---

1. фонд;

2. частина фонду, виокремлена за певною ознакою:

1. частина об’єднаного архівного фонду (підфонд), що складається з документів одного фон­доутворювача і може входити до одного або декількох описів;

2. опис як сукупність документів, що складають частину фонду установи чи особи;

3. розділ, підрозділ, комплекс, група, підгрупа за схемою систематизації опису;

3. справа (одиниця обліку);

4. документ.

• описування від загального до окремого з метою подання змісту документів відповідно до ієрар­хічної структури фонду і його частин. На рівні фонду подають інформацію про фонд у цілому. На кож­ному з нижчих рівнів подають інформацію про ті частини фонду, що описують. Результати описування показують в ієрархії ціле — частина як процес руху від загального (фонду) до конкретного (окремих його частин);

• відповідність інформації рівню описання: на рівні фонду не подають інформацію, що міститься в окремій справі; на рівні опису або розділу опису не записують історію фондоутворювача — установи, а подають стислу інформацію про підрозділ установи — безпосереднього утворювача одиниці опису­вання;

• уникання повторів інформації з метою запобігання надлишку інформації в ієрархічно пов'яза­них описаннях, тобто на найвищому рівні подають загальну інформацію, яка є спільною для описань усіх рівнів. На нижчих рівнях описання не повторюють інформацію, вже наведену на вищому рівні.

5. 1. Пов'язування кожного описання вищого рівня з описанням нижчого рівня виконують через ви­лучення всіх спільних елементів описання (назви архіву, номера і назви фонду, опису, автора, адре­сата, кореспондента, номіналу, жанру, способу утворення тощо) з описань нижчих рівнів і перенесення їх до описань вищих рівнів. Для інформаційного обміну, а також міжнародного, до описання окремої частини фонду (опису, розділу, підрозділу, менших груп, справи (одиниці обліку), документа) долуча­ють усі елементи описання, що за правилами багаторівневого описування винесено на вищий рівень.

   2. Описання на рівнях фонду, окремих частин фонду (опису, розділу, підрозділу, менших груп), окремої справи (одиниці обліку), окремого документа використовують для подальшого формування до­відкового апарату архіву — укладання путівників, каталогів та інших архівних довідників і баз даних.

6. ПРАВИЛА АРХІВНОГО ОПИСУВАННЯ

   1. Зона ідентифікації

      1. Рівень описання

Правило

Точно визначити позицію одиниці описування в організаційній структурі фонду, яка відповідає позиції окремого описання в ієрархії описань фонду. Якщо одиницею описування є сукупність доку­ментів одного фондоутворювача у складі об'єднаного архівного фонду, зазначають рівень підфонду.

Приклади

Фонд

Підфонд, опис, розділ, підрозділ, комплекс, група, підгрупа — частина фонду

Справа (одиниця обліку)

Документ

Правило

Записати спеціальні коди, номери та інші характеристики, за якими здійснюється пошук одиниці описування:

на рівні фонду, код країни згідно з ДСТУ ISO 3166-1-2000, повну назву архіву на момент опису­вання, обліковий номер фонду за списком фондів;

на рівні опису, обліковий номер опису за аркушем фонду;

на середніх рівнях — номери справ (одиниць обліку), які включено до одиниці описування;

на рівні справи: обліковий номер справи за описом, у разі потреби — діловодні номери;

на рівні одиниці обліку: обліковий номер одиниці обліку за описом та номери й умовні літерні і цифрові індекси одиниць зберігання стосовно одиниці обліку, у разі потреби — виробничі номери;

на рівні документа: номер за внутрішнім описом, номери аркушів справи, номери планів, сю­жетів, сторін диска, платівки та інші спеціальні показники.

Якщо документи фонду або його частини залучено до наукового обігу під шифрами, що були змінені в результаті переукладання описів або проведення інших видів внутріархівних робіт, до пошу­кових даних у дужках долучають попередні архівні шифри. Для інформаційного обміну до описань, використовуваних окремо (5.5), записують пошукові дані у повному обсязі.

