---

номічному середовищі (наприклад, рівень інфляції, ставки податків і курси валют).

Якщо розрахунок вартості характеризується значними невизначеностями, ці невизначеності треба з’ясувати, оцінити, задокументувати та вжити належних заходів (див. 7.7.2). У розраховуванні треба також враховувати компенсацію решти можливих невизначеностей, які інколи називають непередбаченими обставинами.

Розраховування вартості треба робити у формі, яка дає змогу встановити та скласти бюджет відповідно до затверджених бухгалтерських процедур, а також до потреб організації-виконавця проекту.

Бюджет проекту має базуватися на розрахунках вартості та графіках згідно з визначеною про­цедурою щодо його прийняття.

Бюджет треба узгодити з цілями проекту, а будь-які припущення, невизначеності та неперед­бачені обставини треба ідентифікувати та задокументувати. У бюджеті мають бути всі дозволені витрати, і його треба подати у формі, придатній для контролювання вартості проекту.

Перш ніж робити будь-які витрати треба встановити та задокументувати систему контролю­вання вартості та пов’язані з цим процедури і довести їх до відома тих, хто відповідає за санкціо­нування робіт чи витрат.

печує адекватне контролювання передбачених проектом видів робіт та відповідної інформації. Організації-виконавцю проекту треба перевіряти, щоб незавершену роботу можна було цілком вико-

фіковано, і, якщо визначені межі перевищено, розбіжність треба проаналізувати та виконати на­лежні дії.

Т

7.5 Процеси щодо

артості

забезпечити, щоб проект було завершено

межах бюджетних обмежень і щоб інформацію про

Треба чітко визначити всі витрати на проект (наприклад, вартість видів робіт, накладні витрати,

за

освідом виконання минулих проектів треба перевіряти на їх точність і застосовність до наяв-

запроваджування та підтримування системи управління якістю

проекті.

Під час розраховування вартості треба враховувати сучасні та прогнозовані тенденції

еко-

Треба встановити розклад аналізування, періодичність збирання

аних і прогнозів. Це забез-

нати

межах невикористаних бюджетних коштів. Будь-який відхил від бюджету має бути зіденти-

енденції щодо вартості проекту треба аналізувати з використанням таких методів як «аналіз виконаної вартості». План незавершених робіт треба аналізувати для ідентифікації невизначеностей.

Треба визначити основні причини розбіжностей (як позитивні, так і негативні) в бюджеті. Треба вживати заходів, щоб негативні розбіжності не вплинули на цілі проекту. Причини як позитивних, так і негативних відхилів треба використовувати для отримання даних як основи для постійного поліпшування (див. розділ 8).

Рішення щодо виконання необхідних дій треба приймати на підставі фактів після врахування їх наслідків для інших процесів і цілей проекту. Зміни у вартості проекту треба належним чином затверджувати та санкціонувати перед витрачанням бюджетних коштів. Під час розробляння плану незавершених робіт перегляди бюджетного прогнозу треба узгодити з іншими процесами проекту.

д

Інформація, потрібна для своєчасного

ивільнення коштів,

ів, має бути доступною, її

треба по-

ати як вхідні дані до процесу контролювання ресурсів.

Організація-виконавець проекту має регулярно аналізувати пов'язані з виконанням проекту витрати, як визначено в плані керування проектом, і враховувати будь-які інші результати фінан­сового аналізування (наприклад, аналізування з боку відповідних зацікавлених сторін).

7.6 Процеси щодо обміну інформацією

Процеси щодо обміну інформацією спрямовано на полегшення обміну інформацією, необхід­ною для виконання проекту.

Вони забезпечують своєчасне та належне створення, збирання, розповсюдження, зберігання та остаточне розміщення проектної інформації.

Процеси щодо обміну інформацією (див. додаток А):

• планування обміну інформацією;

• керування інформацією:

• контролювання обміну інформацією.

Примітка. Докладнішу інформацію див в ISO 9004:2000, 5 5.3 (внутрішнє Інформування) та 7.2 (процеси, що стосуються замовників).

