---

ГОСТ 13.1.101-93

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

РЕПРОГРАФИЯ
МИКРОГРАФИЯ

МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА
НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА

ПОРЯДОК ИЗГОТОВЛЕНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ
И ПРИМЕНЕНИЯ

Издание официальное

•—95/424

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
МинскПредисловие

1. РАЗРАБОТАН Научно-исследовательским институтом репро­графии (НИИР), Всероссийским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), Российским научно-исследователь­ским центром космической документации (РНИИЦКД), Техничес­ким комитетом по стандартизации ТК 185 «Репрография»

|Г

ВНЕСЕН Госстандартом Российской Федерации

2. ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации 15.03.94 (отчет Технического секрета­риата № 1)

За принятие проголосовали:

Наименование государства

Азербайджанская Республика Республика Беларусь Киргизская Республика Республика Молдова Российская Федерация Туркменистан

Украина

Наименование национального органа по стандартизации

Азгосстандарт

Белстандарт

Киргизстандарт

Молдовастандарт

Госстандарт России Туркменгосстандарт Госстандарт Украины

3. Постановлением Комитета Российской Федерации по стандар­тизации, метрологии и сертификации от 22 февраля 1996 г. № 90 межгосударственный стандарт ГОСТ 13.1.101—93 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с 1 января 1997 г.

4. ВЗАМЕН ГОСТ 13.1.101-79

© ИПК Издательство стандартов, 1996

Настоящий стандарт не может быть полностью и частично вос­произведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания на территории Российской Федерации без разрешения Гос­стандарта России

Содержание

1. Область применения 1

2. Нормативные ссылки 2

3. Определения 4

4. Общие положения 4

5. Порядок изготовления микрофильмов-подлинников 0

и их защиты от несанкционированных действий 74

1. 1. Требования к микрофильму-подлиннику 7

   2. Требования к документу-подлиннику 9

   3. Требования к формам учета 10

   4. Требования к методам контроля микрофильмов- подлинников 10

2. Порядок учета, хранения и применения микрофильмов- подлинников 10

3. Порядок внесения изменений (дополнений) в микрофильмы-

подлинники 11

8. Порядок аннулирования и уничтожения документов- подлинников и микрофильмов-подлинников 12

   1. Порядок аннулирования и уничтожения документов- подлинников 12

   2. Порядок аннулирования и уничтожения микрофильмов- подлинников и их дубликатов 13

Приложение А Перечень видов документов постоянного срока хранения, микрофильмы которых на правах подлинника подлежат передаче на государственное хранение 14'“"

Приложение Б Действующие нормативно-методические документы государственной архивной службы. . 29

Приложение В Форма перечня документов-подлинников предприятия, подлежащих микрофильмиро­ванию, для замены микрофильмами-подлин­никами (ПДП) 30

Приложение Г Форма заказа-наряда на изготовление микро­фильмов-подлинников и их дубликатов 32

Приложение Д Форма перечня документов для микрофиль­мирования (ПДМ) 34

Приложение Е Форма журнала учета 35Приложение

Ж Форма технического паспорта микрофильма- подлинника и его дубликатов 36

Приложение Приложение

И Форма дефектной ведомости 46

К Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированной научно- технической документации 47

Приложение

Л Форма акта предприятия о выделении к унич­тожению аннулированных документов, образую­щихся в управленческой деятельности 49

Приложение

М Форма акта предприятия о выделении к уничтожению аннулированных микрофиль­мов-подлинников и их дубликатов 51

ГОСТ 13.1.101-93

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография. Микрография
МИКРОФИЛЬМ ДОКУМЕНТА НА ПРАВАХ ПОДЛИННИКА
Порядок изготовления, учета, хранения и применения

Reprography. Micrography.

Microfilm of document with the status of original.

Order of manufacture, registration, storage and application

Дата введения 1997—01—01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт распространяется на микрофильмы доку­ментов на правах подлинников — микрофильмы, изготовленные в результате непосредственной съемки документа-подлинника на мик­рографической пленке, имеющие отличительный символ и предна­значенные для рабочего использования и временного или постоян­ного хранения в архивах: учреждений, организаций, предприятий и объединений предприятий (далее — предприятий), отнесенных к го­сударственной и муниципальной собственности, предприятий с иной формой собственности и общественных объединений, если они хранят документы государственной части Архивного фонда страны, а также для постоянного хранения в государственных архивах взамен^ документов-подлинников. Стандарт устанавливает требования к op'j ганизации и содержанию работ по изготовлению, учету, хранению применению микрофильмов.

Микрофильм документа на правах подлинника обладает юриди­ческой силой подлинника при аннулировании и уничтожении доку­мента-подлинника.

Стандарт не распространяется на микрофильмы страхового фонда, микрофильмы, полученные на выходе из ЭВМ, а также реверсивные микрофильмы, свойства которых позволяют осущест­влять многократное воспроизведение и стирание микроизображения на одном и том же участке.

