Наименование структурного подразделения допускается наряду с типографским печатать машинописным способом.
В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке.
Изображение эмблемы следует располагать на уровне наименования организации.
На бланках для писем указывают реквизиты: «Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке», «Дата», «Индекс», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Код письма по ОКУД», «Код организации по окпо».
На общих бланках указывают реквизиты: «Дата», «Индекс», «Место составления или издания», «Код организации по окпо».
При печатании бланков должны применяться типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля по ГОСТ 3489.2— ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до 24-го кегля.
Бланки документов должны иметь поля, мм:
левое — 20;
верхнее — не менее 10;
правое и нижнее — не менее 8.
Бланки документов следует печатать на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.
При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.
Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.
При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТАМ ДОКУМЕНТОВ
Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также в виде соединения этих форм.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («были», «находились», «имеете», «владеете»). Характеристики, выраженные словесно, должны грамматически согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф.
Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т. д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа «слушали», «выступили», «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «їв состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют формы изложения:
от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа «министерство не возражает», «Госстандарт СССР считает возможным»).
ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ
С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ
Текст документов на бланках формата А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал.
Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.
Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложен ия», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами, например:
СОГЛАСОВАНО
1,5
Генеральный директор НПО
1
«Химавтоматика»
2
Л. И. Петров
Реквизиты документа отделяют друг от друга 2—3 межстрочными интервалами.
Название вида документа печатают прописными буквами.
Расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.
Максимальная длина строки многострочных реквизитов — 28 знаков.
Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.
При печатании документов используют восемь стандартных положений табулятора:
0 — от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», за верительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;
— после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;
— после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
— после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
— после 32 печатных знаков для реквизита «адресат»;
— после 40 печатных знаков для реквизита «гриф утверждения» и «гриф ограничения доступа к документу»;
— после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «подпись»;
— после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, а также для простановки кодов по ОКПО и ОКУД.
При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.
Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.
При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
|
Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.4,3*5 Расположение и размеры реквизитов 757 ©0(50© (tanai (®i© 'і I ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Обязательное 25 |
' 2 —=»■ |
й) _ 72,8 |
Гб
2У7
Черт.1
оіг
0®©
16
20
li
|(®W
2
—
®@@©^
110,4.
210
148
{ f©©©©
J 1 I
Черт. 3
ПРИЛОЖЕНИЕ!
Справочное
497—1000
Образцы бланков
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
Всесоюзный
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела
В Н И ИД АД
101000, Москва, Центр, ул. Мархлевского, 7-а Тел. 923-00-54
Н
от
а№
Образец бланка для писем
ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
при СОВЕТЕ МИНИСТРОВ СССР
Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
В Н И И Д А Д №.
Образец общего бланкагост«а№ио с. п
Отдел 15 Директору ВИЭМС
ЗАЯВЛЕНИЕ Сергееву* И. И.
18.06.90
Прошу Вас освободить меня от должности старшего инженера отдела 15 в связи с уходом на пенсию.
Личная подпись Н. С. Пееров
В дело 501-2. Издан приказ от 27.06.90 № 45
28.66.90 В. И. Семенова
Образец оформления документа яа листе формата АбИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ
РАЗРАБОТАН Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам
ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по управлению качеством продукции и стандартам
РАЗРАБОТЧИКИ
А. И. Чугунов, д-р ист. наук; А. В. Пшенко, канд. ист. наук (руководитель темы); А. Н. Сокова, д-р ист. наук; В. А. Архипов (руководитель темы); Л. П. Никитина; М. В. Бельдова;
3. Б. Нигматуллина; А. А. Пронин; Л. М. Азаренкова
УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по управлению качеством продукции и стандартам от 27.03.90 № 622
Срок первой проверки — 1993 г. Периодичность проверки — 5 лет
ВЗАМЕН ГОСТ 6.38—72, ГОСТ 6.39—72
ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
О
Номер пункта
бозначение НТД,|
ГОСТ 9327—60 ГОСТ 3489.2—71 ГОСТ 3489.3—71 ГОСТ 3489.4—71 ГОСТ 3489.5—71 ГОСТ 3489.6—71 ГОСТ 3489.10-71 ГОСТ 3489.33-72 |
2.3 2.10 2.10 2.10 2.10 2.10 2.10 2.10 |
6. ПЕРЕИЗДАНИЕ. Июль 1992 г.
Редактор Л. И. Нахимова
Технический редактор В. Я. Прусакова
Корректор Я. Я. Гаврищук
Сдано в наб. 13.07.92 Подп. в печ. 26.08.92 Усл. печ л. 1,25. Усл. кр.-отт. 1.25. Уч -изд. л. 1,15.
Тираж 7493 экз.
Ордена «Знак Почета» Издательство стандартов, 123557, Москва, ГСП,
Новопресненский пер., 3.
Калужская типография Стандартов, ул. Московская, 256. Зак. 1676
