- синтетические затраты - затраты, которые отдельно не выделяются и не регистрируются как реальные затраты, а выводятся из имеющихся в распоряжении соответствующих данных на четко установленной основе, например, произведение часов, требуемых для выполнения задания, на почасовую ставку.
Примеры отчетов о затратах приведены в приложении С.
Программа работ по улучшению качества должна планироваться на основе информации, имеющейся в отчете, и выбранных приоритетах. Хозяин процесса должен анализировать повторяющиеся циклы с помощью групп по улучшению качества или отдельных работников и контролировать процессы, происходящие в результате изменения затрат.
После анализа первоначального баланса 3С и 3Н может быть принято решение о том, что является приоритетным - проект процесса или устранение потерь. После внесения усовершенствований баланс может нарушиться и внимание переместится на другие аспекты. Это будет продолжаться до тех пор, пока другие области баланса не исчерпают возможностей для улучшения.
При традиционном подходе к моделированию затрат на качество много времени уходит на идентификацию и классификацию затрат (предупреждающие, оценочные и обусловленные отказами затраты). Классификация может вызывать затруднение и быть неудовлетворительной по нескольким причинам, например следующим:
а) многие затраты с равным основанием можно отнести к любой из трех категорий (предупреждающие, оценочные и вследствие отказов). Например анализ проекта можно отнести к предупреждающим затратам. Однако эти затраты являются по существу этапом анализа проекта и, следовательно, могут считаться оценочными затратами. Кроме того, поскольку анализ проекта проводят с целью выявления дефектов проекта на предыдущей стадии разработки проекта, эти затраты можно отнести к издержкам вследствие ошибок проекта;
б) распределение затрат по категориям, указанным в перечислении а), имеет тенденцию отвлекать внимание от истинной цели отчета о затратах, которая должна вызывать постоянное движение к снижению затрат. Существует точка зрения, что увеличение предупреждающих затрат свидетельствует об осведомленности о затратах на качество и должно приводить к снижению полных затрат. Наряду с этим предупреждающие затраты также должны снижаться, чтобы, в конечном счете, стать незначительными. Отчеты о затратах должны позволять «измерять» характеристики процесса, вносить изменения и контролировать влияние этих изменений.
Однако может возникнуть необходимость предварительного сопоставления модели традиционного подхода к затратам с моделью затрат на процесс, если отчет о затратах на качество проводят традиционным способом; затем такой отчет анализируют и утверждают на самом предприятии. В этом случае затратами на соответствие можно считать предупреждающие и оценочные затраты плюс базовые затраты на процесс, а затратами вследствие несоответствия - издержки, вызванные отказами.
Затраты на соответствие являются индикатором затрат на соответствие заявленным требованиям. Они не указывают на эффективность процесса. Поэтому их следует рассматривать как помощь для улучшения.
Пример последовательности необходимых действий при разработке модели затрат на процесс предоставления услуг применительно к национальной службе здравоохранения приведен в приложении D, в котором также приведен пример разработки модели процесса и модель затрат.
Рисунок А.1 - Типовые входы и выходы процессов отдела по работе с персоналом
Рисунок А.2 - Типовые входы и выходы процессов производственного подразделения
Рисунок А.3 - Типовые входы и выходы процессов подразделения обеспечения качества
Рисунок А.4 - Типовые входы и выходы процессов подразделения технических изданий
В таблицах В.1 - В.4 указаны основные действия процесса и доля запланированных затрат на выполнение процесса затрат на соответствие и незапланированных затрат, а также затрат вследствие несоответствия.
