Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови

Примітка. Для формату А6 розміщення кодових позначень у рядок не дозволяється.

Приклад розміщення кодових позначень реквізитів заголовної частини документа в ря­док наведено на рисунку 3.

29 36 46 69

J РІЧНИЙ ЗВІТ ПІДПРИЄМСТВА (ОБ’ЄДНАННЯ) З ПРОДУКЦІЇ 5 і

■ назва форми

1

І

_п • ОДЕСЬКИЙ КОНЬЯЧНИЙ ЗАВОД

і назва організації-видавця документа

16 і. -

Рисунок З

6. ПРИНЦИПИ ПРОЕКТУВАННЯ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ

   1. Робоча площа частіше за інші містить графи з постійними реквізитами:

• назва форми за ДКУД;

• код форми за ДКУД;

• назва організації-видавця документа за ЄДРПОУ;

• код організації-видавця документа за ЄДРПОУ;

• дата;

• постійні реквізити для цього типу документа;

• підпис.

До числа додаткових реквізитів формуляра-зразка рекомендується долучати:

• адресу організації-видавця документа;

• назву одержувача документа;

• періодичність подання документа та/або строк його подання;

• гриф затвердження форми документа.

Реквізити змістовної частини документа слід розміщати на лицьовому, а в разі необхідності і на зворотному боці аркуша, при цьому встановлений для оформлю вальної частини діапазон горизонтальних ліній конструкційної сітки використовується на останній сторінці документа.

6. 6. В оформлювальній частині формуляра-зразка розміщують реквізити, які забезпечують надання документам юридичної сили з обов'язковим додаванням реквізитів «Дата документа» та «Підпис». Ці реквізити та вимоги до їхнього розміщення визначають міністерства (відомства)- розробники уніфікованої системи документації.

7. ВИМОГИ ДО РОЗРОБЛЕННЯ УНІФІКОВАНИХ ФОРМ ДОКУМЕНТІВ

   1. Уніфіковані форми документів, як правило, розроблюють і доповнюють у разі вико­ристання нових показників для вирішення задач управління.

   2. Показники у різних уніфікованих формах документів не повинні дублюватися.

   3. Реквізити уніфікованих форм документів розміщують на основі формуляра-зразка, відпо­відно до вимог розділу 6 цього документа.

   4. Реквізити уніфікованих форм документів розміщують з урахуванням раціонального ви­користання обох боків аркушів паперу для форм документів, бланки яких виготовляють дру­карським способом. Друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери друкують посередині верхнього берега аркуша.

   5. Постійні реквізити уніфікованих форм документів повинні передувати змінним реквізи­там уніфікованих форм документів.

   6. Скорочення слів в уніфікованих формах документів повинні відповідати вимогам КНД 50-054.

   7. Змістовну частину уніфікованої форми документа слід оформлювати згідно з ДСТУ 1.5.

8. ВИМОГИ ДО ВИГОТОВЛЕННЯ БЛАНКІВ

   1. Бланки уніфікованих форм документів виготовляють друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або комп’ютерної техніки.

   2. Бланки повинні бути виготовлені відповідно до затвердженої уніфікованої форми доку­мента у масштабі 1:1.

   3. Бланки уніфікованих форм документів повинні друкуватися фарбою одного кольору, як правило, на білому папері.

   4. У разі виготовлення бланків уніфікованих форм документів засобами оперативної по­ліграфії розміри друкарських шрифтів повинні забезпечувати виконання вимог відповідного фор- муляра-зразка і визначатися за погодженням організації-розробника уніфікованої форми доку­мента з організацією, що безпосередньо виготовляє бланк документа.

Відхилення розмірів бланків, граф не повинні перевищувати 1 мм від розмірів, які вста­новлені формою документа.У

01,140.30

Ключові слова: державна уніфікована система документації, уніфікована форма доку­мента, формуляр-зразок, бланк.ДСТУ 3844-99

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ

Г осударственная
унифицированная система документации

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ

Издание официальное

Киев
ГОССТАНДАРТ УКРАИНЫ
2000ПРЕДИСЛОВИЕ

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным научно-исследовательским институтом информа­тизации и моделирования экономики и частным предприятием «Научно-производственный центр» 2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом Госстандарта Украины от 29 сентября 1999 г. № 237

3. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ (с отменой в Украине ГОСТ 6.10.5-87)

4. РАЗРАБОТЧИКИ: Ю. В. Василенко; д-р экон, наук (руководитель разработки); Т. М. Гречушкина;

А. И. Дешко, канд. техн, наук; А. Є. Сливак, канд. экон, наук; И. И. Репин, канд. техн, наук

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен,
тиражирован и распространен в качестве официального издания
без разрешения Госстандарта УкраиныСОДЕРЖАНИЕ

С.

