Информационные документы должны сохраняться в соответствии с требованиями системы и организации в целом, чтобы иметь возможность предоставлять доказательства соответствия системы требованиям настоящего стандарта.
4.5.4 Аудит системы управления окружающей средой
Организации следует разработать и поддерживать в рабочем состоянии программу и методики для периодического осуществления аудитов системы управления окружающей средой, чтобы:
а) определить:
- отвечает ли система управления окружающей средой установленным требованиям, включая требования настоящего стандарта;
- бь1ла ли она внедрена надлежащим образом и поддерживается ли она в рабочем состоянии;
б) обеспечить руководство организации информацией о результатах аудитов.
Программа организации по осуществлению аудита, включая любой конкретный план, должна основываться на признании важности для управления окружающей средой деятельности, о которой идёт речь, а также на результатах предыдущих аудиторских проверок.
Для обеспечения всесторонности аудита соответствующие методики должны охватывать цель и сферу применения аудита, его периодичность и методологию, требования к осуществлению аудита и представлению результатов, а также ответственность за их соблюдение.
4.6 Анализ со стороны руководства
Высшее руководство организации должно с установленной периодичностью проводить анализ системы управления окружающей средой для подтверждения и гарантирования того, что она остается пригодной, адекватной и эффективной. Процесс анализа со стороны руководства должен предусматривать проверку системы и сбор необходимой информации, которая давала бы возможность руководству проводить соответствующее оценивание. Процедуры анализа и его результаты должны быть документированы.
Анализ со стороны руководства должен охватывать установление возможной потребности в изменении политики, целей и других элементов системы управления окружающей средой, а также результаты ее аудитов, обстоятельства, которые изменяются, и обязательства по постоянному совершенствованию.
Приложение А
(справочное)
Руководящие указания по применению элементов системы
В настоящем приложении даются дополнительные разъяснения относительно требований стандарта с тем, чтобы избежать их неправильной интерпретации. Приложение касается только требований к системе управления окружающей средой, содержащихся в разделе 4.
А.1 Общие требования
Предполагается, что результатом внедрения системы управления окружающей средой, регламентированной в стандарте, будет улучшение экологических характеристик. Требования стандарта основываются на концепции, что организация будет периодически анализировать и оценивать свою систему управления окружающей средой с целью выявления возможностей совершенствования и их реализации. Целью совершенствования системы управления окружающей средой является дополнительное улучшение экологических характеристик.
Система управления окружающей средой предназначена для обеспечения структурированного процесса постоянного совершенствования, обоснованный уровень которого устанавливается организацией, исходя из экономических и других условий. Хотя определенного улучшения экологических характеристик можно ожидать от применения метода постепенного и систематического приближения, следует понимать, что только система управления окружающей средой является инструментом, который даёт возможность организации достичь установленного ею уровня экологических характеристик и систематически контролировать его. Однако разработка и внедрение системы управления окружающей средой не приведут сами по себе к немедленному уменьшению неблагоприятного воздействия на окружающую среду.
Организация имеет возможность свободно и гибко определять те сферы своей деятельности, где целесообразно осуществлять внедрение этого стандарта, а именно: или относительно всей организации, или конкретного функционального подразделения, или конкретного вида деятельности. Если настоящий стандарт внедрен в конкретном функциональном подразделении или относительно конкретного вида деятельности, то разработанные политика и методики также могут быть использованы для выполнения требований настоящего стандарта другими подразделениями организации при условии, что эти требования применимы к конкретному функциональному подразделению или виду деятельности.
Уровень детализации и сложности структуры системы управления окружающей средой, объем необходимой документации и ресурсов должны зависеть от масштаба и характера деятельности организации. Это особенно касается малых и средних предприятий.
Объединение экологических проблем с целями общей системы управления может быть полезным для эффективного внедрения системы управления окружающей средой, а также для четкого распределения ее функций.
Настоящий стандарт включает требования к системе управления окружающей средой, основанные на динамическом циклическом процессе: "план, внедрение, контроль и анализ".
Система создает для организации возможность:
а) разработать приемлемую экологическую политику;
б) определить экологические аспекты, вытекающие из прошлой, настоящей или запланированной деятельности, продукции или услуг организации;
в) установить соответствующие её деятельности законодательные и нормативные требования;
г) установить приоритеты и определить приемлемые экологические цели и задачи;
д) разработать структуру и програму реализации политики, достижения целей и задач;
е) улучшить планирование, управление, мониторинг, корректирующие действия, осуществление аудита и анализа, чтобы обеспечить эффективность экологической политики и системы управления окружающей средой;
ж) адаптироваться к изменяющимся условиям.
А. 2 Экологическая политика
Документ по экологической политике является общим руководящим указанием относительно внедрения и совершенствования в организации системы управления окружающей средой для того, чтобы организация могла сохранять и, по возможности, улучшать свои экологические характеристики. Поэтому эта политика должна отображать обязательства высшего руководства по соблюдению соответствующих законов и постоянному совершенствованию. Политика создает основу для определения организацией своих целей и задач. Поэтому она должна быть достаточно четкой, чтобы её могли понять внутренние и внешние заинтересованные стороны, а также периодически анализироваться и пересматриваться для обеспечения ее соответствия изменяю-. щимся условиям и данным. Сфера применения политики должна быть четко определена.
Высшее руководство должно определить и документально оформить экологическую политику организации в контексте экологической политики любой корпоративной организации, частью которой она является или функционирует при её поддержке, если такая организация существует.
ПРИМЕЧАНИЕ. Высшее руководство может состоять из лица или группы лиц, наделённых главными административными функциями в организации.