Таблица В.1
Модель затрат для отдела по работе с персоналом
|
Источник и причина затрат |
Затраты |
|
|
на соответствие |
вследствие несоответствия |
|
|
Обследование состояния дел |
Полные |
- |
|
Проверки (аудит) фонда заработной платы |
Полные |
- |
|
Оценка деловых качеств |
На оценку |
Вследствие прогрессирующих потерь (не избраний) |
|
Промышленный конфликт (например, забастовки) |
- |
Полные |
|
Текучесть персонала |
- |
Полные |
|
Наем новых работников |
На удовлетворение требований |
Вследствие неудовлетворения требований, например, отсрочки и т.д |
|
Спонсирование студентов, не включенных в штат |
- |
Полные |
|
Подготовка персонала |
На обучение |
На увольнения |
|
Разработка классификационного перечня (штатного расписания) |
На классификацию |
Вследствие аппеляций |
|
Разработка заявок на замену персонала |
На утверждение |
Из-за ошибок, отклонений, передач на рассмотрение и т.д. |
|
Подготовка статистических данных |
На обычные отчеты |
На специальные отчеты и т.д. |
|
Примечание - См. также рисунок А.1. |
||
Таблица В.2
Модель затрат для производственного подразделения
|
Источник и причина затрат |
Затраты |
|
|
на соответствие |
вследствие несоответствия |
|
|
Планирование, анализ подготовки производства, контроль за затратами, материалы и цеховая лаборатория |
Частичные |
Частичные (из-за конструкторских изменений, ошибок планирования и т.д.) |
|
Производственный контроль и испытания |
На производственный контроль и испытания |
На повторный контроль/повторные испытания/выявление дефектов |
|
Износ испытательного оборудования, калибровка и профилактическое техническое обслуживание |
Полные |
- |
|
Выход оборудования из строя |
- |
Полные |
|
Производственные затраты |
На производство в соответствии с документацией |
На переделку |
|
Закупка материалов |
На входной контроль |
Издержки из-за брака, перерасхода материалов |
|
Простои |
- |
Полные |
|
Приостановка работ из-за недопоставки материалов |
- |
Полные |
|
Примечание - См. также рисунок А.2. |
||
Таблица В.3
Модель затрат для подразделения обеспечения качества
|
Источник и причина затрат |
Затраты |
|
|
на соответствие |
вследствие несоответствия |
|
|
Проверка (аудит) и анализ |
На проверку и анализ |
На проверку невыполненных мероприятий |
|
Оценка поставщиков |
Полные |
- |
|
Связь с поставщиками |
На проверку (аудит) |
На устранение недостатков |
|
Разработка и мониторинг планов по качеству, руководств и процедур |
Полные |
- |
|
Устранение нарушений, исследования |
- |
Полные |
|
Связь с заказчиком |
На согласование и мониторинг стандартов, планов, контрольных сроков и т.д. |
На последующие действия, например, на повторное планирование, рекламации, отклонения и т.д. |
|
Примечание - См. также рисунок А.3. |
||
Таблица В.4
Модель затрат для подразделения технических изданий
|
Источник и причина затрат |
Затраты |
|
|
на соответствие |
вследствие несоответствия |
|
|
Оценка требований клиента и консультации для клиента |
На стоимость оценок требований клиентов и консультаций для клиента |
На повторную оценку вследствие изменения краткого описания |
|
Входные данные от клиента, их учет, сортировка и хранение |
На действия при получении данных |
Вследствие неполученных данных и фактов, появившихся в ходе работы |
|
Уточнение полученных входных данных и действия по регулированию расхождений |
- |
Полные |
|
Авторский первоначальный проект |
Полные |
- |
|
Подготовка иллюстраций и графиков |
Полные |
- |
|
Печать иллюстраций и художественных работ |
На прогон первого отпечатка |
На перепечатку, например, на регистрацию, корректировку, плотность печати |
|
Публикация проекта на стадии внутренней приемки (техническая и редакционная приемка) |
Полные на печатание текста, включение в него отпечатанных иллюстраций, сборку и брошюровку |
- |
|
Исправление и согласование внутренних замечаний и дополнений к проекту |
На изменение текста и иллюстраций, на корректировку системы издания и контроля |
На внесение изменений из-за изменений внутренней политики |
|
Публикация первого варианта проекта и представление его клиенту для замечаний/одобрения |
На печать, сборку, брошюровку и выпуск |
- |
|
Согласование и внесение замечаний клиента, контроль за выпуском следующего проекта или приложения о поправках к первому варианту |
На внесение незначительных дополнений и технических замечаний. На повторный выпуск для утверждения |
На изменения из-за отвергающих замечаний, вызванных отклонением от требований контракта |
|
Печать и выпуск окончательного издания |
Полные |
- |
|
Приложения с поправками к окончательному изданию |
Полные, в связи с вариациями требований контракта |
Полные на приложение с поправками (не из-за вариаций требований контракта) |
|
Примечание - См. также рисунок А.4. |
||
Примеры отчетов о затратах с использованием моделей затрат приведены в таблицах С.1 - С.4. Все затраты (действительные и синтетические) должны быть приведены в единых единицах, что позволяет вычислить полные затраты.
