Страница 3: ДСТУ 4423-1:2005. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Частина 1. Основні положення (62443)

Цілісність службового документа — це властивість документа бути повним і незмінним.

Необхідно, щоб службовий документ був захищений від несанкціонованих змін. Політика та про­цедури керування документаційними процесами мають визначити, які доповнення та примітки мож­на зробити до службового документа після його створення, за яких умов доповнення та примітки є санкціонованими та хто уповноважений їх робити. Будь-яке санкціоноване доповнення, примітка або знищення службового документа має бути точно задокументовано та проконтрольовано.

Придатний для користування службовий документ — це той документ, місцезнаходження якого можна визначити, який можна знайти, представити та інтерпретувати. Він має бути придатним до наступного представлення як прямо пов'язаний із діловою діяльністю чи певними діями, які зумо­вили його створення. Метадані, що описують контекст документів, повинні нести інформацію, не­обхідну для розуміння дій, в результаті яких документи створюються або в процесі яких викорис­товуються. Має бути можливість ідентифікувати документ у контексті функцій та напрямів ділової діяльності, складовою яких є ці дії. Потрібно зберігати зв’язки між службовими документами, що документують послідовні дії.

8 РОЗРОБЛЯННЯ ТА ВПРОВАДЖУВАННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНИХ СИСТЕМ

Стратегія керування документаційними процесами базується на розроблянні та запроваджу­ванні політики, процедур і методики та розроблянні й впроваджуванні документаційних систем та­кими способами, які відповідають операційним вимогам організації та узгоджуються з вимогами її регуляторного середовища.

Стратегія, прийнята організацією для документування своєї ділової діяльності, має визначи­ти, які службові документи необхідно створювати та коли, як і де їх слід долучати до документацій- ної системи.

Впровадження стратегії для узгодженості документаційних систем може містити:

1. розробляння документаційних систем,

2. документування діяльності документаційних систем,

3. навчання працівників, що постійно працюють з документами, та іншого персоналу роботі зі службовими документами,

4. конвертування службових документів у нові документаційні системи, формати та здійсню­вання контролю за цими процесами,

5. встановляння норм і розробляння заходів щодо їх дотримування та виконання,

6. визначання строків зберігання та прийняття рішень щодо службових документів, які мають значну цінність, відповідно до вимог регулятивного середовища.

Стратегію керування документаційними процесами документують у вигляді стратегічного плану як стратегічний план інформаційного керування та долучають до планової документації організації.

Інформаційні системи, прикладні робочі програми та комунікації разом із робочими процеса­ми, які вони забезпечують, треба розробляти, модифікувати або переробляти таким чином, щоб під час здійснювання ділової діяльності службові документи, які відповідають вимогам, створювали і долучали як усталену практику.

Документаційні системи мають забезпечувати створювання службових документів із харак­теристиками, визначеними у підрозділі 7.2. Характеристики систем описані у пунктах 8.2.2—8.2.6.

Будь-яка система, застосовна для керування документаційними процесами, має бути придат­ною до безперервної та регулярної роботи згідно із встановленими процедурами та обов’язками.

Документаційна система має:

1. у встановленому порядку долучати всі службові документи у тій сфері діяльності, на яку вона поширюється,

2. систематизувати службові документи у спосіб, який відображає робочі операції автора служ­бових документів,

3. захищати службові документи від несанкціонованих змін або знищення,

4. у встановленому порядку функціонувати як первинне джерело інформації про дії, задоку­ментовані в службових документах, та

5. забезпечувати доступ до всіх службових документів та пов’язаних із ними метаданих.

Достовірність інформації, що міститься у системі, документують шляхом створення і ведення документів про роботу системи. Ці документи мають демонструвати відповідність системи зазначе­ним вище критеріям. Документаційна система має реагувати на зміни у вимогах до ділової діяльності, але зміни у системі не повинні впливати на властивості службових документів у системі.

У той же час передавання службових документів з однієї системи до іншої здійснюють у спосіб, який не впливає негативно на властивості службових документів.

З метою попередження несанкціонованого доступу, знищування, змінювання або вилучання службових документів, запроваджують контрольні заходи, такі як відстежування доступу, контроль користувачів, санкціоноване знищування та убезпечування збереженості. Ці контрольні заходи мо­жуть міститися в системі або бути зовнішніми для певної системи. Для електронних службових до­кументів організації може бути визначено, що будь-яка зміна у функціюванні, заміна програмного забезпечення на нову версію або встановлювання нової форми обслуговування не повинні впли­вати на цілісність службових документів.

Документаційними системами керують згідно з вимогами до організації поточної діяльності, вимогами регуляторного середовища та очікуваннями суспільства від результатів функціювання тієї сфери діяльності, у межах якої діє організація. Персонал, який створює службові документи, має розуміти, як ці вимоги впливають на його ділову діяльність. Відповідність документаційних систем цим вимогам регулярно оцінюють, а документи про результати оцінювання зберігають з метою свідчення.

Документаційні системи керують документаційними процесами, які є результатом усіх напрямів ділової діяльності організації або підрозділу організації, в якому вони функціонують.

Керування створюванням та зберіганням службових документів здійснюють систематично. Методику створювання та зберігання службових документів треба систематизувати як шляхом роз­робляння і функціювання документаційної системи, так і системи ділової діяльності.

Документаційна система передбачає точне задокументовування політики, встановлених обо­в’язків та формальну методологію керування нею.

Документаційна система має бути функціональною, що забезпечує її спроможність здійсню­вати та забезпечувати операції керування документаційними процесами згідно з розділом 9.

Рішення про розробляння та впроваджування документаційних систем і процесів, які вони забезпечують, необхідно розглядати у взаємозв’язку з наявними організаційними системами.

