Звернення громадян особистого та другорядного характеру, незалежно від того, чи підлягають вони передачі до держархівів, чи ні, зберігаються протягом 5 років.
3. Розгляд та вирішення звернень громадян
3.1. Посадові особи Міністерства при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вникати в їх суть, у разі потреби вимагати у виконавців матеріали їх перевірки, направляти працівників на місця для перевірки викладених у зверненні обставин, вживати інших заходів для об'єктивного вирішення порушених автором звернення питань, з'ясування й усунення причин та умов, які спонукають авторів скаржитись.
3.2. Рішення, які приймаються за зверненнями, повинні бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов'язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою - негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.
3.3. Якщо про результати розгляду письмової пропозиції, заяви, скарги потрібно повідомити іншу організацію або у зверненні порушуються важливі питання діяльності Міністерства, то вони беруться на контроль і вирішуються в першу чергу. У цих випадках на листах і картках проставляється штамп “Контроль”. Рішення за результатами перевірки таких звернень приймаються керівництвом Міністерства.
Пропозиції, заяви і скарги, на які даються попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення пропозиції, заяви, скарги.
3.4. Заявник має право ознайомлюватися з матеріалами перевірки, якщо це не суперечить вимогам Закону України „Про інформацію”.
3.5. Звернення та запити народних депутатів України, які надійшли в інтересах громадян, вирішуються протягом термінів, установлених статтями 12 і 19 Закону України „Про статус народного депутата України”. Розгляд звернень та запитів народних депутатів України береться під особливий контроль. Про результати розгляду такого звернення народному депутату України направляється відповідь за підписом Міністра.
Запити та запитання депутатів місцевих рад, які надійшли в інтересах громадян, вирішуються протягом термінів, установлених статтею 22 Закону України „Про статус депутатів місцевих рад”.
3.6. Звернення громадян, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються Міністерством в терміни, передбачені статтею 20 Закону України „Про звернення громадян”.
3.7. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється з дня, наступного за днем, з якого починається строк (таким днем є день їх надходження та реєстрації в Міністерстві), по день направлення заявнику відповіді на його звернення. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на день неробочий, то за останній день терміну вважається перший після нього робочий день.
Звернення розглядаються і вирішуються в термін не більше одного місяця від дня їх надходження, враховуючи вихідні, святкові та неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, - невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання.
Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, то відповідальна особа письмово звертається до керівництва Міністерства згідно з розподілом повноважень із обґрунтуванням необхідності подовження терміну, потрібного для остаточного розгляду звернення.
Після отримання дозволу відповідальний виконавець готує лист за підписом першого заступника, заступника Міністра згідно з розподілом повноважень, яким повідомляє особу, яка подала звернення, щодо подовження терміну розгляду його звернення.
При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
3.8. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуті всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення та вжиті потрібні заходи щодо його виконання і заявника повідомлено про результати перевірки звернення і прийняте рішення.
3.9. Відповідь за результатами розгляду звернення в обов'язковому порядку готується тим структурним підрозділом Міністерства, який його отримав і до компетенції якого входить розв'язання порушених у зверненні питань, і підписується керівником Міністерства або його заступниками.
Пропозиції, заяви та скарги Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються керівництвом Міністерства особисто.
Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, приймається керівником Міністерства і доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались Міністерством для перевірки цього звернення. Якщо давалася усна відповідь, то складається відповідна довідка, яка додається до матеріалів перевірки звернення. У картці обліку (журналі) фіксується, що про наслідки перевірки заявника повідомлено в особистій бесіді.
3.10. Міністерство розглядає звернення громадян без стягнення за це плати.
4.1. Особистий прийом громадян керівництвом Міністерства проводиться в спеціально виділеній кімнаті або у службовому кабінеті в установлені графіком дні та години.
4.2. На особистий прийом до керівництва Міністерства проводиться попередній запис помічниками (секретарями) Міністра, першого заступника, заступників Міністра.
4.3. Прийом Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни проводиться першочергово.
4.4. Прийом громадян в інші дні, крім неділі та святкових, проводиться спеціалістами відділу з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії.
4.5. Вхід громадян до спеціально виділеної кімнати або до службового кабінету в Міністерстві у встановлені дні та години вільний після оформлення перепустки та пред'явлення документів, що посвідчують особу.
4.6. Інформація про порядок і графік особистого прийому громадян керівництвом Міністерства публікується в “Інформаційному бюлетені Міністерства регіонального розвитку та будівництва України”, розміщується на веб-сайті Міністерства та в фойє будівлі Міністерства в доступному для вільного огляду місці.
4.7. Під час попереднього запису громадян на особистий прийом до керівництва Міністерства з'ясовується прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається структурний підрозділ Міністерства, до компетенції якого належить питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянами для обґрунтування своїх заяв (клопотань), скарг або пропозицій (зауважень).
Не допускається з'ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.
