Сборник ГОСТ ЕСКД

Если представитель заказчика не согласен с предлагаемыми изменениями, то он об этом дает обоснован­ное заключение.

ПРИЛОЖЕНИЕ 9 Рекомендуемое

УЧЕТ ИИ, ДИ, ПИ, ДИИ И ПР

1. Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДИИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в службу технической документации (СТД) предприятия.

Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.

2. При приемке подлинников ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:

наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;

наличие всех листов этих документов;

наличие вновь выпущенных и замененных документов;

пригодность их для хранения и размножения.

3. Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые на данном предприятии, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (далее — книге регистра­ции), при этом на всех листах ИИ, ПИ и ПР и приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемых к ПР в соответствии с п. 4 приложения 7, обозначение ПР не проставляют.

4. На одном экземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп «Контрольный экземпляр».

5. На основании ИИ и ПИ вносят все связанные с ними изменения учетных данных в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.

6. Ведение книги регистрации

   1. Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ в ПР и ведется в пределах предприятия.

   2. Книга регистрации ведется по форме 4.

   3. Книги регистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологи­ческих документов. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов.

   4. ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данным предприятием и полученных от других предприятий.

   5. В книге регистрации указывают:

в графе «Дата» — дату поступления ИИ, ПИ или ПР в СТД предприятия;

в графе «Кем выпущен»: для ИИ, ПИ и ПР данного предприятия — код (номер) или краткое наимено­вание подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других предприятий — номер или краткое наименование подразделения, ответственного на данном предприятии за изготовление и учет изделий;

в графе «Сдано в СТД» — подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР и дату их получения;

в графе «Примечание» — различные отметки; например: для срочного ИИ — время принятия ИИ в СТД, для ПИ — ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т. д. В данной графе для ИИ и ПИ указывается, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;

графы «Номер изменения», «Код изменения» и «Срок изменения» заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;

остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.

7. Лист учета извещения и предварительного извещения.

   1. Лист учета извещения и предварительного извещения (далее — лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данного предприятия, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ на данном предприятии.

Форма. 4

ГОСТ 2.503-90 С. 20

Лист учета извещения и предварительного извещения

Фарма 5

в графах «Местонахождение» и «Кол. экз. » — соответственно абоненты учтенных копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом.

Подпись сотрудника СТД, заполнившего данные графы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;

в графе « Извещение _{выдан0>>} _ подпись сотрудника подразделения, получившего ИИ или ПИ, или Предв. изв.

сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с п. 9, и дату;

в графе «№ и дата описи» — порядковые номера описей и даты их составления;

в графе «Исправлено» — подпись лица, произведшего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов на данном предприятии в соответствии с ИИ, и дату изменения.

8. Опись извещений и предварительных извещений (далее — опись)

   1. Опись является сопроводительным документом к копиям (или дубликатам) ИИ или ПИ и прилага­емым к ним копиям (или дубликатам) документов, рассылаемых другим предприятиям.

Опись составляют по форме 6.Опись извещений и предварительных извещений

Формаб