1. Область применения 1

2. Нормативные ссылки 1

3. Определения 2

4. Общие положения 2

5. Основные требования к построению формуляра-образца 3

6. Принципы проектирования форм документов 7

7. Требования к разработке унифицированных форм документов 7

Требования к изготовлению бланков 8ДСТУ 3844-99

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ УКРАИНЫ

ГОСУДАРСТВЕННАЯ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ
ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ

ДЕРЖАВНА

УНІФІКОВАНА СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ

ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК
ВИМОГИ ДО ПОБУДОВИ

THE STATE UNIFIED
DOCUMENTATION SYSTEM

LAYOUT KEY

Дата введения 2000-07-01

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт предназначен для использования министерствами (ведомствами), предприятиями, организациями всех форм собственности при проектировании унифициро­ванных форм управленческих документов с целью упорядочения и минимизации информа­ционных документопотоков. Обеспечение условий автоматизированной обработки информа­ции с соблюдением принципов перехода к безбумажному документообороту не является объектом данного стандарта.

Стандарт устанавливает форматы, рабочие площади и правила разметки формуляра-об­разца документов, которые отнесены к Государственной унифицированной системе докумен­тации.

Требования настоящего стандарта являются обязательными для министерств (ведомств), предприятий, организаций всех форм собственности.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

В настоящем стандарте приведены ссылки на следующие стандарты:

ДСТУ 1.5-93 Государственная система стандартизации Украины. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов

ДСТУ 2732-94 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

ДСТУ 3239-95 Документация в сфере внешней торговли. Формуляр-образец

КНД 50-054-95 Правила построения и написания наименований объектов в классифи­каторах технико-экономической и социальной информации

ДК 010-98 Государственный классификатор управленческой документации (ДКУД)

Издание официальное

3. ОПРЕДЕЛЕНИЯ

   1. Формуляр-образец — модель построения формы документа, устанавливающая об­ласть применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты (ДСТУ 2732),

   2. Машиночитаемый документ — документ, предназначенный для автоматического вос­произведения содержащейся в нем информации (ДСТУ 2732).

   3. Реквизиты (документа) — совокупность обязательных данных в документе, без кото­рых он не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы (ДСТУ 2732),

   4. Бланк (официального) документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (ДСТУ 2732),

   5. Основной интервал по горизонтали — интервал между строками, равняющийся 4,233 мм (ДСТУ 3239).

   6. Основной интервал по вертикали — интервал между осевыми линиями смежных зна­ков, равняющийся 2,54 мм (ДСТУ 3239),

   7. Графа — площадь, используемая для определенной группы или категории данных (ДСТУ 3239).

   8. Рабочая площадь — выделенная площадь, на которую можно заносить информацию для дальнейшего воспроизведения или передачи (ДСТУ 3239).

   9. Издатель документа — учреждение, предприятие или лицо, издавшее и подписавшее документ (или засвидетельствовавшее другим образом) и взявЩее тем самым на себя ответ­ственность за его содержание (ДСТУ 3239).

   10. Поле — расстояние между краем листа формы и началом рабочей площади (ДСТУ 3239).

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

   1. Документы, используемые на различных уровнях управления экономикой Украины, должны создаваться на основе заполнения соответствующих унифицированных форм.

   2. Унифицированные формы документов на бумажном носителе данных необходимо про­ектировать на основе формуляра-образца с учетом требований унифицированной системы до­кументации (УСД).

   3. Формуляр-образец представляет собой чертеж, содержащий план размещения рекви­зитов и описание этих реквизитов.

   4. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных функциональ­ным назначением и уровнем использования:

• формуляр-образец для государственных (межведомственных) форм документов;

• формуляр-образец для отраслевых (ведомственных) форм документов.

4.5 Формуляр-образец должен содержать все реквизиты и необходимую для их разме­щения площадь. При определении размеров граф, предназначенных для записи значений реквизитов, следует учитывать разрядность числовых значений показателей (разрядность чисел).

5. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОСТРОЕНИЮ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА

   1. Формат бумаги

      1. Формат бумаги определяется на основе состава и суммарной площади, занимае­мой реквизитами документа, которые должны быть рационально размещены на бумаге.

      2. Основными в этом стандарте считаются следующие форматы:

• АЗ (297 х 420) мм;

• А4 (210 х 297) мм;

• A5L (210 х 148) мм.

Запись формата с буквой L означает, что более длинная сторона листа бумаги являет­ся параллельной направлению чтения или письма. Для отдельных форм документов, устанав­ливаемых министерствами (ведомствами) — разработчиками унифицированных систем до­кументации, разрешается применение других форматов бумаги.

• поле для прошивки (левое или верхнее) — 20 мм;

• левое поле (при прошивке за верхнее), верхнее поле (при прошивке за левое), ниж­нее и правое поля — 10 мм.

Расстояние между соседними вертикальными линиями конструкционной сетки опреде­ляется характеристиками печатающих устройств.

Расстояние между соседними вертикальными линиями конструкционной сетки состав­ляет 2,6 мм (шаг письма).

Расстояние между горизонтальными линиями конструкционной сетки составляет 4,25 мм (межстрочный интервал). Разрешается использовать конструкционную сетку с шагом пись­ма 2,54 мм и межстрочным интервалом 4,24 мм.

Таблица 1