Приклади

UA 804 Україна, ДА Київської області, ф.Р— 450

UA 804 Україна, ЦДАМЛМ, ф. 1251 (попередній ф. 523)

рівень фонду

оп. 1

рівень опису

спр.7

рівень справи

арк. 150

рівень документа

ф. Р-450, оп. 1, спр.7, арк. 150

для міжнародного обміну

од.06.22931, од.36.9905, вироб. 87353

рівень одиниці обліку

Правило

Записати такі розпізнавальні характеристики, що узагальнено виокремлюють описувані документи як інформаційну одиницю:

на рівні фонду записати назву фонду за аркушем фонду: для фондів установ, особових фондів та архівних колекцій — повну останню назву; для об’єднаних архівних фондів — узагальнену назву установ, узагальнене найменування осіб або загальне родинне, родове прізвище;

на рівні підфонду записати назву (найменування) установи або особи, що є утворювачем доку­ментів цього підфонду;

на рівні опису або внутрішніх рівнях записати назву структурної одиниці фондоутворювача-уста- нови, назву установи чи ім'я особи, що є утворювачем фондового включення, або надати узагальню- вальний заголовок за правилами багаторівневого описування. Якщо назва фондоутворювача-устано- ви за описуваний період відрізняється від назви фонду, записати її як заголовок відповідного рівня — опису чи його частини;

на рівні справи (одиниці обліку), документа назвати автора, адресата, кореспондента, номінал (жанр), офіційну назву описуваного документа(-ів) і (або) питання, предмет, тему, факт, назву місце­вості, а також дати стосовно документно!' інформації. За відсутності офіційної назви записати загаль­новідому або надану архівістом. Для творчих, науково-технічних документів тощо після заголовка за­писати ступінь завершеності (етап, стадію) роботи над документами та ступінь повноти документів. Форму запису елементів заголовка регламентують спеціальні методики для кожного виду і різновиду документів (4.6).

Для міжнародного обміну до заголовка описань нижчих рівнів, використовуваних окремо, дода­вати назву фонду (заголовок рівня фонду), за потреби — заголовки рівня частини фонду.

Приклади

Київський губернський виконавчий комітет Ради робітничих, селянських і червоноармійських депутатів

рівень фонду

Іноземний підвідділ

рівень опису

Особові документи іноземних підданих

рівень розділу

Анкети іноземних підданих

рівень справи

Анкета іноземного консула

рівень документа

Коцюбинські — українські діячі культури

рівень фонду

Коцюбинська Михайлина Хомівна, літературознавець

рівень підфонду

Телевізійне інформаційне агентство «Вікна»

Інформаційно-аналітичний тижневик «Вісті тижня» Сюжет 3. Автор

Свєнцицька Олена.

Про проблеми роботи морського транспорту України

рівень одиниці обліку

бЛАДата(-и) документів одиниці описування

Правило

Записати крайні дати, що їх визначають як найраніші та найпізніші дати оригіналів документів одиниці описування. Для окремого документа записати одну дату або, залежно від характеру докумен­та, початкову і кінцеву дати заповнення документа чи роботи над ним (якщо документ створювався впродовж певного хронологічного періоду). Для документів, створених до 1918 р., дати записувати за сучасним літочисленням та за тим календарним стилем, який записано у документах; для унікальних і особливо цінних документів подавати подвійне датування. Якщо є значні хронологічні розриви в крайніх датах документів одиниці описування, зазначити або усі наявні хронологічні періоди, або межі хронологічних розривів. У разі нерівномірного розподілу документів за хронологією створення рекомен­довано зазначати домінувальні дати. Дати, встановлені з тим або іншим ступенем вірогідності, запи­сувати за встановленою формою (4.3). Для документів із спеціальними носіями та у випадках, коли копія документа (з будь-яким носієм) має самостійну цінність, зазначити дату копіювання (перезапису).

На рівні справи (одиниці обліку) і документа дати записувати у повному обсязі: число, місяць, рік. На усіх інших рівнях зазначати лише роки.

Приклади

1945—2000

1919—1924,1938—1999 або 1919—1999, окрім 1925—1937

1919—1957, домінувальні 1921—1930

[1925]—1933

поч. XIX ст. — 1865

1919—1999, у копіях 1824—1862

рівень фонду або частини фонду

25 січня 1954 —19 листопада 1956

[11 квітня 1958] — 26 травня 1975

[не раніше липня 1964 — не пізніше травня 1970]

рівень справи

16 березня 1995, перезапис 4 вересня 1998рівень одиниці обліку

15 січня 1923

рівень документа

6.1.5 Кількісні характеристики одиниці описування

Правило

Записати кількісні характеристики документів одиниці описування арабськими цифрами у визна­чених для них одиницях вимірювання.