Організація-ініціатор проекту та організація-виконавець проекту має забезпечити, щоб для проекту було встановлено належні процеси обміну інформацією, і щоб відбувався обмін інформа­цією стосовно результативності та ефективності системи управління якістю.

Плануючи обмін інформацією, треба враховувати потреби організації-ініціатора проекту, організації-виконавця проекту, замовників та інших зацікавлених сторін; результатом планування має бути задокументований план обміну інформацією.

У цьому плані обміну інформацією треба визначити інформацію, якою офіційно обмінювати­муться, засоби, використовувані для її передавання, і періодичність обміну інформацією. Вимоги

п

щодо цілі проведення нара

еріодичності, терміну їх проведення та протоколів нарад має бути визначено в плані обміну інформацією.

Для забезпечення сумісності треба спланувати форму, мову та структуру документів і прото­колів проекту. У плані обміну інформацією треба визначити систему контролю інформації (див. 7.6.3), зідентифікувати тих, хто розсилатиме та отримуватиме інформацію, а також зробити поси­лання на відповідні методики контролювання документів, контролювання протоколів і забезпечення їх захисту. Треба розробити форму звітів про оцінювання ходу виконання з тим, щоб зазначати відхили від плану керування проектом.

Примітка. Додаткові настанови щодо контролю документів та протоколів див в ISO 9004 2000, 4.2.

Організація-виконавець проекту має визначити свої інформаційні потреби та встановити за­документовану систему керування інформацією.

Організація-виконавець проекту має також визначити внутрішні та зовнішні джерела інфор­

мації. Спосіб керування інформацією має враховувати потреби як організації-виконавця проекту, так і організації-ініціатора проекту

.

Для того, щоб керувати пов'язаною з проектом інформацією, треба встановити методики, які визначатимуть заходи контролю стосовно готування, збирання, ідентифікування, класифікування, ак­туалізування, розповсюджування, ведення картотек, зберігання, захисту, пошуку, строку зберігання та знищення інформації.

Треба, щоб у зареєстрованій інформації було зазначено умови, які переважали на момент складання протоколів про виконання роботи. Це даватиме змогу перевіряти вірогідність і до­речність інформації перед її використанням в інших проектах.

О

враховуючи и

рганізація-виконавець проекту має забезпечити належний захист інформації, конфіденційність, доступність і цілісність.

Інформація має відповідати потребам одержувачів, її треба чітко оформлювати та розповсюд-

жувати за суворого дотримання календарних планів.

У

иконання проекту, має бути офіційно

сі погодження, зокрема неофіційні, які впливають на в задокументовано.

Для проведення нарад треба встановити правила та настанови, які мають відповідати типу наради.

Порядок денний наради треба подавати заздалегідь та визначати щодо кожного пункту пер­сонал, присутність якого вимагають.

Протокол нарад має містити відомості про прийняті рішення, невирішені питання та погоджені дії (зокрема щодо терміну виконання та виконавців). Протокол треба подати відповідним зацікав­леним сторонам протягом погодженого строку.

О

дані, інформацію та знання для вста-

рганізація-виконавець проекту має використовувати

новлення та досягнення своїх цілей. Керівники організації-виконавця проекту та організації-ініціа­тора проекту мають оцінювати переваги, забезпечувані використанням інформації, з тим, щоб поліп­шувати керування інформацією (див. розділ 8).

Примітка. Система керування інформацією має бути складною настільки, наскільки цього вимагає проект.

Т

7.7 Процеси щодо ризику

реба спланувати та запровадити систему обміну інформацією. Її треба контролювати, відсте- жувати та аналізувати для забезпечення того, щоб вона постійно задовольняла потреби проекту. Особливу увагу треба приділяти тим взаємодіям між функційними підрозділами та організаціями, в яких можуть виникати непорозуміння та конфлікти.

инятково негативним аспектом. «Невизначеність», що є сучасні­шим поняттям, завжди містить як негативний, так і позитивний аспекти. Позитивні аспекти зазвичай називають «можливостями».

У цьому стандарті термін «ризик» використано в тому самому значенні, що й «невизна­ченість», тобто ризик має як негативний, так і позитивний аспекти.