4.8. Повторний прийом громадянина з питання, яке вже розглядалося керівництвом Міністерства, проводиться у разі, коли питання, порушене в першому обґрунтованому зверненні, не було вирішено по суті.
У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали з порушеного питання, з'ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога.
4.9. Список громадян на особистий прийом до керівництва Міністерства із зазначенням прізвища, імені, по батькові, змісту порушуваних питань подається відповідно Міністрові, першому заступнику, заступникам Міністра.
4.10. Під час проведення особистого прийому громадян керівництвом Міністерства помічники Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра або інші, відповідальні за організацію прийому працівники, заповнюють та підписують картку реєстрації прийому громадян (додаток 3 до п.2.6.).
4.11. На особистому прийомі громадян можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими громадянами.
4.12. У разі, коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.
Подана громадянином на особистому прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому законодавством для письмових звернень.
Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).
4.13. З урахуванням рішення, прийнятого під час особистого прийому, опрацьовуються доручення структурним підрозділам Міністерства і подаються на розгляд відповідно Міністрові, першому заступнику, заступникам Міністра.
4.14. Відділ з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян на особистому прийомі, щомісяця інформує про це керівництво Міністерства.
5. Відповідальність за порушення законодавства про звернення громадян
5.1. Посадові особи, які допустили порушення законодавства про звернення громадян, несуть цивільну, адміністративну або кримінальну відповідальність, передбачену законодавством України. До зазначених посадових осіб за неналежне виконання службових обов'язків з розгляду звернень громадян можуть застосовуватись заходи дисциплінарного стягнення.
5.2. Подання громадянином звернення, яке містить наклеп і образи, дискредитацію органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об'єднань громадян та їхніх посадових осіб, керівників та інших посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності, заклики до розпалювання національної, расової, релігійної ворожнечі та інших протиправних дій, тягнуть за собою відповідальність, передбачену чинним законодавством.
6. Узагальнення, аналіз письмових і усних звернень громадян та забезпечення контролю за їх розглядом
6.1. Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, систематично, але не менше одного разу на квартал узагальнюються й аналізуються структурними підрозділами Міністерства, де вони розглядались, з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав і інтересів громадян, вивчення громадської думки, вдосконалення роботи Міністерства. Особливу увагу слід звернути на усунення причин, які викликають повторні й колективні скарги, а також спонукають громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій газет і журналів з питань, які мають вирішуватися Міністерством.
Підготовлені узагальнені аналітичні матеріали подаються відділу з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії.
6.2. За результатами узагальнення, аналізу складається довідка, огляд або інформаційний лист з конкретними пропозиціями керівництву Міністерства про подальше вдосконалення організації роботи зі зверненнями громадян.
6.3. Результати аналізу періодично розглядаються на засіданнях колегії та апаратних нарадах Міністерства із заслуховуванням керівників структурних підрозділів.
6.4. Міністр здійснює контроль за роботою з питань звернень та прийому громадян особисто, через своїх заступників, керівників структурних підрозділів та відділ з підготовки документів та прийому громадян Департаменту із забезпечення діяльності Міністра та колегії.
6.5. Керівники структурних підрозділів Міністерства здійснюють безпосередній контроль за додержанням установленого законодавством і цією Інструкцією порядку розгляду звернень.
6.6. Виконавці на підставі контрольних карток, які вони мають, та листування контролюють процес розгляду звернень і про результати доповідають відповідному керівникові.
6.7. При здійсненні контролю звертається увага на строки й повноту розгляду порушених питань, об'єктивність перевірки звернень, законність і обґрунтованість прийнятих за ними рішень, своєчасність їх виконання і направлення відповідей заявникам.
6.8. Якщо взяте на контроль звернення не може бути вирішене в установлений термін, то виконавець заздалегідь, але не пізніше ніж за 5 днів до закінчення цього терміну доповідає про це особі, яка здійснює контроль, і порушує питання про продовження терміну в межах, установлених законодавством про звернення громадян. Про продовження вказаних термінів своєчасно інформуються органи чи посадові особи, яких слід про це сповіщати, а у випадку, коли одночасно продовжується термін розгляду самого звернення, то й автори звернень.
6.9. Рішення про зняття звернень з контролю приймає Міністр. Попередні відповіді на звернення, взяті під контроль, не є підставою для зняття їх з контролю.
Директор Департаменту
із забезпечення діяльності Міністра та колегії
О.П.Ситнік
Додаток 1
до п.2.6
Лицьовий бік картки
Реєстраційно-контрольна картка
Реєстраційний номер___________________________________ термін _________________________________
Прізвище, ім'я, по батькові ______________________________________________________________________
Адреса ______________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________
Звідки отримано______________________________________________________________________________
Дата надходження “______”________________________200 _ р.
Кількість сторінок основного документа _______ арк. Додаток на _____ арк.
____________________________________________________________________
Резолюція керівництва___________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________________
Кому направлено для розгляду ___________________________________________________________________