Издание официальноеТребования 4.1 — 4.10; 4.12; 4.14; 4.15; 5.1 — 5.4; 6.1 — 6.5; 7.1 — 7.4; 8.1 — 8.2 настоящего стандарта являются обязательными, осталь­ные требования стандарта являются рекомендуемыми.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

а В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стан- чиарты:

ГОСТ 2.004—88 ЕСКД. Общие требования к выполнению кон­структорских и технологических документов на. печатающих и гра­фических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.102—68 ЕСКД. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.103—68 ЕСКД. Стадии разработки

ГОСТ 2.105—95 ЕСКД. Общие требования к текстовым докумен­там

ГОСТ 2.109—73 ЕСКД. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.304—81 ЕСКД. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.501—88 ЕСКД. Правила учета и хранения

ГОСТ 3.1102—81 ЕСТД. Стадии разработки и виды документов

ГОСТ 3.1127—93 ЕСТД. Общие правила выполнения текстовых технологических документов

ГОСТ 3.1128—93 ЕСТД. Общие правила выполнения графических технологических документов

ГОСТ 3.1129—93 ЕСТД. Общие правила записи технологической информации в технологических документах на технологические про­несем и операции

Т ГОСТ 6.38—90 УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.65—92 СИБИД. Кинодокументы, фотодокументы и доку­менты на микроформах. Общие требования к архивному хранению

ГОСТ 13.1.002—80 Репрография. Микрография. Документы для съемки. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.101—93 Репрография. Микрография. Микрофильм до­кумента на правах подлинника. Порядок изготовления, учета, хране­ния и применения

ГОСТ 13.1.102—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы на галогенидосеребряных пленках. Общие технические требования и методы контроля

ГОСТ 13.1.104—93 Репрография. Микрография. Микрофильмы рулонные. Основные размеры и размещение микроизображенийГОСТ 13.1.105—91 Репрография. Микрография. Микрофиши. Типы

ГОСТ 13.1.109—89 Репрография. Микрография. Микроформы технической документации. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.110—89 Репрография. Микрография. Микрофильмы газет рулонные. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.111—89 Репрография. Микрография. Микрофиши от­четов о НИР. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.112—89 Репрография. Микрография. Микрофиши нормативно-технических документов. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.114—90 Репрография. Микрография. Микрофиши ка­талогов. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.116—90 Репрография. Микрография. Микрофиши пе­риодических изданий. Общие требования и нормы

ГОСТ 13.1.202—88 Репрография. Микрография. Символы и тра­фареты. Общие требования

ГОСТ 13.1.204—85 Репрография. Микрография. Внесение изме­нений в микроформы

ГОСТ 13.1.205—85 Репрография. Микрография. Микроформы. Правила учета

ГОСТ 13.1.207—86 Репрография. Микрография. Обозначение микроформ и микрофильмов. Типовые структуры обозначений и условия их применения

ГОСТ 13.1.502—74 Репрография. Микрография. Аппараты копи­ровально-увеличительные. Типы

ГОСТ 19.101—77 ЕСПД. Виды программ и программных докумен­тов ■“*

ГОСТ 19.102—77 ЕСПД. Стадии разработки

ГОСТ 19.105—78 ЕСПД. Общие требования к программным до­кументам

ГОСТ 19.106—78 ЕСПД. Требования к программным документам, выполненным печатным способом

ГОСТ 21.101—93 СПДС. Основные требования к рабочей доку­ментации

ГОСТ 34.201—89 Информационная технология. Комплекс стан­дартов на автоматизированные системы. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных сис­тем

3. ГОСТ 34.601—90 Информационная технология. Автоматизиро­ванные системы. Стадии создания зОПРЕДЕЛЕНИЯ

В настоящем стандарте применяют следующие термины с соот­ветствующими определениями:

архивный фонд: Совокупность документов, отражающих матери­альную и духовную жизнь народа, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия Ул рода;

государственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и ар­хивные документы, являющиеся государственной и муниципальной собственностью;

негосударственная часть Архивного фонда: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью общественных объединений и организаций, а также религиозных объединений и организаций или находящиеся в частной собственности и представ­ляющих собой историческую, научную, социальную, экономичес­кую, политическую или культурную ценность;

аннулирование: Изъятие из обращения с соответствующими от­метками микрофильма-подлинника, микрофильма-дубликата или документа-подлинника без их уничтожения.

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. Основанием для изготовления и применения микрофильмов документов на правах подлинников (далее — микрофильмов-под­линников), а также аннулирование и уничтожение документов-под­линников является решение руководителя предприятия — держателя Сэкумента-подлинника, оформленное распорядительным докумен- □м.

Решение руководителя предприятия об изготовлении, примене­нии, а также аннулировании и уничтожении документов постоян­ного срока хранения должно быть согласовано с учреждением государственной архивной службы (ГАС), курирующим данное предприятие.

Решение руководителя предприятия об изготовлении, примене­нии, а также аннулировании и уничтожении документов-подлинни­ков, имеющих оборонное значение, должно быть согласовано с заказывающими управлениями.

Решением должны быть определены порядок и сроки прове­дения работ, а также план основных организационно-технических мероприятий, обеспечивающих реализацию решения, и ответствен­ные исполнители, в том числе ответственные исполнители, прове­ряющие соответствие микрофильмов-подлинников документам-под­линникам.

• разработку, согласование и утверждение перечня документов- подлинников предприятия, подлежащих микрофильмированию, для замены микрофильмами-подлинниками (ПДП);

• организацию участка микрофильмирования (при выполнении работ на собственном предприятии);

• оснащение необходимым оборудованием участков хранения и использования микрофильмов;

• решение организационно-управленческих вопросов использо­вания микрофильмов-подлинников, в том числе: разработку и кор­ректировку стандартов предприятия, инструкций и положений, раз­работку, при необходимости, технического проекта служб микрофильмирования отдела технической документации;

• организацию работ по микрофильмированию документации, учету, хранению и применению микрофильмов-подлинников;

• организацию работ по аннулированию и уничтожению заме­ненных документов-подлинников.

Если на предприятии действует система обработки документации на основе микрофильмирования, то тип микрофильма-подлинника должен соответствовать применяемым микрофильмам.