---

рівень підфонду

Особові документи іноземних підданих. Відомості про переміщення біженців, репатріантів, інозем­них підданих за 1923 р.

рівень опису

Анкетні листки консульського складу іноземних консульств, 1923 р.

рівень справи

Відкриття ранкового засідання, реєстрація депутатів, затвердження порядку денного. Обговорення та прийняття орієнтовного переліку питань для розгляду на сесії.

рівень одиниці обліку

Правило

Зазначити всі заходи щодо експертизи цінності документів (віднесення і внесення їх до НАФ, до категорії унікальних, особливо цінних; на рівні фонду додатково — визначення його категорії), підставу і час її проведення; установу, що проводила експертизу, у разі потреби — посаду виконавця, його прізвище та ініціали.

Приклади

Під час визначання ступеня цінності документів з метою внесення до НАФ на постійне зберіган­ня відібрано 962 спр., вилучено для знищення 28 спр., що втратили практичну цінність (акт від 27.09.1969 № 2, завод «Промарматура»).

рівень фонду

Віднесено до унікальних творчі документи (протокол ЕПК від 05.11.2001 Na 15, ЦДАМЛМ України) рівень справи

Правило

Зазначити планові строки передавання документів до архіву або записати відомості про наміри власників щодо передавання документів на зберігання. Елементи цієї групи записувати на рівні фон­ду, підфонду, опису.

Приклади

Документи надходять щорічно, через десять років від дати їхнього створення згідно з встановле­ними строками їхнього зберігання. Приблизний обсяг—100 справ.

рівень фонду

Додаткові надходження не передбачено.

рівень підфонду

Можливе в подальшому надходження частини листів О. К. Богомазова до дружини з приватно­го архіву Я. О. Іванникової, дочки художника.

рівень опису

Правило

Назвати нормативно-правовий акт чи договір (угоду) з власником, якими визначено доступ до документів одиниці описування. Додатково зазначити період обмеження доступу.

Приклади

Доступ на загальних засадах відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи».

рівень фонду

До документів з інформацією про виготовлення військової продукції та мобілізаційні заходи до­ступ закрито до 2018 р. відповідно до Закону України «Про державну таємницю».

рівень опису

За умовами договору з власником доступ до документів закрито до 2020 року. З 2001 р. право власності перейшло до І. В. Петренка — спадкоємця за правом наслідування.

рівень підрозділу опису

Правило

Надати інформацію про будь-які чинники, які впливають на можливість копіювання документа після доступу до нього. Якщо обмежень немає, можна запис не робити.

Приклади

Копіювання допускається лише в наукових цілях і з дозволу адміністрації архіву.

рівень фонду

Копіювання можливе з дозволу президента концерну.

рівень фонду

Копіювання можливе, але без права публікації до 2010 р.

рівень справи

Правило

Зазначити особливості форми запису інформації: мову документів, а також систему застосова­них символів, кодів, абревіатур тощо, якщо вони відрізняються від загальновживаних. Українська мова не зазначається.

Приклади

Частково російською

рівень фонду

У листуванні організаційного характеру між членами партії застосовано систему тайнопису для позначання географічних об'єктів і агентурних співробітників.

рівень опису

Переважно латиною, окремі документи англійською та німецькою

рівень справи

Правило

Дати характеристику фізичного стану документів, у тому числі відомі фізичні пошкодження тек­сту документів або носія, які можуть стати на заваді до користування документами. Зазначити також програмне забезпечення та технічне обладнання, необхідне для здійснення доступу до документів із спеціальними носіями.

Приклади

Фізичний стан документів задовільний.

рівень фонду

Система 48 RAM, Еппл-диск II з контролером

рівень опису

Документи з паперовою основою низької якості, потребують мікрофільмування або копіювання.

рівень справи

Більша частина рукописного тексту згасає і важко прочитна (олівець); папір низької якості, з роз­ривами, пошарпаний.

рівень документа

Правило

Навести відомості про всі наявні елементи довідкового апарата, який створила архівна устано­ва або фондоутворювач з метою надання можливості користувачам одержати потрібну інформацію про склад і зміст документів.