А.З Планирование
А.3.1 Экологические аспекты
В 4.3.1 устанавливается требование к внедрению в организации процесса для определения существенных экологических аспектов, которым должен быть отдан приоритет в системе управления окружающей средой. Этот процесс должен учитывать материальные затраты и период времени на проведение анализа и получение достоверных данных. Информация, уже накопленная для регулирования или других целей, может быть использована в этом процессе. Организация должна также учитывать степень своего реального контроля за рассматриваемыми экологическими аспектами. Организации следует определить, что представляют собой её экологические аспекты, учитывая входы и выходы, связанные с её настоящей и соответствующей прошлой деятельностью, продукцией и/или услугами.
Организация, не имеющая системы управления окружающей средой, должна вначале установить свое реальное положение относительно воздействия на окружающую среду при помощи соответствующей проверки и анализа.
Цель анализа должна состоять в том, чтобы рассмотреть все экологические аспекты организации и определить основы для создания системы управления окружающей средой.
Организациям с функционирующей системой управления окружающей средой нет необходимости проводить такой анализ.
Анализ должен охватывать четыре главные сферы:
а) требования законодательных и нормативных актов;
б) определение существенных экологических аспектов;
в) изучение всех существующих методов и методик по управлению окружающей средой;
г) оценивание по принципу обратной связи результатов расследования прошлых аварийных ситуаций.
Во всех случаях следует тщательно рассматривать нормальные режимы работы организации и режимы с отклонением от нормы, а также потенциально возможные аварийные ситуации.
Пригодный подход к проведению проверки может включать применение перечней контрольных вопросов, опрос, непосредственный контроль и измерения, рассмотрение результатов прошлых аудиторских и других проверок. Выбор конкретных средств зависит от характера рассматриваемой деятельности.
В процессе определения существенных экологических аспектов, связанных с деятельностью функциональных подразделений, может рассматриваться, если это отвечает характеру деятельности, следующее:
а) выбросы в воздух;
б) сбросы в воду;
в) управление отходами;
г) контаминация почвы;
д) использование сырья, материалов и природных ресурсов;
е) другие местные проблемы состояния окружающей среды и биоценозов.
При определении существенных экологических аспектов должны быть учтены нормальный режим работы, режимы запуска и остановки, а также возможные значительные воздействия, связанные с вполне предвиденными и непредвиденными ситуациями.
Этот процесс предусматривает определение существенных экологических аспектов, связанных с деятельностью, продукцией или услугами, и не предусматривает их детального оценивания по стадиям жизненного цикла. Организация не обязана оценивать каждое входное изделие, компонент, сырьё или материал. Она может избрать виды деятельности, продукции или услуг для определения тех аспектов, которые, вероятно, имеют значительное воздействие. Степень контроля за экологическими аспектами продукции зависит от особенностей конъюнктуры рынка, на котором действует организация. Подрядчик или поставщик может иметь сравнительно малую степень контроля, в то время, как организация, ответственная за проектирование изделий, может существенно изменять экологические аспекты, например, изменяя отдельные входные материалы. Если организация может иметь ограниченный контроль за использованием и размещением своей продукции, то она должна предвидеть и предложить, если это целесообразно, механизмы надлежащего управления и контроля. Этот стандарт не предусматривает изменения или расширения правовых обязательств организации.
А.3.2 Законодательные и другие требования
Примерами других документов, требования, которых может обязаться выполнять организация, являются:
а) промышленные кодексы, отраслевые правила и нормы, другие кодексы практической деятельности;
б) договора и/или договоренности с органами государственной и местной власти;
в) руководства, не являющиеся обязательными регламентами.
А.3.3 Цели и задачи
Цели должны быть конкретными, а задачи должны подлежать оцениванию, где это возможно, и учитывать предупреждающие меры, если им это свойственно.
При выборе вариантов технологий организации следует обдумывать возможность применения наилучшей с экологической точки зрения из имеющихся технологий, если это целесообразно, учитывая при этом её стоимость и приемлемость.
Ссылка на финансовые требования или ограничения не означает, что необходимо применять методологии расчета себестоимости, специализированные для учета требований по экологии.
А.3.4 Программа(ы) управления окружающей средой
Разработка и использование одной или нескольких программ является главным элементом успешного внедрения и функционирования системы управления окружающей средой. Программа должна описывать, каким образом будут достигнуты цели и задачи организации, включая соответствующий срок, ресурсы, а также персонал, ответственный за реализацию экологической политики организации. Эта программа может быть достаточно детализированной для того, чтобы охватить конкретные элементы функционирования организации. Программа должна включать проверку соблюдения требований по экологии при внедрении новых видов деятельности, продукции или услуг.
Программа может включать, где это целесообразно и возможно, работы на стадиях планирования, проектирования, производства, сбыта и реализации. Это может быть выполнено как для осуществляемой, так и для новой деятельности, продукции или услуг. Относительно продукции программа может, например, охватывать стадию разработки, материалы, производственные процессы, условия передачи в пользование или в полное распоряжение. Относительно внедряемых новых технологических процессов или значительных их модификаций программа может охватывать стадии планирования, проектирования, конструирования, введения в промышленную эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации через определенный срок, установленный организацией.
А.4 Внедрение и функционирование
А.4.1 Организационная структура и ответственность
Успешное внедрение системы управления окружающей средой требует участия всех работников организации. Поэтому обязанности в этой сфере не должны рассматриваться как такие, что ограничиваются функциями, связанными с чисто экологическими аспектами деятельности организации. Они могут охватывать также и другие сферы функционирования организации, такие как управление работами или функции персонала, не связанные непосредственно с окружающей средой.
