---

Проектом треба керувати з урахуванням того, що ризики завжди є. Персонал треба заохочу-

в

fl

ати до передбачення та ідентифікування ризиків і повідомлення про них організацїї-виконавця проекту.

Плани керування ризиком треба підтримувати у стані готовності до використання.

Звіти про моніторинг ризиків проекту мають бути частиною оцінювання ходу виконання.

7.8 Процеси щодо закупівлі

Процеси щодо закупівлі стосуються отримання продукції для проекту.

Процеси щодо закупівлі (див. додаток А):

• планування та контролювання закупівлі;

• документування закупівельних вимог:

• оцінювання постачальників організацією;

• укладання контрактів;

контролювання контракту.

Примітка 1. У цьому контексті також часто використовують терміни «купівля», «придбання» або «заготівля»

Примітка 2. Згідно з ISO 9000 2000. 3.4.2, термін «продукція» стосується як матеріальної, так і нематеріальної продукції.

Примітка 3. Додаткові настанови до наведених нижче щодо закупівлі продукції можна знайти в ISO 9004 2000, 7.4.

У

цьому розділі «організація» — це «органі-

цьому стандарті і в посиланні на ISO 9004:2000

зація-виконавець проекту», а «постачальники» — це ті, хто постачає продукцію організацїї-вико навцю проекту.

г

Треба скласти план закупівлі, в якому буде

изначено необхідну продукцію та

становлено

рафік її отримання з урахуванням вимог до продукції, охоплюючи технічні умови, строки та вартість. До всієї продукції, яка є входом до проекту, треба застосовувати ті самі рівні контролювання

закупівлі, незалежно від того, чи отримують п

ід зовнішнього постачальника або від організації-

О

ініціатора проекту (тобто «власного виробництва»). Продукцію від зовнішнього постачальника за­звичай отримують за контрактом. Отримати продукцію «власного виробництва» можна, викорис­товуючи внутрішні методики та засоби контролю придбання. Для продукції «власного виробництва» деякі з описаних нижче засобів контролю закупівлі можна спростити.

Закупівлю треба планувати так, щоб організація-виконавець проекту могла керувати взаємо­зв’язками та взаємодіями з постачальниками.

Треба встановити достатні строки для цілковитого виконання видів робіт, передбачених про­цесами, пов’язаними із закупівлею. Треба використовувати попередній досвід роботи з постачаль-

никами для вироблення планів щодо потенційних проблем, наприклад, постачання виді з тривалими строками постачання.

продукції

Щоб забезпечити адекватне контролювання закупівлі, організація-виконавець проекту має регулярно аналізувати хід закупівлі, який треба порівнювати з планом закупівлі та, за потреби, з виконаними діями Результати аналізування мають становити вхідні дані для оцінювання ходу ви­конання.

У закупівельних документах треба визначити продукцію, її характеристики, відповідні вимоги щодо системи управління якістю та супровідну документацію. Треба, щоб у них були дані щодо відповідальності за закупівлю, вартості і терміну постачання продукції, вимоги щодо аудиту (за по­треби), а також щодо права доступу до приміщень постачальників. Треба забезпечити, щоб у за­купівельних документах було враховано вимоги замовника.

Тендерні документи (наприклад, «Запити на котирування») треба структурувати для сприяння

отриманню порівняльних та повних

ідповідей від потенційних постачальників.

Перед розповсюдженням закупівельні документи треба проаналізувати, щоб перевірити, що всі пов’язані з продукцією вимоги та інші аспекти (зокрема відповідальність за закупівлю) цілком установлено.

Примітка. Докладнішу інформацію див. в ISO 9004:2000. 7.4 1.

Постачальників проекту треба оцінювати. Оцінювання має передбачати розглядання

сіх ас­

пектів діяльності постачальника, які можуть

лливати на виконання проекту, наприклад, аспектів,

пов’язаних з технічним досвідом, виробничими можливостями, строками постачання, системою управління якістю та фінансовою стабільністю.

Організація-виконавець проекту має вести реєстр затверджених постачальників. Якщо засто­совно, реєстр може також скласти організація-ініціатор проекту і довести до відома організації- виконавця проекту.

Примітка. Докладніші настанови щодо оцінювання постачальників див в ISO 9004:2000, 7.4.2 та 8.4

Організація-виконавець проекту має встановити процес укладання контрактів з постачальни­ками проекту. Цей процес має охоплювати інформування постачальників про вимоги щодо системи

управління якістю

рамках проекту і. якщо застосовно, політику та цілі у сфері якості.

технічних умов

цінюючи тендерні пропозиції, треба визначити і враховувати всі відхили ві

у пропозиції постачальника. Відхили від технічних умов і рекомендації щодо поліпшування мають

В

затверджувати ті самі функційні підрозділи, які технічних умов.

иконали початкове аналізування та затвердження

артісне оцінювання тендерних пропозицій має базуватися не лише на ціні, яку пропонують постачальники, але також і на інших супутніх витратах, пов’язаних, наприклад, з експлуатацією, технічним обслуговуванням, ліцензійними зборами, транспортуванням, страхуванням, митними зборами, коливанням валютних курсів, інспектуванням, аудитами та рішенням про відхили.

