На лицевой стороне каждого листа копий документов, выделенных Государственной приемке для контроля производства и приемки изделий, на видном месте ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР ГОСПРИЕМКИ».
Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам производят по карточкам учета документов формы 2, 2в в соответствии с приложением 3.
Выдача и учет возврата копий внутренним абонентам могут производить по абонентским карточкам формы 3, За в соответствии с приложением 3.
Копии документов хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.
При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4.
Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или АЗ в соответствии с приложением 1.
Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.
Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:
спецификация изделия;
документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);
спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;
чертежи деталей, записанные в спецификации, основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).
Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).
Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.
При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.
В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.
При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).
Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп «ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА» или «ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА».
На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп «ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ».
В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.
Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ
Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы, или отдельно по каждому изделию.
Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или АЗ.
В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.
Копии регистрируют в отдельной инвентарной книге. На каждую регистрируемую копию (или комплект копии) наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.
Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.
На копиях, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.
Копии учитывают в карточках учета по формам 2, 2а, 26, 2в в соответствии с приложением 3.
Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.
В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.
Форма 1
Инвентарная книга
|
0J |
СО |
|
Ин вен* тарный номер |
Дата |
Обозначение |
0 о с о |
1 Формат J |
Наименование |
Кем выпу* щен |
Подпись о прием* ке документа |
При* мечание |
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
18 |
10 |
20 т |
7 |
,6 |
50 |
n.74j |
75 |
20 г |
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
— |
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||
|
|
210 |
|||||||||||||||
|
|
||||||||||||||||
Карточка учета документов (лицевая сторона)
|
14-в |
|
LU |
|
fU |
|||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
(Код пред- приятия) |
Лист |
|
|
(Наименование) |
(Обозначение) |
||||||||||||||||||||||||
|
Продолж. на листе |
1г, |
|
J0 |
30 |
|
16 _ |
54 |
||||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||||||||
|
|
|
Подразд. |
|
Подл, на предпр. |
|
(Резерв) |
Формат |
34 |
20 г |
||||||||||||||||||||||
|
|
|
Вид документа |
|
Инв.№ |
|
Дата лоступл. |
|
Кол. листов |
|
||||||||||||||||||||||
|
is |
|
Учет копий А |
Применяемость |
Учет изменений |
|||||||||||||||||||||||||||
|
N |
|
Дата |
О- |
Кол.(№ экз.) |
Дата |
Обозначение |
Изм. |
№ документа |
Дата внесения |
Листы |
|||||||||||||||||||||
|
u-l |
|
Осни- *+■ вание Т |
Посту ПИЛО |
Списано |
|||||||||||||||||||||||||||
|
'о II 4-І ч. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
«ч |
-15 _ |
|
-Zb. |
-Zb. |
70 т |
|
|
.10 |
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||||||||||||||||||||
|
CM |
|
Технологический документ |
|
(Отметки о микрофильмировании, восстановлении, аннулировании) |
|||||||||||||||||||||||||||
|
|
_ 210 |
||||||||||||||||||||||||||||||