На рівнях фонду, частини фонду записати кількість справ і (або) кількість одиниць обліку та оди­ниць зберігання. Якщо у їх складі є документи із спеціальними носіями, додатково зазначити кількість одиниць вимірювання та вид таких документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-, електронні документи). Якщо до складу одиниці описування входять різні системи (види) документації, то додатково зазначити кількість одиниць вимірювання за кожною з них.

На рівнях справи (одиниці обліку) і документа записати кількісні характеристики, встановлені окремо для кожного виду (різновиду) документів (4.6): кількість документів і (або) аркушів у справі; кількість одиниць зберігання в одиниці обліку, кількість аркушів у документі; метраж, хронометраж, кількість байтів інформації та інші спеціальні показники.

Приклади

5111 спр., з них 3668 спр. —управлінська документація, 881 спр. — методичні та консультаційні документи до сценічних постановок, 490 спр. — фотодокументи, 50 спр.— документи профспілково­го комітету, 22 спр.— документи з особового складу

рівень фонду

1 год 15 хв 33 с

рівень одиниці обліку

6.1.6 Носій(-Ї) інформації одиниці описування

Правило

Записати такі розпізнавальні характеристики, що виокремлюють документи одиниці описування як матеріальний об’єкт (об’єкти):

• способи і засоби записування (викладання, передавання, фіксування, закріплювання) документ­но') інформації: спосіб утворювання оригіналів документів, спосіб відтворювання (копіювання) доку­ментів, вид (варіант) зображення або звучання, наявність і характер написів, специфічні способи знімання тощо;

• особливості зовнішньої форми: спосіб брошурування (альбом, зшиток, блокнот тощо), на­явність прикрас, печаток, зразків тканини тощо; можливе позначення фабричних засобів зберігання (бобини, касета тощо);

• матеріальна основа носія: вид, тип, властивості (пергамент, береста, картон, скло, плівка, відеомагнітна стрічка, тип плівки чи стрічки, горючість тощо);

• формат (розмір) носія тощо.

Елементи цієї групи подають тільки на рівнях справи (одиниці обліку) і документа. На інших рівнях узагальнена характеристика носіїв інформації входить до складу груп елементів «Кількісні ха­рактеристики» та «Короткий зміст (анотація)».

Конкретний набір елементів описання цієї групи та форму їхнього запису визначають спеціальні методики описування кожного виду (різновиду) документів.

Приклади

Етюди. Папір, вуглина, сангіна. Альбом. На обкладинці — жіноче обличчя на тлі фантастичного пейзажу. Туш, перо

рівень справи

Відеофонограма. Betacam SP

рівень одиниці обліку

Монографія. Авторизований машинопис

Правило

Назвати установу(-и) або особу(-и), яка(-і) створила, зібрала, зберігала документи одиниці опи­сування, а також установу(-и) або особу(-и), яка(-і) була причетна до створення документів одиниці описування: організаторів, спонсорів, меценатів, експертів, авторів використаних і похідних творів, ідей, наукових розробок тощо.

Елементи цієї групи подають лише на рівнях справи (одиниці обліку) та документа з використан­ням обов’язкових елементів назв установ і найменувань осіб за правилами фондування, для установ можна подавати офіційні скорочення назв, для осіб — прізвища та ініціали. Названі елементи описан­ня записують лише тоді, коли до них подають історичну або біографічну довідку (6.2.2), в інших ви­падках зазначені інформаційні характеристики подають у зоні ідентифікації як складову розширеного заголовка разом із необхідними додатковими відомостями. Внесення цих елементів до будь-якої зони описання обумовлено застосуванням принципу диференційованого підходу (4.4).

Правило не застосовують, якщо означені установи або особи є фондоутворювачами, структур­ними підрозділами фондоутворювача або утворювачами фондових долучень. Назви таких установ або осіб є заголовками описань відповідних рівнів (6.1.3).