Документаційні системи мають містити повне і точне відображення всіх дій, пов’язаних із пев­ним службовим документом. Вони охоплюють процеси, пов’язані з окремими службовими докумен­тами. Ці відомості можуть документуватися як частина метаданих, внесених, приєднаних або по­в’язаних із певним службовим документом. Як альтернативний варіант, їх можна задокументову- вати у контрольному журналі, що зберігається, принаймні, так само довго, як і службовий документ, якого він стосується.

Під час розробляння документаційної системи до уваги беруть відповідне середовище збері­гання та носій інформації, фізичні захисні матеріали, процеси обробляння та системи зберігання. Рішення про зберігання носіїв залежить від строку, протягом якого потрібно зберігати службовий документ. Документаційні системи мають бути готовими до надзвичайних ситуацій з метою визна­чання та послаблювання ризиків. Треба орієнтуватися на збереження цілісності службових доку­ментів під час надзвичайної ситуації та в період відновлювання після неї.

Документаційні системи мають забезпечувати альтернативні варіанти розміщування службо­вих документів. У деяких випадках, коли це дозволяє правове та регуляторне середовище, служ­бові документи фізично може зберігати, одна організація, але відповідальність та контроль за ке­рування ними належить або організації, що їх створила, або іншому відповідному уповноваженому органу. Така організація роботи зі службовими документами, що розрізняє зберігання, власність та відповідальність за службові документи, особливо стосується систем електронної документації. Зміни в роботі зі службовими документами можуть виникнути у будь-який час існування системи і будь-які зміни в цій роботі треба проконтролювати та документально оформити.

Документаційні системи треба розробляти таким чином, щоб службові документи залишали­ся автентичними, достовірними та придатними для користування за будь-яких змін системи, охоп­люючи конвертування формату, переміщування в результаті застосування іншого апаратного за­безпечення та операційних систем або специфічного прикладного програмного забезпечення про­тягом усього періоду їх зберігання (див. підрозділ 8.5).

Документаційні системи мають забезпечувати своєчасний та ефективний доступ до службо­вих документів та їхній пошук, необхідний для безперервної ділової діяльності та задоволення ви­мог, пов’язаних зі звітністю.

Документацій^ системи мають вирішувати питання про строки зберігання та передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування. Має бути можливість прийма­ти такі рішення у будь-який час існування службових документів, охоплюючи стадію розробляння документаційної системи. Також має бути можливість, за потреби, передавати службові докумен­ти до архіву та вилучати їх для знищування, щоб це здійснювалося як усталена практика. Систе­ми мають забезпечувати ведення контрольного журналу або застосовувати інші методи, щоб про­контролювати завершеність дій передавання та знищування службових документів.

Для розробляння та впроваджування документаційної системи безперервного функціювання суттєвим є наявність методики її розробляння та впроваджування.

Послідовність виконання методики згідно з позиціями переліку а)—h) необов’язкова. Завдання можуть виконуватися на різних етапах повторно, частково або постійно відповідно до потреб органі­зації, вимог формального узгодження та змін в організаційному середовищі та середовищі керу­вання документаційними процесами.

1. Попереднє дослідження. Зібрати інформацію з документальних джерел і шляхом опиту­вання, визначити та документально зафіксувати роль і мету організації, її структуру, правове, ре­гулятивне, ділове та політичне середовище, критичні чинники та критичні ланки, пов’язані з питан­нями керування документаційними процесами.

2. Аналізування ділової діяльності. Зібрати інформацію з документальних джерел та шля­хом опитування, визначити і документально зафіксувати кожну ділову функцію, операцію, дію та встановити їх ієрархію, тобто систему класифікації напрямів діяльності, визначити і документально зафіксувати хід робочих процесів та дій, які вони містять.

3. Встановляння вимог до службових документів. Зібрати інформацію з документальних джерел та шляхом опитування, визначити інформаційні вимоги до кожної ділової функції, операції та дії, які можна задовольнити за допомогою службових документів. Ці вимоги можна вивести, ана­лізуючи регулятивне середовище організації (див. розділ 5) та ризик, що виникає тоді, коли служ­бові документи не створюють і не зберігають. Визначити, як кожну вимогу можна задовольнити через операції керування документаційними процесами, та чітко сформулювати і документально оформити вимоги до службових документів. Вибрати необхідну структуру та вид службових доку­ментів, що найкраще відповідає кожній діловій функції, операції та дії.

4. Оцінювання наявних систем. Визначити та проаналізувати наявні документаційні систе­ми та інші інформаційні системи, щоб оцінити їх з точки зору вимог до документів.

5. Визначання стратегії дій, що забезпечують виконання вимог до документів. Визначи­ти стратегію, орієнтовану на задоволення вимог до документів, яка може охоплювати прийняття політики, нормативні документи, процедури та методики, розробляння нових систем та впрова­джування систем згідно з вимогами до документування. Стратегію можна застосовувати до кож­ної окремої вимоги до документації або до декількох одночасно. Стратегію обирають на основі рівня ризику, що виникає у разі неспроможності задовольнити вимоги чи у межах ділової функції, яку документаційна система має забезпечувати, середовища наявних систем або корпоративної культури, в якій стратегію запроваджуватимуть (див. розділ 7).

6. Розробляння документаційної системи. Розробити документаційну систему, яка охоплює стратегію, процеси та методику, описані в цьому стандарті, забезпечити, щоб система підтриму­вала робочі процеси, а не заважала їм; оцінити і, за потреби, перепроектувати робочі процеси і операційні ділові та комунікаційні системи для долучення до них процедур керування докумен­таційними процесами.