---

ГОСТ 13.1.205-85

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

РЕПРОГРАФИЯ

МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ

ПРАВИЛА УЧЕТА

Издание официальное

БЗ 3—99

ИПК ИЗДАТЕЛЬСТВО СТАНДАРТОВ
МоскваМЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

Репрография

П

МИКРОГРАФИЯ. МИКРОФОРМЫ

ГОСТ
13.1.205-85

равила учета

Reprography. Micrography. Microforms. Rules for registration

ОКСТУ 0013

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 21 июня 1985 г. № 1847 срок введения установлен

с 01.01.86

Настоящий стандарт устанавливает правила учета микроформ, подлежащих хранению по ГОСТ 13.1.203, во всех отраслях экономики страны независимо от форм собственности предприятия (организации) и юридического статуса документа (подлинник, дубликат, копия).

Требования настоящего стандарта являются обязательными.

(Измененная редакция, Изм. № 2).

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

   1. (Исключен, Изм. № 1).

   2. Учет микроформ должен осуществляться на предприятиях, отвечающих за их хранение.

   3. В случае потери, порчи, повреждений, изъятия из обращения, аннулирования, замены микроформ составляют соответствующий акт по форме, приведенной в приложении 1, и производят отметки в учетных документах.

Допускается в учетных документах помещать при необходимости данные в дополнение к указанным в настоящем стандарте.

(Введен дополнительно, Изм. № 1).

2. ПРАВИЛА УЧЕТА

   1. Каждой принятой на учет микроформе присваивают инвентарный номер.

   2. Инвентарный номер проставляют средствами и материалами, химически нейтральными по отношению к микроформе.

Инвентарный номер проставляют:

на рулонном микрофильме — на заправочных концах;

на микрофише (смонтированной микрофише) — в нижней части кодового поля;

на кадровой апертурной карте — в левом нижнем углу.

Инвентарная книга должна содержать следующие сведения:

1. обозначение микроформы;

2. и

   Издание официальное
   ★

   нвентарный номер микроформы;

Перепечатка воспрещена

© Издательство стандартов, 1985 © ИПК Издательство стандартов, 1999

3. сокращенное библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозна­чение, название и вид (конструкторский, технологический и др.);

4. типоразмер микроформы;

5. число кадров в микроформе;

6. дату, фамилию и подпись лица, принявшего микроформу на учет;

7. данные для акта по п. 1.3;

8. место хранения микроформы (номер секции, шкафа, полки, ячейки).

Для рабочих микроформ технический паспорт допускается не составлять или составлять в сокращенном виде.

1. обозначение микроформы;

2. инвентарный номер микроформы;

3. библиографическое описание документа (комплекта документов), его обозначение, назва­ние и вид (конструкторский, технологический и др.);

4. число микроформ в комплекте;

5. типоразмер и поколение микроформы;

6. число кадров и число листов документов в микроформе;

7. вид микроформы (по назначению — основной, запасной);

8. данные о проведенных изменениях в микроформе;

9. данные об изготовлении микроформы (наименование предприятия-изготовителя, масштаб уменьшения, тип пленки);

10. данные о техническом состоянии микроформы при приемке и проведении периодических проверок по ГОСТ 13.1.203, включая данные об оптической плотности.

11. место хранения микроформ (номер секции, шкафа, полки, ячейки);

12. срок хранения микроформы;

13. специальные данные, право пользования микроформой (указать ответственных лиц);

14. данные о размножении микроформы с указанием инвентарного номера копий микрофор­мы и т. д.;

15. данные для акта по п. 1.3.

(Измененная редакция, Изм. № 1, 2).

1. инвентарный номер;

2. обозначение микроформы или технического паспорта;

3. количество выдаваемых микроформ;

4. дату выдачи;

5. основание для выдачи;

6. фамилию и подпись получателя;

7. дату возвращения;

8. фамилию и подпись принявшего.

(Измененная редакция, Изм. Ns 1).

Микроформу и технический паспорт выдают и принимают по учетной карточке

.ПРИЛОЖЕНИЕ 1 Рекомендуемое

АКТ О СПИСАНИИ МИКРОФОРМ

Предприятие

«»19 г.

АКТ №

о списании микроформ

Мы, нижеподписавшиеся составили настоящий акт о том, что нижеперечисленные микроформы подлежат списанию.

Подписи:

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Рекомендуемое

ТЕХНИЧЕСКИЙ ПАСПОРТ МИКРОФОРМЫ

Микроформа

(обозначение, инв. номер)

Вид микроформы

(основной, запасной)

Место хранения

(секция, шкаф и другие данные, определяемые конструкцией устройства хранения)

Типоразмер микроформы

Поколение микроформы

I. Общий состав микроформы и данные о проведенных изменениях

И. Данные об изготовлении микроформы

Наименование предприятия-изготовителя

Марка пленки

Масштаб уменьшения

Съемку произвел Дата

(подпись)

Обработку произвел Дата

(подпись)

III. Техническое состояние микроформы

IV. Размножение микроформы

Срок хранения микроформы

Специальные данные: степень секретности

право пользования микроформой

ответственные лица

(фамилии)

(Измененная редакция, Изм. № 1).ИНФОРМАЦИОННЫЕ ДАННЫЕ

1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН ЦНИИ «КОМПЛЕКС»

РАЗРАБОТЧИКИ

Л.М. Козлов, В.А. Костромин, С.Г. Солдатова

2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 26.06.85 № 1847

Изменение № 2 принято Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол № 12 от 21.11.97)

За принятие изменения проголосовали:

3. Стандарт полностью соответствует СТ СЭВ 4939—84

4. ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

5. ПЕРЕИЗДАНИЕ (июль 1999 г.) с Изменениями № 1, 2, утвержденными в январе 1991 г., мае 1998 г. (ИУС 5-91, 8-98)

Редактор М.И. Максимова
Технический редактор О.Н. Власова
Корректор М.И. Першина
Компьютерная верстка Е.Н. Мартемьяновой

Изд. лиц. № 021007 от 10.08.95. Сдано в набор 03.08.99. Подписано в печать 01.09.99. Усл. печ. л. 0,93. Уч.-изд. л. 0,47.
Тираж 108 экз. С3567. Зак. 709.

ИПК Издательство стандартов, 107076, Москва, Колодезный пер., 14.

Набрано в Издательстве на ПЭВМ

Филиал ИПК Издательство стандартов — тип. “Московский печатник”, Москва, Лялин пер., 6.

Плр № 080102