть в наличии на всех участках, где проводятся работы, существенно влияющие на функционирование системы; - отмененные документы должны немедленно изыматься со всех участков их тиражирования и использования. |
Внедрение системы осуществляется путём разработки, применения и поддержания на надлежащем уровне рабочих процедур и средств управления с целью осуществления экологической политики, целей и задач организации.
|
Практическая помощь. Управление работами При разработке или модификации рабочих процедур и средств управления организация должна рассмотреть разные виды деятельности, которые связаны или непосредственно воздействуют на окружающую среду. К таким видам деятельности можно отнести: - научно-исследовательские и проектно-конструкторские работы; - закупки; - заключение контрактов; - разгрузку и складирование сырья, материалов; - процессы производства и технического обслуживания; - лабораторные исследования; - складирование продукции; - транспортирование; - маркетинг, рекламная деятельность; - обслуживание покупателей; - приобретение имущества, создание или модификация средств производства. Деятельность по управлению окружающей средой может быть классифицирована по трём категориям: -деятельность по предотвращению загрязнения и сбережению ресурсов при реализации новых масштабных проектов, управлении ресурсами и изменениями в процессах, обращении с имуществом (приобретение, отчуждение и управление), внедрении новой продукции и упаковки; - деятельность по оперативному управлению, направленная на поддержание соответствия действующим внутренним и внешним требованиям, на обеспечение результативности и эффективности; - деятельность по стратегическому управлению, направленная на прогнозирование и реагирование на предвидимые в будущем изменения экологических требований. |
Должны быть разработаны планы, методики и отработаны процедуры на случай возникновения аварийных ситуаций, чтобы обеспечить надлежащее реагирование на непредвиденные или случайные отказы техники.
Организация должна разработать и поддерживать на надлежащем уровне методики на случай возникновения экологически опасных происшествий и возможных аварийных ситуаций. Методики и средства управления во всех случаях должны охватывать:
- случайные выбросы в атмосферу;
- случайные сбросы в воду и почву;
- специфические воздействия на окружающую среду и экосистему случайных выбросов.
Методики должны учитывать возможные чрезвычайные происшествия, к которым приводят или могут привести:
- аномальные условия эксплуатации;
- несчастные случаи и возможные аварийные ситуации.
|
Практическая помощь. Готовность к аварийным ситуациям и реагирование на них Планы на случай аварийных ситуаций могут включать: - организацию и распределение ответственности в аварийной ситуации; - список основного персонала; - сведения об аварийных службах (например, пожарное отделение, служба очистки мест разлития); - схемы внешней и внутренней связи; - действия в случае возникновения различных видов аварийных ситуаций; - информацию об опасных материалах, включая возможное воздействие каждого из них на окружающую среду, и меры, которые следует принять при их случайном попадании в окружающую среду; - планы подготовки персонала и проверки его готовности к действиям. |
|
Принцип 4. Измерения и оценивание Организация должна измерять, осуществлять мониторинг и оценивать свои экологические характеристики. |
Измерения, мониторинг и оценивание являются теми главными функциями системы управления окружающей средой, выполнение которых должно обеспечивать уверенность в том, что организация функционирует в соответствии с декларированной политикой и программой управления окружающей средой.
Должна быть внедрена система измерения и мониторинга реальных экологических характеристик для установления их соответствия экологическим целям и задачам организации в сфере управления окружающей средой. Это также включает оценивание соответствия характеристик действующему законодательству и регламентам относительно окружающей среды. Результаты должны анализироваться для установления тех сфер деятельности, в которых достигнут успех, а также тех , которые требуют корректирующих действий и совершенствования.
Должны быть внедрены соответствующие процессы для обеспечения достоверности данных, полученных при калибровке средств измерений, испытаниях оборудования, выборочном контроле программного и аппаратного обеспечения.
Определение соответствующих показателей экологических характеристик организации должно осуществляться постоянно. Показатели должны быть объективными, поддаваться проверке и воспроизведению. Они должны адекватно отражать деятельность организации, быть увязанными с экологической политикой, быть осуществимыми, экономически эффективными и технологически обеспеченными.