Таблица С.1
Типовой отчет о затратах на процесс для отдела по работе с персоналом
|
ОТЧЕТ О ЗАТРАТАХ НА ПРОЦЕСС |
|||||||||
|
ПРОЦЕСС |
отдел по работе с персоналом |
ХОЗЯИН ПРОЦЕССА |
менеджер по персоналу |
Дата |
|||||
|
Соответствие процесса |
Затраты |
Несоответствие процесса |
действительные |
синтетические |
в условных единицах |
Источник данных и/или метод расчета затрат |
|||
|
действительные |
синтетические |
в условных единицах |
|||||||
|
Люди: - обследование состояния дел - проверки фонда заработной платы - общественное признание - оценки деловых качеств |
|
´ ´ ´ ´ |
|
|
|
|
|
Время в часах, затраченное на выполнение работы, умноженное на почасовую ставку |
|
|
Прогрессирующие потери (при оценках и т.д.) |
|
´ |
|
Время в часах, затраченное на выполнение работы, умноженное на почасовую ставку |
|||||
|
Промышленный конфликт |
|
´ |
|
Время в часах, затраченное на переговоры, умноженное на почасовую ставку (суммарное время для всего персонала) |
|||||
|
Текучесть персонала |
|
´ |
|
Время в часах, затраченное на заключительные беседы, умноженное на почасовую ставку |
|||||
|
Затраты на наем новых работников, удовлетворяющих требованиям компании |
´ |
|
|
|
|
|
|
Расходы на беседы, перемещение, объявления, трудозатраты на нанимаемый персонал |
|
|
|
|
|
|
Неадекватный персонал |
´ |
|
|
Потребности в специальном обучении |
|
|
|
|
|
|
Спонсируемые студенты, не состоящие в штате компании |
´ |
|
|
Затраты на финансовую поддержку |
|
|
Подготовка персонала |
´ |
|
|
|
|
|
|
Пакет бухгалтерских счетов |
|
|
Исключения или не посещаемость учебных курсов |
|
´ |
|
Стоимость учебного курса |
|||||
|
Консультативные комитеты, здоровье и безопасность, классификация, профсоюз/менеджер |
|
´ |
|
|
|
|
|
Сумма произведений затраченного времени в часах, умноженного на почасовую ставку |
|
|
Аппеляции/отказы согласиться |
|
´ |
|
Сумма произведений затраченного времени в часах, умноженного на почасовую ставку |
|||||
|
Отчеты для руководства (рутинные) |
|
´ |
|
|
|
|
|
Время в часах, затраченное на подготовку отчета, умноженное на почасовую ставку |
|
|
|
|
|
|
Специальные статистические отчеты о несчастных случаях и т.п. |
|
´ |
|
Время в часах, затраченное на подготовку отчета, умноженное на почасовую ставку |
|
|
Окружающая среда, производственные площади, местные взаиморасчеты |
´ |
|
|
|
|
|
|
Пакет бухгалтерских счетов, производственная площадь, местные услуги, телефон, местная администрация |
|
|
Материалы и методы (наглядные материалы и пособия, местные издания) |
´ |
|
|
|
|
|
|
Выписанные счета |
|
|
Персональный справочник, директивы, инструкции по технике безопасности |
|
´ |
|
|
|
|
|
Время в часах, затраченное на подготовку информации, умноженное на почасовую ставку |
|
|
Полные затраты на соответствие процесса |
|
Полные затраты из-за несоответствия процесса |
|
- |
|||||
|
Подготовлено___________________________________________ (фамилия исполнителя) |
|
||||||||
|
Примечание - См. рисунок А.1 и таблицу В.1. |
|||||||||