Приклад

До опису 1 укладено предметний, географічний, тематичний і хронологічний покажчики, підготов­лено огляд фонду. Документи тематично опрацьовані для систематичного та іменного каталогів. Ха­рактеристику фонду долучено до путівника по фондах архіву. Інформацію про інтернованих осіб вне­сено до бази даних архіву.

рівень фонду

Правило

Зазначити наявність, місце зберігання, доступність оригіналів, якщо документи одиниці описуван­ня є в копіях. Якщо така інформація невідома, зазначити й це.

Приклади

Оригінали документів зберігають у складі фонду Р-111 ДА Київської області.

рівень підрозділу опису

Оригінали документів знищено під час пожежі у будівлі Товариства у березні 1998 р.

рівень справи

Місцеперебування оригіналу невідоме.

рівень документа

Правило

Зазначити відомості про наявність страхових копій та копій фонду користування. Якщо є інфор­мація про наявність копій в інших архівах, зазначити це.

Приклади

Частково змікрофільмовано на 2 роликах 35 мм плівки.

рівень фонду

Цифрові копії рукописів і листів зберігають у ДА Хмельницької області.

рівень опису

Копії списків колоністів зберігають у Федеративній Республіці Німеччина, Штутгартський інсти­тут закордонних німців.

рівень підфонду

Правило

Надати інформацію про наявність документів, що споріднені з документами одиниці описування походженням або тематично і перебувають у цьому самому фонді, інших фондах цього самого архі­ву, будь-якому іншому місці. Пояснити характер спорідненості.

Приклади

Частина живописних полотен і графічних робіт перебуває у власності музеїв України, Росії, США, Великобританії, Італії, Німеччини, Швейцарії, Японії та інших країн, а також разом з частиною листу­вання у приватному архіві Я. О. Іванникової, дочки художника.

рівень фонду

Дивитись також документи Київського губревкому (ф. Р-1), який діяв у той самий період, був пра­вонаступником губвиконкому і виконував його функції.

рівень опису

Правило

Навести перелік або відомості про публікації документів і дослідження, які базуються на вивченні, аналізуванні чи використовуванні документно!' інформації, а також про експонування, демонстрування документів, сценічне виконання їхніх текстів тощо.

Приклади

Державний архів Київської області: Путівник.— К., 1965.

рівень фонду

Київщина в роки громадянської війни та іноземної воєнної інтервенції: Збірник документів.— К., 1967.

рівень підрозділу опису

Опубліковано першу частину трактату «Живопис і елементи» дослідником Наковим французькою (1991, Франція) та онукою Т. М. Поповою й правнуком О. А. Поповим українською й англійською (1996, Україна).

рівень справи

Правило

Записати спеціальну або іншу важливу для користувача інформацію, яка не може бути віднесе­на до інших зон.

Приклад

Колишні архівні шифри внесених до опису документів наводять у перевідній таблиці шифрів і в описових статтях справ не зазначають.

рівень опису

Фотографії картин зроблено безпосередньо на виставці.

рівень справи

Назвати наукові видання, використані укладачем описання, або установу(-и) чи особу(-и), що його консультувала(-и). Інформацію про користування поширеними довідниками не записують.

Приклад

Консультант: доктор мистецтвознавства, професор, викладач Київської художньої академії Дмит­ро Омелянович Горбачов.

Правило

Назвати правила чи нормативи, методичні посібники, використані під час описування, із зазна­ченням дати їхнього видання.

Приклад

Документи описано згідно з вимогами ДСТУ «Правила описування архівних документів».

Правило

Зазначити посаду, прізвище, ім’я, по батькові укладача описання.

Приклад

Архівіст Г. М. Шелест

Зав. відділу інформації Л. О. Петренко

Правило

Записати дату(-и) початку та завершення описування.

Приклади

20.01.—15.04.2000.01.140.20

Ключові слова: документ, елемент описання, одиниця зберігання, одиниця описування, рівень описання, фонд.

Редактор Ю. Грек
Технічний редактор О. Касіч
Коректор О. Ніколаенко
Верстальник М. Павленко

Підписано до друку 22.04.2005. Формат 60 х 84 1/8.

Ум. друк. арк. 2,32. Зам. і і 33 Ціна договірна.

Науково-редакційний відділ ДП «УкрНДНЦ»
03115, Київ, вул. Святошинська, 2