ПРИМЕЧАНИЕ. Примеры показателей экологических характеристик приведены в рубрике "Практическая помощь. Цели и задачи" (4.2.5).
При рассмотрении системы измерения и мониторинга необходимо дать ответ на следующие вопросы:
1 Каким образом осуществляется регулярный мониторинг экологических характеристик ?
2 Каким образом устанавливаются конкретные показатели экологических характеристик, касающиеся целей и задач организации, и что они собой представляют ?
3 Какие процессы управления применяют для обеспечения регулярной калибровки, проведения измерений, обследования и испытаний оборудования и систем ?
4 Как организован процесс периодического оценивания соответствия адекватным законодательным и другим требованиям ?
Данные, выводы и рекомендации, полученные в результате измерений, мониторинга, осуществления аудиторских и других проверок системы управления окружающей средой, должны быть документально оформлены с определением необходимых корректирующих и предупреждающих действий. Руководство должно обеспечить осуществление корректирующих и предупреждающих действий, а также систематический контроль их выполнения с целью подтверждения эффективности.
Информация и протоколы, которые свидетельствуют о постоянном функционировании системы управления окружающей средой, должны включать:
- требования законодательных актов и регламентов;
- разрешения;
- экологические аспекты и связанные с ними воздействия;
- деятельность по экологической подготовке;
- деятельность по инспекционному контролю, калибровке и техническому обслуживанию;
- данные мониторинга;
- данные о несоответствии, отказе техники, претензиях и дальнейших действиях по их устранению;
- данные об идентификации продукции: состав и свойства;
- информацию о поставщиках и подрядчиках;
- экологические аудиты и анализы со стороны руководства.
В результате может возникнуть сложное информационное поле. Эффективное управление этой информацией и протоколами необходимо для успешного внедрения системы управления окружающей средой. К главным признакам надлежащего управления информацией и протоколами в сфере окружающей среды относятся способы идентификации, сбора, регистрации, накопления, поддержания в надлежащем состоянии, обновления, хранения и распространения документации и протоколов системы управления окружающей средой.
При рассмотрении процессов управления информацией и протоколами необходимо дать ответ на следующие вопросы:
1 Какой информацией в сфере экологии организации надо эффективно управлять ?
2 Какими возможностями владеет организация для определения и прослеживания основных показателей функционирования и других данных, необходимых ей для достижения своих целей ?
3 Каким образом система управления информацией и протоколами обеспечивает доступ к информации тем работникам, которым она необходима ?
Аудиты системы управления окружающей средой должны осуществляться периодически, чтобы установить, согласуется ли её функционирование с запланированными мерами и надлежащим ли образом внедрена система и надлежащим ли образом поддерживается её функционирование.
Аудиты системы управления окружающей средой могут осуществляться персоналом организации и/или внешними сторонами, которые или выбраны организацией, или имеют на это независимые от неё полномочия. В любом случае, лица, осуществляющие аудит, должны быть в состоянии проводить его объективно и непредубежденно и иметь надлежащую подготовку.
Периодичность аудитов должна определяться характером деятельности организации с учетом экологических аспектов и их возможных влияний. При установлении периодичности следует учитывать результаты аудитов, осуществленных ранее.
Отчет об аудите системы управления окружающей средой должен предоставляться согласно плану аудита.
|
Принцип 5. Анализ и совершенствование Организация должна анализировать и постоянно совершенствовать свою систему управления окружающей средой с целью улучшения общих экологических характеристик. |
Процесс постоянного совершенствования должен применяться к системе управления окружающей средой, чтобы достичь общего улучшения экологических характеристик.
Руководство организации должно в соответствующие сроки проводить анализ системы управления окружающей средой, чтобы обеспечить её постоянную пригодность и эффективность.
Сфера распространения анализа должна быть достаточной, чтобы охватить экологические воздействия всех видов деятельности, продукции или услуг организации, а также определить влияние экологических характеристик на финансовое состояние и, если возможно, на конкурентные позиции организации.