Документи контракту треба проаналізувати, щоб запевнитися в тому, що вони містять резуль­тати будь-яких передконтрактних переговорів з постачальником.

Перед укладанням контракту на постачання продукції треба оцінити систему управління якістю постачальника.

Контролювання контрактів починається на етапі розміщення контракту або з моменту прин­ципової домовленості щодо укладання контракту, наприклад, підписання протоколу намірів. Треба впровадити систему для забезпечення виконання умов контракту, охоплюючи належні строки й протоколи.

К

заємо-

онтролювання контракту має передбачати встановлення відповідних контрактних

з

аних

ід цих взаємозв’язків до загального керування про

в'язків, а також інтегрування вихідних ектом.

Треба здійснювати моніторинг діяльності постачальника, щоб запевнитися в тому, що він і конує умови контракту. Результати моніторингу треба передавати постачальникам, а будь-які дії погоджувати з ним.

Перед закриттям контракту треба перевірити, чи всі умови контракту виконано і чи отримано інформацію за зворотним зв'язком стосовно діяльності постачальника для актуалізації реєстру затверджених постачальників.

8 ВИМІРЮВАННЯ, АНАЛІЗУВАННЯ ТА ПОЛІПШУВАННЯ

Ц

ико-

ей розділ містить настанови щодо того, як організація-ініціатор проекту та організація навець проекту мають вчитися на виконаних проектах.

Обидві організації мають використовувати результати вимірювання та аналізування даних ві

процесів проекту, а також застосовувати коригувальні дії, запобіжні дії та методи запобігання втратам (див. ISO 9004:2000, 8.5), щоб уможливити постійне поліпшування як у поточних, так і в наступних проектах.

Процеси щодо поліпшування:

— вимірювання та аналізування:

— коригувальні дії, запобіжні

ії та запобігання втратам.

Організація-ініціатор проекту має забезпечити, щоб вимірювання, збирання та підт

аних були результативними та ефективними, треба поліпшувати показники своєї діяльності й підви­щувати задоволеність замовника та інших зацікавлених сторін.

Приклади вимірювання показників діяльності:

• оцінювання окремих видів робіт і процесів;

• проведення аудитів;

• оцінювання використаних фактичних ресурсів, разом із вартістю та строками, порівняно з пер­вісними кошторисами;

• оцінювання продукції;

• оцінювання показників діяльності постачальників;

• досягнення цілей проекту;

• задоволеність замовників та інших зацікавлених сторін.

Примітка. Докладнішу інформацію див. в ISO 9004 2000, розділ 8.

Керівництво організації-виконавця проекту має забезпечити аналізування протоколів невідпо­відності та усунення невідповідностей у продукції та процесах проекту для сприяння навчанню й отримання даних для поліпшування. Організація-виконавець проекту разом із замовником мають вирішити, які невідповідності треба реєструвати і які коригувальні дії треба контролювати.

Організація-ініціатор проекту має визначити інформацію, яку вона потребує, щоб учитися на виконаних проектах, а також установити систему ідентифікації, збирання, зберігання, актуалізації та пошуку інформації, пов’язаної з проектами.

Організація-ініціатор проекту має забезпечити, щоб для її проектів було розроблено систему керування інформацією для ідентифікації та збирання відповідної інформації, пов’язаної з проек­тами, задля поліпшування процесів керування проектами.

Організація-ініціатор проекту має вести перелік усіх значних ризиків, ідентифікованих під час виконання її проектів.

Організація-ініціатор проекту має забезпечувати використання відповідної інформації щодо виконання інших проектів, які вона ініціює.

Відповідну інформацію, потрібну для того, щоб учитися на виконаних проектах, отримують з інформації, яка міститься в самому проекті, охоплюючи зворотний зв’язок від замовників та інших зацікавлених сторін. Джерелами інформації є також журнали виконання проекту, відповідні звіти про закриття, претензії, результати аудитів, аналізування даних, коригувальні та запобіжні дії та аналізування проектів. Перед використанням цієї інформації організація-ініціатор проекту має перевірити її вірогідність.

Перед самим закриттям проекту організація-ініціатор проекту має проаналізувати виконання проекту з відповідним документальним оформленням, підкреслюючи набутий під час виконання цього проекту досвід, який можна використати для виконання інших проектів. План керування про­ектом треба використовувати як основу для аналізування. Якщо можливо, до цього аналізування треба залучати замовників та інші зацікавлені сторони.

Примітка. У разі довгострокових проектів треба передбачити можливість проведення проміжного аналізування для ефек­тивнішого збирання інформації та уможливлення своєчасного поліпшення

Організація-виконавець проекту має розробити систему керування інформацією у межах про­екту для впроваджування вимог щодо навчання на проекті, установлених організацією-ініціатором проекту.

Організація-виконавець проекту має забезпечити, щоб інформація, яку вона подає організації- ініціатору проекту, була точною та повною.

Організація-виконавець проекту має впроваджувати поліпшування, використовуючи відповідну для проекту інформацію, отриману з визначеної вище системи, встановленої організацією-ініціа­тором проекту.

Примітка. Докладніші настанови див в ISO 9004:2000. 8

5