Керування ризиками проекту стосується невизначеностей на всіх етапах виконання проекту.

Ц

плані керування ризиками.

е вимагає структурованого підходу, який треба задокументувати

Процеси щодо ризиків, націлені на те, щоб зменшити вплив потенційних негативних подій і скорис­татися всіма можливостями для поліпшування.

Невизначеності пов'язані також або з процесами проекту, або з продукцією проекту.

Процеси щодо ризику (див. додаток А):

• ідентифікування ризику;

• оцінювання ризику;

• опрацьовування ризику;

• контролювання ризику.

І

а також

дентифікування ризику треба провадити на етапі ініціювання проекту, оцінюючи хід виконання,

інших випадках, коли приймають важливі рішення. Для цього треба використовувати пов'я зані з минулими проектами досвід і фактичні дані, які є в організації-ініціатора проекту (див. 8.3.1). Вихідні дані цього процесу треба задокументувати в плані керування ризиками, який має бути на-

е

плані керування проектом.

дено безпосередньо або через посилання

Треба зідентифікувати та зареєструвати потенційні ризики ві

пов’язаних з видами робіт, про

цесами та продукцією взаємодій між організацією-виконавцем проекту, організацією-ініціатором проекту та іншими зацікавленими сторонами.

Ідентифікування ризику передбачає розгляд не лише ризиків щодо вартості, строків і про­дукції, але також ризиків у таких сферах, як якість продукції, безпека, надійність, професійна відпо-

відальність, інформаційні технології, охорона праці, охорона здоров’я і довкілля. Пі

час іденти-

фікування треба враховувати будь-які застосовні чинні й очікувані законодавчі та регламентувальні вимоги. Треба враховувати взаємодії між різними ризиками. Треба також ідентифікувати ризики щодо застосування нових технологій і розробок.

Треба задокументувати будь-який ідентифікований ризик зі значним

пливом і призначити

відповідальну особу, яка б мала повноваження та ресурси для керування цим ризиком.

Оцінювання ризику — це процес аналізування та визначання ідентифікованих ризиків про­цесів і продукції проекту.

Усі ідентифіковані ризики треба оцінити. У цьому оцінюванні треба враховувати досвід і фак­тичні дані щодо виконання минулих проектів.

Треба оцінити придатність критеріїв і методів, використовуваних в оцінюванні. Спочатку треба

провести якісне аналізування, а потім, в усіх можливих

ипадках, — кількісне аналізування.

Примітка. Для проведення такого аналізування Існують різні якісні та кількісні методи оцінювання ризику Вони здебіль шого основані на оцінюванні ймовірності виникнення та впливу зідентифікованих ризиків.

Треба визначити прийнятні для проекту рівні ризику, а також способи погоджені рівні ризику перевищено.

изначання того, коли

Результати всіх аналізувань та оцінювань треба реєструвати й повідомляти про них відповід­ний персонал.

Рішення щодо усунення, зменшення, передавання, розділення чи прийняття ризиків, а також плани щодо використання можливостей мають переважно базуватися на відомих технологіях або

на

аних з минулого досвіду. Треба зідентифікувати свідомо прийняті ризики і зареєструвати лри-

чини їх прийняття.

Якщо для зідентифікованого ризику запропоновано певне рішення, треба перевірити, щоб його виконання не призводило до небажаних наслідків або нових ризиків, і щоб належним чином було враховано кінцевий залишковий ризик.

Якщо в календарному плані чи бюджеті враховано непередбачені обставини щодо керування ризиками, їх треба зідентифікувати та проконтролювати окремо.

Особливу увагу треба приділяти виробленню рішень щодо потенційних ризиків через пов'я-

зані з видами робіт процесами та продукцією

заємодіями між організацією-виконавцем проекту.

організацією-ініціатором проекту та зацікавленими сторонами.

На всіх етапах виконання проекту треба здійснювати моніторинг і контролювання ризиків, застосовуючи ітеративний процес ідентифікування, оцінювання та опрацьовування ризиків.